SAP PRESS ist eine gemeinschaftliche Initiative von SAP und Galileo Press. Ziel ist es, Anwendern qualifiziertes SAP-Wissen zur Verfügung zu stellen. SAP PRESS vereint das fachliche Know-how der SAP und die verlegerische Kompetenz von Galileo Press. Die Bücher bieten Expertenwissen zu technischen wie auch zu betriebswirtschaftlichen SAP-Themen. Martin Grote, Christiane Schnellenbach Umsatzsteuer in SAP ERP 390 S., 2013, geb. ISBN 978-3-8362-1865-8 Heinz Forsthuber, Abdarahman Fardas, Karin Bädekerl Praxishandbuch Reporting im SAP-Finanzwesen 522 S., 2011, geb. ISBN 978-3-8362-1680-7 Martin Munzel Abschlüsse im SAP-Controlling 399 S., 2013, geb. ISBN 978-3-8362-1854-2 Martin Munzel, Renata Munzel SAP-Finanzwesen – Customizing 608 S., 2., aktualisierte und erweiterte Auflage 2012, geb. ISBN 978-3-8362-1827-6 Jörg Siebert, Dieter Schlagenhauf Anlagenbuchhaltung mit SAP Einrichten, anwenden, optimieren 443 S., 2011, geb. ISBN 978-3-8362-1548-0
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Jörg Siebert
Abschlussarbeiten im SAP -Finanzwesen ®
Bonn 폷 Boston
Liebe Leserin, lieber Leser, vielen Dank, dass Sie sich für ein Buch von SAP PRESS entschieden haben. Wie organisiere ich meine Arbeit in der Buchhaltung möglichst effizient? Was muss ich beachten, damit ich den Jahresabschluss möglichst schnell und einfach durchführen kann? Unser Autor Jörg Siebert ist Wirtschaftsinformatiker und Bilanzbuchhalter und seit mehreren Jahren als SAP-Berater tätig. Er stellt Ihnen die Vor- und Nachteile vieler FI-Funktionen vor und zeigt, wie Sie sie am sinnvollsten einsetzen können. Dabei erläutert er nicht nur Customizing-Einstellungen bis ins Detail, sondern hat stets den gesamten Abschlussprozess im Blick und gibt Tipps aus der Praxis für einen reibungslosen Ablauf. Außerdem beschreibt er auch, wie Sie bei der Umsetzung die Mitarbeiter mit einbinden und wo es besonders wichtig ist, andere Abteilungen miteinzubeziehen. Wenn Sie einen Fast Close anstreben, wird Ihnen dieses Buch eine solide Unterstützung bieten.
Ihre Kerstin Billen Lektorat SAP PRESS
Galileo Press Rheinwerkallee 4 53227 Bonn
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Impressum Dieses E-Book ist ein Verlagsprodukt, an dem viele mitgewirkt haben, insbesondere: Lektorat Kerstin Billen Korrektorat Alexandra Müller, Olfen Herstellung E-Book Melanie Zinsler Covergestaltung Mai Loan Nguyen Duy Coverbild iStockphoto: 9944259 © Slobo Satz E-Book SatzPro, Krefeld Wir hoffen sehr, dass Ihnen dieses Buch gefallen hat. Bitte teilen Sie uns doch Ihre Meinung mit und lesen Sie weiter auf den Serviceseiten.
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1. Auflage 2014 © Galileo Press, Bonn 2014
Inhalt
Inhalt Einleitung ..................................................................................... 11
1
Grundlagen ............................................................... 15 1.1
1.2
1.3 1.4
2
Stichtagsbetrachtung .................................................. 1.1.1 Geschäftsjahr ................................................. 1.1.2 Quartale ......................................................... 1.1.3 Monate .......................................................... Parallele Rechnungslegung ......................................... 1.2.1 Abbildung über parallele Konten .................... 1.2.2 Abbildung über das neue Hauptbuch ............. E-Bilanz ...................................................................... Fazit ...........................................................................
15 16 19 21 23 23 24 24 27
Organisatorische Aktivitäten im Abschluss ............. 29 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11
2.12 2.13
Periodengerechte Buchungen ..................................... Maschineller Bilanzausweis des WE/RE-Kontos ........... Überleitung von Löhnen und Gehältern ...................... Rückstellungen ........................................................... Periodische Abgrenzungen .......................................... Abschlussarbeiten in der Anlagenbuchhaltung ............ Wertberichtigungen .................................................... Fremdwährungsbewertung ......................................... Verzinsung .................................................................. Intercompany-Abstimmung ........................................ Meldewesen ............................................................... 2.11.1 Elektronische Behördenkommunikation ......... 2.11.2 Umsatzsteuervoranmeldung ........................... 2.11.3 Außenwirtschaftsverordnung .......................... 2.11.4 Zusammenfassende Meldung ......................... Saldenbestätigungen ................................................... Umgliederung ............................................................. 2.13.1 Wechselnde Salden bei Sachkonten ............... 2.13.2 Kreditorische Debitoren/ debitorische Kreditoren .................................. 2.13.3 Rasterung nach Laufzeit .................................
29 42 44 45 45 46 47 47 48 48 48 49 50 52 53 57 62 63 64 70
7
Inhalt
2.14
2.15 2.16 2.17
3
3.4
4.2 4.3
4.4 4.5 4.6 4.7
91 96 105 107 111 112 115 117 118
Anlagen im Bau .......................................................... 4.1.1 Beispiel Sonderfahrzeug ................................ 4.1.2 Konfiguration der Anlage im Bau ................... Immaterielle Wirtschaftsgüter .................................... Anlageninventur ........................................................ 4.3.1 Festwerte ...................................................... 4.3.2 Einzelverwaltung ........................................... 4.3.3 Sammelverwaltung ........................................ 4.3.4 Eigentumsnachweise ..................................... 4.3.5 Durchführung der Anlageninventur ............... Abschreibungslauf ...................................................... Berichtswesen ............................................................ Jahreswechsel ............................................................ Fazit ...........................................................................
119 120 127 129 139 139 141 144 146 147 151 158 164 169
Umlaufvermögen ...................................................... 171 5.1
8
Organisatorische Rahmenbedingungen ...................... Schedule Manager ..................................................... Closing Cockpit .......................................................... 3.3.1 Vorlagen erstellen ......................................... 3.3.2 Aufgabenpläne anlegen ................................. 3.3.3 Aufgaben in einem Aufgabenplan ausführen ... 3.3.4 Auswertungen ............................................... 3.3.5 Dashboard Monitor ....................................... Fazit ...........................................................................
Anlagevermögen ....................................................... 119 4.1
5
72 73 75 78 81 83 89
Schedule Manager und Closing Cockpit .................. 91 3.1 3.2 3.3
4
Periodensteuerung ..................................................... 2.14.1 Periodensteuerung in der Finanzbuchhaltung 2.14.2 Periodensteuerung im Controlling ................. 2.14.3 Periodensteuerung in der Materialwirtschaft Technische Abstimmung der Verkehrszahlen .............. Saldovortrag .............................................................. Fazit ...........................................................................
Materialbewertung .................................................... 171 5.1.1 Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe ....................... 177 5.1.2 Fertigerzeugnisse ........................................... 185
Inhalt
5.2 5.3
5.4
5.5
6
190 198 199 204 211 212 218 227
Passiva ...................................................................... 229 6.1
6.2
6.3 6.4
7
Maschinelle Pflege des WE/RE-Kontos ........................ Fremdwährungsbewertung ......................................... 5.3.1 Customizing ................................................... 5.3.2 Durchführung einer Fremdwährungsbewertung ..................................................... Wertberichtigungen auf Forderungen ......................... 5.4.1 Einzelwertberichtigungen ............................... 5.4.2 Pauschalwertberichtigung .............................. Fazit ...........................................................................
Rückstellungen ........................................................... 6.1.1 Bewegungsart verwenden .............................. 6.1.2 Kontenlösung ................................................. 6.1.3 Ledgerlösung ................................................. 6.1.4 Rückstellungsspiegel ...................................... 6.1.5 E-Bilanz .......................................................... Rechnungsabgrenzungen ............................................ 6.2.1 Accrual Engine ............................................... 6.2.2 Dauerbuchungsbelege .................................... 6.2.3 Abgrenzungsbelege ........................................ Verzinsung .................................................................. Fazit ...........................................................................
229 231 234 236 244 250 252 253 268 275 279 284
Vorbereitung für den Konzernabschluss .................. 285 7.1
7.2
Meldedaten ................................................................ 7.1.1 Gesellschaft .................................................... 7.1.2 Partnergesellschaft ......................................... 7.1.3 Konzernkontonummer ................................... 7.1.4 Konzernwährung ............................................ 7.1.5 Datenextrakte ................................................ Intercompany-Buchungen ........................................... 7.2.1 Organisatorische und technische Rahmenbedingungen ..................................... 7.2.2 Intercompany-Abstimmungsprozess ............... 7.2.3 Intercompany-Customizing ............................ 7.2.4 Einfluss von SAP HANA auf die Intercompany-Abstimmung ............................ 7.2.5 Fazit ...............................................................
285 286 287 288 290 291 292 292 294 304 310 311
9
Inhalt
Anhang ........................................................................... 313 A B
C
D
Abschlussplan mit vorbereitenden Aktivitäten ...................... Transaktionscodes und Reports ............................................ B.1 Transaktionscodes ...................................................... B.2 Reports ...................................................................... Menüpfade .......................................................................... C.1 Controlling ................................................................. C.2 Customizing im Finanzwesen ..................................... C.3 Logistik ...................................................................... C.4 Rechnungswesen ....................................................... C.5 Unternehmenscontrolling ........................................... Der Autor .............................................................................
315 319 319 322 323 323 323 324 324 325 327
Index ........................................................................................... 329
10
Einleitung
Dieses Buch zeigt das SAP-Finanzwesen aus der Perspektive der Abschlusserstellung. Der Fokus liegt dabei auf dem Fast Close, also einem möglichst schnellen und korrekten Abschluss in FI. Wir widmen uns insbesondere den Arbeiten für die Erstellung eines Einzelabschlusses sowohl für Monats-, Quartals- als auch Jahresabschlüsse. Dabei lernen Sie die notwendigen Abläufe kennen und erfahren, wo eine Optimierung Ihrer organisatorischen Prozesse erforderlich ist. Wir zeigen Ihnen im Detail, wie Sie die technischen Möglichkeiten der Finanzbuchhaltung in SAP ERP ausschöpfen, Integrationsmöglichkeiten nutzen und wichtige Customizing-Einstellungen vornehmen. In SAP ERP gibt es viele Funktionen, die Ihnen im Abschlussprozess weiterhelfen können, heute in der betrieblichen Praxis aber nur selten verwendet werden. Dazu zählen z. B. das Closing Cockpit, die Intercompany-Abstimmung, die Accrual Engine oder der im Report Painter erstellte Rückstellungsspiegel. Wir demonstrieren Ihnen in Anwendungsbeispielen, wie Sie diese Werkzeuge nutzen können, um die Prozesse im Abschlussprozess besser zu strukturieren und effizienter zu bewältigen. Dabei haben wir stets den Anspruch, wichtige Sachverhalte, Zusammenhänge und Konfigurationseinstellungen im Detail verständlich zu erklären. Damit haben Sie das Rüstzeug, um Ihren Abschlussprozess zu optimieren.
An wen richtet sich dieses Buch? Dieses Buch richtet sich vor allem an Leser, die bereits Kenntnisse im Rechnungswesen haben und sich nun mit dem Abschlussprozess in FI vertraut machen möchten. Da neben den Anwendungsbeispielen auch das dazu passende SAP-Customizing erläutert wird, richtet sich das Buch in gleicher Weise an SAP-Anwender und SAP-Berater. Es basiert auf dem Release SAP ERP 6.0.
11
Einleitung
Aufbau dieses Buches Das Buch ist folgendermaßen strukturiert: In Kapitel 1, »Grundlagen«, lernen Sie die betriebswirtschaftlichen Grundlagen im Abschlussprozess kennen. Die Zusammenhänge mit der parallelen Rechnungslegung und der E-Bilanz werden hier näher erläutert. Kapitel 2, »Organisatorische Aktivitäten im Abschluss«, befasst sich mit den Aufgaben im Abschlussprozess. Hier erhalten Sie anhand technischer und betriebswirtschaftlicher Beispiele einen Gesamtüberblick über die Möglichkeiten im SAP-System. Abgeschlossen wird das Kapitel durch das betriebliche Meldewesen, technische Abstimmungen von Haupt- und Nebenbuchhaltung und den Saldovortrag ins neue Geschäftsjahr.
Schedule Manager und Closing Cockpit werden in Kapitel 3 näher erläutert. Sie bekommen dort praxisnahe Informationen zum jeweiligen Funktionsumfang, um anschließend abschätzen zu können, welches der Werkzeuge Sie in Ihrem Unternehmen im Abschlussprozess am besten unterstützen kann. In Kapitel 4, »Anlagevermögen«, betrachten wir den Bereich der Anlagenbuchhaltung aus der Sicht der Abschlusserstellung. Dabei soll der Einfluss der operativen Organisation in der Anlagenbuchhaltung auf den Abschlussprozess deutlich werden. Wir zeigen Ihnen z. B. die Stammdatenorganisation als Einzel- und Sammelverwaltung oder auch den Umgang mit Festwerten. Sie lernen, wofür Anlagen im Bau verwendet werden, und erfahren, wie sie sich auf den nachgelagerten Abrechnungsvorgang auswirken. Dabei lernen Sie auch die Aktivierungsmöglichkeiten von selbst erstellten immateriellen Wirtschaftsgütern kennen. Der Abschreibungslauf und ein technischer Jahreswechsel schließen das Kapitel ab. Das Umlaufvermögen wird in Kapitel 5 aus der Perspektive der Abschlusserstellung näher betrachtet. Zunächst lernen Sie dort die Materialbewertung für Handelsware und für selbst erstellte Materialien kennen. Das SAP-System unterstützt Sie sowohl im Bereich des Waren- und Rechnungseingangskontos als auch bei der Bewertung von Forderungen. Hier lernen Sie die beiden Varianten Einzel- und Pauschalwertberichtigungen anhand von Beispielen näher kennen.
12
Wie können Sie mit diesem Buch arbeiten?
Kapitel 6, »Passiva«, widmet sich der Passivseite der Bilanz. Wir beschreiben den Sachverhalt von Rückstellungsbuchungen für einen selbst definierten Rückstellungsspiegel an einem umfangreichen Beispiel. Mit den sonstigen Verbindlichkeiten gibt es einen weiteren Geschäftsvorgang, den wir Ihnen mittels Abgrenzungsbuchung näher erläutern werden. Hier stellen wir Ihnen insbesondere die Accrual Engine inklusive Customizing näher vor. Abgerundet wird das Kapitel mit der SAP-Postenverzinsung.
Die für einen Abschluss im Konzern notwendigen Vorarbeiten werden in Kapitel 7, »Vorbereitung für den Konzernabschluss«, ausführlich dargestellt. Hier zeigen wir Ihnen ein Anwendungsbeispiel für die SAP-ERP-basierte Intercompany-Abstimmung und die notwendige Konfiguration. Ein Ausblick auf die Weiterentwicklungen – basierend auf der neuen Datenbanktechnologie SAP HANA – rundet dieses Kapitel ab. Der Anhang soll die Hauptkapitel des Buches mit praktischen Dokumentationen ergänzen. Dazu zählt eine Zusammenfassung der im Buch verwendeten Menüpfade und Transaktionen. Außerdem finden Sie im Anhang noch ein Glossar.
Wie können Sie mit diesem Buch arbeiten? Die einzelnen Kapitel des Buches können unabhängig voneinander gelesen werden, sodass Sie die Freiheit haben, einzelne Kapitel zu überspringen und sich auf die für Sie interessanten Themen zu konzentrieren. Um Ihnen die Arbeit mit diesem Buch zu erleichtern, verwenden wir spezielle Symbole: Mit diesem Symbol möchten wir Sie vor einem möglichen Problem warnen. Seien Sie besonders achtsam, wenn Sie diese Aufgabe in Angriff nehmen oder diese Funktion nutzen möchten. Dieses Symbol leitet ein Beispiel ein. An vielen Stellen werden wir die im Text besprochenen Themen und Funktionen durch ein Beispiel illustrieren.
13
Einleitung
Dieses Symbol markiert einen Tipp. Hier weisen wir auf eine wichtige Information, die Ihnen Ihre Arbeit erleichtern kann, noch einmal gesondert hin.
Danksagung Viele Freunde und Kollegen haben mich während der Arbeit an diesem Buch durch Ratschläge, Informationen und ihre Korrekturen unterstützt. Bei ihnen allen bedanke ich mich herzlich, sie wissen, schon, wer gemeint ist. Besonders wichtig war mir an dieser Stelle die Unterstützung durch meine Familie. Nicht nur an einigen Abenden, sondern auch an Wochenenden mussten sie auf vieles verzichten, wenn ich mit meinem Buchprojekt beschäftigt war. Ohne ihre Geduld und ihr Verständnis hätte dieses Werk nicht erstellt werden können. Deshalb widme ich das Buch auch unseren Töchtern Jennifer und Laura Siebert. Ich freue mich auf Ihr Feedback und weiterführende Diskussionen im Internet. Dafür habe ich ein Blog eingerichtet, wo Sie mich unter http://Siebert.fico-forum.de direkt erreichen können.
Ihr Jörg Siebert
14
Monats-, Quartals- und Jahresabschluss liefern Ihnen einen Blick in die Vergangenheit eines Unternehmens. Unternehmenslenker und externe Stakeholder wollen jedoch möglichst in Echtzeit Zahlen und Fakten vorliegen haben.
1
Grundlagen
In diesem Kapitel lernen Sie die betriebswirtschaftlichen Grundlagen im Abschlussprozess und die Stichtagsbetrachtung kennen. Das Vermögen (Aktiva) und das Kapital (Passiva) werden einzeln gegenübergestellt, und deren unterschiedliche Bewertung nach HGB bzw. IFRS wird dargestellt. Danach greife ich die Themen der parallelen Rechnungslegung und E-Bilanz auf und ordne sie in diesen Kontext ein.
1.1
Stichtagsbetrachtung
Im Finanz- und Rechnungswesen werden die operativen Vorgänge eines Unternehmens, wie z. B. Eingangsrechnungen und Zahlungsausgänge, kontinuierlich dokumentiert. Für eine periodengerechte Gewinnermittlung findet eine Stichtagsbetrachtung statt. Ein Stichtag bezeichnet ein Datum, das zur Abgrenzung von Informationen verwendet wird. Die Informationen können sowohl intern als auch extern veröffentlicht werden. Normalerweise gilt: Sind Informationen zu einem Stichtag publiziert, sind die dahinterliegenden Zahlen unveränderbar. Nehmen wir als Beispiel eine Versicherungsrechnung, die den Versicherungsschutz für ein komplettes Jahr beinhaltet. Meistens liegt diese Rechnung in voller Höhe bereits in der ersten Periode des Geschäftsjahres vor. Für eine periodengerechte Gewinnermittlung müssen wir eine Aufteilung (Abgrenzung) für die komplette Zeit des Versicherungsschutzes (zwölf Monate) vornehmen. Ansonsten werden die Geschäftszahlen und deren Aussagekraft aufgrund von Ein-
15
Periodengerechte Gewinnermittlung
1
Grundlagen
maleffekten verfälscht. Für die Aufbereitung von Geschäftszahlen gibt es für ein Unternehmen drei unterschiedliche zeitliche Intervalle, die relevant sind: 왘
Geschäftsjahr
왘
Quartale
왘
Monate
Jeder dieser Zeiträume erfüllt seinen ganz speziellen Zweck, den wir Ihnen in den nächsten Abschnitten näher erläutern.
1.1.1
Geschäftsjahr
Beim Geschäftsjahr handelt es sich um einen Begriff aus dem Handelsgesetzbuch (HGB, § 242). Es umfasst den Zeitraum, den das Unternehmen in seinem Jahresabschluss zusammenfasst. Das Zahlenwerk wird in der Regel von einem externen Wirtschaftsprüfer testiert und im elektronischen Bundesanzeiger jedermann öffentlich zugänglich gemacht. Diese Pflicht geht auf das in Deutschland seit dem 01.01.2007 geltende »Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister« (EHUG) zurück. Als Frist gelten hier spätestens zwölf Monate nach dem Abschluss des Wirtschaftsjahres (steuerrechtlicher Begriff). Dafür ist die Geschäftsführung des jeweiligen Unternehmens verantwortlich. Bei Nichteinhaltung können Ordnungsgelder von mindestens 2.500 EUR bis 25.000 EUR erhoben werden. Geschäftsjahr und Kalenderjahr
Häufig sind in den Unternehmen Geschäfts- und Kalenderjahr gleichgesetzt. Vom Kalenderjahr abweichende Geschäftsjahre gibt es jedoch ebenfalls. Insbesondere dann, wenn zum Jahresende hohe Bestände vorhanden sind und eine Inventur zeit- und kostenintensiv wäre, ist eine Abweichung vom Kalenderjahr sinnvoll. Für ein Unternehmen, das saisonale Artikel für den Wintersport herstellt, ist z. B. ein verschobenes Geschäftsjahr vom 01.07. bis zum 30.06. optimal. Im SAP-System finden Sie die Konfiguration des Geschäftsjahres als sogenannte Geschäftsjahresvariante im Customizing unter dem folgenden Menüpfad: Finanzwesen (neu) 폷 Grundeinstellungen Finanzwesen (neu) 폷 Geschäftsjahr und Buchungsperioden 폷 Geschäftsjahresvariante pflegen. Wie Sie in Abbildung 1.1 sehen, ist dort mit
16
Stichtagsbetrachtung
1.1
K4 eine Variante für ein Geschäftsjahr hinterlegt, das zugleich Kalenderjahr ist und vier Sonderperioden enthält. Diese sogenannten Sonderperioden 13–16 können Sie für spezielle Abschlussbuchungen nutzen. Der Vorteil liegt hier darin, dass eine Auswertbarkeit und Nachvollziehbarkeit gewährleistet ist – z. B. die Periode 13 als Periode für Abschlussbuchungen des Fibu-Leiters, die Periode 14, nachdem der Prüfer in Ihrem Haus war etc.
Abbildung 1.1 Definition von Geschäftsjahresvarianten
Einmal definiert, können diese Geschäftsjahresvarianten verschiedenen Buchungskreisen zugeordnet werden (siehe Abbildung 1.2). Dabei kann eine Geschäftsjahresvariante auch von mehreren Buchungskreisen verwendet werden.
Geschäftsjahresvariante definieren
Abbildung 1.2 Zuordnung der Variante
Wie Sie in Abbildung 1.3 erkennen können, spiegeln sich die Perioden eines Geschäftsjahres auch in der Saldenansicht der Sachkonten wider. Per Doppelklick könnten Sie an dieser Stelle auf Einzelposten in einer bestimmten Periode verzweigen. Damit ist eine Transparenz zum Zeitpunkt der verschiedenen Vorgänge bereits auf dieser Ebene gegeben. Grundsätzlich besteht die Maßgabe, dass Ereignisse, die nach einem Bilanzstichtag bekannt werden, nicht mehr in die Überlegungen für die Abschlusserstellung einfließen sollten.
17
Interessenskonflikt nach dem Bilanzstichtag
1
Grundlagen
Abbildung 1.3 Saldenanzeige für Hauptbuchkonten
Insolvenz eines Großkunden Ein Unternehmen A ist dabei, zum Bilanzstichtag 31.12. seine Bilanz zu erstellen. Dies dauert in der Regel bis Februar/März des Folgejahres. Mitte März meldet der Großkunde B Insolvenz an. Diese Kenntnis liegt A am 15.03. vor. Im ersten Schritt denkt man direkt daran, die Forderungen, die zum 31.12. bestanden, auszubuchen. Nach dem HGB ist dies jedoch verboten. Der Tatbestand hat nichts mit der Bilanz zum 31.12. zu tun. Ursache und Erkenntnis liegen jeweils im Folgejahr. Wenn ein effektiver, zeitnaher Jahresabschluss bereits im Februar stattfand, tritt dieses Problem gar nicht erst auf.
Um den potenziellen Interessenkonflikt zwischen Abschlussstichtag und Erkenntnis bei der Bilanzerstellung zu minimieren, gilt das Ziel des schnellen Abschlusses, da ansonsten möglicherweise bilanzpolitische Spielräume entstehen. Im HGB ist dies ebenfalls im Wertaufhellungsprinzip verankert. Das Wertaufhellungsprinzip ist ein Begriff aus dem Rechnungswesen, der besagt, dass in einem Jahresabschluss auch diejenigen Risiken und Verluste zu berücksichtigen sind, die bis zur Aufstellung des Jahresabschlusses bekannt werden. Das Wertauf-
18
Stichtagsbetrachtung
1.1
hellungsprinzip gehört als eines der Vorsichtsprinzipien zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung und ist in § 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB geregelt. Danach sind alle vorhersehbaren Risiken und Verluste, die bis zum Abschlussstichtag entstanden sind, zu berücksichtigen, auch wenn das Bekanntwerden erst zwischen Abschlussstichtag und dem Tag der Aufstellung des Jahresabschlusses liegt. Wertaufhellungsprinzip Betrachten wir erneut Unternehmen A. Hätte es bereits im Dezember Anzeichen für eine drohende Insolvenz gegeben, wäre eine Rückstellung für drohende Verluste zum 31.12. absolut gerechtfertigt.
Die wertbegründende Tatsache muss vor dem Abschlussstichtag liegen, die wertaufhellende Tatsache kann in der Zeit bis zur Aufstellung des Jahresabschlusses liegen. Mit dieser Regelung sollen die Wertverhältnisse zum Abschlussstichtag besser dargestellt werden. Nicht immer sind Geschäftsvorfälle eindeutig nachvollziehbar – ein schmaler Grat zwischen realistischer Darstellung und Bilanzpolitik.
Risiken berücksichtigen
Genau wie im HGB wird auch im Bereich der International Financial Reporting Standards (IFRS) unterschieden, ob Ereignisse, die nach dem Abschlussstichtag eintreten, eine Auswirkung haben: 왘
IAS 10.8 adjusting events after the balance sheet date
왘
IAS 10.20 non-adjusting events
Bei einer Wertaufhellung kommt IAS 10.8 zum Einsatz, ansonsten IAS 10.20 mit Auswirkungen in den Anhangsangaben (Disclosure). Egal, welche Rechnungslegungsvorschrift zum Einsatz kommt, ein schnellstmöglicher Abschluss sollte angestrebt werden. Hilfreich dabei kann es sein, bereits im laufenden Jahr Quartalsabschlüsse zu erstellen. So muss man nicht in einem Schritt nicht ein gesamtes Jahr in einem Abschluss verarbeiten.
1.1.2
Quartale
Eine Veröffentlichung der Geschäftszahlen in Quartalsberichten lässt sich historisch betrachtet einige hundert Jahre in die Vergangenheit zurückführen. Bereits im 15. Jahrhundert wurden im Bergbau Rechenschaftsberichte zu den vier Jahreszeiten Frühling, Sommer, Herbst und Winter verlangt. Dabei handelte es sich natürlich nicht
19
Rechenschaftsberichte des 15. Jahrhunderts
1
Grundlagen
um ein so detailliertes Zahlenwerk, wie wir es heute kennen, dennoch wollten die Anteilseigner einer Mine kontinuierlich mit Informationen zu Einnahmen und Ausgaben versorgt werden. So konnte bei einem Versagen des Bergverwalters rechtzeitig eingegriffen werden. Dieses Kontrollprinzip hat sich auch in der Neuzeit fortgesetzt. Aktiengesellschaften (AG) fügen sich i. d. R diesen Publikationsanforderungen. Für eine Aufnahme in den Deutschen Aktienindex (DAX) ist die Vorlage von Quartalsberichten sogar zwingend erforderlich. Einfluss auf das operative Geschäft
Die Schattenseite der Quartalsberichte ist eine möglicherweise extrem kurzfristig orientierte Handlungsweise der Geschäftsführung, auch als Bilanzpolitik bzw. Window Dressing bekannt. Damit ist in diesem Kontext nicht eine »Schaufensterdekoration« gemeint, sondern geschäftliche Maßnahmen, um kurz vor dem Abschlussstichtag die optische Gestaltung der Bilanz zu verbessern. 왘
Man kann z. B. mangelnde Liquidität dadurch verschleiern, dass Vermögensgegenstände eines Unternehmens kurz vor dem Stichtag verkauft werden – mit der Verpflichtung, diese wieder zurückzukaufen bzw. zu mieten.
왘
Eine andere Maßnahme könnte sein, Erlöse nach oben zu korrigieren, weil für das Folgequartal geschlossene Verträge mithilfe zusätzlicher Rabatte und Zahlungsziele um ein Quartal nach vorne gezogen werden.
Diese Beispiele bedeuten nicht, dass jedes Unternehmen, das an der Börse gelistet ist und Quartalszahlen veröffentlicht, so handelt. Es soll lediglich verdeutlicht werden, dass die Kontrollzwecke der Quartalsbilanzen kurzfristiges Handeln motivieren können. Die Veröffentlichung von Quartalszahlen und möglicherweise Enttäuschung der Anteilseigner kann sehr wohl mittel- und langfristig für ein Unternehmen sinnvoll sein – etwa wenn die Kosten für ein Forschungsprojekt in den Quartalen 1 und 2 sehr hoch sind und ab dem Quartal 4 ein neues fertiges Produkt langsam beginnt, zusätzliche Umsätze zu generieren. Ein prominentes Beispiel aus der Vergangenheit, das auf Quartalsberichte vehement verzichtete, war die Porsche AG. Obwohl die Firma ansonsten alle Kriterien für eine Aufnahme in den Leitindex DAX erfüllte, führte die Weigerung zur Veröffentlichung von Quartalsberichten dazu, dass die Aktie nicht in den DAX aufgenommen werden konnte.
20
Stichtagsbetrachtung
1.1.3
Monate
Neben Quartalsabschlüssen gibt es auch kürzere Zeiträume für einen Abschluss. Insbesondere durch die zunehmende Notwendigkeit, Abschlüsse schneller zu erstellen (Fast Close), ist der einzelne Monat in den Blickpunkt gerückt. Dabei handelt es sich nicht um externe Zahlen, die zu erstellen sind, sondern vielmehr um eine interne Vorbereitung des Quartals- und Jahresabschlusses. Findet z. B. in einem Unternehmen ein Abschluss auf Monatsebene statt, dann sind zum Ende des Quartals schon 2/3 für den Quartalsabschluss fertig. Betrachtet man das Gesamtjahr, stehen im Dezember bereits 11/12 des Zahlenwerks zur Verfügung. Entsprechend können Quartals- und Jahresabschlüsse beschleunigt finalisiert werden. Auch für das Management eines Unternehmens hat diese Vorgehensweise viele Vorteile, stehen doch für eine periodengerechte Gewinnermittlung jeden Monat aussagekräftige Zahlen zur Steuerung eines Unternehmens zur Verfügung. Um eine periodengerechte Erfassung der Buchungsvorgänge und damit Belege zu gewährleisten, bedarf es auch eines sicheren technischen Verfahrens. Das SAP-System unterstützt Sie an dieser Stelle mit einer zentralen Tabelle, mit der Sie Buchungsperioden öffnen und schließen können. Aus der Anwendung heraus finden Sie diese laufende Einstellung unter Finanzwesen 폷 Hauptbuch 폷 Umfeld 폷 Laufende Einstellung 폷 Buchungsperioden öffnen und schließen. Durch das Schließen können Sie gewährleisten, dass einmal veröffentlichte Monatsergebnisse nicht mehr durch Buchungen verändert werden. Abbildung 1.4 zeigt dabei die möglichen Steuerungsalternativen für die einzelnen Bereiche des Rechnungswesens.
Abbildung 1.4 Buchungsperioden öffnen und schließen
21
Unterjähriger Abschluss
1.1
1
Grundlagen
Auch an dieser Stelle greift wieder das SAP-Variantenkonzept. Hinter der Variante 1000 könnten hunderte von Buchungskreisen zugeordnet sein, die mittels eines zentralen Eintrags in dieser Tabelle ausschließlich in den Perioden 4 und 5 des Jahres 2013 buchen dürfen. Ausgewählte Personen, die der Berechtigungsgruppe BG01 angehören, ist es zusätzlich erlaubt, noch Abschlussbuchungen in der Periode 16 im Jahr 2012 durchzuführen. Auf eine Unterscheidung der Kontenarten wurde in diesem Beispiel verzichtet, in der Praxis können Sie diese jedoch getrennt nach den folgenden Bereichen vornehmen: Kürzel
Kontenart
+
gültig für alle Kontoarten
A
Anlagen
C
CO-PA: Ergebnisrechnung
D
Debitoren
G
Special Ledger
K
Kreditoren
M
Material
S
Sachkonten
V
Vertragskonten
Tabelle 1.1 Kontenarten Vorgehensweise
In der betrieblichen Praxis wird man zunächst die Nebenbücher wie Kreditoren und Debitoren für einen Monat schließen. Danach folgen gewisse Sachkontenbereiche, die Sie mittels Konto von/bis ebenfalls unterscheiden können. Die Tabelle zur Periodensteuerung ist eine zentrale Einstellung, die bei jedem Buchungsvorgang auch geprüft wird. Sie erkennen das in Abbildung 1.5. Dort wird über einen Sachkontenbeleg ein Buchungsdatum angesprochen, aus dem von der zum Buchungskreis hinterlegten Geschäftsjahresvariante eine Periode abgeleitet wird, die nicht als offen gekennzeichnet ist. Als Resultat ist der Buchungsvorgang nicht möglich und wird vom SAP-System mit einer Fehlermeldung abgelehnt. Natürlich können Sie diese Steuerungsmöglichkeit nicht nur für HGB, sondern auch für Abschlüsse gemäß IFRS oder US-GAAP verwenden. Das bringt uns zu einem weiteren Thema, der parallelen Rechnungslegung im SAPSystem.
22
Parallele Rechnungslegung
1.2
Abbildung 1.5 Buchung in eine geschlossene Periode
1.2
Parallele Rechnungslegung
Neben dem HGB-Wertansatz sind US-GAAP bzw. International Financial Reporting Standards (IFRS) in international agierenden Unternehmen verbreitet. Deshalb ist eine parallele Abbildung verschiedener Abschlüsse eine bekannte Fragestellung für SAP-Kunden. Als weitere Dimension für eine parallele Rechnungslegung kommt durch die E-Bilanz (siehe auch Abschnitt 1.3) nun der steuerliche Wertansatz hinzu.
1.2.1
Abbildung über parallele Konten
Bei den meisten Unternehmen ist ein Kontenplan mit fünf- oder sechsstelliger Kontonummer im Einsatz. Da die SAP-Kontonummer aber bis zu zehn Stellen umfasst, ist eine Erweiterung leicht möglich. Wir unterteilen die Konten in mehrere Kategorien. Bei den gemeinsamen Konten gibt es keine Bewertungsunterschiede, dazu zählen Forderungen, Verbindlichkeiten, Bankkonten und viele Aufwandskonten wie z. B. Stromkosten. Gibt es Bewertungsunterschiede, legen wir jeweils eigene HGB und eigene Steuerkonten an. In der Praxis werden Präfixe vor die jeweiligen Konten gestellt: 왘
0 für gemeinsame Konten
왘
1 für HGB-Konten
왘
2 für Steuerkonten
23
Kontenschichtung für unterschiedliche Wertansätze
1
Grundlagen
Für eine HGB-Bilanz werden die Kontenklasse 0, gemeinsame Konten, und die Kontenklasse 1, HGB-Konten, bei einer Auswertung innerhalb einer Bilanz- und GuV-Struktur gemeinsam dargestellt. Alle übrigen Konten ergeben zusammen Saldo 0. Seit SAP ERP gibt es mit dem neuen Hauptbuch einen weiteren Speicherort und damit eine weitere Möglichkeit, parallele Wertansätze sinnvoll abzubilden.
1.2.2 Kontierungsmerkmal Ledgergruppe
Abbildung über das neue Hauptbuch
Die Idee ist hier, einen einheitlichen Kontenplan zu verwenden und eine Differenzierung der Wertansätze mithilfe von Büchern (Ledgern) im Hauptbuch zu erreichen. Damit bleibt der Kontenplan schlank und übersichtlich. Das neue Feld Ledgergruppe im Belegkopf entscheidet, welches Buch bei Buchungen gefüllt wird. Ist dieses leer, weil es sich um eine gemeinsame Buchung ohne Bewertungsunterschiede handelt, werden alle Ledger fortgeschrieben. Für spezielle Buchungen, wie z. B. Rückstellungen, muss angegeben werden, welches der Ledger gefüllt werden soll. Bei der Wertermittlung aus der Nebenbuchhaltung werden unterschiedliche Wertansätze pro Bewertungsbereich bzw. Rechnungslegungsvorschrift ermittelt und in die jeweils zugeordnete Ledgergruppe des neuen Hauptbuchs übertragen. Zusammenfassend können wir also festhalten, dass es bei der Abbildung der parallelen Rechnungslegung darauf ankommt, sich im ersten Schritt klarzumachen, wo es Bewertungsunterschiede gibt. Der Speicherort muss dann in einem zweiten Schritt evaluiert werden. Als Speicherort für eine parallele Rechnungslegung kommen sowohl Konten als auch Ledger in Betracht. Beide Alternativen sind als gleichwertige Lösungen zu sehen. Wer bereits heute mit einer parallelen Rechnungslegung mit der Kontentechnik begonnen hat oder bereits live ist, kann dennoch vom neuen Hauptbuch und den Möglichkeiten der Segmentberichterstattung profitieren.
1.3 Steuerliche Wertansätze im Rechnungswesen
E-Bilanz
Seitdem im Jahr 2008 das Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz (BilMoG) erlassen wurde, gehen die Wertansätze von handels- und steuerrechtlichem Jahresabschluss stärker auseinander. Das betrifft vor
24
E-Bilanz
1.3
allem die Anlagenbuchhaltung mit unterschiedlichen Nutzungsdauern und Abschreibungsschlüsseln. Aber auch der Bereich der Rückstellungen ist mit unterschiedlichen Abzinsungsprozentsätzen und Ansatzvorschriften betroffen. Das, was die Buchhaltung, die Steuerabteilung oder der Steuerberater vor dem BilMoG geleistet haben, ist heute aufgrund der unterschiedlichen Bewertungen noch komplexer geworden. Mit der E-Bilanz hat sich der deutsche Staat im Jahr 2010 entschlossen, steuerrechtliche Informationen in strukturierter Form zu sammeln. Dazu wurde im Rahmen des Steuerbürokratieabbaugesetzes (SteubaG) die E-Bilanz ins Leben gerufen. Dabei handelt es sich genau genommen um eine elektronische Anlage zur Steuererklärung. So soll die Bürokratie in den Finanzämtern verringert werden, indem in Zukunft ausschließlich elektronische Unterlagen akzeptiert werden. Dadurch werden Fehlerquellen, die ansonsten durch manuelles Abtippen entstehen könnten, vermieden. Eine elektronisch identische Strukturierung des Meldewesens ermöglicht es auch, Unternehmen gleicher Branchen untereinander zu vergleichen und bei auffälligen Abweichungen zielgerichtet Betriebsprüfungen steuern zu können. Der § 5b Einkommensteuergesetz (EStG) ist die rechtliche Grundlage für das neue und erweiterte steuerliche Meldewesen.
Weniger Bürokratie
In der Vergangenheit haben die verschiedenen Interessenvertreter dem Gesetzgeber immer wieder vorgeworfen, Änderungen an Gesetzen schlecht abschätzen zu können. Teilweise wurden Horrorszenarien skizziert, um die Anhebung von Steuern oder die Abschaffung von Subventionen zu verhindern. Die neu gewonnene Transparenz der zentral gespeicherten und einheitlich strukturierten elektronischen Steuerbilanzen kann ebenfalls dazu genutzt werden, um bereits vor einem Gesetzesentwurf eine Simulation von Gesetzesänderungen durchzuführen. Soweit zu den Vorteilen, die dieses Verfahren für den Staat hat. Für die Unternehmen bedeutet ein neues Meldeverfahren zunächst zusätzlichen Aufwand. Ausgehend von der betrieblichen Praxis, kann man sagen, dass bislang nur selten SAP-Software zur Erstellung einer Steuerbilanz zum Einsatz kommt, wenn eine eigene Steuerabteilung in den Unternehmen existiert oder ein externer Steuerberater die Anforderungen abdeckt. Oft sind es hier Speziallösungen, die auch ein erweitertes
25
Vorteile von SAP
1
Grundlagen
steuerliches Meldewesen wie z. B. Körperschafts- und Gewerbesteuermeldungen beinhalten. Dieser Zustand ist jedoch dabei, sich zu verändern: Laut einer Umfrage von www.FICO-Forum.de aus dem Jahr 2012 decken etwa 20 % die Anforderungen der E-Bilanz mithilfe eines Steuerberaters ab. 30 % setzen auf Drittlösungen, und etwa 50 % bauen auf eine SAP-Lösung. Mit dem SAP-System steht Ihnen bereits heute eine solide Buchhaltungssoftware für die doppelte Buchführung zur Verfügung. Auf diese Weise können Sie in einem eigenen getrennten Bereich Steuerbilanzwerte buchen, auswerten und an die Steuerbehörden übermitteln. Zunächst gilt es, die zentrale Frage zu beantworten, wer aus dem Fachbereich Rechnungswesen dafür verantwortlich ist. 왘
Erledigt die Buchhaltung steuerliche Wertansätze mit, weil es im Unternehmen auch nach BilMoG davon nur wenige gibt?
왘
Gibt es dafür im Unternehmen eine eigene Steuerabteilung, die aufgrund der Anzahl und Komplexität steuerrechtlicher Fragen notwendig ist?
왘
Oder wird dieser Prozessschritt komplett an einen externen Steuerberater ausgelagert?
Erst an zweiter Stelle stellt sich die Frage, wie die Steuerbilanz erstellt wird: 왘
Werden die steuerlichen Werte von ausgewählten Bilanzpositionen mithilfe von Excel errechnet?
왘
Kommt eine eigene Steuerbuchhaltungssoftware wie z. B. DATEV ergänzend zum Einsatz?
왘
Wird daran gedacht, die SAP-Buchhaltung um einen Bereich für steuerrechtliche Wertansätze zu erweitern?
Das Thema parallele Rechnungslegung ist dann von Interesse, wenn der Fachbereich Rechnungswesen auch für steuerliche Wertansätze verantwortlich ist und eine Abbildung innerhalb des SAP-Systems erwünscht ist. In allen anderen möglichen Fällen erfolgt eine Berechnung bzw. Meldung außerhalb der SAP-Software.
26
Fazit
1.4
Fazit
Der Quartals- und der Monatsabschluss rücken bei den Unternehmen zunehmend in den Fokus. Auf Basis dieser Zahlen wird das Unternehmen intern gesteuert und in Richtung externe Stakeholder wie Banken bzw. Anteilseigner kommuniziert. Auch wenn mit der parallelen Rechnungslegung mittels IFRS oder Steuerrecht neue zusätzliche Wertansätze abgedeckt werden müssen, mehr Zeit oder Personal wird in den Buchhaltungsabteilungen deshalb nicht zur Verfügung stehen. Zum Beispiel ist es problemlos möglich, den Wertansatz für ein Wirtschaftsgut gemäß HGB, IFRS und Steuerrecht manuell zu bestimmen. Wenn das aber auf eine Vielzahl (Masse) von Fällen zutrifft, kommt die Buchhaltung schnell an zeitliche Grenzen. Viel wichtiger hingegen ist es, die Buchhaltung möglichst maschinell bei Massensachverhalten von vorhandenen SAP-Systemen zu unterstützen. Welche Möglichkeiten es dazu gibt, beschreibe ich in den folgenden Kapiteln.
27
1.4
Die effiziente und qualitativ hochwertige Durchführung des Abschlusses ist in hohem Maße abhängig von einer guten Organisation der Aufgaben.
2
Organisatorische Aktivitäten im Abschluss
In diesem Kapitel lernen Sie die verschiedenen Aktivitäten im Rechnungswesen während eines Monats-, Quartals- oder Jahresabschlusses genauer kennen. Wir erläutern Ihnen anhand technischer und betriebswirtschaftlicher Beispiele, wie Sie periodengerechte Buchungen absichern können. Außerdem erfahren Sie, wie Sie verschiedene notwendige Umbuchungen vornehmen können. Das SAP-System unterstützt Sie beim WE/RE-Konto, bei kreditorischen Debitoren bzw. debitorischen Kreditoren, einer Rasterung nach Laufzeiten etc. Abgeschlossen wird das Kapitel mit dem betrieblichen Meldewesen, technischen Abstimmungen und dem Saldovortrag ins neue Geschäftsjahr. Dieses Kapitel soll Ihnen einen Überblick über die notwendigen organisatorischen Aufgaben bei einem Abschluss geben. Wichtige Aufgaben wie z. B. die Abschlussarbeiten in der Anlagenbuchhaltung, oder die Rückstellungen werden in den folgenden Kapiteln ausführlicher beschrieben. Der Abschlussprozess setzt sich aus vielen einzelnen Aktivitäten zusammen, die jeweils aufeinander aufbauen. In diesem Kapitel lernen Sie eine Reihe von Aktivitäten kennen, die sowohl betriebswirtschaftlich als auch technisch geprägt sein können.
2.1
Periodengerechte Buchungen
Für eine periodengerechte Gewinnermittlung müssen alle Buchungsvorgänge der richtigen Buchungsperiode zugeordnet werden. Das Belegdatum bzw. ein Leistungsdatum auf dem Originaldokument dient als Indikator dafür, in welche Buchungsperiode der einzelne
29
2
Organisatorische Aktivitäten im Abschluss
Sachverhalt kontiert werden muss. Alle Belege, die eine alte Periode betreffen, aber noch nicht erfasst worden sind, müssen gebucht werden. Eingangsrechnungen
Bei ausgehenden Rechnungen an Kunden steuern Sie als Unternehmen dies selbst, auch bei Kontoauszügen kann ein tagesaktueller Abruf und damit die Buchung einfach vorgenommen werden. Was den Periodenabschluss zumeist schwieriger gestaltet, sind Eingangsrechnungen der Lieferanten. Hier bedarf es eines firmeninternen Regelwerks, wann welche Rechnungen noch zu berücksichtigen sind. Um eine möglichst schnelle Bezahlung erhalten zu können, werden Lieferanten normalerweise die Rechnungen zeitnah stellen. Dies gilt vermutlich für 90 Prozent der für den Jahresabschluss relevanten Rechnungen. Wir zeigen Ihnen jetzt einige Sonderfälle anhand von Beispielen. In unserem Fall handelt es sich um ein Unternehmen mit einem Geschäftsjahr, das dem Kalenderjahr entspricht. Fünf Arbeitstage nach dem Jahreswechsel soll die Kreditorenbuchhaltung abgeschlossen sein. Dabei gibt es die folgenden Interessenkonflikte:
Späte Rechnungsstellung vom Lieferanten Abhängigkeit von der Umsatzsteuervoranmeldung
Einige Eingangsrechnungen treffen postalisch erst nach dem Abschluss der Kreditorenbuchhaltung ein. Dort sind Leistungen noch für das alte Geschäftsjahr aufgeführt. Technisch ist es möglich, die Buchungsperioden erneut zu öffnen und die Belege in das alte Jahr zu buchen. Dann muss allerdings die Umsatzsteuerjahresmeldung korrigiert werden, bereits abgestimmte Konten müssen erneut abgestimmt werden, bisher ausgedruckte Saldenbestätigungen müssen neu erzeugt werden, Abgrenzungsbuchungen müssen im Wert vermindert werden etc. Diese Folgeaktivitäten und zusätzliche unnütze Arbeit sollten Sie sich ersparen. Sie sollten festlegen, dass Eingangsrechnungen mit einem Posteingangsstempel, der nach dem Abschlussstichtag liegt, im neuen Geschäftsjahr gebucht werden müssen – fertig.
Späte Kenntnis der Kreditorenbuchhaltung Leistung und Posteingang im Vorjahr
Gerade in dezentral organisierten Unternehmen kann es viele Tage dauern, bis ein Schriftstück den richtigen Empfänger findet. So schicken manche Lieferanten versehentlich die Rechnungen an den Einkäufer. »Vergisst« dieser den Posteingang in seiner Papierablage oder
30
Periodengerechte Buchungen
dauert es aufgrund der Urlaubstage des Einkäufers sehr lange, bis eine Weiterleitung in Richtung Buchhaltung erfolgen kann, liegt ein Rechnungseingang im alten Geschäftsjahr für eine Leistung im alten Geschäftsjahr vor. Ist der Vorgang mit einem Posteingangsstempel dokumentiert und hat das Unternehmen davon Kenntnis gehabt, muss die Verbindlichkeit im alten Jahr gebucht werden. Die Buchungsperioden werden im SAP-System erneut geöffnet, und alle Folgeaktivitäten beginnen von vorne. Hier ist es am besten, wenn Sie einen zentralen Posteingang für Eingangsrechnungen haben, eventuell bei einem externen Dienstleister, der Belege scannt und diese direkt ins SAP-System überführt. Eine Verarbeitungspause müssen Sie einige Tage vor dem Buchungsstopp in der Kreditorenbuchhaltung einplanen. Belege, die nach diesem Zeitpunkt eintreffen, gehören dann zum neuen Geschäftsjahr. Sollten einige Lieferanten immer noch Rechnungen direkt an Abteilungen und nicht an den zentralen Posteingang für Eingangsrechnungen senden, sollten Sie sie nochmals telefonisch auf die geänderte Anschrift für Rechnungen hinweisen. Zum Jahresabschluss hingegen ist es aus meiner Sicht legitim, falsch adressierte Lieferantenrechnungen zurückzusenden, wenn dies das Geschäftsverhältnis nicht zu stark negativ beeinflusst. Neben diesen zwei betriebswirtschaftlichen Sachverhalten können technische Probleme ebenfalls periodengerechte Buchungen verhindern – z. B. wenn Buchungen aus anderen Systemen nicht korrekt ins Hauptbuch übertragen wurden (z. B. bei Schnittstellenproblemen). Auch hier können mehrere Sachverhalte unterschieden werden:
Batch-Input-Mappen Diese Buchungstechnik ist zwar bereits in die Jahre gekommen, jedoch in der Praxis bei vielen SAP-Kunden etabliert und verbreitet. Fremdsysteme liefern Daten über eine Schnittstelle und buchen diese über eine Batch-Input-Mappe ins SAP-System. Sie können mit der Transaktion SM35 sehr leicht kontrollieren, ob es dort fehlerhaft verarbeitete Daten gibt. Abbildung 2.1 zeigt die Registerkarte Fehlerhaft, auf der die Namen und weitere Hinweise zum fehlerhaften Vorgang für alle fehlerhaften Mappen aufgeführt sind. Sollten dort Buchungsvorgänge für die zu schließende Periode vorhanden sein, muss die Mappe entweder manuell abgearbeitet oder nochmals maschinell eingespielt werden.
31
Fehlerhafte Mappen
2.1
2
Organisatorische Aktivitäten im Abschluss
Abbildung 2.1 Fehlerübersicht für die Batch-Input-Mappen
IDoc-Kommunikation Beim IDoc (Intermediate Document) handelt es sich um ein SAP-Standardformat zum Versand von Nachrichten für Stamm- und Bewegungsdaten. Insbesondere wenn mehrere SAP-Systeme miteinander verbunden sind, kommt dieses Format in der Praxis zum Einsatz, etwa wenn eine SAP-Kundenverwaltung für Telekommunikationsunternehmen oder Energieversorger (FI-CA, Contract Accounting) mit einer Hauptbuchhaltung gekoppelt wird. Hier können die offenen Posten periodisch per IDoc vom Kundennebenbuch ins Hauptbuch übertragen werden. Diese Technik lässt sich dann mit der Transaktion WE10 überwachen. Die in Abbildung 2.2 dargestellte IDocSuche ermöglicht es, nach fehlerhaften Übertragungen zu filtern. Hierfür kann beispielsweise der IDOC-Status verwendet werden.
Abbildung 2.2 IDoc-Suche
32
Periodengerechte Buchungen
Fehlerhafte Übertragungen können auftreten, wenn z. B. eine Kostenstelle oder ein Profit-Center fälschlicherweise im Zielsystem nicht vorhanden ist. In diesem Fall verhindert das eine erfolgreiche IDocVerarbeitung und damit die Buchung im Hauptbuch.
Abgebrochene Verbuchungsaufträge Die SAP-Buchhaltung bucht Aufträge in Echtzeit. Technisch betrachtet, werden die Eingabedaten vor der Buchung geprüft und an eine Warteschlange (Queue) gesendet. Auch hier werden nochmals Prüfungen ausgeführt, bis die eigentliche Fortschreibung in der Datenbank erfolgen kann. Der SAP-Anwender bekommt in 99,9 % der Fälle davon nichts mit. In der Regel geht der Beleg fehlerfrei durch und verändert die Einzelposten und den Saldo eines Kontos. Jeder einzelne nicht verarbeitete Fall hat jedoch einen unverarbeiteten Sachverhalt und damit Beleg zur Folge. Zum Beispiel könnte es vorkommen, dass im Bruchteil einer Sekunde ein Sachbearbeiter die Buchungsperiode schließen möchte, während gleichzeitig ein Beleg gespeichert/gebucht werden soll. Es kann aber auch zu technischen Problemen kommen, wenn gleichzeitig mit einer Buchung gerade ein neuer Transportauftrag ins Produktivsystem eingespielt wird. Die Prüfung im Vordergrund wird ohne Fehler beendet, und aufgrund der neuen Konfiguration läuft die zeitlich leicht verzögerte Hintergrundprüfung auf einen Fehler. Hier ist der IT-Administrator gefragt, die sogenannte Verbuchung regelmäßig zu überprüfen. Der Report RFVBER00 unterstützt ihn dabei. Geben Sie die Daten von und bis ein und aktivieren Sie die Option Nur abgebr. V1-Verbindungen.
Abbildung 2.3 Abgebrochene Verbuchungen anzeigen
33
Fehlerhafte Übertragung
2.1
2
Organisatorische Aktivitäten im Abschluss
Verbuchungswarteschlage
Im einfachsten Fall muss der Beleg aus der Verbuchungswarteschlange einfach nochmals gestartet werden. Sofern im Unternehmen ein Internes Kontrollsystem (IKS) vorhanden ist, sollte dieser Aspekt dort sinnvollerweise mit aufgenommen werden. Mit der Transaktion SM13 können Sie die Administration des Verbuchungssystems aufrufen (siehe Abbildung 2.4). In diesem Fall ist die Verbuchung aktiv. Über das Icon können alle im SAPSystem aufgetretenen Abbrüche angezeigt werden.
Abbildung 2.4 Übersicht der Verbuchungsaufträge erstellen Abgebrochene Transaktion
Im Beispiel aus Abbildung 2.5 werden die Abbrüche für den Benutzer CHRISTIAN am 03.09.2013 angezeigt. Er konnte mit der Transaktion ME21N keine Bestellung anlegen. Eventuell ist es ausreichend, mit die Daten nochmals vom System prüfen und dem Icon anschließend fortschreiben zu lassen. Da es sich in diesen Fällen um M-Transaktionen aus der Logistik handelt, sollte ein negativer Einfluss auf den Periodenabschluss in der Finanzbuchhaltung auszuschließen sein. Sind alle für den Abschlussprozess relevanten technischen Verbuchungsabbrüche überprüft, können wir uns der betrieblich bedingten Nichtbuchung von Geschäftsvorfällen widmen.
34
Periodengerechte Buchungen
2.1
Abbildung 2.5 Verbuchungsabbrüche
Vorerfasste Belege Im Rahmen einer Arbeitsteilung werden vorerfasste Belege im SAPSystem verwendet. Ein SAP-Benutzer darf normalerweise Belegdaten erfassen, jedoch nicht buchen. Ein zweiter Kollege – zumeist aus der Buchhaltung – kontrolliert und vervollständigt den Beleg und bucht diesen dann im SAP-System ein. Dabei kommen die Transaktionen FV60 (Rechnung vorerfassen) und FBV0 (Vorerfassten Beleg buchen) zum Einsatz. Bei der ersten Transaktion werden auf Basis von Rechnungsbelegen Belegdaten erfasst, die zu diesem Zeitpunkt noch nicht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung unterliegen und damit auch noch nicht in den Periodenabschluss mit eingehen. Ähnlich wie bei der Batch-Input-Mappe befinden sich die Daten in einem eigenen Arbeitsbereich mit unvollständiger Verarbeitung. Die zweite eine Übersicht über Transaktion FV60 bietet mit dem Icon alle im SAP-System vorhandenen vorerfassten Belege. In Abbildung 2.6 sehen Sie eine Selektionsmaske für eine Liste dieser Belege. Zumeist sind zeitliche Abgrenzungen des Buchungsdatums oder auch die Einschränkung auf bestimmte Erfasser an dieser Stelle sinnvoll. Im Anschluss sehen Sie eine Statusübersicht (siehe Abbildung 2.7). Einige der vorerfassten Belege sind hier in der ersten Spalte mit einem Schlosssymbol gekennzeichnet. Dies sind gesperrte Belege, die zunächst von einem Mitarbeiter freigegeben werden müssen. Alle übrigen könnten mit der (Strg)-Taste markiert und über das Icon in einer Massenverarbeitung gebucht werden. Betriebswirtschaftlich muss an dieser Stelle geklärt werden, zu welcher Periode der Geschäftsvorgang gehört und ob eine Buchung sinnvoll ist.
35
Statusübersicht und Massenverarbeitung
2
Organisatorische Aktivitäten im Abschluss
Abbildung 2.6 Liste vorerfasster Belege
Abbildung 2.7 Statusübersicht Preis- und Mengenabweichungen
Per Doppelklick auf einen vorerfassten Beleg gelangen Sie in die Detaildaten eines Einzelbelegs, die in Abbildung 2.8 dargestellt sind. Dieser Vorgang in der Rechnungsprüfung muss überprüft, vervollständigt und periodengerecht gebucht werden. Liegt eine Bestellung vor und ist die Ware bereits geliefert worden, ist es unstrittig, dass in
36
Periodengerechte Buchungen
2.1
der Bilanz eine Verbindlichkeit auf Basis des Rechnungsdokuments abgebildet werden muss. Sehr wohl strittig kann bei einer Mengenund Preisabweichung jedoch die Höhe der Summe sein. Auch kann bei schlechter Qualität der gelieferten Ware bezweifelt werden, ob der Lieferant den Betrag vollständig überwiesen bekommt. Für diese Folgeaktivitäten sollten Sie dann mit Zahlsperren arbeiten. Auf keinen Fall darf es passieren, dass diese operative Tätigkeit der Kreditoren die zeitgerechte Erstellung des Periodenabschlusses verhindert.
Abbildung 2.8 Vollständig erfassen, prüfen und buchen
Ist eine Rechnung z. B. mehrfach zugegangen und dieser Sachverhalt mit zwei vorerfassten Belegen dokumentiert, ist es über die Menüleiste möglich, einen vorerfassten Beleg zu löschen (siehe Abbildung 2.9). Hier ist es von Vorteil, noch nicht den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) zu unterliegen. Im Gegensatz zu vorerfassten Belegen könnten gebuchte Belege nämlich nur storniert und nicht gelöscht werden. Das hat zumeist eine Verlängerung der Einzelpostenliste und des Saldos des Kontos zur Folge.
Beleg löschen
Löschen Sie einen vorerfassten Beleg, wird dieser nicht vollständig aus der SAP-Datenbank entfernt. Die Belegkopfdaten bleiben erhalten, und dort wird der Vorgang im Feld Belegstatus vermerkt (siehe Abbildung 2.10). Damit ist ebenfalls festgelegt, dass die bereits intern vergebene Belegnummer nicht noch einmal vergeben werden kann.
GoB, Grundsatz der Vollständigkeit
37
2
Organisatorische Aktivitäten im Abschluss
Abbildung 2.9 Vorerfassten Beleg löschen
Abbildung 2.10 Tabelle BKPF
38
Periodengerechte Buchungen
2.1
Das ist konform mit den deutschen GoB, in denen der Grundsatz der Vollständigkeit und Richtigkeit gebietet, dass alle Geschäftsfälle lückenlos erfasst und verbucht werden. Sofern alle Geschäftsvorgänge sich in der Buchhaltung wiederfinden, wären in Deutschland auch Lücken in der Belegnummernvergabe zu tolerieren, auch wenn das vonseiten des Prüfers immer zu Rückfragen führt. Einer dieser dokumentierten Gründe basiert auf gelöschten vorerfassten Belegen. Damit gelöschte vorerfasste Belege nicht nur für die IT, sondern auch für den SAP-Benutzer im Fachbereich transparent werden, ist das über die Transaktion FB03 (Beleg anzeigen) darstellbar. Die in der Tabelle BKPF noch vorhandenen Informationen können auf diese Weise dem Wirtschaftsprüfer schnell und einfach erklärt werden (siehe Abbildung 2.11).
Belegkopfinformationen bleiben erhalten
Abbildung 2.11 Beleg anzeigen
Anders als in Deutschland sind in den folgenden Ländern Lücken in der Belegnummernvergabe in der Buchhaltung streng verboten: 왘
Italien
왘
Luxemburg
왘
Belgien
39
Verbotene BelegnummernLücken
2
Organisatorische Aktivitäten im Abschluss
왘
Taiwan
왘
Singapur
왘
Schweden
Per Definition darf es dort nicht möglich sein, vorerfasste Belege zu löschen. Wenn es, wie z. B. in Italien, auch noch die Notwendigkeit von Tagesabschlüssen gibt, sollte man in diesen Ländern auf die SAPStandardfunktion der Vorerfassung am besten komplett verzichten. Lücken in der Belegerfassung sind dann zumindest aufgrund der betrieblichen Arbeitsteilung bei der Belegvorerfassung nicht mehr möglich. Sie können mit dem SAP-Report RFBNUM00N auf Lücken in der Belegerfassung prüfen (siehe Abbildung 2.12).
Abbildung 2.12 Selektionsbild des Reports RFBNUM00N Transparente Auswertung
Die Ergebnisliste in Abbildung 2.13 zeigt beim selektieren Buchungskreis und Belegnummernintervall keine Lücken bei der Belegnummernvergabe. In früheren Versionen hatte der Bericht an dieser Stelle gelöschte vorerfasste Belege mit aufgeführt. In der aktuellen SAP-Version können die Belege, wie bereits erläutert, mit der Transaktion FB03 auch dem SAP-Benutzer angezeigt werden. Damit werden in diesem Bericht nur noch technisch bedingte Belegnummernlücken transparent gemacht. In diesen Fällen gibt es keinen Belegkopfeintrag in der Tabelle BKPF mehr.
40
Periodengerechte Buchungen
2.1
Abbildung 2.13 Lücken in der Belegnummernvergabe
Technisch bedingte Belegnummernlücken resultieren aus der im SAP-Standard verwendeten Belegnummernpufferung. Bei der internen Belegnummernvergabe puffert das System eine gewisse Anzahl der freien Belegnummern. So soll eine sequenzielle Abfolge vermieden werden, in der ein Vorgang erfasst, geprüft und mit einer Belegnummer versehen wird. Ist diese erfolgreich abgeschlossen, kann die nächste Belegnummer für eine erfolgreiche Buchung zugeordnet werden. Die Belegnummernpufferung vergibt nicht eine Nummer, sondern immer gleich einen Block und kann die dort zur Verfügung stehenden Nummern unabhängig von einzelnen Vorgängen schnell vergeben. Greifen z. B. zehn Sachbearbeiter bei der Rechnungsprüfung parallel und gleichzeitig auf das SAP-System zu, können die Belege extrem schnell geprüft und gebucht werden. Diese Technik der Nummernvergabe können Sie mit der Transaktion SNRO und dem Nummernobjekt RF_BELEG steuern (siehe Abbildung 2.14).
Belegnummernpufferung
Abbildung 2.14 Nummernkreisobjekte pflegen
Ein Nachteil dieser Methode ist, dass möglicherweise Belegnummernlücken entstehen. Das passiert z. B. dann, wenn der Applikationsserver für Wartungsarbeiten heruntergefahren werden muss. Der vorhandene Belegnummernpuffer wird gelöscht, und die bereits
41
Einstellung auf Mandatenebene
2
Organisatorische Aktivitäten im Abschluss
reservierten Belegnummern werden nicht neu vergeben. Ist z. B. ein italienischer Buchungskreis in diesem Mandanten vorhanden, empfiehlt es sich deshalb, die Pufferung auszuschalten. Wählen Sie dafür den Hauptmenüeintrag Bearbeiten – Pufferung einstellen und die Option Keine Pufferung (siehe Abbildung 2.15).
Abbildung 2.15 Pufferung ausschalten
Es gibt also eine Reihe betrieblicher und technischer Ursachen, die periodengerechte Buchungen verhindern können. Sie sollten frühzeitig festlegen, wie Sie im Abschlussprozess mit diesen Problemen umgehen werden. Auf diese Weise lässt sich ein Zeitverlust während der Abschlussarbeiten vermeiden. Im nächsten Abschnitt geht es um den korrekten Bilanzausweis der Geschäftsvorfälle des WE/RE-Kontos.
2.2
Maschineller Bilanzausweis des WE/RE-Kontos
Nach einer Bestellung erhält man in der Regel zunächst die angeforderte Ware. Dieser Vorgang erhöht den Materialbestand. Als Gegenposition wird das Wareneingangs-/Rechnungseingangskonto (WE/ RE-Konto) bebucht. Trifft wenig später die Rechnung des Lieferanten ein, wird das WE/RE-Konto ausgeglichen, und die Buchung der Rechnung führt zu einer Erhöhung der Verbindlichkeiten. Soweit zur idealen Welt, in der ein Geschäftsvorgang vollständig und reibungslos innerhalb einer Periode durchgeführt und abgeschlossen wird. Weil
42
Maschineller Bilanzausweis des WE/RE-Kontos
2.2
das in der betrieblichen Praxis aber eher die Ausnahme als die Regel ist, müssen für einen korrekten Bilanzausweis zwei grundsätzliche Fälle unterschieden werden: 왘
Wareneingang ohne Rechnungseingang Der Lieferant hat die Ware, aber noch nicht die Rechnung gesendet. Dieser unvollständige Vorgang führt zu einer Erhöhung des Umlaufvermögens auf der Aktivseite der Bilanz, ohne eine Verbindlichkeit auf der Passivseite auszuweisen.
왘
Rechnungseingang ohne Wareneingang Der Lieferant hat die Rechnung gesendet, die Ware ist jedoch noch nicht eingegangen. Hier entsteht eine Verbindlichkeit auf der Passivseite, ohne dass dem eine Mittelverwendung auf der Aktivseite im Umlaufvermögen gegenübersteht.
Für eine korrekte Darstellung der Bilanz zum Reportingstichtag müssen die gerade genannten beiden Fälle richtig ausgewiesen werden. Im Fall des Wareneingangs ohne Rechnungseingang muss zusätzlich eine sonstige Verbindlichkeit auf der Passivseite der Bilanz gebildet werden. Diese simuliert die noch nicht eingegangene Rechnung. Im umgekehrten Fall eines Rechnungseingangs ohne Wareneingang entsteht der gleiche Effekt, allerdings wird nur auf der Aktivseite gebucht. Hier entsteht eine sonstige Forderung, die der vorhandenen Rechnung entgegenwirkt. Beide Buchungen sollen den jeweils offenen Geschäftsvorgang zum Bilanzstichtag korrekt für außenstehende Dritte darstellen. Eine erfolgreiche Umbuchung kann nur erfolgen, wenn im SAP-System auch eine gültige Kontenfindung für diesen Geschäftsvorgang definiert ist. Über die Transaktion FBKP öffnen Sie den ersten Teil, der in Abbildung 2.16 zur Kontenfindung dargestellt ist.
Abbildung 2.16 Kontenfindung
43
Fallunterscheidung beim Bilanzausweis
2
Organisatorische Aktivitäten im Abschluss
Mit einem Doppelklick gelangen Sie zum zweiten Teil, in dem die Vorgänge Berechnet, aber nicht geliefert und Geliefert, aber nicht berechnet aufgeführt sind (siehe Abbildung 2.17).
Abbildung 2.17 Vorgänge
Ein erneuter Doppelklick öffnet den dritten Teil. Hier wird passend zum nicht manuell bebuchbaren WE/RE-Sachkonto 191100 ein Korrekturkonto 191199 hinterlegt (siehe Abbildung 2.18).
Abbildung 2.18 Korrekturkonto hinterlegen
Die Zuordnung und maschinelle Abarbeitung der Aktivitäten sind sowohl im Schedule Manager als auch im Closing Cockpit möglich und sinnvoll. Zusätzliche Details zu diesem Thema erfahren Sie in Kapitel 5, »Umlaufvermögen«.
2.3 Trennung der Systeme aus Sicherheitsgründen
Überleitung von Löhnen und Gehältern
Die Buchung von Löhnen und Gehältern bildet in vielen Firmen einen großen Block bei der Gewinn- und Verlustrechnung. Die Abrechnung erfolgt in der Regel auf einem aus Sicherheitsgründen von der Buchhaltung getrennt geführten System. SAP bietet an dieser Stelle die Komponente HCM (Human Capital Management), ehemals
44
Periodische Abgrenzungen
HR (Human Resources), an. Aufgrund häufiger Änderungen in der Gesetzgebung und des damit verbundenen Aufwands in der IT wird das Thema Personalabrechnung gerne auch an einen externen Dienstleister ausgelagert. Wo auch immer der Prozess gestartet wird, in der Buchhaltung kommen diese vertraulichen Daten in aggregierter Form an. Für Lohn- und Gehaltszahlungen sind lediglich einzelne Kostenstellen erkennbar, hinter denen sich dann wieder mehrere Mitarbeiter verbergen. Der Beginn der Abschlussarbeiten im Controlling wird maßgeblich vom Zeitpunkt der durchgeführten Überleitung von Löhnen und Gehältern beeinflusst.
2.4
Rückstellungen
Wenn zu einem Abschlussstichtag die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage korrekt dargestellt werden soll, müssen auch ungewisse in der Zukunft drohende bzw. erwartete Verluste in der Bilanz ausgewiesen werden. Gemäß § 253 Abs. 1 Satz 2 HGB wird vorgeschrieben, dass Rückstellungen nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung zu bilden sind. Zum Beispiel werden für die folgenden Geschäftsvorgänge Rückstellungen gebildet: 왘
Jahresabschluss- und Prüfungsrückstellungen
왘
Rückstellungen für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften
왘
Kulanzrückstellungen
왘
Steuerrückstellungen
왘
Pensionsrückstellungen
왘
Rückstellungen für Garantieverpflichtungen
Kapitel 6, »Passiva«, zeigt im Detail, wie Rückstellungen im SAP-System am geschicktesten abgebildet werden können. Da im SAP-Standard auch im Jahr 2013 noch kein Rückstellungsspiegel ausgeliefert wird, bietet das Kapitel auch eine einfache Bauanleitung für einen mit dem Report Painter erstellten Bericht.
2.5
Periodische Abgrenzungen
Werden bei den Rückstellungsbuchungen Eintrittswahrscheinlichkeiten und Betragshöhen noch geschätzt, basieren periodische Abgren-
45
Accrual Engine und Dauerbuchungsbeleg
2.5
2
Organisatorische Aktivitäten im Abschluss
zungen doch auf genaueren Parametern. Sind der Leistungsumfang und das dafür zu entrichtende Entgelt genau bemessen, kann der Rechnungsbetrag anteilig den passenden Wirtschaftsjahren zugerechnet werden. Die in Kapitel 6, »Passiva«, beschriebenen SAP-Werkzeuge Accrual Engine und Dauerbuchungsbeleg machen sich diese mathematische Berechenbarkeit zunutze. In diesem Kontext können möglichst automatisiert z. B. Versicherungsrechnungen periodisch abgegrenzt werden. Als Gegenposition dienen aktive und passive Rechnungsabgrenzungsposten, die in der Bilanz diesen zeitlichen Unterschied von Leistungserbringung und Rechnungsstellung transparent machen.
2.6
Abschlussarbeiten in der Anlagenbuchhaltung
Mit der SAP-Komponente FI-AA (Asset Accounting) verwalten und überwachen Sie das Sachanlagevermögen. Abhängig davon, wie Sie den operativen Geschäftsprozess an dieser Stelle gestalten, fallen die Abschlussarbeiten mehr oder weniger aufwendig aus. Zum Beispiel gibt es Unternehmen, die Anlagenzugänge prinzipiell gegen ein Verrechnungskonto buchen lassen. Die Kreditorenrechnung geht dort in der Abteilung Kreditorenbuchhaltung ein, wird gebucht und an den Anlagenbuchhalter weitergereicht. Mit einer gewissen zeitlichen Verzögerung legt dieser einen Anlagenstammsatz an und kann den Anlagenzugang erneut gegen das Verrechnungskonto buchen. Zum Abschlussstichtag muss dieses Zwischenkonto den Saldo von 0 ergeben – also eine typische Abstimmungsarbeit, wenn man mit Verrechnungskonten arbeitet. Wird hingegen integrativ kontiert und gebucht, z. B. indem auf ein Verrechnungskonto verzichtet und Anlage bzw. Kreditor in einem Buchungssatz angesprochen werden, ist der tägliche Vorgang etwas komplexer. Es entfällt jedoch der Abstimmungsvorgang zum Periodenende. Generell müssen zum Periodenende die folgenden Aktivitäten in der Anlagenbuchhaltung durchgeführt werden: 왘
Verrechnungskonten für Zugangsbuchungen auf 0 stellen
왘
Abrechnung von Investitionsaufträgen
왘
Abrechnung von Anlagen im Bau
왘
Anlageninventur
왘
SAP-Bestandsbuchung
46
Fremdwährungsbewertung
왘
SAP-Abschreibungslauf
왘
Aufstellung eines Anlagengitters
왘
SAP-Jahresabschluss und -Jahreswechsel
Detaillierte Informationen zu den einzelnen Punkten finden Sie in Kapitel 4, »Anlagevermögen«.
2.7
Wertberichtigungen
Jede Forderung birgt auch das Risiko einer Nichtzahlung in sich. Ist diese nicht mehr in der vollen Betragshöhe werthaltig, muss eine Wertkorrektur erfolgen. An dieser Stelle gilt es, zwischen zwei Kategorien zu unterscheiden: 왘
Einzelwertberichtigungen
왘
Pauschalwertberichtigungen
Ist zum Berichtsstichtag eine Insolvenz eines Kunden bereits bekannt, kommt es zu einer Einzelwertberichtigung der Forderung. Damit einher geht ein manueller Vorgang im Abschlussprozess, bei dem der Forderungsbetrag auf ein Konto für zweifelhafte Forderungen aus Lieferungen und Leistungen umgebucht wird. Wie Sie diesen Fall in SAP umsetzen, ist detailliert in Abschnitt 5.4.1, »Einzelwertberichtigungen«, beschrieben. Im Gegensatz dazu beurteilt die Pauschalwertberichtigung das pauschale Risiko eines Forderungsausfalls. Das heißt, abzüglich der bereits bekannten Fälle wird der im Unternehmen vorhandene Forderungsbestand im Wert korrigiert. Hier stützt man sich auf Erfahrungswerte der Vergangenheit und bildet als Vorsichtsmaßnahme eine Gegenposition zu den Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. An dieser Stelle kann Sie das SAP-System mit einem maschinellen Bewertungsprogramm unterstützen. Details dazu finden Sie in Abschnitt 5.4.2, »Pauschalwertberichtigung«.
2.8
Fremdwährungsbewertung
Werden Geschäftsvorgänge jenseits der Buchungskreiswährung (Hauswährung) gebucht, müssen diese zum Bilanzstichtag bewertet
47
Insolvenz eines Kunden
2.8
2
Organisatorische Aktivitäten im Abschluss
werden. Dabei kann es sich um Bankguthaben oder offene Rechnungen von Debitoren bzw. Kreditoren handeln. Die im SAP-Standard vorhandenen Abschlussprogramme helfen Ihnen bei einem geeigneten Wertansatz. Mehr Informationen dazu erhalten Sie in Abschnitt 5.3, »Fremdwährungsbewertung«.
2.9 Darlehen an Mitarbeiter
Verzinsung
Wenn Ihr Unternehmen z. B. Darlehen an Mitarbeiter vergibt, muss dafür periodisch ein Zinsaufschlag berechnet und gebucht werden. Die passende Vorgehensweise dazu und ein maschinelles SAP-Standardprogramm werden in Abschnitt 6.3, »Verzinsung«, detailliert beschrieben.
2.10
Intercompany-Abstimmung
Bevor die Einzelabschlüsse an einen Konzernverbund gemeldet werden, müssen die Werteflüsse zwischen den verbundenen Unternehmen analysiert werden. Dies geschieht zunächst auf Salden- und dann auf Einzelpostenebene. Die in Kapitel 7, »Vorbereitung für den Konzernabschluss«, beschriebenen Vorarbeiten für den Konzernabschluss gehen hier auch auf das SAP-Standardprogramm für eine automatisierte Intercompany-Abstimmung ein.
2.11 Landesspezifische Anforderungen
Meldewesen
Das betriebliche Meldewesen lässt sich beliebig breit fassen. In Deutschland müssen börsennotierte Unternehmen im Rahmen des handelsrechtlichen Jahresabschlusses eine Kapitalflussrechnung (Cash Flow) mit abgeben. Hinzu kommen mittlerweile steuerrechtliche Anforderungen, eine elektronische Steuerbilanz (E-Bilanz) zu melden. Ist der Buchungskreis im Ausland angesiedelt, gibt es darüber hinaus weitere Anforderungen – etwa eine elektronische Buchhaltungsdatei (Nota Fiscal Electronica) in Brasilien oder den Golden Tax Report in China.
48
Meldewesen
2.11
Das in der SAP-Hauptbuchhaltung angesiedelte Meldewesen erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an eine legale externe Berichterstattung und lässt sich in die folgenden vier Bereiche unterteilen: 왘
elektronische Behördenkommunikation
왘
Umsatzsteuermeldung
왘
zusammenfassende Meldungen EU
왘
Außenwirtschaftsverordnung
Sie finden die dazugehörenden Standardprogramme im Anwendungsmenü unter Rechnungswesen 폷 Hauptbuch 폷 Meldewesen. In den folgenden Abschnitten werden wir Ihnen die aus Sicht des Abschlussprozesses wichtigsten Funktionen des SAP-Meldewesens vorstellen.
2.11.1
Elektronische Behördenkommunikation
Seit vielen Jahren arbeiten in Deutschland, aber auch international die Behörden daran, Meldedaten in elektronischer Form zu empfangen. Die Vorteile einer effizienten Weiterverarbeitung liegen hier auf der Hand. Auf technischer Seite muss für Ihr SAP-System eine externe Kommunikation eingerichtet werden. Das ist entweder die Komponente SAP Business Connector oder die SAP NetWeaver PI (Process Integration). Mit der Transaktion FOTV können Sie für Deutschland die folgenden Meldungen in elektronischer Form direkt aus dem SAP-System übertragen: 왘
Umsatzsteuervoranmeldung
왘
ZM-Meldung
왘
Umsatzsteuervergütung
왘
Sondervorauszahlung
왘
Dauerfristverlängerung
Dieser Katalog wird ständig erweitert, umfasst aber noch nicht alle für ein Unternehmen abzugebenden Meldungen (Stand: Oktober 2013). Zum Beispiel ist eine Umsatzsteuerjahresmeldung direkt aus dem SAP-System heraus immer noch nicht möglich. Für diese und auch andere Meldungen gibt es immer noch die Papierform bzw. die Möglichkeit, Daten manuell z. B. über das Elsterportal einzugeben.
49
Business Connector / Process Integration
2
Organisatorische Aktivitäten im Abschluss
2.11.2
Umsatzsteuervoranmeldung
Unternehmen müssen monatlich oder vierteljährlich die bereits angefallene Umsatzsteuer melden und abführen. Um das im Abschlussprozess möglichst effizient realisieren zu können, gibt es das in Abbildung 2.19 dargestellte Programm RFUMSV00. Hier werden für einen Buchungskreis oder bei einer umsatzsteuerlichen Organschaft für einen Umsatzsteuerkreis Belege in einem Zeitraum selektiert und die Steuerbeträge miteinander verrechnet. D. h. die Firmen treten innerhalb dieser Organschaft gegenüber der Behörde als eine Einheit auf. In diesem Beispiel werden Eingangssteuer (Vorsteuer) und Ausgangssteuer (Mehrwertsteuer) für den Buchungszeitraum November 2013 miteinander verrechnet. Anschließend sollen die Belege als erledigt markiert und umgebucht werden.
Abbildung 2.19 Selektion der Umsatzsteuervoranmeldung
50
Meldewesen
2.11
Belege aktualisieren Die Option Belege aktualisieren bewirkt, dass bei einer Steuermeldung die selektierten Einzelposten gekennzeichnet werden. Diese Option verhindert, dass Positionen aufgrund von Mehrfachläufen doppelt gemeldet werden. Der Update-Vorgang auf der SAP-Datenbank kostet aber Zeit und wird die Laufzeit des Programms wesentlich beeinträchtigen. In Ländern, in denen als Selektionskriterium nicht das Buchungs-, sondern das Steuermeldedatum verwendet wird, ist diese Option nicht erforderlich.
Als Ergebnis des Selektionslaufs der Umsatzsteuervoranmeldung wird die in Abbildung 2.20 dargestellte Ergebnisliste erzeugt. In unserem Fall führen die Debitorenbelege zu einem Ausgangssteuerbetrag von –4.789,92 EUR. Als Gegenposition müssen 19.000 EUR als Kreditorenrechnungen abgezogen werden. Damit ergibt sich eine Zahllast gegenüber dem Finanzamt von 14.210,08 EUR. Dieser Betrag muss gemeldet und auch abgeführt werden. Zumeist liegt der Behörde vom Firmenkonto eine Einzugsermächtigung oder neuerdings ein SEPA-Mandat vor.
Abbildung 2.20 Ergebnisliste der Umsatzsteuervoranmeldung
Im Hintergrund ist eine Batch-Input-Mappe erstellt worden. Wird diese erfolgreich abgespielt, resultiert aus diesem Beispiel die in Abbildung 2.21 dargestellte Buchung auf das Konto 195000 (Forderungen/Verbindlichkeiten gegenüber dem Finanzamt). Sie können das Zahllastkonto entweder mit der Transaktion FBKP im Vorgang UMS fest konfiguriert hinterlegen oder im Selektionslauf ein abweichendes Zahllaufkonto angeben. Wenn Sie die Umsatzsteuervoranmeldung durchgeführt haben, sollten Sie die Buchungsperioden für den gemeldeten Monat für Debitoren und Kreditoren schließen. Das verhindert Buchungen mit einem Umsatzsteueranteil für eine bereits gemeldete Periode.
51
Zahllastkonto konfigurieren oder eingeben
2
Organisatorische Aktivitäten im Abschluss
Abbildung 2.21 Buchungsbeleg der Umsatzsteuervoranmeldung
2.11.3 Z4-Meldung
Außenwirtschaftsverordnung
§ 26 des Außenwirtschaftsgesetzes und § 59 Absatz 1 Nr. 1 Außenwirtschaftsverordnung bilden die Grundlage für eine Meldepflicht der Unternehmen. Dabei geht es um Zahlungen, die den Wert von 12.500 EUR übersteigen und ins Ausland fließen. Die Deutsche Bundesbank sammelt diese Daten u. a., um Auswertungen zum grenzübergreifenden Zahlungsverkehr (Zahlungsbilanz) erstellen zu können. Im Kontext des SEPA-Zahlungsverkehrs erfolgt dies mit der Z4Meldung. Dafür stellt SAP zwei Reports zur Verfügung: 왘
RFAWVZ40: Hier erfolgt die Z4-Meldung im Monat der Zahlung. Dieses Verfahren ist der Standardmeldezeitpunkt.
왘
RFAWVZ40N: Hier erfolgt die Z4-Meldung auf Basis der eingebuchten Forderungen und Verbindlichkeiten. Für dieses Verfahren bedarf es einer Genehmigung der Deutschen Bundesbank.
Sind für SEPA-Zahlungen neue Zahlwege angelegt worden, kann dennoch weiterhin das Standardverfahren RFAWVZ40 verwendet werden. Die so erstellten Meldungen müssen seit dem 01.07.2013 elektronisch bei der Deutschen Bundesbank eingereicht werden. Können die Z4-Meldedaten aus dem SAP-System als CSV-Datei exportiert werden, müssen Sie die Daten nur noch in das allgemeine Meldeportal hochladen. Das Beispiel in Abbildung 2.22 zeigt die neue Registerkarte Elektronisches Meldeverfahren. Sollte diese in Ihrem SAPSystem noch nicht vorhanden sein, müssen Sie für das Programm zur Z4-Meldung eine Aktualisierung einspielen.
52
Meldewesen
Abbildung 2.22 Export der Meldedaten
Im Gegensatz zur AWV-Meldung, die den Zahlungsstrom im Fokus hat, interessiert man sich bei der zusammenfassenden Meldung (ZM) für innergemeinschaftliche Warenlieferungen und sonstige Leistungen (Dienstleistungen).
2.11.4
Zusammenfassende Meldung
Unternehmen melden am 25. des Folgemonats bzw. auf Quartalsbasis innergemeinschaftliche Geschäfte, zusammengefasst nach Umsatzsteueridentifikationsnummern. Das Beispiel aus Abbildung 2.23 zeigt das SAP-Programm RFASLM00 für den Buchungskreis 1000 und eine ZM-Jahresmeldung. Ein Indikator für diese Jahresmeldung ist das Berichtsquartal 5. Eine feinere Selektion und Meldung der Daten nach Quartalen und Monaten ist an dieser Stelle ebenfalls möglich. Anschließend starten Sie den Bericht mit der (F8)-Taste.
53
2.11
2
Organisatorische Aktivitäten im Abschluss
ZM-Jahresmeldung
Abbildung 2.23 Selektion einer zusammenfassenden Meldung
Die Ergebnisliste in Abbildung 2.24 zeigt Ihnen eine Zusammenfassung der Geschäftsvorgänge nach Sachverhalten (Belegen) mit einer Umsatzsteueridentnummer in der zweiten Spalte an.
Abbildung 2.24 Ergebnisliste einer zusammenfassenden Meldung
Sind einzelne Einträge leer, wurde im operativen Buchungsbetrieb ein innergemeinschaftlicher Sachverhalt gebucht, ohne die Stammdaten des Debitoren zu überprüfen. Das heißt, das SAP-Meldewesen deckt an dieser Stelle Fehlentwicklungen auf. Der Geschäftsvorgang
54
Meldewesen
2.11
ist zu diesem Zeitpunkt lange abgeschlossen und der Beleg abgeheftet. Eventuell hat man den Ordner bereits ins Archiv gebracht. Das Meldewesen kann hier die Abschlussarbeiten leicht ausbremsen. Der Sachverhalt ist dokumentiert (gebucht) und kann nicht korrekt gemeldet werden. Sollten einzelne Umsatzsteuer-ID-Einträge fehlen, muss an dieser Stelle der Kundenstammsatz mit der Transaktion FD02 gepflegt werden (siehe Abbildung 2.25). Ein nachträglicher Eintrag ermöglicht eine erfolgreiche und vollständige Meldung. Ein Prüfer kann diese nachträgliche Aktion ohne Weiteres nachvollziehen. Dazu muss er sich lediglich den einzelnen Geschäftsvorgang und damit Beleg genauer anschauen. Wie aus Abbildung 2.25 hervorgeht, bleibt die Beleginformation mit der zum Buchungszeitpunkt vorhandenen Umsatzsteuer-ID bestehen. In diesem Fall handelt es sich um einen initialen Wert (Leerzeichen).
Fehlende Umsatzsteuer-IDEinträge
Abbildung 2.25 Umsatzsteuer-ID im Stammsatz/Beleg
Als Unternehmen sind Sie verpflichtet, eine qualifizierte Umsatzsteuer-ID-Prüfung durchzuführen. Das heißt, Sie stellen mit der Überprüfung des Namens und der Anschrift sicher, dass es sich um einen Unternehmer aus dem Ausland handelt. Auf diese Weise soll Umsatz-
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Umsatzsteuerbetrug verhindern
2
Organisatorische Aktivitäten im Abschluss
steuerbetrug innerhalb der EU verhindert werden. Ob z. B. ein holländischer Unternehmer das zu kaufende Auto mit oder ohne 19 % Umsatzsteuer erhält, ist u. a. von einer gültigen Umsatzsteuer-ID abhängig. Da im SAP-Standard lediglich eine Syntaxprüfung erfolgt, könnte der Unternehmer Ihnen die Phantasienummer NL999999990B36 für den Debitorenstammsatz nennen. Nicht nur für das Meldewesen, sondern auch für eine Umsatzsteuerprüfung wäre das eher nachteilig. Im schlimmsten Fall wurde das Auto mit 0 % Mehrwertsteuer zu Unrecht verkauft. Dann geht die Nachforderung des deutschen Staates direkt zu Lasten Ihres Unternehmens. Ob der ehemalige Kunde für eine Nachforderung noch aufgefunden werden kann, darf an dieser Stelle bezweifelt werden. Auch wenn in der Zwischenzeit eine elektronische ZM-Meldung bei den meisten Unternehmen eingesetzt wird, auf den Papierausdruck für die Akten wird deshalb nicht komplett verzichtet. Abbildung 2.26 zeigt Ihnen die Druckansicht der ZM-Meldung. In der dritten Spalte werden Warenlieferungen mit einem Leerzeichen, Dienstleistungen mit einer 1 und Dreiecksgeschäfte mit einer 2 gekennzeichnet.
Abbildung 2.26 Druckansicht der Meldung
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Saldenbestätigungen
2.12
2.12
Saldenbestätigungen
Im Rahmen einer Abschlussprüfung haben Prüfer oftmals einem risikoorientierten Prüfungsansatz. Da jede einzelne Buchung potenzielle Fehler enthalten kann, versucht man, mittels Stichproben möglichst viele potentielle Fehlerquellen zu kontrollieren. Sowohl der Umfang als auch die Art und Weise der Stichprobenkontrollen sollen dazu beitragen, das Gesamtrisiko von Fehlbuchungen beherrschbar zu machen. Ein einfaches Instrument dafür sind Saldenbestätigungen für Banken, Lieferanten und Kunden. Mit dieser Korrespondenzform bekommen die Prüfer eine unmittelbare Rückmeldung, wie korrekt die Zahlen in der Buchhaltung sind. In Abbildung 2.27 ist der dazugehörige Geschäftsprozess dargestellt. Auf Basis der Prüfungsvorgaben erzeugen die Sachbearbeiter aus der Buchhaltung Saldobestätigungsschreiben, die anschließend an die Geschäftspartner versendet werden. Ein beigefügter Umschlag für eine Rückantwort ist mit der Anschrift des Prüfungsinstituts versehen. Die Prüfer sammeln die Rückläufer und kommen wiederum bei Fragen zur Buchhaltung.
Kunden, Lieferanten und Banken
Buchhaltung
Prüfer Kunden/Lieferanten
Abbildung 2.27 Prozessübersicht
Lassen Sie uns anhand eines Beispiels aus der Debitorenbuchhaltung erläutern, wie Sie an dieser Stelle durch das SAP-System unterstützt werden. Um Saldenbestätigungen für Kunden erstellen zu können, müssen Sie die Transaktion F.17 aufrufen. Sie finden diese im SAPAnwendungsmenü unter Rechnungswesen 폷 Finanzwesen 폷 Debitoren 폷 Periodische Arbeiten 폷 Korrespondenz drucken 폷 Saldenbestätigungen 폷 Briefe drucken. Im Selektionsbild aus Abbildung 2.28 werden für den Buchungskreis 1000 zum Stichtag 31.12.2013 bis zu 100 zufällige Kunden ausgewählt. Diese Stichprobe beinhaltet auch
57
Stichprobenumfang festlegen
2
Organisatorische Aktivitäten im Abschluss
Teilnullsalden, d. h. Kunden, die eigentlich auf dem Konto keinen offenen Posten und keine Gutschrift mehr haben sollten. Weitere Selektionskriterien, wie z. B. das Datum des letzten Umsatzes, sind an dieser Stelle technisch möglich. Ob diese auch genutzt werden sollen, hängt letztlich vom Prüfer ab.
Abbildung 2.28 Selektionsparameter für Saldenbestätigungen RückantwortAnschrift
Damit die Kunden die Saldenbestätigungen direkt an die richtige Adresse schicken, können für jeden Buchungskreis eigene Rückantwort-Adressdaten über die Transaktion FSAP gepflegt werden. In Abbildung 2.29 sehen Sie ein Beispiel für den Buchungskreis 1000, in dem die Saldenbestätigungen an die interne Audit-Abteilung in Frankfurt gesandt werden sollen. Stehen der Stichprobenumfang und die Rückantwort-Adresse fest, können bis zu 100 Briefe für Saldenbestätigungen erstellt werden. In Abbildung 2.30 sehen Sie ein klassisches Anschreiben, das für den Versand im Fensterumschlag entworfen wurde. Sie brauchen also keine Adressaufkleber oder Word-Serienbriefe.
58
Saldenbestätigungen
Abbildung 2.29 Rückantwort-Adresse pflegen
Abbildung 2.30 Kundenanschreiben
59
2.12
2
Organisatorische Aktivitäten im Abschluss
Neben dem Anschreiben bekommt der Kunde zum Bilanzstichtag 31.12.2103 auch eine Auflistung der auf seinem Konto vorhandenen offenen Posten. Im Beispiel aus Abbildung 2.31 ist das neben Rechnungen auch eine Vielzahl von Gutschriften. Der Kunde kann seine Verbindlichkeit von 5.460 EUR nun detailliert nachvollziehen.
Abbildung 2.31 Einzelpostenliste eines Kunden Differenzen dokumentieren, klären und beseitigen
Wenn es keine Ungereimtheiten gibt, ist neben einem Kreuz an der richtigen Stelle lediglich eine Unterschrift notwendig (siehe Abbildung 2.32). Dann kann das Antwortschreiben an die interne AuditStelle zurückgesandt werden. Wenn die Buchhaltung des Kunden auf einen anderen Wert kommt, muss detailliert verglichen werden, auf welcher Seite die Differenz entstanden ist und wer diese Fehlbuchung beseitigen muss. Reaktionszeit und Rücklaufquote Viele Unternehmen in Deutschland arbeiten mit einem Geschäftsjahr, das dem Kalenderjahr entspricht. Wenn zu einem Zeitpunkt, an dem man sich in der Buchhaltung selbst mit Abschlussarbeiten beschäftigt, Saldenbestätigungen von vielen Geschäftspartnern ins Haus kommen, leidet die Reaktionszeit. Deshalb ist es auch nicht verwunderlich, dass von einem großen Teil der Angeschriebenen gar keine Reaktion erfolgt.
60
Saldenbestätigungen
Abbildung 2.32 Antwortschreiben
Um den Gesamtumfang der zurückgemeldeten Salden zu dokumentieren, erzeugt das SAP-Standardprogramm auch eine Liste, in der die Debitoren und deren offene Posten in aggregierter Form dargestellt werden (siehe Abbildung 2.33).
Abbildung 2.33 Gesamtumfang der Prüfung
61
2.12
2
Organisatorische Aktivitäten im Abschluss
Der dazu passende Rücklauf an Bestätigungen kann anschließend in der in Abbildung 2.34 dargestellten Ergebnisliste vermerkt werden. Damit ist an dieser Stelle die erfolgreiche Durchführung eines risikoorientierten Prüfungsansatzes dokumentiert.
Abbildung 2.34 Gesamtumfang des Rücklaufs
Ist die Werthaltigkeit der gebuchten Zahlen nachgewiesen, müssen an anderen Stellen noch Anpassungen für den Ausweis in der korrekten Bilanzposition vorgenommen werden.
2.13
Umgliederung
Einer der finalen Schritte in der Bilanzerstellung ist der Umgliederungsprozess. Wenn z. B. Bankkonten kein Guthaben, sondern eine Verbindlichkeit ausweisen, müssen diese auf der Passivseite der Bilanz dargestellt werden. Ähnlich sind Debitoren mit Verbindlichkeitscharakter oder Kreditoren mit Forderungscharakter zu behandeln. Anhand einiger Beispiele möchten wir Ihnen die Funktionsweise der SAP-Standardprogramme näher erläutern.
62
Umgliederung
2.13.1
2.13
Wechselnde Salden bei Sachkonten
Die Zuordnung von Sachkonten zu einzelnen Bilanzpositionen finden Sie im Customizing unter dem Eintrag Finanzwesen 폷 Hauptbuchhaltung 폷 Geschäftsvorfälle 폷 Abschluss 폷 Dokumentieren 폷 Bilanz-/GuV-Struktur definieren. Die dort definierten Bilanz- und GuV-Strukturen weisen neben der Aktiv- auch eine Passivseite aus. Für jedes Konto entscheidet der SAP-Benutzer, ob dieses prinzipiell immer an einer Stelle oder abhängig vom Saldo einmal auf der Aktivund einmal auf der Passivseite aufgeführt wird. Im Beispiel aus Abbildung 2.35 werden die Sachkonten 113108, 113113 und 113117 nur auf der Aktivseite dargestellt, wenn für jedes Sachkonto ein SollSaldo zum Bilanzstichtag vorhanden ist. Deshalb gibt es auf der Passivseite der Bilanz auch einen zweiten Punkt unter der Rubrik Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten. Als Indikator dient jeweils das gesetzte und hervorgehobene X. Der korrekte Bilanzausweis erfolgt bei einem wechselnden Sachkontensaldo automatisch. Dafür ist keine »Umbuchung« in irgendeiner Form notwendig.
Abbildung 2.35 Ausweis in der Bilanz- und GuV-Struktur
63
Besonderheit der Bankkonten
2
Organisatorische Aktivitäten im Abschluss
Prüfung auf Vollständigkeit
Mit dem Icon prüfen Sie anschließend, ob die Konten vollständig auf der Aktiv- und Passivseite zugeordnet worden sind. In diesen Fällen werden die Werte unterhalb der Bilanz in einer Sammelposition Nicht zugeordnete Konten aufgeführt. Abbildung 2.36 zeigt Ihnen die Prüfungsmöglichkeiten an dieser Stelle.
Abbildung 2.36 Prüfung auf Vollständigkeit
Wenn Sie die Sachkonten und damit das Hauptbuch verlassen, gelangen Sie im nächsten Schritt zu den Umgliederungsmaßnahmen im Nebenbuch. Hier kommt es zu echten Umgliederungsbuchungen.
2.13.2 Kunden mit Verbindlichkeiten und Lieferanten mit Forderungen
Kreditorische Debitoren/debitorische Kreditoren
Das HGB verbietet in § 246 Absatz 2 eine Saldierung von Positionen der Aktiv- mit denen der Passivseite. Deshalb ist es auch nicht möglich, alle Lieferanten bzw. Kunden in jeweils immer genau einer Bilanzposition der Hauptbuchhaltung darzustellen. Debitorische Kreditoren (Forderungen gegenüber Lieferanten) dürfen nicht zur Minderung der Verbindlichkeiten herangezogen werden. Genauso dürfen kreditorische Debitoren (Verbindlichkeiten gegenüber Kunden) nicht die Gesamtforderungen der übrigen Debitoren mindern. Da die Nebenbuchhaltung auch über Abstimmkonten mit den Sachkonten für den Bilanzausweis verbunden ist, bedarf es an dieser Stelle echter Umbuchungen. Lassen Sie uns am Beispiel der debitorischen Kreditoren die Reaktion des SAP-Systems näher betrachten. In Abbildung 2.37 sehen Sie einen Gutschriftsbeleg, der eine Forderung von 100.000 EUR gegenüber dem Kreditoren entstehen lässt.
64
Umgliederung
2.13
Abbildung 2.37 Kreditorengutschrift
Auch nachdem Sie die Buchung vorgenommen haben, ist das Kreditorenkonto immer noch bei den Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen auf der Passivseite der Bilanz aufgeführt (siehe Abbildung 2.37). Wenn diese Forderung nicht umgegliedert wird, wird sie mit den Verbindlichkeiten der anderen Kreditoren verrechnet. Das ist aber gemäß § 246 Absatz 2 HGB nicht zulässig.
Verrechnungsverbot von Forderungen und Verbindlichkeiten
Abbildung 2.38 Darstellung in der Bilanz (unterjährig)
Im SAP-Anwendungsmenü gibt es das Programm F101 bzw. im Kontext der neuen Hauptbuchhaltung das Programm FAGLF101. Sie erreichen es über den Pfad Rechnungswesen 폷 Finanzwesen 폷 Kreditoren 폷 Periodische Arbeiten 폷 Abschluss 폷 Umgliedern. Mit der dort aufgeführten Funktion müssen zum Bilanzstichtag die notwendigen Umgliederungsbuchungen vorgenommen werden. Abbildung 2.39 zeigt die Selektionsoptionen, die in diesem Fall für
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Buchung einer Umgliederung
2
Organisatorische Aktivitäten im Abschluss
den Buchungskreis 1000 zu einer Umgliederungsbuchung zum 31.12.2013 und einer Stornobuchung am 01.01.2014 führen.
Abbildung 2.39 Umgliederung Gruppierung der Konten
Der Umbuchungsvorgang ist von der Art der Bewertung abhängig. Auf der Registerkarte Parameter können Sie Kreditoren gruppieren, d. h. Sie müssen nicht jeden Kreditor einzeln umbuchen (siehe Abbildung 2.40). Zusätzlich sorgt der Eintrag 5 in der Zeile Bewertung verwenden für eine korrekte Darstellung der kreditorischen Debitoren und debitorischen Kreditoren. Es wird in diesem Kontext auch von einer Bewertung gemäß Translation von Salden gesprochen. Sind alle Parameter hinterlegt, kann der eigentliche Bewertungs- und Buchungslauf starten. Als Resultat wird Ihnen das in Abbildung 2.41 aufgeführte Protokoll angezeigt. Gemäß den Selektionsbedingungen wurde ein Beleg für die Umgliederung gefunden. Über die Schaltfläche Buchungen werden die vom SAP-System vorzunehmenden Buchungen vorab im Protokoll dargestellt. In Abbildung 2.42 sehen Sie eine Berichtsbuchung zum 31.12., gefolgt von einer Stornobuchung am 01.01. – in diesem Fall muss das Verbind-
66
Umgliederung
lichkeitskorrekturkonto 160099 der gleichen Bilanzposition des Verbindlichkeitskontos 160000 zugeordnet werden.
Abbildung 2.40 Parameter für Bewertung hinterlegen
Abbildung 2.41 Protokoll der Bewertung
Umgruppierungen über MS Excel In der betrieblichen Praxis ist es üblich, die gerade beschriebenen Korrekturbuchungen nicht im SAP-System vorzunehmen. Manche Firmen nutzen eine Tabellenkalkulation, um sogenannte Anpassungen manuell vornehmen zu können. Die Gefahr hierbei ist, dass die final in MS Excel erstellte Bilanz nicht nur einige Umgliederungen, sondern auch Bewertungsbuchungen umfasst. Deshalb sollten Sie eine transparente und nachvollziehbare SAP-Buchungslogik immer bevorzugen.
67
2.13
2
Organisatorische Aktivitäten im Abschluss
Abbildung 2.42 Umgliederungsbuchung
Mit der Transaktion SM35 buchen Sie die Belege der Batch-InputMappe in der Hauptbuchhaltung. Als Resultat liegt eine korrekte Darstellung der Forderungen und Verbindlichkeiten vor. In Abbildung 2.43 sehen Sie eine Saldierung der Verbindlichkeitspositionen auf 0. Zusätzlich wird der debitorische Kreditor auf der Aktivseite unter den Forderungen ausgewiesen.
Abbildung 2.43 Korrekter Bilanzausweis zum Stichtag
68
Umgliederung
Klassisches und neues Hauptbuch Die Umgliederungstransaktionen F101 für das klassische Hauptbuch und FAGLF101 für das neue Hauptbuch unterscheiden sich kaum. Mit dem Bewertungsbereich unterstützt das Programm FAGLF101 auch die Buchung in andere Ledger. Diese Funktion kommt jedoch nicht bei der Umgliederung, sondern hauptsächlich bei Bewertungsunterschieden für HGB, IFRS und US-GAAP zum Tragen.
Mit der Transaktion FBKP gelangen Sie in den Konfigurationsbereich der Kontenfindung. Wählen Sie dort die Einträge Automatische Buchungen und Ford/Verb Rasterung aus, gelangen Sie in das in Abbildung 2.44 dargestellte Menü. Diese Einstellungen werden für den Geschäftsvorgang kreditorische Debitoren bzw. debitorische Kreditoren verwendet.
Abbildung 2.44 Vorgänge konfigurieren
Sie können mit einem Doppelklick die Details eines Eintrags öffnen (siehe Abbildung 2.45). Wie im Beispiel der Umgliederungsbuchung zuvor dargestellt, wird nicht direkt auf das Abstimmkonto 160000, sondern vielmehr gegen das Korrekturkonto 160099 gebucht. So ergibt sich auf der Verbindlichkeitsseite zum Bilanzstichtag ein Saldo von 0. Das Zielkonto 143000 ist wiederum auf der Aktivseite den sonstigen Forderungen zugeordnet. Im folgenden Abschnitt greifen wir diese Einstellungen wieder auf und zeigen, was sie für eine Rasterung der offenen Posten gemäß deren Laufzeiten bedeuten.
69
Kontenfindung hinterlegen
2.13
2
Organisatorische Aktivitäten im Abschluss
Abbildung 2.45 Konten hinterlegen
2.13.3 Rasterung nach Laufzeit Gemäß § 268 Abs. 4 Satz 1 HGB muss ein Bericht zur Rasterung von Forderungen und Verbindlichkeiten erstellt werden. Entsprechend müssen offene Posten mit einer Laufzeit von über einem Jahr und von über fünf Jahren identifiziert werden. Im Beispiel aus Abbildung 2.46 haben wir eine Kreditorenrechnung mit einer Fälligkeit von fast zwei Jahren gebucht. Zu erkennen ist der zeitliche Unterschied zwischen Beleg-/Buchungsdatum und Basisdatum.
Abbildung 2.46 Verbindlichkeit mit einer Laufzeit von mehr als einem Jahr RFBILA00 basiert auf Salden
Ohne das Umgliederungsprogramm fällt diese Verbindlichkeit in die gleiche Rubrik wie alle anderen Verbindlichkeiten auch. Der Bilanzbericht RFBILA00 basiert nicht auf Einzelposten und kann somit auch keine Daten zur Fälligkeit unterscheiden bzw. darstellen. Wie Sie in
70
Umgliederung
Abbildung 2.47 sehen, führt der Bilanzausweis zu einer falschen Außendarstellung. Für einen korrekten Bilanzbericht bedarf es also einer Umbuchung.
Abbildung 2.47 Bilanzausweis unterjährig
Wie auch schon bei der Umgliederung von debitorischen Kreditoren bzw. kreditorischen Debitoren kommen auch bei der Rasterung die Transaktionen F101 bzw. FAGLF101 zum Einsatz. Wie Sie im Beispiel aus Abbildung 2.48 erkennen können, hat das SAP-Standardprogramm die Verbindlichkeit gefunden.
Abbildung 2.48 Protokoll der Umgliederung
Diese Position wird entsprechend der Abbildung 2.49 für eine Umgliederung auch vorgeschlagen. Zum Bilanzstichtag 31.12. findet die bereits bekannte Rein- und später auch Rausbuchung wieder statt. Mit der (F8)-Taste wird im Hintergrund erneut eine Batch-InputMappe erstellt und in diesem Fall eine Buchung zum 31.12. und eine Stornobuchung zum 01.01. ausgeführt. Damit zeigt sich zum Bilanzstichtag in der Summe eine Entlastung bei den Verbindlichkeiten mit einer Laufzeit von einem Jahr. Die Umbuchung führt gleichzeitig zu einer Belastung im Bereich der Verbindlichkeiten mit einer Restlaufzeit von einem bis fünf Jahren (siehe Abbildung 2.50).
71
2.13
2
Organisatorische Aktivitäten im Abschluss
Abbildung 2.49 Umbuchung für eine korrekte Rasterung
Abbildung 2.50 Bilanzausweis zum Abschlussstichtag
Im Ergebnis führt die Umbuchung zu einem korrekten Bilanzausweis von lang laufenden Verbindlichkeiten und von Forderungen.
2.14 Buchungsperioden in FI, CO und MM öffnen und schließen
Periodensteuerung
Sind für das Reporting alle Umbuchungen ausgeführt und liegen auf Basis einer periodengerechten Gewinnermittlung alle Belege im System vor, können die Buchungsperioden bereichsweise geschlossen werden. Sofern das Meldewesen im internen und externen Reporting beginnt, dürfen diese Werte durch Buchungen auf keinen Fall mehr verändert werden. Vorausschauend betrachtet, müssen Buchungsperioden für neue Perioden geöffnet werden. Das gilt nicht nur für die Finanzbuchhaltung, sondern auch das Controlling und die Mate-
72
Periodensteuerung
rialwirtschaft. Genau diese drei Aspekte sollen auf den nächsten Seiten näher beschrieben werden.
2.14.1
Periodensteuerung in der Finanzbuchhaltung
Sie erreichen die FI-Periodensteuerung im SAP-Anwendungsmenü über den Pfad Rechnungswesen 폷 Finanzwesen 폷 Hauptbuch 폷 Umfeld 폷 Laufende Einstellungen 폷 Buchungsperioden öffnen und schließen (Transaktion FAGL_EHP4_T001B_COFI). Mit einer Variante können Sie zentral für mehrere Buchungskreise Perioden gleichzeitig öffnen und schließen. Im Beispiel aus Abbildung 2.51 steuert die Variante 1000 die geöffneten Buchungsperioden von 11/2013 bis 12/2013 und für Buchungen während der Abschlussarbeiten von 13/2013 bis 16/2013. Sind Perioden in dieser Tabelle nicht aufgeführt, gelten sie als geschlossen. Neu hinzugekommen ist an dieser Stelle eine Möglichkeit für die Von-Bis-Periode 3. Rückbuchungen aus dem Controlling können dank dieser geöffneten Buchungsperiode ins Finanzwesen übernommen werden.
Abbildung 2.51 FI-Periodensteuerung
Berechtigungsobjekt F_BKPF_BUP Da gerade bei größeren Buchhaltungsabteilungen eine Zuordnung der Verantwortung zu bestimmten Personen gewünscht ist, gibt es aus technischer Sicht das Berechtigungsobjekt F_BKPF_BUP. Damit kann der Benutzerkreis für die offenen Sonderperioden wesentlich eingeschränkt werden. Diese Funktionalität ist mit der Von-Bis-Periode2 fest verbunden. Insbesondere die zweite geöffnete Periode eignet sich somit für Sonderaktivitäten wie z. B. manuelle Bewertungsbuchungen im Jahresabschluss. Dieser Unterschied zum operativen Geschäft soll auch für das spätere Berichtswesen nachvollziehbar bleiben. Deshalb bietet sich diese Differenzierung in bis zu vier Sonderperioden an.
73
2.14
2
Organisatorische Aktivitäten im Abschluss
Sollten Sie einen Zeitraum von 12/2013 bis 01/2014 öffnen, beinhaltet das dann auch alle Sonderperioden 13/2013 bis 16/2013. Eine Feinjustierung der geöffneten Perioden ist anhand der folgenden Kontenarten möglich: Kürzel
Kontenart
+
alle
A
Anlagen
C
CO-PA: Ergebnisrechnung
D
Debitoren
G
Special Ledger
K
Kreditoren
M
Material
S
Sachkonten
V
Vertragskonten
Tabelle 2.1 Kontenarten Umsatzsteuermeldung und IntercompanyAbstimmung
Damit könnten Sie für die eigene Rechnungsstellung, d. h. für Debitoren oder Vertragskonten, Buchungsperioden früher schließen als für die Kreditorenbuchhaltung. Sind beide Bereiche geschlossen, finden keine umsatzsteuerrelevanten Vorgänge mehr statt, und die Umsatzsteuervoranmeldung kann durchgeführt werden. Neben den Kontoarten könnten z. B. Sachkonten auch mit den Spalten Von Konto/Bis Konto zusätzlich eingeschränkt werden, z. B. indem Konten für Intercompany-Vorgänge im Abschlussprozess erst etwas später geschlossen werden. Minimaleintrag Generell könnten Sie auch ohne eine feinere Aussteuerung nach verschiedenen Kontenarten arbeiten. Rein technisch benötigen Sie lediglich den Eintrag + – Gültig für alle Kontenarten. Ist dieser umgekehrt nicht vorhanden, sind gar keine Buchungen in der Komponente FI möglich.
Beim Buchungsvorgang wird zunächst immer das Buchungsdatum auf Gültigkeit geprüft. Dieses entspricht dem Eintrag + Gültig für alle Kontenarten. Bereits bei der Erfassung der Belegkopfposition erhalten Sie so eine direkte Fehlermeldung bei geschlossenen Buchungsperioden (siehe Abbildung 2.52).
74
Periodensteuerung
Abbildung 2.52 Prüfung auf das Buchungsdatum
Ein Geschäftsvorgang, der sich in der Gewinn- und Verlustrechnung widerspiegelt, bringt zumeist auch einen integrativen SAP-Aspekt in Richtung Controlling mit sich. Zusatzkontierungen für Kostenstellen oder Aufträge werden an die Komponente CO weitergereicht und dort in einem eigenständigen Beleg verarbeitet. Auch hier wirkt eine Periodenprüfung, die auf der Basis einer Periodensteuerung in der Komponente CO angesiedelt ist. Die Aufwandsposition einer Kreditorenrechnung wird somit auch in Echtzeit nicht nur in FI, sondern auch in CO geprüft. Sind dort die Buchungsperioden geschlossen, hat das direkte Auswirkungen auf die Kreditorenrechnungsbearbeitung.
2.14.2 Periodensteuerung im Controlling Abschlussaktivitäten im Controlling können in die folgenden Themenbereiche unterteilt werden:
Gemeinkostenverrechnungen Daten aus Arbeitszeitblättern werden ins System übergeleitet und mit Werten versehen. Es folgt eine manuelle Verrechnung von Kosten und Erlösen. Auf dieser Basis aufbauend, können Gemeinkostenzuschläge berechnet werden. Über Allokationen, d. h. Umlagen, Verteilungen und periodische Umbuchungen, erfolgen systematische Beund Entlastungen – etwa indem Strom-, Telefon- und Kantinenkosten auf die einzelnen Bereiche im Unternehmen verteilt werden.
75
Integration von FI und CO
2.14
2
Organisatorische Aktivitäten im Abschluss
Nachbewertung Bewertung von Leistungen und Tarifen
Bei der Nachbewertung werden die tatsächlich angefallenen Ist-Kosten weiterverrechnet. Zum Beispiel hat die Maschine A eine geplante Leistung von zehn Stunden und geplante Kosten von 100 EUR. Diese Kombination mündet im Controlling in einem Tarif von 10 EUR pro Stunde. Sofern in einem Monat lediglich neun Stunden geleistet worden sind, wurden 90 EUR im operativen Betrieb weiterverrechnet. Sind in diesem Zeitraum Kosten von insgesamt 110 EUR angefallen, wird der Empfänger dieser Leistung (z. B. ein Fertigungsauftrag) günstiger als geplant abgerechnet. Die Nachbewertung belastet den Empfänger mit zusätzlichen 10 EUR (Differenz aus 100 und 110).
Abschluss für Aufträge und Projekte Für selbst erstellte unfertige Güter erfolgt am Periodenende eine Bewertung für die sogenannte Ware in Arbeit (WIP – Work in Process). Die Bewertung z. B. von Fertigungsaufträgen oder Projekten kann nach unterschiedlichen Kriterien vorgenommen werden. Diese finden sich dann entsprechend im Customizing des SAP-Systems wieder. SAP-Videos zur WIP-Ermittlung Auf http://fico-forum.de/demo/wip_ermittlung.php finden Sie ein Video, dass Ihnen die verschiedenen Schritte in der WIP-Ermittlung zeigt. Dort werden Abgrenzungsschlüssel, Abgrenzungsversion und Bewertungsmethode definiert und anschließend Zeilen-IDs festgelegt und Kostenarten Zeilen-IDs zugeordnet. Es folgt die Definition der Fortschreibung. Abschließend werden Buchungsregeln festgelegt, und die WIP-Ermittlung kann durchgeführt werden.
Damit diese Aktivitäten im Controlling innerhalb eines definierten Zeitrahmens abgearbeitet werden, gibt es auch in diesem Bereich eine eigene Periodensteuerung. Sie finden diese im SAP-Anwendungsmenü unter Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Umfeld 폷 Periodensperre 폷 Ändern (Transaktion OKP1). Gemäß Abbildung 2.53 können Sie pro Kostenrechnungskreis innerhalb einer Ist- oder Planversion Perioden öffnen oder schließen. Zentrale Steuerungsmöglichkeit
Sieht Ihre SAP-Systemarchitektur vor, dass mehrere Buchungskreise mit einem Kostenrechnungskreis verbunden sind, können Sie die Buchungsperioden hier zentral steuern. Selbst wenn die Buchungs-
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Periodensteuerung
kreise in der Komponente FI mit einer eigenen Variante für die Periodensteuerung arbeiten – spätestens jetzt wird dann in der Komponente CO ein einheitlicher Zeitplan für die Periodensteuerung benötigt. Abbildung 2.54 zeigt, wie die Buchungsperiode 12 für die Vorgänge gesperrt wird.
Abbildung 2.53 CO-Periodensteuerung
Abbildung 2.54 Vorgänge einzeln sperren
77
2.14
2
Organisatorische Aktivitäten im Abschluss
CO-Sperren können GuVBuchungen verhindern
Wenn an dieser Stelle auch die FI-Vorgänge gesperrt werden, hat diese laufende Einstellung im Controlling auch eine direkte Auswirkung auf FI-Buchungen (siehe Abbildung 2.55). Die Periodensperre verhindert GuV-relevante Kontierungen, die ansonsten auch ins Controlling übergeleitet werden. Eine zeitliche Abstimmung der Abschlussarbeiten zwischen den Abteilungen Finanzbuchhaltung und Controlling ist an dieser Stelle zwingend notwendig.
Abbildung 2.55 Auswirkung auf GuV-Buchungen
Neben der Periodensteuerung in den Komponenten CO und FI gibt es eine dritte Einstellungsmöglichkeit, die für die Periodensteuerung in der SAP-Materialwirtschaft verantwortlich ist.
2.14.3 Periodensteuerung in der Materialwirtschaft Logistische Rechnungsprüfung
Der modulare Aufbau eines SAP-Systems bringt es mit sich, dass auch in Komponente Materials Management (MM) eine Periodensteuerung zu finden ist. Das betrifft insbesondere den Warenein- und -ausgang bzw. die logistische Rechnungsprüfung. In diesen drei Bereichen werden Buchungen in die Finanzbuchhaltung abgesetzt und damit Werte innerhalb einer Buchungsperiode fortgeschrieben. In
78
Periodensteuerung
Abbildung 2.56 sehen Sie die logistische Rechnungsprüfung (Transaktion MIRO) mit einer Überprüfung der erlaubten Buchungsperioden. In diesem Fall kann eine Buchung zum 31.12. nicht durchgeführt werden, weil die Buchungsperiode in der Komponente MM nicht freigegeben ist. Erst nach einer erfolgreichen Prüfung wird die dazu passende Periodensteuerung in FI aufgerufen und auf ihre Gültigkeit überprüft.
Abbildung 2.56 Periodenprüfung in der Rechnungsprüfung
Der sogenannte MM-Periodenverschieber gilt für zwei aktuelle Perioden des laufenden Jahres und wird immer um einen weiteren Monat nach vorne gesetzt. Abbildung 2.57 zeigt Ihnen die Einstellungsmöglichkeiten, die Sie im SAP-Anwendungsmenü über folgenden Pfad erreichen: Logistik 폷 Materialwirtschaft 폷 Einkauf 폷 Stammdaten 폷 Nachtr. Abrechnung 폷 Lief Absprachen 폷 Umfeld 폷 Material 폷 Sonstige 폷 Periode Verschieben (Transaktion MMPV). Auf der Ebene des Buchungskreises verschieben Sie die beiden offenen und damit gültigen Perioden in der SAP-Komponente MM. Es gibt mit dem SAP-Hinweis 1082841 sogar einen eingebauten Schutz, um nicht versehentlich eine Verschiebung in zukünftige Perioden auszuführen. An dieser Stelle prüft das SAP-Programm gegen das Systemdatum und zeigt bei einem möglichen Fehlverhalten die in Abbildung 2.58 dargestellte Protokollmeldung an.
79
Zukünftige Perioden
2.14
2
Organisatorische Aktivitäten im Abschluss
Abbildung 2.57 Periodenverschieber
Abbildung 2.58 Fehler beim Verschieben der Periode Notwendigkeit der organisatorischen Abstimmung
Sie haben an dieser Stelle drei zentrale Einstellungsmöglichkeiten für die SAP-Komponenten FI, CO und MM kennengelernt. Im Abschlussprozess bedarf es eines koordinierten Zusammenspiels aller drei Bereiche, um einen schnellen und effizienten Periodenabschluss zu
80
Technische Abstimmung der Verkehrszahlen
gewährleisten. Im schlimmsten Fall kann es zu Zuständigkeitskonflikten zwischen den drei Abteilungen im Unternehmen kommen. Wichtig ist, dass alle Beteiligten grundlegend über die Prozesse informiert sind, auch über ihre eigene Abteilung hinaus. Eine Periodensperre, die der Kreditorenbuchhalter meldet, könnte in allen drei SAP-Komponenten begründet sein.
2.15
Technische Abstimmung der Verkehrszahlen
Die Abstimmung der Verkehrszahlen ist notwendig, um auch aus technischer Sicht eine konsistente Datenhaltung zu überprüfen. Ausgehend vom SAP-Anwendungsmenü, nehmen Sie diese über folgenden Pfad vor: Finanzwesen 폷 Hauptbuch 폷 Periodische Arbeiten 폷 Abschluss 폷 Prüfen/Zählen 폷 Abstimmung (Transaktion F.03). Das Programm selektiert gemäß Abbildung 2.59 alle Belege des Buchungskreises 1000 im Geschäftsjahr 2013. Dabei werden die Zahlen der Einzelbelege und Summen je Periode miteinander vergleichen. Per Definition darf es an dieser Stelle keine Differenzen geben, ansonsten liegt ein Fehlverhalten des SAP-Systems vor.
Abbildung 2.59 Abstimmanalyse
Legen Sie in Abbildung 2.60 das Augenmerk auf die Spalten mit der Überschrift Differenz. Haben diese wie hier im Beispiel einen Saldo von 0, kann von einem konsistenten Datenbestand ausgegangen wer-
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2.15
2
Organisatorische Aktivitäten im Abschluss
den. In diesem Fall stimmen Einzelbelege und Summenbildung pro Periode überein.
Abbildung 2.60 Protokoll – klassische Aufbereitung Datenbankfehler identifizieren
Jeder Programmlauf wird im Hintergrund dokumentiert, d. h., es werden das Aufrufdatum, der SAP-Benutzername und das Gesamtergebnis fortgeschrieben. Kontrolliert man diese Historie, sind Datenbankfehler aus der Vergangenheit schnell zu finden. Im Beispiel aus Abbildung 2.61 ist gut zu erkennen, dass der SAP-Benutzer RALF am 03.12.2012 auf ein Problem gestoßen ist. Die zusätzliche Analyse der Konten zeigt einen Datenschiefstand der Verkehrszahlen im Konto 400000. Darüber hinaus stimmen die aufgebauten Indizes bei den Konten 140000 und 400000 nicht mit dem Datenbestand überein.
82
Saldovortrag
2.16
Abbildung 2.61 Datenbankfehler
Treten Datenbankfehler auf, muss zumeist der SAP-Support mit einbezogen werden. Support-Mitarbeiter melden sich dann per Remotezugriff am SAP-System an und analysieren den Fehler bzw. forschen nach der Ursache. Sind alle technischen Voraussetzungen erfüllt, kann auch die nächste technisch bedingte Aktion durchgeführt werden: der Saldovortrag.
2.16
SAP-Support
Saldovortrag
Einen Saldovortrag vom Geschäftsjahr X zum Geschäftsjahr X+1 können Sie auf unterschiedliche Arten vornehmen. Dabei muss zwischen Bilanz- und GuV-Konten differenziert werden. Die Bilanzkonten tragen die Werte der Schlussperiode auf die Anfangsperiode des gleichen Kontos vor. Im Gegensatz dazu nehmen die GuV-Konten den Vortrag nicht auf das gleiche Konto, sondern auf ein separates Ergebnisvortragskonto vor. Als technische Voraussetzung gilt der SAP-Saldovortrag in der Hauptbuchhaltung, den Sie im SAP-Anwendungsmenü unter dem Eintrag Rechnungswesen 폷 Finanzwesen 폷
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Vortrag je Konto und je Ledger
2
Organisatorische Aktivitäten im Abschluss
Hauptbuch 폷 Periodische Arbeiten 폷 Abschluss 폷 Vortragen 폷 Saldovortrag (Transaktion F.16) finden. Haben Sie die neue Hauptbuchhaltung aktiviert, muss der Saldovortrag außerdem für jedes Ledger ausgeführt werden. Im Beispiel aus Abbildung 2.62 geschieht dies für das Ledger 0L, den Buchungskreis 1000 und das neue Geschäftsjahr 2014.
Abbildung 2.62 Saldovortrag durchführen
Sie führen das Programm mit der (F8)-Taste aus und bekommen anschließend ein Protokoll angezeigt. Im Fall der Abbildung 2.63 ist der Saldovortrag erfolgreich verlaufen. Buchungen ins Vorjahr Wenn Sie den Saldovortrag für Sachkonten am Ende eines Geschäftsjahres vornehmen, dann führen Buchungen in das Vorjahr zur automatischen Korrektur der Salden. Ab diesem Zeitpunkt wird bei jeder Buchung der Saldo automatisch vorgetragen, auch bei Rückbuchungen ins Vorjahr. Es ist also nicht notwendig, den Saldovortrag erneut durchzuführen. Es gibt allerdings eine Ausnahme von dieser Regel: Wenn Sie im neuen Geschäftsjahr z. B. bemerken, dass im Vorjahr ein Sachkonto irrtümlich als Erfolgskonto statt als Bestandskonto (oder umgekehrt) gekennzeichnet war, dann korrigieren Sie zuerst die Stammdaten dieses Kontos und müssen in diesem Fall anschließend den Saldovortrag tatsächlich erneut vornehmen.
84
Saldovortrag
Abbildung 2.63 Protokoll des Echtlaufs
Über die Schaltfläche Bilanzkonten wird Ihnen die Auflistung der vorgetragenen Sachkonten entsprechend Abbildung 2.64 angezeigt. Hier sehen Sie, dass Bilanzkonten die Werte auf die eigene Kontonummer vortragen.
Abbildung 2.64 Saldenvortrag der Bilanzkonten
85
2.16
2
Organisatorische Aktivitäten im Abschluss
Ergebnisvortragskonten definieren
Mit der Menüoption Ergebnisvortragskonten öffnen Sie eine Auflistung der einzelnen Vortragungen auf das/die Ergebnisvortragskonten (siehe Abbildung 2.65). Das trifft ausnahmslos für alle Erfolgskonten zu. Im Beispiel speist sich das Ergebnisvortragskonto 900000 aus einer Reihe von Buchungsbeträgen. Im SAP-System wird dazu keine Buchung im ursprünglichen Sinne vorgenommen. Es handelt sich lediglich um eine Wertfortschreibung in die Buchungsperiode 0 für den Saldovortrag. Deshalb sind Wertkorrekturen von Systemseite auch fortlaufend möglich.
Abbildung 2.65 Saldenvortrag GuV-Konten
Accrual Engine Auch die Accrual Engine (siehe Kapitel 6, »Passiva«) besitzt eine eigene Funktion, um für diese »Nebenbuchhaltung« einen eigenständigen Saldovortrag durchzuführen: die Transaktion ACACCARRYFORWARD. Kontenfindung für GuV-Konten
Damit GuV-Konten per Saldovortrag ins nächste Geschäftsjahr überführt werden können, müssen Sie eine Einstellung in der Kontenfindung hinterlegen. Sie finden diese im Customizing unter Finanzwesen 폷 Hauptbuchhaltung 폷 Sachkonten 폷 Stammdaten 폷 Vorarbeiten 폷 Ergebnisvortragskonto festlegen. Im Beispiel aus Abbildung 2.66 werden gleich zwei mögliche Saldovortragskonten mit definiert. Die Abkürzungen X und Y finden Sie im Kontenplansegment des Sachkontos (Transaktion FS00) wieder. Wie Sie in Abbildung 2.67 sehen, ist dort für das Erfolgskonto 230000 (Aufwendungen aus
86
Saldovortrag
2.16
Währungskurs-Differenzen) mit der Abkürzung X das Ergebnisvortragskonto 900000 definiert.
Abbildung 2.66 Vortragskonto definieren
Abbildung 2.67 Sachkonto pflegen
Abbildung 2.68 zeigt die Saldenansicht des Ergebnisvortragskontos 900000, die mit der Transaktion FAGLB03 geöffnet wird. Der Eintrag vor der Periode 1 kann als Ergebnisvortrag oder Wert für die Periode 0 bezeichnet werden. Sollten in Ihrem SAP-System dort keine Werte angezeigt werden, gab es im Vorjahr auf dem Konto keine Buchungen, oder der Saldovortrag wurde bisher noch nicht ausgeführt. Eine Besonderheit der neuen Hauptbuchhaltung ist bei der Saldenanzeige in Abbildung 2.69 zu erkennen. Dort erfolgt bereits bei der
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Nachweis eines stattgefundenen Saldovortrags
2
Organisatorische Aktivitäten im Abschluss
Datenselektion die zusätzliche Auswahl eines Ledgers. In Abbildung 2.68 sehen wir, dass ein Saldovortrag für 2014 bereits ausgeführt worden ist. Für das andere Ledger L5 wurde jedoch kein Saldovortrag gebucht, da. hier keine Daten für das Geschäftsjahr 2014 gefunden werden konnten.
Abbildung 2.68 Saldenanzeige
Abbildung 2.69 Saldo für Ledger L5
Wie Sie in Abbildung 2.70 sehen, wird in der Summentabelle der neuen Hauptbuchhaltung (FAGLFLEXT) das jeweilige Ledger mit fortgeschrieben. Es ist ebenfalls ein eigenes Feld für den Saldovortrag in Transaktionswährung vorhanden.
88
Fazit
Abbildung 2.70 Ansicht der Summentabelle
2.17
Fazit
Die organisatorischen Aktivitäten rund um den Abschlussprozess sind extrem vielfältig. Neben technischen Notwendigkeiten wie dem Saldovortrag, Umgliederungsbuchungen oder der Abstimmung von Einzelbeleg und Verkehrszahlen gibt es eine Reihe betrieblicher Herausforderungen wie etwa die Bearbeitung von spät gestellten Lieferantenrechnungen bzw. der späten Kenntnis über den Rechnungseingang im Betrieb. In der Summe kommt es auf eine gute Planung in der Buchhaltung an: Welche Person muss was wann tun? Aber auch der Blick auf den aktuellen Status hilft, Probleme rechtzeitig zu erkennen und Maßnahmen zu ergreifen. Oft aber sind es Erfahrungswerte langjähriger Mitarbeiter, die helfen, die Zusammenhänge und Abhängigkeiten zu anderen Abteilungen und Bereichen zu erkennen. In den folgenden Kapiteln zeigen wir Ihnen praktische Beispiele.
89
2.17
Jeder Plan ist per Definition zunächst einmal falsch. Es ist jedoch die Kunst des Verantwortlichen, die Ist-/Plan-Abweichungen nicht zu groß werden zu lassen. Als Hilfsmittel bei der Abschlussplanung bietet SAP das Closing Cockpit und den Schedule Manager an.
3
Schedule Manager und Closing Cockpit
In diesem Kapitel lernen Sie die SAP-Programme Schedule Manager und Closing Cockpit näher kennen. Sie bekommen Informationen zum jeweiligen Funktionsumfang, um anschließend abschätzen zu können, welches Werkzeug Sie im Abschlussprozess für Ihr Unternehmen am besten unterstützen kann.
3.1
Organisatorische Rahmenbedingungen
Während des Monats-, Quartals- oder Jahresabschlusses gibt es definierte Aktivitäten, die von der Buchhaltung bzw. anderen angrenzenden Abteilungen in einer bestimmten Reihenfolge abgearbeitet werden müssen. Lassen Sie uns diese einfache Erkenntnis anhand eines praxisnahen Beispiels der Anlageninventur näher betrachten. Bei einer Anlageninventur geht es darum, zu prüfen, ob die im Anlagevermögen verzeichneten Wirtschaftsgüter noch vorhanden sind. Natürlichen Schwund gibt es leider in gewissem Umfang in jedem Unternehmen, und zum Bilanzstichtag müssen diese Anlagenabgänge gebucht werden. In unserem Beispiel erhalten die Produktionsabteilungen Bestandlisten der Wirtschaftsgüter und müssen zurückmelden, welche Anlagen tatsächlich noch vorhanden sind. Eventuell ist das Unternehmen gegen Diebstähle in einem bestimmten Bereich sogar versichert und kann somit auch einen Erlös buchen. In diesen Fällen bedarf es einer Nachfrage in der Rechtsabteilung. Erst danach kann der Anlagen-
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Abteilungsübergreifende Informationen
3
Schedule Manager und Closing Cockpit
buchhalter die periodischen SAP-Buchungen wie den Abschreibungslauf ausführen und alle Anlagenkonten anschließend für Buchungen sperren. Da diese einzelnen Prozessschritte auch in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden sollen, ist es notwendig, einen Plan zu erstellen. In unserem Fall würde dieser vereinfacht wie folgt aussehen: 왘
Bestandlisten an Produktionsabteilungen versenden
왘
Rückmeldungen der Produktionsabteilung
왘
Rückfrage in der Rechtsabteilung
왘
Anlagenabgänge buchen (mit/ohne Erlös)
왘
Abschreibungslauf durchführen
왘
Anlagenkonten für Buchungen sperren
Sie sehen, dass ein einfacher Sachverhalt in der Anlagenbuchhaltung bereits zwei weitere Abteilungen (Produktion und Rechtsabteilung) betreffen kann, die mit dem Abschlussprozess als Hauptaufgabe nur wenig zu tun haben. Deshalb wird es wichtig, aus dem Projektplan weitere Informationen ableiten zu können. Die zentrale Frage lautet hier: Wer hat wann was zu tun? Terminplanung
Wenn die Anlagenbuchhaltung drei Wochen nach dem Abschlussstichtag geschlossen werden soll, kann man relativ einfach rückwärts kalkulieren: Die technische Durchführung des Abschreibungslaufs dauert in der Regel ein bis zwei Tage. Eventuell gibt es Probleme wegen gesperrter Kostenstellen, die sollten jedoch schnell zu beheben sein. Aus der Vergangenheit ist bekannt, dass es nicht viele Abgangsbuchungen im Unternehmen gibt. Auch diese können vom Anlagenbuchhalter innerhalb von ein bis zwei Tagen im SAP-System manuell vorgenommen werden. Rückmeldungen von anderen Abteilungen können unter Umständen mehrere Wochen dauern. In unserem Beispiel benötigt die Rechtsabteilung bei Rückfragen ca. eine Woche, die Produktionsabteilungen ca. drei Wochen. Zählt man diese Zeiträume für eine Planung zusammen, müssen die als Grundvoraussetzung geltenden Bestandlisten der Anlagenbuchhaltung in der Summe fünf Wochen vor dem Schließen der Anlagenbuchhaltung versendet werden. Das heißt, wenn bei einem Geschäftsjahr mit Periodenende 31.12. und einem geplanten Erledigungsdatum für die Anlagenbuchhaltung der 21.01. (drei Wochen später) geplant ist, müssen die Bestandslisten rein rechnerisch bereits am 14.12. (zwei
92
Organisatorische Rahmenbedingungen
3.1
Wochen vor dem 31.12.) an die Produktionsabteilungen versendet werden. Zusätzliche Komplexität bekommt der Projektplan durch Urlaubsregelungen bzw. Werksferien, die von Weihnachten bis Neujahr in einigen Betrieben üblich sind. Das Beispiel zeigt auch, dass in diesem Fall die Buchungs-, Bewertungs- und Auswertungsprogramme von SAP Sie beim Abschlussprozess gut unterstützen können. Bei der Automatisierung ist es wichtig, dass die benötigten Daten auch rechtzeitig zur Verfügung stehen. Wenn eine angrenzende Abteilung ein notwendiges Gutachten jedoch erst zu spät in Auftrag gegeben hat, liegen die Zahlen der Buchhaltung nicht vor, und der Abschlussvorgang kann deshalb nicht beendet werden. Trifft das auf viele einzelne Sachverhalte zu, summieren sich einzelne Wertveränderungen, und der Vorstand bekommt keine aussagekräftige Rückmeldung für ein Jahresergebnis. Besonders tragisch ist es natürlich, wenn man von einem Jahresüberschuss ausgeht und erst bei den letzten vorgenommenen Buchungen unter dem Strich ein Jahresfehlbetrag entsteht. Der Fast-Close-Gedanke konzentriert sich deshalb auch auf die Organisation und den Umgang mit dem Abschlussplan. In der Praxis ist es heute durchaus üblich, dass Abschlussaktivitäten anhand einer Papierliste dokumentiert und sprichwörtlich »abgehakt« werden. Bei kleineren Unternehmen, die ihre Finanzbuchhaltung zentral von einem Standort steuern und in denen angrenzende Abteilungen schnell zu erreichen sind, ist es so möglich, sich einen Überblick zu verschaffen. Übersicht und Effektivität zu erhalten, ist in größeren Unternehmen oder bei verteilten Standorten jedoch schwieriger. Den Leiter der Finanzbuchhaltung und die Verantwortlichen für eine qualitativ hochwertige und rechtzeitige Erstellung des Bilanzabschlusses müssen sich die folgenden Fragen stellen: 왘
Wie muss ich, ausgehend vom Ziel des fertigen Abschlusses, rückwärts planen, um alle Aktivitäten rechtzeitig zu starten?
왘
Welcher Mitarbeiter ist für welchen Teil des Einzelabschlusses verantwortlich?
왘
Stockt ein Vorgang, weil eine Nachbarabteilung (z. B. Produktion/ Rechtsabteilung) einer Rückmeldung nicht zeitgerecht nachkommt? Wie wird der Vorgang intern kommuniziert und eskaliert?
왘
Wie kann man Vorgänge so entzerren, dass die Kollegen in der Buchhaltung nicht alles zum selben Zeitpunkt buchen müssen?
93
Fragestellungen zur Terminplanung
3
Schedule Manager und Closing Cockpit
Schedule Manager und Closing Cockpit
왘
Gibt es vermeidbare Leerläufe zwischen den einzelnen Abschlussschritten?
왘
Wie sieht es mit der Urlaubsplanung und Betriebsferien aus?
왘
Sind Überstunden vom Betriebsrat genehmigt, und könnte notfalls in der Buchhaltung auch samstags gearbeitet werden?
Software ist in diesem Kontext als technisches Hilfsmittel zu sehen, um sich einen Überblick zu verschaffen und einen Prozess noch klarer zu strukturieren. Sie ist ein Hebel, um Verbesserungspotenzial zu erkennen, rechtzeitig zu identifizieren und ein sprichwörtliches »böses Erwachen« im Abschlussprozess zu vermeiden. Mit dem seit Release 4.6 vorhandenen Schedule Manager und dem ab SAP ERP erhältlichen Closing Cockpit ist eine erweiterte Softwareunterstützung für die Abschlussprozesse möglich. Im Wesentlichen unterstützen Closing Cockpit und Schedule Manager den Leiter der Finanzbuchhaltung dabei, einen Ablauf zu planen, auszuführen und zu überwachen. Eine nachgelagerte Analyse der Plan- und Ist-Abweichungen hilft, Verbesserungspotenziale zu identifizieren und den nächsten Abschluss entsprechend effizienter zu gestalten. In der Detailausführung werden Verantwortungsbereiche festgehalten und für jeden im Unternehmen transparent gemacht. Eine integrierte Dokumentation ermöglicht es unmittelbar beteiligten Dritten, den Status nachzuvollziehen. Zusammengefasst können Sie mit dem Closing Cockpit oder dem Schedule Manager die folgenden Ziele verfolgen:
Kürzere Abschlusszeiträume
왘
jederzeit einen Überblick darüber zu haben, wer was wann macht
왘
Abhängigkeiten zwischen den Aktivitäten zu erkennen
왘
zeitliche Leerläufe zu vermeiden
Unternehmen, die Quartals- oder sogar Monatsabschlüsse durchführen, werden mit dem Thema Abschlussplan häufiger konfrontiert als Firmen, die lediglich einmal im Jahr einen Jahresabschluss durchführen. Zusätzlich führt der unterjährig durchgeführte Abschluss dazu, dass sich die Arbeit eines Jahresabschlusses teilweise auf Quartalsoder Monatsabschlüsse verteilt. Die Vorteile dieser vorgelagerten Aktivitäten, wie z. B. ein qualitativ hochwertiger Monatsabschluss, werden in der Praxis häufig durch den vorherrschenden Zeit- und Ressourcenmangel in der Buchhaltung nicht erreicht. Viele Buchhal-
94
Organisatorische Rahmenbedingungen
tungsabteilungen haben sich zwar zum Ziel gesetzt, einen qualitativ hochwertigen Monatsabschluss zu erstellen. Doch was passiert dort wirklich, wenn z. B. Intercompany-Verrechnungskonten keinen Nullsaldo aufweisen? In vielen Fällen werden die Sachverhalte auf Einzelpostenebene nicht komplett nachvollzogen, sondern das Problem wird in den nächsten Monat verschoben. Dort wächst dann die Anzahl klärungsbedürftiger Positionen. Eine finale Klärung gibt es dann spätestens zum Jahresabschluss. Dort kosten die Nachfragen für Sachverhalte der letzten zwölf Monate dann wieder Zeit und behindern einen Fast Close. Externe Berater müssen nachfragen Wenn man als externer Berater versucht, an dieser Stelle dem Buchhaltungsleiter unterstützend zur Seite zu stehen, lohnt es sich, bei Statusfragen den Finger in die Wunde zu legen. In der Praxis erfährt man bei Rückfragen zum Status von Verrechnungskonten von Sachbearbeitern der Buchhaltung, dass ein Verrechnungskonto prinzipiell aufgeht. Ein Blick auf den Saldo genügt aber, um festzustellen, dass dieser nicht 0 ist. Dann kommen vielleicht fünf bis sechs Positionen zur Sprache, die zu klären sind. Wer hier lockerlässt, hat zum Jahresende erneut 60 bis 70 Positionen mit Klärungsbedarf (pro Verrechnungskonto!). Wenn die Zeit für den Monatsabschluss eng bemessen ist es die Aufgabe des Buchhaltungsleiters, Aktivitäten zu priorisieren, um nicht nur einen theoretischen Monatsabschluss zu gewährleisten. Alternativ drängen sich die Fragen sonst geballt einmal im Jahr zum Jahresabschluss auf.
Der Monatsabschlussplan inklusive SAP-Intercompany-Abstimmung übernimmt die Automatisierung und die Dokumentation. Mit der Automatisierung sollen umfangreiche Sachverhalte zwölfmal im Jahr möglichst effizient bearbeitet werden (siehe Kapitel 7, »Vorbereitung für den Konzernabschluss«). Die als Nebenprodukt erstellte Dokumentation ermöglicht dem Rechnungswesenleiter einen Überblick über erledigte und noch offene Aufgaben. Die Kombination ist eine gute Voraussetzung, um von einem Jahresauf einen echten Monatsabschluss zu wechseln und so dem FastClose-Gedanken Rechnung zu tragen. Speziell für die Aufgabenplanung werden wir in den nächsten beiden Abschnitten näher auf den Schedule Manager und das SAP Closing Cockpit eingehen.
95
3.1
3
Schedule Manager und Closing Cockpit
3.2
Schedule Manager
Ab Release R/3 4.6 gibt es mit dem Schedule Manager ein Werkzeug zur Strukturierung der Abschlussaufgaben und zentralen Übersicht des aktuellen Status. Sie finden die zentrale Transaktion SCMA im SAP-Anwendungsmenü unter Rechnungswesen 폷 Finanzwesen 폷 Hauptbuch 폷 Periodische Arbeiten 폷 Schedule Manager. Sie dient als Einstieg für die folgenden Aufgaben, die uns beim Abschlussprozess unterstützen: 왘
Einplanung von Bewertungsprogrammen
왘
Einplanung von Schnittstellenprogrammen
왘
Hinterlegung von Dokumenten
왘
Einbindung von Workflows
Das zentrale Element ist der in Abbildung 3.1 dargestellte Aufgabenplan. Er bietet eine Unterteilung der Aktivitäten, die sich in unserem Fall an einzelnen Tagen orientiert. Eine zusätzliche Aufteilung in Organisationseinheiten wie Buchungs- oder Kostenrechnungskreis gibt es nicht.
Abbildung 3.1 Aufgabenplan
Vom Schedule Manager zum Closing Cockpit Es ist möglich, zunächst mit dem wesentlich einfacheren Schedule Manager zu starten. Die dort erstellten Aufgabenpläne lassen sich zu einem späteren Zeitpunkt in das Closing Cockpit importieren, das weitergehende Möglichkeiten bietet.
96
Schedule Manager
3.2
Der gezeigte Aufgabenplan besteht aus verschiedenen Aktivitäten. Die Merkhilfe Fremddaten vom Host übernehmen soll den Verantwortlichen SIEBERT daran erinnern, diese Aktion manuell zu starten. Eine Integration von mehreren SAP- und Nicht-SAP-Systemen ähnlich wie beim Closing Cockpit gibt es an dieser Stelle nicht. Transaktionen wie z. B. Übernommene Fremddaten prüfen starten ein SAPABAP-Dialogprogramm. In diesem Fall ist es die Aufgabe des Benutzers MUNZEL, dieses auszuführen und eine manuelle Statusmeldung zu erfassen. Bei Hintergrundprogrammen wie Periodische Umbuchung der Personalkosten muss es eine Einplanung für den Startzeitpunkt der Verarbeitung geben. Für jeden Eintrag kann eine Variante hinterlegt werden, um dort eine automatische Verarbeitung zu gewährleisten. Die Ablaufdefinition Periodenabschluss Kostenstelle umfasst die Verarbeitung mehrerer hintereinandergeschalteter Programme und wird später in diesem Abschnitt noch näher erläutert.
Einbinden von Fremdsystemen
Die Definition des eigentlichen Aufgabenplans ist in Abbildung 3.2 dargestellt. Hier könnten Sie eigene Fabrik- oder Feiertagskalender hinterlegen und so die Einplanung auf Basis der im Unternehmen tatsächlich vorhandenen Arbeitstage vereinfachen, wie z. B. die Konfiguration der Tagesansicht. Diese beginnt im Beispiel ab 8 Uhr in einem Intervall von jeweils 30 Minuten. Die praktische Auswirkung in der Anwendung ist später in Abbildung 3.4 zu erkennen.
Fabrik- und Feiertagskalender
Abbildung 3.2 Definition des Aufgabenplans
97
3
Schedule Manager und Closing Cockpit
Maßgeblich für die Konzeption des Schedule Managers war und ist das Prinzip der Einfachheit. Alle wichtigen Funktionen sollten über die rechte Maustaste erreichbar sein. Abbildung 3.3 zeigt Ihnen das Kontextmenü.
Abbildung 3.3 Rechte Maustaste Statusrückmeldung
Eine vollständige Übersicht des Aufgabenplans und der Tagesansicht ist in Abbildung 3.4 dargestellt. Per Drag & Drop können so Aktivitäten eingeplant werden. Bei manuellen Vorgängen muss der Benutzer selbst den Status aktualisieren, maschinelle Programme melden diesen automatisch zurück.
Abbildung 3.4 Drag & Drop für die Einplanung
Neben Merkhilfen, Transaktionen und Hintergrundprogrammen können so auch Ablaufdefinitionen eingeplant werden. Diesen letz-
98
Schedule Manager
3.2
ten Punkt wollen wir an dieser Stelle an einem Beispiel näher betrachten. Bei Ablaufdefinitionen handelt es sich um eine Sammlung mehrerer SAP-Programme, die abhängig voneinander nacheinander ausgeführt werden. Im Extremfall könnten das Dutzende vor Vorgängen sein, die automatisiert starten. Das verkürzt die Wartezeiten zwischen den einzelnen Schritten und vermeidet Fehler, die aufgrund einer falschen Reihenfolge in der Abarbeitung entstehen können. Zum Beispiel könnte eine Ablaufdefinition wie folgt aussehen: 왘
periodische Umbuchungen
왘
Verteilung
왘
indirekte Leistungsverrechnung
왘
Umlage
왘
Ist-Tarifermittlung
Beispiel einer Ablaufdefinition
Es ist sehr wichtig, dass Sie an dieser Stelle nicht den Überblick verlieren. Es ist nicht sinnvoll, alle Aktivitäten in einer Ablaufdefinition zusammenzufassen. Ablaufdefinitionen können in der Verarbeitung auch abbrechen, und nicht immer ist es möglich, den Vorgang genau an dieser Stelle fortzusetzen. Vielmehr sollten Sie sich bei der Erstellung der Ablaufdefinition an den von SAP ausgelieferten Templates orientieren. Über den Menüeintrag Zusätze können Sie eine eigene Ablaufdefinition erstellen. In Abbildung 3.5 ist dies für die Definition ZSTEPS dargestellt.
Abbildung 3.5 Ablaufdefinition anlegen
Der anschließend in Abbildung 3.6 ausgewählte Anwendungsbereich CO-OM-CCA bezieht sich bereits auf die von SAP ausgelieferten Templates. Deshalb wird die Bezeichnung Periodische Tätigkeiten im CO ausgewählt.
99
3
Schedule Manager und Closing Cockpit
Abbildung 3.6 Anwendungsgebiet auswählen
Bei der Ablaufdefinition handelt es sich um einen Arbeitsablauf (Workflow) im Controlling, der in einem dreigeteilten Bildschirmbild in Abbildung 3.7 dargestellt wird. Auf der linken Seite ist der Navigationsbereich mit den einzelnen Schritten zu sehen. Der mittlere Bereich zeigt den Teilausschnitt, der im rechten Navigationsbereich markiert worden ist. Der rechte Bereich zeigt schematisch den gesamten Workflow.
Abbildung 3.7 Workflow-Template Definition von Varianten
Nach einem Doppelklick auf einen Schritt im linken Navigationsbereich bekommen Sie die in Abbildung 3.8 dargestellten Details für den einzelnen Schritt angezeigt. An dieser Stelle sind der SAP-Programmname und die verwendete Variante erkennbar. Mit dem Icon
100
Schedule Manager
könnten Sie eine neue Variante erstellen bzw. mit dem Icon eine bestehende verändern. Wichtig ist es hier auch, einen gültigen SAP-Benutzer zu hinterlegen, der bei Fehlern automatisch per E-Mail benachrichtigt werden soll.
Abbildung 3.8 Schritte vervollständigen
Die einzelnen Schritte können hintereinander oder auch parallel ausgeführt werden. Im Beispiel der Abbildung 3.9 ist zu erkennen, dass die SAP-Programme für eine Umlage und indirekte Leistungsverrechnung zeitgleich ausgeführt werden sollen. Gezielte Abbruchpunkte wie z. B. nach der Verrechnung der Primärkosten, ermöglichen zusätzlich eine manuelle Überprüfung der jeweiligen Ergebnisse.
Verrechnung der Primärkosten
Nächste Aufgabe starten Den gesamten Ablauf abbrechen Workflow abbrechen (inklusive aller Aufrufer)
Parallel
Umlage
Indirekte Leistungsverrechnung
Abbildung 3.9 Ablaufentscheidungen
101
3.2
3
Schedule Manager und Closing Cockpit
Ablaufplan aktivieren
Bevor Sie einen Ablaufplan mit dem Icon aktivieren können, prüft das Programm im Hintergrund, ob alle notwendigen Eingaben hinterlegt und gültig sind. In Abbildung 3.10 gibt es eine Reihe von Warn- und Fehlermeldungen, die die Aktivierung und damit Verwendung der Ablaufdefinition verhindern. Zum Beispiel fehlt in Schritt 10 – Verteilung – eine Variante, und der hinterlegte Benutzer WF-BATCH, der Fehlermeldungen per E-Mail erhalten soll, ist nicht angelegt.
Abbildung 3.10 Fehler korrigieren
Mit dem Icon fügen Sie dem bestehenden Aufgabenplan eine weitere Aufgabe hinzu. In unserem Beispiel fügen wir die Aufgabe COProzesse mit der zuvor definierten Ablaufdefinition ZSTEPS hinzu, für die der Sachbearbeiter MUNZEL verantwortlich ist (siehe Abbildung 3.11). Anschließend enthält der Aufgabenplan einen neuen Eintrag COProzesse im Ordner Erster Tag des Periodenabschlusses (siehe Abbildung 3.12). Der Ablaufplan beinhaltet im Optimalfall alle Aufgaben, die für einen Monats-, Quartals- oder Jahresabschluss durchlaufen werden sollen. Das kann mehrere hundert Eintragungen bedeuten. Wie bereits erwähnt, ersetzt der Ablaufplan meist bereits existierende Excel-Listen, die eine ähnliche Ausprägung haben.
102
Schedule Manager
Abbildung 3.11 Ablaufdefinition zum Aufgabenplan hinzufügen
Abbildung 3.12 Finaler Ablaufplan
Wenn Ihnen der Aufgabenplan im Schedule Manager zu komplex ist, können Sie sich auch auf den dort vorhandenen Jobmonitor konzentrieren. Dieser ermöglicht es den Fachabteilungen im Unternehmen, den Aufgabenplan weiterhin papierbasiert zu führen und trotzdem die SAP-Prozesse, die sie für den Abschlussprozess ausführen, im Überblick zu behalten. Das ist z. B. dann sinnvoll, wenn weder Zeit noch Akzeptanz vorhanden sind, um eine komplette Umstellung durchzuführen. Der Schnelleinstieg ist mit der Transaktion SCMO möglich (siehe Abbildung 3.13). Hier können Sie alle technisch eingeplanten SAP-Programme aus einem Bereich selektieren. Für das Finanzwesen könnten das z. B. Zahlungsläufe, Abschreibungsläufe oder auch Umlagen/Verteilungen sein.
103
Jobmonitor
3.2
3
Schedule Manager und Closing Cockpit
Abbildung 3.13 Selektion des Schedule Manager Monitors Joblog überwachen
Die Selektionskriterien können flexibel ausgewählt werden und münden in eine Übersicht der ausgeführten Programme inklusive Status (siehe Abbildung 3.14). In unserem Beispiel sollen Positionen von Konten maschinell ausgeglichen werden. Dabei könnte es sich um das Wareneingangs-Rechnungseingangskonto handeln, bei dem die eingegangenen Rechnungen den Wareneingängen gegenübergestellt werden. Ist ein Vorgang vollständig erledigt, kann die Position auf dem Konto maschinell ausgeglichen werden. Der Eintrag in Zeile 1 weist neben einer Laufzeit von 36 Minuten auch eine Fehlermeldung auf.
Abbildung 3.14 Ergebnisliste
Mit einem Doppelklick auf den Eintrag gelangen Sie zur weiteren Detailansicht (siehe Abbildung 3.15). Hier können Sie die einzelnen Selektionskriterien direkt einsehen. So ist z. B. erkennbar, dass für den Buchungskreis 1000 eine Offene-Posten-Auszifferung für das Konto 191100 (Wareneingang-/Rechnungseingang) erfolgen sollte. Diese kann fehlschlagen, weil z. B. Berechtigungen für den SAPBenutzer nicht vorhanden sind oder weil eine Buchungsperiode
104
Closing Cockpit
fälschlicherweise schon geschlossen wurde. Ist ein Joblog im System noch vorhanden, ist dieses über das Icon direkt erreichbar.
Abbildung 3.15 Selektionskriterien und Jobprotokoll
Mit den beiden Ausbaustufen Aufgabenplan oder nur Jobmonitor bietet der Schedule Manager mehrere Möglichkeiten zur Aufgabenplanung. Insgesamt ist der Schedule Manager weniger komplex als das Closing Cockpit und schon einige Jahre älter. Im Closing Cockpit gibt es eine Trennung in mehrere Transaktionen für Vorlagen, Planung der Aufgabenpläne und Durchführung der Aufgaben.
3.3
Closing Cockpit
Das SAP-System besteht aus vielen Transaktionen und auch Programmen, die mit einer eigenen Transaktion direkt oder als Hintergrundjob (Transaktion SE38) ausgeführt werden. Eine Fehleranalyse bietet die Jobverwaltung (Transaktion SM37), und Protokolle bzw. Auswertungen liefert die Spoolverwaltung (Transaktion SP01). Rückmeldungen, wie z. B. Fehler- oder Erfolgsmeldungen, werden nur telefonisch gemeldet oder per E-Mail dokumentiert. Wenn ein Aufgabenplan als Excel-Liste vorliegt, wird dieser periodisch aktualisiert; ältere Versionen stehen danach meist nicht mehr zur Verfügung. In der Praxis kommt es bei einem hektischen Jahresabschluss auch vor, dass auf eine Statusfortschreibung komplett verzichtet wird – insgesamt keine guten Voraussetzungen, um eine spätere Analyse von Ursachen zu gewährleisten.
105
3.3
3
Schedule Manager und Closing Cockpit
Webzugriff
Eine erweiterte Softwareunterstützung hat damit das Potenzial, viele dieser verteilten Transaktionen und Programme zu vereinen und auch das Statusmanagement zu verbessern. Das Closing Cockpit bietet einen zentralen Einstieg für alle für den Abschlussplan notwendigen Transaktionen, Jobs und Protokolle. SAP ERP 6.0, EHP 3, bietet dazu auch einen Webzugriff für alle beteiligten Personen. Eine Strukturierung und zeitliche Planung machen so den aktuellen Stand aller Aktivitäten transparent. Wiederkehrende Aktivitäten, wie z. B. Fremdwährungsbewertung oder Rasterung von Forderungen oder Verbindlichkeiten, können eingeplant und automatisiert gestartet werden. Diese Hintergrundprogramme melden automatisch den Status mit den Ampelfarben zurück: 왘
Grün = erledigt
왘
Gelb = Job läuft
왘
Rot = Job wurde abgebrochen.
Dies ermöglicht schnelle Reaktionen gerade bei großen und komplexen Abschlussprozessen. Nehmen wir z. B. an, Sie möchten mehrere Programme voneinander abhängig machen, d. h., Programm 1 muss erfolgreich beendet sein, bevor Programm 2 startet. Diesen Sachverhalt konnten Sie in SAP R/3 nur mithilfe von Jobketten lösen, die technisch anspruchsvoll sind und deshalb in der Regel nur mit Unterstützung der IT erstellt werden Mit dem Closing Cockpit können Sie die gewünschten Prozesse direkt in der Fachabteilung definieren. Bevor Sie einen Aufgabenplan im Closing Cockpit erstellen und verwenden können, müssen Sie erst einige SAP-Transaktionen durchlaufen. Transaktionen im Closing Cockpit
Die Anwendung Closing Cockpit besteht aus drei unterschiedlichen Transaktionen, die dazu dienen Aufgaben und Berechtigungen gezielt an SAP-Benutzer vergeben zu können – ein Vorteil gerade in größeren Organisationen: 왘
FCLOCOC – Vorlagen verwalten
왘
FCLOCOT – Abschlussvorbereitung
왘
FCLOCO – Abschlussausführung
Für Einsteiger die den Schedule Manager gewohnt waren, wirken die optisch fast identischen Transaktionen zunächst verwirrend. Nach
106
Closing Cockpit
einer Weile hat man sich jedoch daran gewöhnt und erkennt die Vorteile dieser Aufteilung.
3.3.1
Vorlagen erstellen
Im ersten Schritt legen Sie sich mit der Transaktion FCLOCOC eine Vorlage an, die als wiederverwendbare Strukturierung für einzelne Prozessschritte innerhalb von Monats-, Quartals- oder Jahresabschlüssen dient. Die Vorlage sollte sich weniger an den Abteilungen als vielmehr am Gesamtprozess und den beteiligten SAP-Organisationseinheiten wie dem Buchungskreis bzw. Kostenrechnungskreis orientieren. Im Beispiel in Abbildung 3.16 kopieren wir eine von SAP ausgelieferte Standardvorlage für einen Monatsabschluss, indem wir vom Anzeige- in den Änderungsmodus wechseln. Die ausgelieferten SAP-Standardvorlagen sollten nicht verändert werden, deshalb schlägt das Programm an dieser Stelle eine Kopie vor.
Abbildung 3.16 Vorlage erzeugen
Sichern Sie Ihre eigene Vorlage mit dem Schlüssel FICO und der Bezeichnung Vorlage Monatsabschluss (siehe Abbildung 3.17). Die darunter aufgelisteten Selektionsvariablen stehen Ihnen für die automatische Einplanung von SAP-Programmen zur Verfügung. So lassen sich die Parameter flexibel an Selektionsvarianten für die im Hintergrund ausgeführten Programme übergeben – etwa die Periode 1 beim Monatsabschluss Januar bzw. die Periode 2 beim Monatsabschluss Februar etc. Stellen Sie sich vor, Sie haben ca. 100 Programme, die jeden Monat im Hintergrund ausgeführt werden sollen,
107
Flexible Selektionsvarianten
3.3
3
Schedule Manager und Closing Cockpit
mit jeweils einer eigenen Selektionsvariante initial gepflegt. Dort möchten Sie die Werte für die jeweils aktuelle Periode selektieren. Anstatt jeden Monat alle 100 Varianten erneut pflegen zu müssen, müssen Sie nun nur die aktuelle Periode einmal zentral eingeben – ein sehr effizientes Prinzip innerhalb des Closing Cockpits.
Abbildung 3.17 Grunddaten sichern
Nach der erfolgreichen Kopie der SAP-Standardvorlage können Sie nun die kopierten Ausprägungen an Ihre eigenen Erfordernisse anpassen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Organisationsstruktur und den Kostenrechnungskreis (siehe Schritt 1 in Abbildung 3.18). Wählen Sie den Menüeintrag Ausprägungen ändern aus (Schritt 2) und ändern Sie anschließend die mitkopierten Ausprägungen. In Schritt 3 wählen Sie den Änderungsmodus aus und in Schritt 4 den Einzelwert des Kostenrechnungskreises 1000. Organisationsstrukturen
In der jetzt automatisch zur Verfügung stehenden Organisationsstruktur können Sie die Unterteilung in Mandant, Kostenrechnungskreis und Buchungskreis erkennen (Abbildung 3.19). Gerade bei großen Unternehmen mit einer Vielzahl von Kostenrechnungskreisen und mehreren hundert Buchungskreisen ist diese Strukturierung extrem praktisch. Unter den jeweiligen Organisationseinheiten sehen Sie die eigentlichen Aktivitäten, die in diesem Beispiel in vorbereitende organisatorische Maßnahmen und die eigentlichen Abschlussarbeiten zum Periodenende unterteilt sind.
108
Closing Cockpit
Abbildung 3.18 Ausprägung ändern
Abbildung 3.19 Gesamtübersicht der Organisationsstruktur
109
3.3
3
Schedule Manager und Closing Cockpit
Unterstützte technische Einstellungen
Dabei werden die folgenden technischen Eintragungen unterstützt: 왘
Programme: mit Programmvariante (Hintergrundverarbeitung)
왘
Transaktionen: automatisch aus dem Aufgabenplan zu starten
왘
Merkhilfen: Erinnerungshilfen, die E-Mails oder Telefonate zur Folge haben
왘
Ablaufdefinitionen: mehrere Programme in einer logischen Ablaufkette
왘
Remoteaufgaben: Ab ERP EHP 3 können auch auf anderen Systemen Programme gestartet werden. Dazu ist allerdings die kostenpflichtige Zusatzkomponente SAP Central Processing Scheduler by Redwood (CPS) notwendig.
Die SAP-Standardvorlage können Sie nun mit Ihrem papierbasierten Abschlussplan vergleichen und notwendige Anpassungen im SAPSystem vornehmen – etwa neue Ordner bzw. Aufgaben anlegen oder einige der kopierten Eintragungen löschen. Die Spalte Aufgabe zeigt dabei die später auszuführenden Transaktionen und Programme an. Wie aus Abbildung 3.20 hervorgeht, handelt es sich bei diesem Schritt zwar um eine Art Customizing, das jedoch von der Buchhaltung direkt im SAP-Anwendungsmenü mit der Transaktion FCLOCOC vorgenommen wird.
Abbildung 3.20 Customizing ändern
Sobald die Strukturierung der Abläufe in der Vorlage einen finalen Zustand erreicht hat, können Sie, basierend auf der Vorlage, einen Aufgabenplan erstellen.
110
Closing Cockpit
3.3.2
Aufgabenpläne anlegen
Nach wie vor befinden wir uns in der ersten Transaktion FCLOCOC, wo wir aus der Vorlage einen Aufgabenplan erstellen. Im Beispiel in Abbildung 3.21 wird für den Stichtag 31.12.2013 ein Jahresabschlussplan generiert.
Abbildung 3.21 Aufgabenplan erstellen
Damit ist die Konfiguration der Struktur beendet, eine zeitliche Zuordnung der einzelnen Aktivitäten kann mit der zweiten Transaktion FCLOCOT beginnen. In Abbildung 3.22 sehen Sie die Vorlage FICO mit dem dazu generierten Aufgabenplan zum Stichtag 31.12. Wenn Sie in der Zukunft weitere Aufgabenpläne benötigen, dient das technische Objekt Vorlage als Grundlage, und die jeweiligen Stichtage werden im Aufgabenplan entsprechend mit 31.01., 28.02., 31.03. etc. fortgeschrieben. An dieser Stelle nehmen Sie auch die genaue zeitliche Zuordnung der einzelnen Aktivitäten vor. Im Beispiel der Abbildung 3.23 ist ein einfacher Vorgang für die gesellschaftsübergreifende Abstimmung dargestellt. Auf der linken Seite der Applikation positionieren Sie den Cursor auf dem Ordnersymbol, entsprechend wird grafisch auf der rechten Seite der Applikation genau jener Zeitpunkt in einem GanttDiagramm visualisiert. Am 13. Januar 2014 gibt es zwei Vorgänge,
111
Zeitliche Zuordnung
3.3
3
Schedule Manager und Closing Cockpit
um Belege zu selektieren, und die Abstimmung findet wie geplant einen Tag später – am 14. Januar 2014 – statt.
Abbildung 3.22 Aufgabenplan auswählen
Abbildung 3.23 Aufgaben einplanen
An dieser Stelle wird die Aufgabe nur eingeplant, sie ist in der zweiten Transaktion FCLOCOT noch nicht ausführbar. Das ändert sich im dritten Schritt.
3.3.3 Ausführung und Dokumentation
Aufgaben in einem Aufgabenplan ausführen
Mit der Transaktion FCLOCO ist eine strukturelle oder zeitliche Änderung des Aufgabenplans nicht mehr möglich. Vielmehr geht es in dieser dritten Transaktion um die Ausführung und Dokumentation der bereits festgelegten Schritte. Im vorangegangenen Beispiel der
112
Closing Cockpit
3.3
gesellschaftsübergreifenden Abstimmung sind die SAP-Standardprogramme bereits erfolgreich prozessiert worden (siehe Abbildung 3.24). Zu erkennen ist dies an der Spalte Status bzw. Endzeitpunkt. In der Spalte krit. Pfad ist der Eintrag Hauptbuch – Offene Posten: Belege zuordnen markiert. Eine andere Aktivität kann also erst starten, wenn dieser Schritt erfolgreich erledigt und zurückgemeldet ist.
Abbildung 3.24 Statusmeldung
Im nächsten Beispiel soll ein Programm z. B. für Dauerbuchungsbelege automatisch vom Closing Cockpit im Hintergrund gestartet werden können. Mit der Transaktion SE38 rufen Sie zur Automatisierung das Programm SAPF120 auf und hinterlegen dort mit dem Icon sogenannte Variantenattribute. Abbildung 3.25 zeigt dabei einige Variablen für den Buchungskreis, das Geschäftsjahr sowie die Vonund Bis-Periode.
Abbildung 3.25 Variantenattribute hinterlegen
113
Beispiel Dauerbuchungsbelege
3
Schedule Manager und Closing Cockpit
Diese Platzhalter werden vom Closing Cockpit dynamisch gefüllt und haben den Vorteil, dass Sie diese Variante für beliebig viele Buchungskreise verwenden können. Als Variantenname können Sie eine beliebige Zeichenkette hinterlegen. In unserem Fall ist das »_Closing«. Haben Sie diese gespeichert, können Sie, wie in Abbildung 3.26 gezeigt, die Variante im Closing Cockpit einbinden und den Programmstart festlegen. Gerade bei Routineaufgaben ist das empfehlenswert. Auch Abhängigkeiten zu anderen Programmen und damit zu betrieblichen Abläufen können hier hinterlegt werden. Zum Beispiel sollen zunächst Umlagen und Verteilungen von Kosten durchgeführt werden, bevor eine neue Tarifermittlung automatisch angestoßen wird.
Abbildung 3.26 Jobs mit Variante einplanen Ergebnisse überprüfen
Das Hintergrundprogramm aktualisiert automatisch den Status im Closing Cockpit und bietet von dort aus auch eine Absprungmöglichkeit in das fortgeschriebene Protokoll. Sie erhalten alle Informationen auf einen Blick, sparen Zeit und können Probleme frühzeitig erkennen, um dort gegenzusteuern. Im Beispiel in Abbildung 3.27 sollten Sie aufgrund der geringen Laufzeit von drei Sekunden jedoch skeptisch sein, ob überhaupt eine Batch-Input-Mappe erzeugt worden ist. Eventuell wurde an dieser Stelle nicht richtig selektiert, und jetzt fehlen die Dauerbuchungsbelege für den Abschlussprozess. Wenn Sie die Ergebnisse prüfen möchten, können Sie in der Rubrik Links direkt zur Batch-Input-Mappe verzweigen.
114
Closing Cockpit
Abbildung 3.27 Detailansicht für das im Closing Cockpit eingebundene Programm SAPF120
Die Dreiteilung der Transaktionen ist anhand der gerade erläuterten Praxisbeispiele hoffentlich deutlich geworden. Nur ein kleiner Personenkreis wird Vorlagen erstellen und ändern dürfen. Sie können die zeitliche Koordination des Aufgabenplans dezentraler organisieren und sich dabei am Buchhaltungsumfang der einzelnen Standorte bzw. Firmen orientieren. Alle am Abschlussprozess beteiligten Personen sollten die Aufgaben über die Transaktion FCLOCO ausführen dürfen. Bitte beachten Sie: Werden innerhalb des Closing Cockpits weitere Transaktionen bzw. Programme aufgerufen, gelten die üblichen bereits im SAP-System erteilten Berechtigungen. Darf ein Mitarbeiter z. B. keine Periodensperren ändern, ist das auch nicht möglich, wenn diese Aufgabe im Closing Cockpit hinterlegt ist und er für die Ausführung des Aufgabenplans eine erteilte Berechtigung besitzt. An dieser Stelle wird sozusagen doppelt geprüft.
3.3.4
Auswertungen
Ist ein Abschluss beendet, kündigt sich bereits der nächste an. Um die richtigen Schlussfolgerungen zu ziehen und die eigenen Handlungen weiterzuentwickeln, gibt es einen subjektiven und einen objektiven Ansatz. Sowohl der Buchhaltungsleiter als auch die Buchhaltungssachbearbeiter haben ein Bauchgefühl, was gut und was nicht so gut im Abschluss gelaufen ist. Diese subjektive Meinung sollte durch einen objektiven Plan-/Ist-Vergleich der Aktivitäten ergänzt werden.
115
Berechtigungskonzept bleibt bestehen
3.3
3
Schedule Manager und Closing Cockpit
Abbildung 3.28 zeigt, wie Sie das dazu passende Zahlenwerk mit SAP NetWeaver BW visualisieren können.
Abbildung 3.28 Plan-/Ist-Analyse Abweichungen bei den geplanten Aktivitäten
In Abbildung 3.28 sehen Sie teils größere Abweichungen zwischen der tatsächlichen und der geplanten Dauer (rechte Spalte), Für solche Abweichungen kann es viele Gründe geben, z. B.: 왘
Eventuell wurde die Ist-Zeit nicht realistisch geschätzt.
왘
Eine Nachbarabteilung hat Zahlen zu spät geliefert.
왘
Die notwendige SAP-Transaktion stand einige Tage nicht zur Verfügung.
Wichtig ist, dass es in diesem Kontext nicht um Schuldzuweisungen geht, sondern um die Kernfrage, was man beim nächsten Abschluss besser machen kann. »Frozen Zone« Der Jahresabschluss hat bei vielen Großunternehmen Priorität gegenüber anderen Aktivitäten. Insbesondere dann, wenn die Firma öffentlich an einer Börse gelistet ist, kann man es sich nicht erlauben, später als geplant das Zahlenwerk zu veröffentlichen. Entsprechend gilt es, Risiken zu minimieren. Einige Unternehmen versuchen, eine fehlerhafte Änderung der SAP-Konfiguration dadurch zu vermeiden, dass für einen bestimmten Zeitraum keine Änderungen und damit Transporte ins Produktivsystem zugelassen sind. Diese sogenannte Frozen Zone betrifft in der Praxis überwiegend den Jahresabschluss und kann mehrere Monate andauern.
116
Closing Cockpit
3.3.5
3.3
Dashboard Monitor
Zusätzlich zu der nachgelagerten Aufbereitung der Abschlussdaten ist es auch wichtig, dass Verantwortliche einen operativen Einblick in den aktuellen Stand der Bearbeitung erhalten. Dieser lässt sich z. B. mit den in Abbildung 3.29 dargestellten Dashboards herstellen. Auf der rechten Seite zeigen Tachonadeln den Grad der Vollständigkeit im Vergleich zum geplanten Zeitraum. Für das Management ist leicht zu erkennen, dass sich alles im grünen Bereich befindet.
Abbildung 3.29 Monitor
Dieser Monitor ermöglicht sowohl Managern auf Konzern- als auch auf Buchungskreisebene, den Status des Abschlusses in ihrem Verantwortungsbereich zu überwachen. Das Closing Cockpit kann in der Finanzbuchhaltung hilfreich für Entscheidungen sein, man sollte sich aber bewusst sein, dass die Aussagekraft der Statusanzeige begrenzt ist. Natürlich ist das Management überwiegend an einer prozentualen Aussage mit der Klassifikation Rot, Gelb und Grün interessiert. Für diese Zielgruppe ist der Monitor auch gedacht. Ist eine Aktivität zu 85 % erledigt, ist diese nach wie vor offen. Eventuell handelt es sich bei den verbleibenden 15 % um Dinge, die viel Zeit und Ressourceneinsatz erfordern. Eine Unterscheidung in gestartete bzw. geplante und offene bzw. fertige Aktivitäten ist in der Praxis häufig besser.
117
Aussagekraft der Statusanzeige
3
Schedule Manager und Closing Cockpit
3.4
Fazit
Eine IT-Unterstützung für die Abschlussplanung bringt viele Vorteile. Der Schedule Manager eignet sich insbesondere als Einstieg gerade für kleinere, zentral organisierte Unternehmen. Mit einer Transaktion, bei der alle Funktionen über die rechte Maustaste erreichbar sind, kann ein SAP-gestützter Aufgabenplan schnell eingeführt werden. Geht es aber darum, allen Mitarbeitern einen webbasierten Zugriff zu ermöglichen und auch systemübergreifend planen zu können, kommt man am Closing Cockpit nicht vorbei. Auch die visuelle Darstellung mithilfe von Gantt-Diagrammen und die Kennzeichnung kritischer Pfade lassen gerade bei komplexen Aufgabenplanungen Verbesserungspotenziale im Abschlussprozess schneller erkennen. Aus Beratungssicht könnte man sich sogar vorstellen, die Software in mehreren Schritten einzuführen – in Schritt 1 Nutzung des Jobmonitors, in Schritt 2 Einführung des Schedule Managers und schließlich in Schritt 3 die Verwendung des Closing Cockpits (nachdem man den Aufgabenplan aus dem Schedule Manager importiert hat).
118
Die Buchwerte des Anlagevermögens werden im SAP-System maßgeblich vom Nebenbuch der Anlagenbuchhaltung geprägt. Die Organisation der Nebenbuchhaltung hat dabei einen wesentlichen Einfluss auf die Bearbeitungszeit im Abschlussprozess.
4
Anlagevermögen
In diesem Kapitel lernen Sie die Abschlussaktivitäten im Bereich Anlagevermögen kennen. Im Wesentlichen geht es dabei um den Einfluss der operativen Organisation der Anlagenbuchhaltung auf den Abschlussprozess. Wir zeigen Ihnen, warum Sie Anlagen im Bau verwenden sollten, und deren Auswirkung auf den nachgelagerten Abrechnungsvorgang. Sie lernen außerdem die Möglichkeiten selbst erstellter immaterieller Wirtschaftsgüter kennen. Anschließend werden wir Ihnen die Stammdatenorganisation mittels Einzel- und Sammelverwaltung bzw. Festwerten und deren Einfluss auf den Vorgang der Anlageninventur erläutern. Die Beschreibung des Abschreibungslaufs und des technischen Jahreswechsels schließt das Kapitel ab.
4.1
Anlagen im Bau
Befinden sich Wirtschaftsgüter in der Erstellung und stehen dem Unternehmen noch nicht für die wirtschaftliche Nutzung zur Verfügung, spricht man von Anlagen im Bau (AiB). Zum Beispiel handelt es sich hier um Gebäude, die über mehrere Monate oder Jahre gebaut werden. Die Kosten für diesen Prozess laufen zunächst auf AiB, eine Abschreibung findet mangels Nutzungsmöglichkeit noch nicht statt. Ab dem Zeitpunkt der Fertigstellung kommt es zu einer Umbuchung von der AiB auf das Wirtschaftsgut Gebäude, die Nutzungsmöglichkeit ist vorhanden und der Abschreibungszeitraum beginnt. Erst wenn der Status aller AiB im Unternehmen geklärt ist, kann der Abschreibungslauf im SAP-System sinnvollerweise beginnen. Zu jedem Abschlussstichtag ist eine Überprüfung dieser Wirtschaftsgüter notwendig.
119
AiB
4
Anlagevermögen
Damit liegt eine zeitliche Abhängigkeit für die Statusklärung vor, in der der Anlagenbuchhalter wiederum abhängig von den Rückmeldungen anderer Abteilungen ist. Im Abschlussprozess muss diese Zeitspanne für Rückmeldungen einkalkuliert werden. Man könnte als Unternehmen auch auf die Idee kommen, das SAPObjekt AiB prinzipiell auch für komplexe Wirtschaftsgüter zu verwenden – etwa wenn bei einem Energieversorger eine Transformatorenanlage aus einem kleinen Grundstück, einer Überdachung und zwei Maschinen besteht. In diesem Fall kann die Kreditorenbuchhaltung alle anstehenden Kosten im Zusammenhang mit der Transformatorenanlage zunächst auf eine AiB buchen. Der Anlagenbuchhalter muss dann später entscheiden, wie viele selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter entstehen und wie diese mittels Abschreibung zu behandeln sind. Die Verwendung von Anlagen im Bau kann zu einer verstärkten Verlagerung der Arbeit auf die Anlagenbuchhaltung führen, die eine umfangreiche Statusüberprüfung, Beurteilung der Sachlage und Aktivierung von Anlagen mit sich bringt. Dadurch kann es zum Abschlussstichtag zu zeitlichen Engpässen in der Anlagenbuchhaltung kommen, die nach Möglichkeit vermieden werden sollten. Teillieferungen
Eine Verwendung des SAP-Objekts AiB kann zusätzlich auch bei Teillieferungen sinnvoll sein – etwa wenn z. B. Blu-ray-Brenner und die Software eines PCs zuerst geliefert und erst einige Tage/Wochen später der eigentliche Computer. Sie wollen schließlich die Lieferantenrechnungen für die Teillieferungen nicht einfach liegen lassen und eine Bezahlung aufschieben, bis der eigentliche Anlagenstammsatz angelegt werden kann. Eine Buchung auf ein neues Verrechnungskonto ist in diesem Fall überflüssig – die AiB repräsentiert das Verrechnungskonto. Auch dieser Sachverhalt verlängert die To-do-Liste des Anlagenbuchhalters, wenn es zum Abschlussstichtag kommt.
4.1.1 Sonderfahrzeug als AiB
Beispiel Sonderfahrzeug
Lassen Sie uns ein Beispiel näher betrachten: Wir bestellen als Firma ein Sonderfahrzeug, das über mehrere Monate gebaut wird. Je nach Fertigstellungsgrad sendet uns unser Lieferant Rechnungen, die wir mittels einer Anzahlungsbuchung begleichen müssen. Das Sonderfahrzeug wird dazu zunächst als AiB in der Anlagenbuchhaltung mit der Transaktion AS01 angelegt (siehe Abbildung 4.1). Dabei wird die spezielle Anlagenklasse 4000 verwendet.
120
Anlagen im Bau
Abbildung 4.1 Anlagenstammsatz
Mit dem Anlagenstammsatz können die Kollegen der Kreditorenbuchhaltung die eingehende Lieferantenrechnung buchen und anfallende Kosten mit dem SAP-Objekt AiB verknüpfen. Abbildung 4.2 zeigt einen solchen Buchhaltungsbeleg, in dem die Anlage 4184 mit der Lieferantenrechnung zusammen gebucht wird. Dieses Verfahren hat den Vorteil, dass der Geschäftsprozess ohne genaue Kenntnisse der Anlagenbuchhaltung durchläuft. Das heißt, der Kreditorenbuchhalter muss sich nicht mit Nutzungsdauern oder auch Abschreibungsmodalitäten auseinandersetzen. Ein wesentlicher Nachteil für den Anlagenbuchhalter ist, dass eine aus der Sicht der Anlagenbuchhaltung falsch ausgestellte Rechnung nochmals angefordert werden muss – etwa wenn es darum geht, einen Rechnungsbetrag auf mehrere selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter aufzuteilen. Der Lieferant hat den Vorgang bei sich als erledigt gekennzeichnet, das Geld für die Rechnung ist bereits bezahlt, und eine Klärung ist aufgrund des fortgeschrittenen Abschlussprozesses schnellstmöglich erforderlich. In diesem Beispiel werden im Laufe des Erstellungsprozesses mehrere Eingangsrechnungen auf die AiB 4184 gebucht.
121
Integrationsaspekte beim Anlagenzugang
4.1
4
Anlagevermögen
Abbildung 4.2 Beleg mit Anlagenkontierung Bilanzieller Ausweis
Ist das Sonderfahrzeug fertiggestellt und kennzeichnet der Lieferant das auch auf seinem Beleg als Schlussrechnung, kann der Anlagenbuchhalter den Sachverhalt eindeutig und zeitnah erkennen. Dann kann ein zweites Wirtschaftsgut für das Sonderfahrzeug angelegt werden (siehe Abbildung 4.3).
Abbildung 4.3 Anlage »Sonderfahrzeug« anlegen
Im Gegensatz zur AiB, die in der Anlagenklasse 4000 angelegt worden ist, zählt das fertiggestellte Spezialfahrzeug jetzt zur Anlagen-
122
Anlagen im Bau
klasse 3100 (Fuhrpark). Die Unterscheidung in zwei Anlageklassen ist aufgrund eines jeweils unterschiedlichen Ausweises in der Bilanz notwendig. In der Rubrik Sachanlagen gibt es einmal die Bilanzposition »Geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau« und getrennt davon »Andere Anlagen, Betriebs und Geschäftsausstattung«. Dieser differenzierte Bilanzausweis wird mittels der hinterlegten Kontenfindung sichergestellt. Mit der Fertigstellung beginnen die Nutzung und Abschreibung. Diese Parameter finden Sie auf der Registerkarte Bewertung. Im nächsten Schritt hinterlegen wir Regeln für die abzurechnenden Beträge (siehe Abbildung 4.4). Dabei handelt es sich um eine Umbuchung der AiB auf das dann betriebsbereite und nutzbare Wirtschaftsgut Sonderfahrzeug. Sie finden die dazu passende Funktion im SAPAnwendungsmenü unter Finanzwesen 폷 Anlagen 폷 Buchung 폷 Aktivierung AiB 폷 Aufteilen (Transaktion AIAB).
Abbildung 4.4 Abrechnung der AiB
In der Regel ist in der AiB-Anlagenklasse eine Einzelpostenverwaltung hinterlegt, die, wie aus Abbildung 4.5 hervorgeht, alle einzelnen gebuchten Rechnungen an dieser Stelle auflistet.
Abbildung 4.5 AiB – Einzelposten
123
Regeln für die Abrechnung
4.1
4
Anlagevermögen
In diesem Fall sind es zwei Rechnungen mit den Nettobeträgen 10.000 und 50.000 EUR. Technisch hat der SAP-Benutzer die Möglichkeit, jede einzelne Position mit einer eigenen Abrechnungsvorschrift zu verknüpfen. In der betrieblichen Praxis kommt es an dieser Stelle häufig zu einer pauschalen Zuordnung. Das heißt, eine Abrechnungsvorschrift gilt für mehrere oder auch alle Einzelposten. Abrechnungsvorschriften
Mit dem Icon haben Sie anschließend die Möglichkeit, die Abrechnungsvorschrift zu pflegen. Über verschiedene Abrechnungsarten erfolgt eine Aktivierung oder Buchung in die Kosten. Sie bestimmen die Verteilung des Buchungsbetrags anhand von Prozentsätzen (siehe Abbildung 4.6) oder alternativ mittels Äquivalenzziffern. Sollen in diesem Schritt mehrere SAP-Anlagen entstehen, benötigt der Anlagenbuchhalter hier unter Umständen Zusatzinformationen, um eine Aufteilung vornehmen zu können. Können die Verhältniszahlen bereits im Vorfeld ermittelt oder pauschal festgelegt werden, spart das später im Abschlussprozess wertvolle Zeit.
Abbildung 4.6 Abrechnungsvorschrift hinterlegen Abrechnung
Sind alle Daten eingepflegt, kann die eigentliche Abrechnung im SAPSystem beginnen. Wichtig an dieser Stelle ist das Bezugsdatum, das den Abschreibungsbeginn kennzeichnet. Je nach Umfang der verwendeten AiB-Objekte kann dieser Vorgang zwischen einigen Minuten und einigen Stunden an Programmlaufzeit erfordern. Sie starten das SAP-Programm über die Transaktion AIBU (siehe Abbildung 4.7). Ich empfehle Ihnen, zunächst einen Testlauf auszuführen. War der Testlauf erfolgreich, starten Sie einen Echtlauf. Er liefert Ihnen das in Abbildung 4.8 dargestellte Protokoll. Das SAP-System
124
Anlagen im Bau
nimmt Umbuchungen vor, entlastet die alte AiB und belastet die neue Anlage. Entsprechend den Selektionsparametern wird das Aktivierungsdatum mit dem 15.09.2013 gesetzt, und die Abschreibungsdauer beginnt.
Abbildung 4.7 Selektionsbild AiB-Abrechnung
Abbildung 4.8 AiB-Protokoll
Eine weitere Ansicht im Asset Explorer (Transaktion AW01N) zeigt die Details der Umbuchung. In Abbildung 4.9 sehen Sie die ehema-
125
Asset Explorer
4.1
4
Anlagevermögen
lige AiB. Der Restwert von 0 EUR wird in diesem Fall als Bestandswert nicht angezeigt. Im unteren Bereich können Sie die passenden Belastungen und die mittels Abrechnung gebuchte Entlastung als Vorgang mit unterschiedlichen Bewegungsarten erkennen. Mit einem Doppelklick können Sie in den Originalbeleg wechseln.
Abbildung 4.9 Asset Explorer für eine AiB
Der Asset Explorer zeigt beim betriebsbereiten Wirtschaftsgut ein anderes Bild als für eine AiB. In Abbildung 4.10 sind sowohl ein Bestandswert als auch der Umbuchungsvorgang direkt erkennbar. Bereits durchgeführte oder auch nur geplante Abschreibungen können Sie auf der Registerkarte Vergleiche abrufen. AiB-Konfiguration
Nachdem Sie nun den Anwendungsfall AiB an einem Beispiel kennengelernt haben, soll im nächsten Schritt das Augenmerk auf der dazu passenden Konfiguration liegen. Dazu gehören die folgenden Einstellungen:
126
Anlagen im Bau
왘
Anlagenklasse für AiB anlegen
왘
Kontenfindung definieren
왘
AiB und Einzelabrechnung einschalten
왘
Vorschlagswerte für Abschreibungen hinterlegen
Abbildung 4.10 Asset Explorer für ein fertiges Wirtschaftsgut
4.1.2
Konfiguration der Anlage im Bau
Damit Sie in der Anlagenbuchhaltung Anlagen im Bau verwalten können, wird dazu eine eigene Anlagenklasse benötigt. SAP liefert Ihnen bereits einen Standard mit den Klassen 4000 und 4001 aus, den viele Unternehmen auch übernehmen. Die prinzipielle Definition der Anlagenklassen ist im Customizing unter Finanzwesen 폷 Anlagenbuchhaltung 폷 Organisationsstrukturen Anlagenklassen 폷 Anlagenklassen definieren (Transaktion OAOA) zu finden. Abbildung 4.11 zeigt eine Auflistung der Anlageklassen, die hier auch gepflegt werden.
127
4.1
4
Anlagevermögen
Abbildung 4.11 AiB-Klasse
Per Doppelklick auf einen Eintrag können Sie Steuerfunktionen der Anlagenklasse hinterlegen. In diesem Fall legen Sie eine eigene Kontenfindung an, um Anlagen im Bau an einer bestimmten Stelle der Bilanz ausweisen zu können (siehe Abbildung 4.12). Zusätzlich hinterlegen Sie eine Eigenschaft, die die Anlagenklasse 4000 als AiBKlasse auszeichnet. Es ist wichtig, hier den Eintrag Einzelpostengenaue Abrechnung zu setzen. Ist er nicht vorhanden, verweigert das SAP-Programm für die Abrechnung einer vermeintlichen AiB-Anlage die Abrechnungsfunktion.
Abbildung 4.12 Anlagenklasse – Detailfunktionen
128
Immaterielle Wirtschaftsgüter
Abschließend ist es notwendig, die Vorschlagswerte der AiB-Anlagenklasse so zu definieren, dass keine Abschreibung stattfinden kann. Entsprechend werden bei neuen Anlagenstammsätzen Nutzungsdauern von 0 Jahren mit einem manuellen Abschreibungsschlüssel abgespeichert (Spalte Absch). Die dazu passende Konfiguration erreichen Sie über den Customizing-Pfad Finanzwesen 폷 Anlagenbuchhaltung 폷 Bewertung allgemein 폷 Anlagenklassenbewertung bestimmen (Transaktion OAYZ), dargestellt in Abbildung 4.13.
Definition von Vorschlagswerten
Abbildung 4.13 Vorschlagswerte – AiB
Eine zu häufige Verwendung des SAP-Objekts AiB verlagert notwendige Rückfragen und Buchungen auf einen späteren Zeitpunkt und in die Abteilung Anlagenbuchhaltung. Hier kann es, bedingt durch die Vorgaben im Abschlussprozess, dann zu zeitlichen Engpässen kommen. Deshalb sollte so viel wie möglich bereits im operativen Geschäftsprozess geklärt werden, z. B. über einen Anlagenkauf mittels Bestellbezug. Sind nur wenige AiB während des Abschlussprozesses vorhanden und kann der Anlagenbuchhalter auf notwendige Informationen schnell zugreifen, beschleunigt das den gesamten Vorgang.
4.2
Immaterielle Wirtschaftsgüter
Der Wertansatz von selbst erstellten immateriellen Wirtschaftsgütern ist seit vielen Jahren nach IFRS und US-GAAP zulässig. In der Handelsbilanz dürfen ab 2010 selbst erstellte immaterielle Vermögens-
129
4.2
Auswirkungen
4
Anlagevermögen
gegenstände als Vermögenswert angesetzt werden. (Aktivierungswahlrecht gemäß § 255 Abs. 2a Satz 1 HGB). Da für die Steuerbilanz nach wie vor ein Aktivierungsverbot (§5 Abs, 2 EStG) besteht, können die Bewertungsansätze und damit die Anschaffungskosten in der Anlagenbuchhaltung unterschiedlich sein. Im Kontext des Anlagevermögens und einer parallelen Rechnungslegung bietet das SAP-System mehrere Möglichkeiten, eine Wertfortschreibung effizient zu unterstützen. Ein Beispiel soll Ihnen zeigen, wie eine solch systemgestützte Verarbeitung den Abschlussprozess vereinfachen kann. Beispiel: Kosten für Softwareerstellung
In diesem Beispiel sollen Kosten für die Erstellung von Software zunächst auf dem SAP-Objekt Innenauftrag gesammelt werden. Das hat den Vorteil, dass mittels einer Budgetierung Plan- und Ist-Kosten permanent verglichen werden können. Zusätzlich werden zum Innenauftrag bereits Zusatzinformationen wie der Abgrenzungsschlüssel (siehe Abbildung 4.14) hinterlegt. Die dazu notwendigen SAP-Funktion finden Sie im Anwendungsmenü unter Rechnungswesen 폷 Investitionsmanagement 폷 Innenaufträge 폷 Stammdaten 폷 Order Manager (Transaktion KO04). Hinter dem Abgrenzungsschlüssel FICO stecken viele Konfigurationseinstellungen, die wir Ihnen in diesem Abschnitt näher vorstellen werden. An dieser Stelle sieht der SAP-Anwender lediglich, dass der Auftrag einer Auftragsart für Investitionsmaßnahmen angehört und gemäß Textinformation des Abgrenzungsschlüssels zu 100 % gemäß US-GAAP, zu 50 % gemäß HGB und zu 0 % gemäß Steuerrecht abgerechnet werden soll.
Abbildung 4.14 Innenauftrag mit Abgrenzungsschlüssel
In der Menüleiste gelangen Sie über den Eintrag Zusätze 폷 Anlage im Bau zu dem in Abbildung 4.15 dargestellten Anlagenstammsatz. Die-
130
Immaterielle Wirtschaftsgüter
4.2
ser wurde beim Speichern des Innenauftrags automatisch auf Basis des Abgrenzungsschlüssels angelegt und mit dem Innenauftrag verknüpft.
Abbildung 4.15 Innenauftrag mit Anlage verknüpft
Werden zu einem späteren Zeitpunkt Eigen- oder Fremdleistungen auf den Innenauftrag kontiert, dient dieser als Kostensammler bis zum Periodenende bzw. bis zur Fertigstellung der Anlage. Abbildung 4.16 zeigt Ihnen die Buchung einer kreditorischen Eingangsrechnung, die mit dem Kontierungsobjekt Innenauftrag versehen ist. Wenn die Software noch nicht fertiggestellt ist, bevor der Abschlussprozess startet, müssen diese Kosten aus der Gewinn- und Verlustrechnung genommen und bilanztechnisch als Anlagen im Bau dargestellt werden. Das trifft je nach rechtlicher Darstellung für 100, 50 bzw. 0 % des Gesamtbetrags zu. Dazu gibt es im Investitionsmanagement die Transaktionen KO8G (Sammelverarbeitung) bzw. KO88 (Einzelverarbeitung). In Abbildung 4.17 haben wir für einen einzelnen Investitionsauftrag die Transaktion KO88 exemplarisch dargestellt. Im Gegensatz zur klassischen AiB-Abrechnung benötigen Sie an dieser Stelle keine eigene Abrechnungsvorschrift. Alle notwendigen Informationen sind bereits mit dem Innenauftrag verknüpft.
131
Integration zum Investitionsmanagement
4
Anlagevermögen
Abbildung 4.16 Buchung von Fremdleistungen
Abbildung 4.17 Abrechnung des Innenauftrags
Das in Abbildung 4.18 dargestellte Protokoll ist nur bedingt aussagekräftig. Der Auftrag 65000404 wurde zwar auf die Anlage 4148 zu 100 % abgerechnet, diese Information ist jedoch nicht für alle Bewertungsbereiche gültig. Zum Beispiel sollten für eine rechtliche Darstellung gemäß HGB nur 50 % und für das Steuerrecht sogar nur 0 % der Kosten auf die Anlage übertragen werden. Eine differenzierte Darstellung dazu gibt es an dieser Stelle leider nicht.
132
Immaterielle Wirtschaftsgüter
Abbildung 4.18 Protokoll der Abrechnung
Mit der Transaktion AW01N aus der Anlagenbuchhaltung können Sie sich die tatsächliche Wertfortschreibung ansehen. Abbildung 4.19 zeigt den Asset Explorer mit der Anlage im Bau 4184 und dem Bewertungsbereich 01 (US-GAAP). Wie Sie bereits dem Protokoll des Abrechnungslaufs entnehmen konnten, liegt in diesem Fall eine 100 %-Abrechnung der Kosten in Richtung Anlagenbuchhaltung vor. Im unteren Bereich der Abbildung 4.19 ist unter den Bewegungen die zuvor ausgeführte Abrechnung als interner Vorgang mit der Bewegungsart 114 zu sehen.
Abbildung 4.19 Asset Explorer – US-GAAP-Ansicht
133
4.2
4
Anlagevermögen
Unterschiedliche Anschaffungswerte
Wählen Sie auf der linken Seite des Asset Explorers den Bewertungsbereich 60 (Handelsrecht) aus, werden 50.000 EUR Wertansatz dargestellt (siehe Abbildung 4.20). Im Fall des Bewertungsbereichs 63 (Steuerbilanz) müssten es sogar 0 EUR sein. Der Innenauftrag ermöglicht also unterschiedliche Anschaffungswerte je nach Rechnungslegungsvorschrift. Bei immateriellen Wirtschaftsgütern ist dies aufgrund der Unterschiede zwischen US-GAAP, IFRS, HGB und Steuerrecht notwendig. Im Abschlussprozess bietet das im Innenauftrag hinterlegte Regelwerk eine wesentliche Vereinfachung in der Werterrechnung und Buchung. In der betrieblichen Praxis würde man den Abrechnungslauf des Innenauftrags mit dem Closing Cockpit bzw. Schedule Manager einplanen und somit auch automatisch starten lassen (siehe auch Kapitel 3, »Schedule Manager und Closing Cockpit«). Damit ist der Anlagenbuchhalter von einer Routineaufgabe im Abschlussprozess befreit – vorausgesetzt, die Kollegen der Kreditorenbuchhaltung haben die operativen Buchungen immer auf dem richtigen Innenauftrag ausgeführt.
Abbildung 4.20 Asset Explorer – HGB-Ansicht
134
Immaterielle Wirtschaftsgüter
Wir verlassen die Ansicht der Nebenbuchhaltung und widmen uns nun der Wertfortschreibung im Hauptbuch. Bei diesem einfachen Vorgang werden mindestens zwei Bewertungsbereiche im Nebenbuch mit unterschiedlichen Wertansätzen fortgeschrieben. Auch in SAP ERP bucht lediglich der Bewertungsbereich 01 in Echtzeit ins Hauptbuch. Das heißt, für alle anderen parallelen Bewertungen wird das SAP-Programm für periodische Bestandsbuchungen benötigt. Abbildung 4.21 zeigt einen Buchungsbeleg im Kontext der neuen Hauptbuchhaltung. Auch hier findet bei der Abrechnung des Innenauftrags in Echtzeit lediglich eine Fortschreibung für den Bewertungsbereich 01 statt. In unserem Fall entspricht dieser der Rechnungslegungsvorschrift US-GAAP und damit 10.000 EUR Wertansatz. Dieser wird mit der Buchung in die Ledgergruppe Blank in alle Ledger weitergereicht.
4.2
Wertfortschreibung im Hauptbuch
Abbildung 4.21 Buchung für alle Ledgergruppen
Ausgehend von der Rechnungslegungsvorschrift HGB und der hier angeschlossenen Ledgergruppe L6, ist der Anlagenzugang damit zunächst zu hoch bewertet. Erst mit der Transaktion ASKB (Periodische Bestandsbuchung) wird dieser Wert korrigiert. Zu erkennen ist das im Wert von minus 50.000 EUR im Zusammenhang mit der Ledgergruppe L6 (HGB). Damit ist die Anlage gemäß den Vorschriften des HGB mit 100.000 minus 50.000, also insgesamt 50.000 EUR, bewertet, wie in Abbildung 4.22 zu sehen ist. Für die Bewertung nach Steuerrecht müsste eine negative Buchung von 100.000 vorgenommen werden. Nur so kommt eine summarische Bewertung von 100.000 EUR minus 100.000 EUR, also 0, zustande. Das ist eine zugegebenermaßen etwas umständliche Buchungslogik, die der Echtzeit-
135
Ledgerlösung im neuen Hauptbuch
4
Anlagevermögen
integration des Bewertungsbereichs 01 und einer zunächst vollständigen Wertfortschreibung in alle Bewertungsbereiche geschuldet ist.
Abbildung 4.22 Korrektur mittels periodischer Bestandsbuchung Konfiguration
Lassen Sie uns jetzt die zugrunde gelegte Konfiguration näher betrachten. Für Investitionsmaßnahmen sollten Sie eine eigene Anlagenklasse anlegen. Das Customizing aus Abbildung 4.23 erreichen Sie über den Pfad Finanzwesen 폷 Anlagenbuchhaltung 폷 Organisationsstrukturen 폷 Anlagenklassen 폷 Anlagenklassen definieren. Der Status der Anlage im Bau muss an dieser Stelle als Investitionsmaßnahme gekennzeichnet sein.
Abbildung 4.23 Anlagenklasse mit Investitionsmaßnahmen
136
Immaterielle Wirtschaftsgüter
Die nun folgenden Einstellungen finden Sie alle im Konfigurationsmenü des Investitionsmanagements unter Investitionsmanagement 폷 Innenaufträge als Investitionsmaßnahme 폷 Aktivierungswerte je Bewertungsbereich. Gerade wenn unterschiedliche Anschaffungs- und Herstellungskosten zu unterscheiden sind, müssen Sie entsprechend Abbildung 4.24 zunächst unterschiedliche Versionen definieren. In diesem Beispiel sind drei unterschiedliche Aktivierungsversionen definiert.
Abbildung 4.24 Versionen definieren
Im nächsten Schritt verknüpfen wir die im Bewertungsplan 1DE hinterlegten Bewertungsbereichen mit den gerade definierten Aktivierungsversionen (siehe Abbildung 4.25).
Abbildung 4.25 Versionen den Bewertungsbereichen zuordnen
Als übergeordnete Kategorie dient der Aktivierungsschlüssel. Er taucht später für die SAP-Anwender erkennbar sowohl im Innenauftrag als auch im Anlagenstammsatz auf. Da für die Anwender die Customizing-Einstellungen zumeist nicht einsehbar sind, ist es an dieser Stelle wichtig, einen aussagekräftigen Text zu hinterlegen (siehe Abbildung 4.26).
137
4.2
4
Anlagevermögen
Abbildung 4.26 Aktivierungsschlüssel festlegen Aktivierungsschlüssel und Aktivierungsversionen
Sind Aktivierungsschlüssel und Aktivierungsversionen definiert, müssen wir diese noch miteinander verknüpfen. Dies geschieht, wie in Abbildung 4.27 zu sehen, in der Aktivierungsermittlung von Investitionsmaßnahmen. Die jeweiligen Einträge können zeitabhängig und auf Basis einzelner Kostenarten sehr detailliert definiert werden. In diesem vereinfachten Fall werden mit einer Gültigkeit ab 2010 alle Kostenarten gemäß US-GAAP mit 100 %, nach HGB mit 50 % und nach Steuerrecht mit 0 % in die Anlagenbuchhaltung übergeleitet.
Abbildung 4.27 Verknüpfung von Versionen und Aktivierungsschlüssel
Der wesentliche Vorteil einer eigenen Anlagenklasse für Investitionsmaßnahmen besteht auch darin, dass als Vorschlagswert ein Aktivierungsschlüssel direkt hinterlegt werden kann (siehe Abbildung 4.28). Somit muss der SAP-Anwender lediglich den Innenauftrag korrekt anlegen. Alle anderen Einstellungen nimmt das SAP-System auf Basis der hinterlegten Konfiguration selbst vor. Diese effiziente Möglichkeit, mit selbst erstellten immateriellen Wirtschaftsgütern umzugehen, kann den Periodenabschluss an dieser Stelle beschleunigen.
138
Anlageninventur
4.3
Abbildung 4.28 Aktivierungsschlüssel als Vorschlagswert hinterlegen
4.3
Anlageninventur
Vermögensgegenstände, die es nicht mehr gibt, haben keinen Wert. Deshalb muss das Anlagevermögen jährlich durch eine Inventur überprüft werden. Eine leichte Identifizierbarkeit der Vermögensgegenstände erleichtert diese Arbeit im Abschlussprozess. Vereinfachungen, die unterjährig den operativen Betrieb in der Anlagenbuchhaltung beschleunigen, können hingegen dazu führen, dass sich der Jahresabschluss aufwendiger und langsamer gestaltet. Ein erstes Beispiel dazu liefert die Aufzeichnung und Verwaltung von Festwerten.
4.3.1
Festwerte
Es gibt Vermögensgegenstände, die nur mit viel Aufwand einzeln überprüfbar sind. Dazu zählen z. B. in der Getränkeindustrie Transportkisten oder Gerüste in der Bauwirtschaft. Hier werden defekte Gegenstände regelmäßig durch neue ersetzt, sodass der Bestand und damit Gesamtwert hauptsächlich konstant bleibt. Eine körperliche Bestandsaufnahme bei geringen Wertschwankungen ist nicht zu rechtfertigen, weshalb es die Möglichkeit der Führung sogenannter Festwerte gibt. Dieser hat gemäß § 240 HGB für das Unternehmen eine nachgelagerte Bedeutung. Nach HGB-Vorschriften genügt eine körperliche Bestandsaufnahme alle drei Jahre bzw. nach Steuerrecht sogar alle fünf Jahre. Die Verwaltung der Werte erfolgt über die SAP-
139
Aufwand der Bestandsaufnahme optimieren
4
Anlagevermögen
Software in der Abteilung Anlagenbuchhaltung – in einer eigenen Anlagenklasse, bei der keine Abschreibung vorgenommen wird (siehe Abbildung 4.29). Auf der Registerkarte Bewertung ist weder eine Nutzungsdauer noch ein Abschreibungsschlüssel definiert.
Abbildung 4.29 Festwerte als Stammsatz definieren
Das wirkt sich auf die Darstellung im Anlagengitter aus. Wie aus Abbildung 4.30 hervorgeht, ist unser Festwert zum 01.12.2013 zugegangen. Eine Überprüfung der Werte erfolgt in der Regel alle drei Jahre, um HGB- und steuerliche Vorschriften jeweils abdecken zu können.
Abbildung 4.30 Manuelle Wertfortschreibung Vor- und Nachteile
Sofern Sie mit vielen Festwerten arbeiten, führt diese operative »Vereinfachung« zu einem hohen Aufwand, wenn die Inventurpflicht tatsächlich zu erfüllen ist. Eventuell haben Sie in der Summe sogar einen Mehraufwand gegenüber einer Einzelbestandsführung. Deshalb müssen Sie in der Organisation der Anlagenbuchhaltung gut abwä-
140
Anlageninventur
4.3
gen, ob und mit welchen Festwerten gearbeitet werden soll. Diese Entscheidung hat einen direkten Einfluss auf die Möglichkeit, einen Fast Close tatsächlich durchführen zu können. Ähnlich wie bei den Festwerten gibt es auch in der Anlagenbuchhaltung eine Möglichkeit, gleichartige Vermögensgegenstände mengenmäßig in einer Gruppe oder jeweils einzeln zu verwalten. Beide Verfahren bringen sowohl im operativen Tagesbetrieb als auch beim Jahresabschluss gewisse Vor- und Nachteile mit sich, die wir uns in Abschnitt 4.3.2 und Abschnitt 4.3.3 genauer anschauen werden.
4.3.2
Einzelverwaltung
Im folgenden Beispiel sollen für ein Unternehmen 25 Computer beschafft werden. Diese Vermögensgegenstände gehören zur Betriebsund Geschäftsausstattung und dienen exemplarisch dazu, eine Gruppe von gleichartigen Vermögensgegenständen zu repräsentieren. Genauso gut könnte es sich hier um 100 Tische oder 200 Stühle handeln. Bei einer Einzelverwaltung wird jeder einzelne Vermögensgegenstand als eigener Stammsatz erfasst. Wesentlicher Vorteil sind hier Detailinformationen zum Standort oder auch den Kostenrechnungsverantwortlichen, die je Anlage abgespeichert werden. Die in Abbildung 4.31 dargestellte Transaktion AS01 ermöglicht es Ihnen, in einem Arbeitsschritt mehrere Anlagen gleichzeitig anzulegen.
Abbildung 4.31 Gleichartige Anlagen anlegen
Nachdem Sie Daten für eine Bezeichnung, einen Ort oder auch die Kostenstelle für den ersten Eintrag erfasst haben, fragt Sie das SAPSystem, ob die anderen Anlagen absolut identisch sind oder ob gewisse Werte geändert werden sollen (siehe Abbildung 4.32). Wählen Sie Anlegen für identische Anlagen oder Pflegen, wenn Sie Werte für einzelne Anlagen ändern möchten.
141
Anlagen anlegen
4
Anlagevermögen
Abbildung 4.32 Massenpflege Massenpflege
Diese Massenpflege versetzt Sie in die Lage, direkt abweichende Feldinhalte zu den 25 Wirtschaftsgütern zu hinterlegen. Wie Sie in Abbildung 4.33 sehen, haben wir die Bezeichnung angepasst. In der betrieblichen Praxis werden wahrscheinlich weitere Daten wie Inventarnummer, Geschäftsbereich oder auch Kostenstellen abweichen.
Abbildung 4.33 Änderung der Bezeichnung
142
Anlageninventur
4.3
Bestätigen Sie an dieser Stelle die Eingabe mit der (¢)-Taste, legt das SAP-System im Hintergrund die 25 Anlagen an. Der in Abbildung 4.34 dargestellte Von-bis-Bereich ist zwar gewöhnungsbedürftig, liefert dem Anlagenbuchhalter aber alle notwendigen Informationen.
Abbildung 4.34 Systemmeldung
Für eine Zugangsbuchung z. B. mit der Transaktion ABZON müssen Sie mit dem Icon zu der in Abbildung 4.35 dargestellten Ansicht wechseln. Hier können Sie anschließend die 25 Computer hinterlegen.
Zugangsbuchung
Abbildung 4.35 Zugangsbuchung
Wie Ihnen dieses Beispiel zeigt, hält sich der Mehraufwand bei der Datenerfassung in Grenzen. Vielmehr geht es darum, Detailinformationen für eine spätere Anlageninventur festzuhalten. Entsprechend
143
Vorteile
4
Anlagevermögen
einfacher gestaltet sich der Abschlussprozess bei einer Einzelverwaltung. Anstatt einzelne Anlagenstammsätze für gleichartige Wirtschaftsgüter zu führen, könnten Sie auch mit Mengen arbeiten. Bei diesem Verfahren spricht man von einer Sammelverwaltung.
4.3.3
Sammelverwaltung
Rechtlich zulässig dürfen gleichartige Wirtschaftsgüter in einer Position unter der Angabe von Mengen aufgeführt werden, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind: 왘
gleiches Anschaffungsdatum
왘
gleiche Anschaffungs- und Herstellungskosten
왘
gleiche Abschreibungsmethode
Diese Vereinfachung in der täglichen Arbeit des Anlagenbuchhalters kann sich bei der Anlageninventur nachteilig auswirken. Was ist bei Teilabgängen oder wenn die Computer teilweise an andere Standorte gebracht werden? Wie soll z. B. festgestellt werden, dass in unserem Beispiel alle 25 Computer noch im Bestand sind? Eine einzelne Identifizierbarkeit ist bei diesem Verfahren nicht möglich. Auch wenn dieses Verfahren eindeutig nicht zu empfehlen ist, soll es der Vollständigkeit halber an dieser Stelle beschrieben werden. So werden die potenziellen negativen Auswirkungen bei der jährlichen Inventur und beim Jahresabschluss deutlich. Beispiel ComputerSammelverwaltung
Im Beispiel in Abbildung 4.36 wird genau ein Stammsatz für die Gruppierung Computer angelegt (Transaktion AS01). Als Mengeneinheit sind Stück hinterlegt. Entsprechend den Zugangsdaten erfolgt hier eine Fortschreibung der Menge im Anlagenstammsatz. Auf der Registerkarte Zeitabhängig können Sie für alle Computer jedoch nur eine gültige Kostenstelle für Abschreibungsbuchungen hinterlegen. Die angefallenen Kostenbuchungen könnte man natürlich auch als Umlage oder Verteilung weiterverrechnen. Die eigentliche Kenngröße – PC je Abteilung – ist an dieser Stelle aber nicht verfügbar, da es nur einen Anlagenstammsatz gibt. Ähnliches gilt für die Registerkarte Zuordnung, bei der nur ein Standort hinterlegt werden kann. Es ist relativ unwahrscheinlich, dass alle 25 PCs sich während der Nutzungsdauer von drei Jahren genau an einem Standort befinden werden. Entsprechend schwierig dürfte sich die jährliche Anlageninventur gestalten, da Sie keinen eindeutigen Kostenstellenverantwort-
144
Anlageninventur
4.3
lichen haben, der Ihnen eine Rückmeldung zum Verbleib der Computer geben könnte. Zugangsbuchungen können aber sehr schnell erfasst werden.
Abbildung 4.36 Stammsatz anlegen
Aus der Sicht des Anlagenbuchhalters sind die tägliche Steuerung und Abwicklung der Zugangsbuchungen einfacher als bei einer Einzelverwaltung. Im Beispiel aus Abbildung 4.37 müssen bei der Zugangsbuchung eines sammelverwalteten Wirtschaftsgutes lediglich eine Anlagennummer und die Anzahl mitgeben werden.
Abbildung 4.37 Zugangsbuchung
An dieser Stelle wird es für Sie sicherlich unstrittig sein, eine Wirtschaftsgüter wie Computer mit der Einzelverwaltung zu erfassen. Bei
145
Sammel- und Einzelverwaltung
4
Anlagevermögen
Tischen, Stühlen und anderen kleineren Wirtschaftsgütern, die überwiegend in die Kategorie Betriebs- und Geschäftsausstattung fallen, verhält es sich jedoch ähnlich. Eine Inventur ist immer dann einfacher, wenn eine Einzelverwaltung vorliegt. Die Massentransaktionen im SAP-System ermöglichen den SAP-Benutzern zusätzlich eine möglichst einfacher Verwaltung vieler Stammdaten gleichzeitig. Unter dem Gesichtspunkt einer schnell durchzuführenden Anlageninventur bzw. eines schnellen Jahresabschlusses empfehle ich Ihnen die Einzelverwaltung. Bei der Anlageninventur stehen die beweglichen Wirtschaftsgüter im Vordergrund. Darüber hinaus muss auch die Zugehörigkeit von unbeweglichen Wirtschaftsgütern wie Gebäuden oder Grundstücken nachgewiesen werden.
4.3.4
Eigentumsnachweise
Beim Grundbuch handelt es sich um ein amtliches öffentliches Verzeichnis von Grundstücken mit den damit verbundenen Rechten. Wenn im Anlagevermögen eines Unternehmens z. B. ein Flurstück mit einem bestimmten Wert fortgeschrieben wird, existiert dazu wie in Abbildung 4.38 ein SAP-Anlagenstammsatz. Dieser beschreibt im besten Fall den Vermögensgegenstand mit seiner Lage und seinen Ausmaßen in m2.
Abbildung 4.38 Verwaltung von Zusatzinformationen
146
Anlageninventur
4.3
Zusatzinformationen zum Eigentumsnachweis wie z. B. ein digitaler Grundbuchauszug können über das Icon hinterlegt werden. Diese Vorgehensweise kann auch bei Fahrzeugen mit dem dazugehörigen digitalen Abbild des Fahrzeugbriefs eingesetzt werden. So ist es im gesamten SAP-System möglich, Dokumente in das System zu laden und mit SAP-Objekten – in diesem Fall dem Anlagenstammsatz – zu verknüpfen. Bei einer Jahresabschlussprüfung liegen sowohl dem Wirtschaftsprüfer als auch dem Bilanzbuchhalter sofort alle Daten vor. Ein Gang ins Archiv, um Ordner und Papierakten zu sichten, ist an dieser Stelle dann überflüssig. Dokumente sind sofort erkennbar Bisher war es nicht erkennbar, ob bereits ein Dokument zum SAP-Objekt ) Das ändert sich mit den Programmerhochgeladen worden ist (Icon weiterungen, die in den Hinweisen 1851646 und 1415647 ausgeliefert werden. Diese ermöglichen es, über eine neue Visualisierung zu erkennen, ob zusätzliche Dokumente dahinterstecken oder auch nicht: bzw. . Dieses Statusinformation auf den ersten Blick erspart dem Benutzer das Hineinklicken in das Objekt und gilt selbstverständlich nicht nur für die Anlagenbuchhaltung, sondern für alle SAP-Bereiche wie die Belegansicht, die Bestellansicht oder die Vertriebsansicht.
Sind diese grundsätzlichen Fragen einer Organisation der Anlagenbuchhaltung festgelegt und optimiert, kann die eigentliche Anlageninventur schnell und effizient durchgeführt werden.
4.3.5
Durchführung der Anlageninventur
Ungefähr einen Monat vor dem Jahresabschluss beginnt in den Unternehmen bereits die Planung für die durchzuführende Anlageninventur. Die angrenzenden Fachbereiche werden vom Anlagenbuchhalter zu einem Meeting eingeladen und erhalten eine Einweisung zu den bevorstehenden Aktivitäten. Zumeist werden bei dieser Zusammenkunft auch aktuelle Bestandslisten ausgeteilt und offene Fragen zum Verfahren erörtert. Auf Basis des Rücklaufs der Abteilungen prüft der Anlagenbuchhalter Bestandslisten und bucht Bestandsveränderungen. Sind bewegliche Anlagen einzeln als Stammsatz verwaltet und auch physisch mit Aufklebern gekennzeichnet, ist die eigentliche Anlagen-
147
Planung und Voraussetzungen
4
Anlagevermögen
inventur im Rahmen des Abschlussprozesses lediglich eine Fleißarbeit. Wichtige Voraussetzung ist die durchgängige Kennzeichnung der Vermögensgegenstände. Um einen unnötigen Mehraufwand beim Jahresabschluss zu vermeiden, sollte die Anlagennummer z. B. als Barcode auf den einzelnen Wirtschaftsgütern aufgeklebt werden. Auch weitere technische Varianten sind an dieser Stelle natürlich denkbar, z. B.: 왘
Aufmalen
왘
Annieten
왘
Aufschweißen
왘
Einbrennen
왘
Tiere mit Ohrclips
Dieser Vorgang sollte sinnvollerweise bereits bei der Anschaffung des jeweiligen Gegenstands erfolgen. Auch hier hat der fortlaufende operative Zugangsprozess eine unmittelbare Auswirkung auf die periodische Aktivität der Anlageninventur. Man kann an dieser Stelle auch von einer periodischen Anlageninventur sprechen, wenn Sie im Unternehmen ein permanentes Meldeverfahren etabliert haben, um Verschrottungen, Diebstähle, Verkäufe oder einfach nur Änderungen des Standortes bzw. der Kostenstelle in Richtung Anlagenbuchhaltung zurückzukoppeln. Ist dies erfüllt, muss keine jährliche Inventur des Anlagevermögens erfolgen. Vielmehr sind es dann Stichproben, um sicherzustellen, dass ein permanentes Meldeverfahren auch funktioniert. Dies ist eine weitere Möglichkeit, den Jahresabschlussvorgang Anlageninventur zeitlich zu entzerren und die Aktivität auf ein ganzes Geschäftsjahr zu verteilen. Im SAP-System dient die Inventurliste als zentrales Element, um eine Anlageninventur durchführen zu können. Sie finden diese im Anwendungsmenü über den Pfad Rechnungswesen 폷 Finanzwesen 폷 Anlagen 폷 Infosystem 폷 Berichte zur Anlagenbuchhaltung 폷 Anlagenbestand 폷 Inventurlisten. In Abbildung 4.39 sehen Sie eine Selektion nach dem Merkmal Kostenstelle. Eine solche Sortierung hat sich in der betrieblichen Praxis als vorteilhaft erweisen. Der Kostenstellenverantwortliche hat nämlich ein großes Interesse daran, dass das Budget seiner Kostenstelle nicht übermäßig mit Abschreibungsbuchungen belastet wird. Entsprechend motiviert wird er sein, nicht mehr vorhandene Anlagen auch zu melden.
148
Anlageninventur
Abbildung 4.39 Selektionsparameter für Inventurliste
Die Positionen auf dem Ausdruck in Abbildung 4.40 werden unter der Verantwortung des Kostenstellenleiters physisch geprüft und durch Abhaken der Inventarnummer sowie mit Datum und Unterschrift quittiert.
Abbildung 4.40 Inventurliste, sortiert nach Kostenstellen
149
4.3
4
Anlagevermögen
Fehler erkennen Abteilungen außerhalb der Buchhaltung für einen Jahresabschluss zu motivieren ist eine wiederkehrende Herausforderung. Nicht selten versuchen die Kollegen (wahrscheinlich aus Unkenntnis über die Wichtigkeit) Abkürzungen zu wählen, um die lästige Verwaltungsarbeit so »pragmatisch« wie möglich abzuarbeiten. Hier liegt es auch am Anlagenbuchhalter, diese Abkürzungsversuche zu erkennen und kritisch nachzufragen. Ein gutes Indiz liegt z. B. vor, wenn eine Bestandsliste in einem guten Zustand, d. h. mit wenigen Falten und Knicken, zurückgesendet wird oder wenn die Sachanlageninventur mit einem einzigen blauen Kugelschreiber relativ gleichmäßig abgehakt worden ist.
Wird die Liste am Bildschirm eingesehen, können Sie mit einem Doppelklick auf eine einzelne Anlage eine Detailansicht öffnen (siehe Abbildung 4.41). So können Sie z. B. das Datum der letzten Inventur und einen dazu passenden Hinweis direkt im SAP-System hinterlegen. Wahrscheinlich wird der Kostenstellenverantwortliche die Informationen auf einer Papierliste und nicht direkt im SAP-System eintragen. Diese Aufgabe fällt dann dem Anlagenbuchhalter zu.
Abbildung 4.41 Anlage ändern – Inventurhinweis Änderung der Kostenstelle
Auch andere Änderungen wie etwa neue zeitabhängige Daten werden zumeist im Kontext der Anlageninventur mit der Transaktion
150
Abschreibungslauf
AS02 gepflegt. Dabei kann es sich um einen neuen Standort oder auch eine Kostenstellenänderung handeln. Im Beispiel aus Abbildung 4.42 verändert sich zum 01.01.2014 die Kostenstelle von 1200 auf 1000 und der Standort von 1 auf 3. Dies liegt daran, dass das Wirtschaftsgut jetzt von einer anderen internen Abteilung an einem anderen Standort verwendet wird.
Abbildung 4.42 Anlage ändern – Kostenstelle und Standort
An dieser Stelle möchte ich auf den Zusammenhang zum Abschreibungslauf hinweisen. Der Abschreibungslauf basiert immer auf vollständigen Perioden, die sich vom vollständigen Monat ableiten lassen. Ein Kostenstellenwechsel in den zeitabhängigen Stammdaten zum 15. eines Monats bedeutet nicht, dass anteilig die alte und neue Kostenstelle mit einer halben Abschreibung für den Monat des Übergangs belastet werden. In diesem Fall würde die neue Kostenstelle mit dem vollständigen Betrag belastet werden.
4.4
Abschreibungslauf
Eine Abnutzung und damit auch Wertminderung der Wirtschaftsgüter spiegelt sich in den Abschreibungsbuchungen wider. In diesem Zusammenhang fällt oft der steuerrechtlich geprägte Begriff Absetzung für Abnutzung (AfA). Neben dem geplanten Verschleiß bzw. der planmäßigen Abschreibung finden auch ungeplante Wertminderungen Berücksichtigung. Dies kann z. B. dann der Fall sein, wenn der Wert eines Grundstücks aufgrund einer toxischen Verschmutzung wesentlich korrigiert werden muss. In diesen Fällen spricht man von außerplanmäßigen Abschreibungen.
151
AfA
4.4
4
Anlagevermögen
Bilanzpolitischer Spielraum Insbesondere die außerplanmäßigen Wertminderungen sind oft nicht immer eindeutig zu beurteilen und eröffnen so bilanzpolitischen Spielraum. Bereits im Vorfeld der erstellten und testierten Bilanz gibt es vonseiten der Stakeholder eines Unternehmens eine klare Erwartungshaltung, wie der geplante Gewinn ausfallen sollte. Bei Aktienunternehmen werden z. B. von verschiedenen Analysten Zielkorridore für Umsatz und Gewinn öffentlich kommuniziert. In Jahren, in denen der Gewinn die obere Grenze erreichen würde, ist für den Buchhaltungsleiter eine Entscheidung für eine außerplanmäßige Abschreibung einfach. Würde der Gewinn unterhalb des Zielkorridors liegen, kommt es auf den Wirtschaftsprüfer an, ob dieser auf einer Abwertung besteht. Für den Abschlussprozess in der Anlagenbuchhaltung bedeutet das eine geplante abwartende Haltung in der Bewertung für einige wenige Wirtschaftsgüter. Damit verzögert man bewusst den Zeitpunkt des SAP-Abschreibungslaufs.
Abbildung 4.43 Selektionsbild des Abschreibungslaufs Abschreibungen buchen
Abschreibungen werden in der Regel monatlich über einen SAP-Abschreibungslauf gebucht. Die SAP-Transaktion AFAB dazu erreichen
152
Abschreibungslauf
Sie im Anwendungsmenü unter Rechnungswesen 폷 Finanzwesen 폷 Anlagen 폷 Periodische Arbeiten Abschreibungslauf 폷 Durchführen. In Abbildung 4.43 sehen Sie den Startschirm für den Buchungslauf. Als Gründe für den Buchungslauf differenzieren Sie zwischen den folgenden Optionen: 왘
Planmäßig
왘
Wiederholung
왘
Restart
왘
Außerplanmäßig
Bei einem planmäßigen Buchungslauf handelt es sich um den ersten Abschreibungslauf, der planmäßig für eine Periode ansteht. Sofern es sich beim Geschäftsjahr um ein Jahr handelt, beginnt die monatliche Wertfortschreibung mit der Periode 1 und endet durchgehend und lückenlos bei 12. Haben Sie in einem Monat bereits einen Abschreibungslauf durchgeführt und sind nachträglich FI-AA-relevante Buchungen vorgenommen worden, ist für diese wenigen nachträglichen Geschäftsvorfälle ein erneuter Abschreibungslauf notwendig. Dieser fällt dann in die Rubrik Wiederholung. Die Programme für den Abschreibungslauf laufen im Hintergrund und werden in den meisten Fällen komplett durchlaufen und korrekt beendet. In den wenigen Fällen, bei denen das SAP-Programm fälschlicherweise abgebrochen wird bzw. von selbst abbricht, ist die Option Restart erforderlich. Möchten Sie z. B. aus Testgründen einzelne Abschreibungsperioden überspringen, kommt die Option Außerplanmäßig zum Einsatz. Die Vordergrundverarbeitung ist auf 1.000 Anlagen begrenzt und eignet sich insbesondere dazu, einen Testlauf durchzuführen. Das in Abbildung 4.44 dargestellte Testprotokoll berechnet je Anlage und Bewertungsbereich einen geplanten Betrag und versucht, diesen mit einem Referenzbeleg zu simulieren. Dabei treten häufig Fehler auf, die vor dem Echtlauf beseitigt werden müssen. Zu den Klassikern zählt dabei die Sperre von Kostenstellen. Das passiert durch Umstrukturierungen im Unternehmen, wenn z. B. Abteilungen umgruppiert bzw. aufgelöst werden. Dann wird im Controlling die alte Kostenstelle gesperrt, ohne die Anlagenbuchhaltung zu informieren und die zeitabhängigen Daten in der Anlage zu pflegen. Dieser Missstand
153
Testlauf
4.4
4
Anlagevermögen
wird spätestens während des Abschreibungslaufs in der Anlagenbuchhaltung entdeckt.
Abbildung 4.44 Testprotokoll des Abschreibungslaufs
Für die dargestellten Beispiele Sonderfahrzeug, Computer und andere Anlagen summiert sich die Gesamtabschreibung auf 754.145 EUR. Das gilt selbstverständlich nur für den Bewertungsbereich 01, der in diesem Beispiel mit dem Ledger 0L verknüpft ist. Das spiegelt sich auch im Buchungsbeleg und in Abbildung 4.45 wider. Dort findet eine controllingrelevante Buchung auf dem Aufwandskonto 211100 mit Zusatzkontierung (Kostenstelle) statt. Abhängigkeit von der CO-Periodensteuerung Sind die Buchungsperioden für Ist-Vorgänge im Controlling bereits geschlossen, ist es wegen der erforderlichen Controlling-Kontierung nicht möglich, einen Abschreibungslauf erfolgreich durchzuführen. Diese Abhängigkeit sollte im Controlling bekannt sein, damit zeitlich auch relativ spät durchgeführte außerplanmäßige Abschreibungen noch möglich sind. Einzelprüfungen
Neben dieser Summenbuchung müssen aus Gründen der Nachvollziehbarkeit auch einzelne Anlagen geprüft werden. Im Beispiel aus Abbildung 4.46 erfolgt der Einstieg über die Transaktion AW01N (Asset Explorer). Die dort dargestellte Anlage Sonderfahrzeug zeigt auf der Registerkarte Gebuchte Werte die durchgeführte Buchung und damit die Integration von Haupt- und Nebenbuch.
154
Abschreibungslauf
Abbildung 4.45 Referenzbeleg
Abbildung 4.46 Bewertungsbereich 01, gebuchte Abschreibung
155
4.4
4
Anlagevermögen
Dabei orientieren sich die Beträge am links ausgewählten Bewertungsbereich. Wenn Sie die Auswahl von 01 (US-GAAP) zu 20 (Kalkulatorische AfA) ändern, wird die andere Abschreibungsmethode und damit ein anderer Abschreibungsbetrag offensichtlich (siehe Abbildung 4.47).
Abbildung 4.47 Bewertungsbereich 20, gebuchte Abschreibung
Zusätzliche Detailinformationen erhalten Sie per Doppelklick auf den Eintrag mit der Kennzeichnung gebucht. Die in Abbildung 4.48 dargestellte Übersicht zeigt alle Abschreibungsbeträge, die für diese Anlage in der Periode 12/2013 vorgenommen worden sind. Wie es für eine parallele Rechnungslegung üblich ist, erfolgt an dieser Stelle eine mehrfache Wertfortschreibung im Nebenbuch der Anlagenbuchhaltung. Abhängig von der Konfiguration des Bewertungsbereichs können diese drei Wertansätze auch ins Hauptbuch übergeleitet werden. Im Beispiel aus Abbildung 4.49 bucht der Bewertungsbereich 60 in das nicht führende Ledger L6.
156
Abschreibungslauf
4.4
Abbildung 4.48 Einzelpositionen der Abschreibungsbuchung
Abbildung 4.49 Parallele Ledger
Sollen diese Wertansätze im Rahmen einer Bilanz (E-Bilanz) weitere Verwendung finden, kann man auf eine Buchung im Hauptbuch nicht verzichten. Anders sieht es aus, wenn auf Basis eines Bewertungsbereichs rein statistische Informationen benötigt werden. Das kürzt den Prozess an dieser Stelle ab. Dann kann eine Wertfortschreibung in der Anlagenbuchhaltung ohne Buchung im Hauptbuch ebenfalls sehr sinnvoll sein.
157
E-Bilanz-Aspekt
4
Anlagevermögen
4.5
Berichtswesen
Ein Sprichwort besagt »Ordnung ist das halbe Leben«. Bei den Abschlussarbeiten helfen uns Auswertungen dabei, Ordnung zu halten und aussagekräftige Informationen für die Berichterstattung zu generieren. Anlagestammdaten und operative Buchungen sind die Grundlage, auf der Auswertungen aufgebaut werden. Im Informationssystem für das Anlagevermögen finden Sie eine Vielzahl an vorgefertigten Auswertungen. In längeren Abständen (z. B. jährlich) sollte das Verzeichnis der als Stammsatz angelegten, aber nicht verwendeten und damit unbebuchten Anlagen bereinigt werden. Die Transaktion S_ALR_87012056 führt zu dem in Abbildung 4.50 dargestellten Selektionsbild.
Abbildung 4.50 Selektionsbild »Verzeichnis unbebuchter Anlagen«
Zum Stichtag 31.12.2013 wird in diesem Beispiel eine Liste für unbebuchte Anlagen des Buchungskreises 1000 mit einer Sortierung nach Anlagenklassen erzeugt. Das in Abbildung 4.51 dargestellte Ergebnis zeigt Anlagenstammsätze, die seit 2002 im SAP-System vorhanden sind, jedoch nie verwendet wurden. In diesem Fall könnte man sogar auf Rückfragen verzichten und die Stammsätze direkt löschen.
158
Berichtswesen
Abbildung 4.51 Ergebnisliste – Verzeichnis unbebuchter Anlagen
Sind Anlagenstammsätze vorhanden, gibt es in der Regel auch Geschäftsvorfälle und Buchungen in diesem Kontext. Eine schnelle Übersicht bietet hier die Bestandsliste nach Anlagennummern mit der Transaktion S_ALR_87011963. In Abbildung 4.52 werden einzelne Anlagen zum Bilanzstichtag 31.12.2013 selektiert.
Abbildung 4.52 Selektionsbild »Anlagenbestand«
159
4.5
4
Anlagevermögen
Prüfmöglichkeiten
Der so selektierte Anlagenbestand ermöglicht eine schnelle Kontrolle vieler einzelner Wirtschaftsgüter. Das betrifft Informationen zum Aktivierungsdatum, Anschaffungswert, AfA und Buchwert (siehe Abbildung 4.53). Gleichartige Wirtschaftsgüter sollten einen möglichst identischen Wert haben. Kommt es hier zu starken Abweichungen, liegt eventuell eine Fehlbuchung vor. Hat der Anlagenbuchhalter zusätzlichen Informationsbedarf, ist ein Aufriss des Berichts nach dem Objekt Kostenstelle und dem damit verbundenen Kostenstellenverantwortlichen möglich. Das ist z. B. hilfreich, wenn es um die Existenz eines Wirtschaftsguts geht.
Abbildung 4.53 Anlagenbestand, sortiert nach Anlagennummern
Die gleiche Transaktion lässt sich auch für eine Aufbereitung der Daten nach Bilanzpositionen und Zusammenfassung nach Gruppensummen verwenden. In diesem Fall wird nicht der Anlagenbuchhalter, sondern der Leiter Rechnungswesen angesprochen. Dieser interessiert sich für einen Überblick, der zur »Steuerung« des bilanziellen Ergebnisses beiträgt (siehe Abbildung 4.54). Eine zusätzliche Kontrollmöglichkeit bietet sich mit der Transaktion S_ALR_87012004. Zunächst wird im Selektionsbild der Buchungskreis 1000 mit dem Bilanzstichtag 31.12.2013 hinterlegt. Eine Sortierung erfolgt auf der Ebene des Buchungskreises für alle einzelnen Anlagen (siehe Abbildung 4.55).
160
Berichtswesen
Abbildung 4.54 Anlagenbestand, zusammengefasst nach Gruppensummen
Abbildung 4.55 Selektionsbild für eine Auswertung der Abschreibungen
Die in Abbildung 4.56 dargestellte Ergebnisliste beinhaltet Informationen zum angewandten Abschreibungsschlüssel und zur Dauer. Mit diesem Hilfsmittel lassen sich auch viele Anlagen auf einen Blick überprüfen.
161
4.5
4
Anlagevermögen
Abbildung 4.56 Ergebnisliste der Abschreibungen Anlagengitter
Unternehmen einer gewissen Größenordnung sind verpflichtet, neben der Bilanz auch zusätzliche Informationen für Erläuterungen für die Anlagenbuchhaltung bereitzustellen. Zu diesen zählt das Anlagengitter. Im SAP-Menü erreichen Sie das Anlagengitter (RAGITT00) über den Pfad Rechnungswesen 폷 Finanzwesen 폷 Anlagen 폷 Infosystem 폷 Berichte zur Anlagenbuchhaltung 폷 Erläuterungen zur Bilanz 폷 International 폷 Anlagengitter (siehe Abbildung 4.57).
Option »gebuchte Werte«
Im untereren Bereich des Selektionsbildes gibt es die Einstellungsmöglichkeit Gebuchte Abschreibungen. Diese hat unter Umständen große Auswirkungen auf die in Abbildung 4.58 dargestellte Ergebnisliste. Hier entscheiden Sie, ob die Werte der Haupt- oder Nebenbuchhaltung selektiert werden sollen. Je nach dem Stand der bereits durchgeführten Abschreibungen kann es so zu unterschiedlichen Wertansätzen kommen. Bei einer frühen Simulation des späteren Ergebnisses können Sie die Einstellungen bei Gebuchte Abschreibung freilassen. Je näher ein finales Finanzergebnis rückt, desto wichtiger ist es, diese zu setzen. Eine Besonderheit der Aufbereitung des Anlagengitters ist hier, dass potenziell bis zu drei Spalten in einer dargestellt werden. In diesem Beispiel sehen Sie die Zugangs- und AfA-Werte der Vermögensgegenstände Computer.
162
Berichtswesen
Abbildung 4.57 Selektionsbild »Anlagengitter«
Abbildung 4.58 Anlagengitter je Wirtschaftsgut
163
4.5
4
Anlagevermögen
Die kompakte Informationsdarstellung hat den Vorteil, alles auf einen Blick erkennen zu können, ohne scrollen zu müssen. Auf der anderen Seite eignet sich diese Darstellung nicht für den Datenexport in ein Tabellenkalkulationsprogramm. Wie Sie in Abbildung 4.59 sehen können, ist auch an dieser Stelle eine Gruppensummierung nach Bilanzpositionen möglich. Zielgruppe des Berichts ist erneut der Leiter des Finanz- und Rechnungswesens.
Abbildung 4.59 Anlagengitter mit Gruppensummen
Nachdem alle Buchungen vorgenommen sind und auch die dazu passenden Berichte als Ergänzung zur Bilanz erzeugt werden sollen, wird es Zeit, die Buchungsperiode für die Anlagenbuchhaltung zu schließen und einen notwendigen technischen Schritt für den Jahreswechsel durchzuführen.
4.6 Fachliche Vorprüfung
Jahreswechsel
Im SAP-Nebenbuch Anlagenbuchhaltung können technisch bedingt immer nur zwei Geschäftsjahre gleichzeitig geöffnet sein. In der be-
164
Jahreswechsel
trieblichen Praxis handelt es sich dabei zumeist um das laufende und ein zukünftiges Jahr. Beim Jahresabschluss müssen Sie auch einen technischen Geschäftsjahresabschluss durchführen. Vorher sollten Sie jedoch drei Dinge überprüfen: 왘
Prüfen Sie Ihre Abschreibungslisten und Anlagengitter auf Vollständigkeit. Erst wenn alle Abschreibungen gebucht sind, ist ein Jahresabschluss sinnvoll und möglich.
왘
Prüfen Sie alle Bestandsbuchungen auf Vollständigkeit. Die Bestandsbuchungen müssen von der Anlagenbuchhaltung periodisch ans Hauptbuch übertragen worden sein.
왘
Prüfen Sie den Ergebnisbeitrag der Anlagenbuchhaltung zur gesamten Bilanz bzw. zur GuV. Noch können Sie mit Massendatenänderungen von Stammdaten und erneuten Abschreibungsläufen die Werte der Anlagenbuchhaltung und der Hauptbuchhaltung verändern. Erst wenn Sie und Ihre Vorgesetzten mit diesen zufrieden sind, sollten Sie einen Jahresabschluss durchführen.
Sind diese drei Prüfungen zufriedenstellend verlaufen, folgt der technische Jahresabschluss mit der SAP-Transaktion AJAB bzw. über das SAP-Anwendungsmenü Rechnungswesen 폷 Finanzwesen 폷 Anlagen 폷 Periodische Arbeiten 폷 Jahresabschluss 폷 Durchführen. Im Vordergrund ist die Transaktion auf 1.000 Anlagen und damit den Testlauf beschränkt (siehe Abbildung 4.60).
Abbildung 4.60 Jahresabschluss durchführen
Im Hintergrund wird jetzt geprüft, ob alle Abschreibungs- und periodischen Bestandsbuchungen durchgeführt worden sind. Erst dann enthält die Liste wie im Beispiel in Abbildung 4.61 keine Fehler mehr und ermöglicht es, einen technischen Jahresabschluss durchzuführen.
165
4.6
4
Anlagevermögen
Abbildung 4.61 Protokoll für den Jahresabschluss AnlagenJahreswechsel
Wurde der Jahresabschluss erfolgreich ausgeführt, kann ein weiterer technischer Arbeitsschritt folgen: der Anlagen-Jahreswechsel. In diesem Kontext wird ein Geschäftsjahr endgültig aus der Sicht der Anlagenbuchhaltung abgeschlossen, sodass dort keine Buchungen mehr möglich sind. Als SAP-Anwender gelangen Sie über das Anwendungsmenü Rechnungswesen 폷 Finanzwesen 폷 Anlagen 폷 Periodische Arbeiten 폷 Jahreswechsel bzw. über die Transaktion AJRW dorthin. Abbildung 4.62 zeigt Ihnen, wie das Geschäftsjahr 2013 für den Buchungskreis 1000 geschlossen wird. Das neue aktuelle Geschäftsjahr 2014 und auch das zukünftige Geschäftsjahr 2015 können jetzt aus der Perspektive der Anlagenbuchhaltung bebucht werden.
Abbildung 4.62 Wechsel durchführen Testlauf
Auch an dieser Stelle ist im Vordergrund nur ein auf 1.000 Anlagen begrenzter Testlauf möglich. In Abbildung 4.63 sehen Sie das dazu passende Protokoll mit 351 technisch vorzutragenden Anlagen. Die beiden Aktivitäten Jahresabschluss und Jahreswechsel sind vonein-
166
Jahreswechsel
ander in der Reihenfolge der erfolgreichen Verarbeitung abhängig und könnten sinnvollerweise in den Ablauf eines Closing Cockpits oder Schedule Managers mit eingeplant werden (siehe auch Kapitel 3, »Schedule Manager und Closing Cockpit«).
Abbildung 4.63 Ergebnisliste des Testlaufs
Ist in unserem Beispiel (Abbildung 4.64) das Geschäftsjahr 2013 fälschlicherweise gesperrt, kann der SAP-Anwender über die Transaktion OAAQ diese Sperrung zurücknehmen. Wie aus Abbildung 4.64 hervorgeht, ist die Spalte Abgeschlossene Geschäftsjahre eingabebereit und kann manuell überschrieben werden. Das ist jedoch nur für vorhergehende Jahre möglich. Für den Fall, dass Buchungen für 2013 anstehen, wird in diese Tabelle der Wert 2012 eingetragen. Aufsteigende Eintragungen werden immer nur von den SAP-Standardprogrammen Jahresabschluss und Jahreswechsel vorgenommen.
Abbildung 4.64 Abgeschlossene Geschäftsjahre je Buchungskreis
Die Transaktion OAAR bietet Ihnen auch eine Funktion an, um bereichsweise Geschäftsjahre zu öffnen (siehe Abbildung 4.65). Das kann sinnvoll sein, wenn Sie z. B. steuerliche Werte aus Vorjahren korrigieren möchten, ohne die bereits testierten HGB-Abschlüsse zu verändern. Dieses Szenario dürfte bei Firmen in Deutschland, die die gesetzlichen Anforderungen der E-Bilanz umgesetzt haben, zunehmend häufiger auftreten. SAP bietet für das Zusammenspiel der Anla-
167
4.6
4
Anlagevermögen
genbuchhaltung und Zurückbuchungen in abgeschlossene Geschäftsjahre umfassendere Informationen und Funktionen gebündelt in Hinweis 1663976.
Abbildung 4.65 Abgeschlossene Geschäftsjahre je Bewertungsbereich
Hinweis 1663976 – Zurückbuchen in abgeschlossene Geschäftsjahre Mit diesem Hinweis stellt SAP eine Lösung zur Verfügung, mit der Sie Buchungen in einzelne Bereiche durchführen können, auch wenn das Geschäftsjahr in anderen Bereichen schon abgeschlossen ist. Die Einschränkung, dass das abgeschlossene Geschäftsjahr eines Bereichs nicht mehr als ein Jahr von dem der anderen Bereiche abweichen darf, gilt hier nicht. Dabei sind folgende Szenarien denkbar: 1. Korrekturen/Rückbuchen in Bereiche, die nicht ins Hauptbuch buchen (Buchungskennzeichen = 0) 2. Korrekturen/Rückbuchen in Bereiche, die nicht online ins Hauptbuch buchen (Buchungskennzeichen = 2 oder 3) Die Funktion des Zurückbuchens ist nur möglich für Bereiche, die folgende Voraussetzungen erfüllen: 왘
Der Bereich darf nicht online buchen.
왘
Der Bereich darf kein Parallelwährungsbereich sein.
왘
Der Bereich darf nicht Basisbereich eines abgeleiteten Bereichs sein. (Das heißt, insbesondere auch für Ledgerszenarien im neuen Hauptbuch ist die Lösung nicht anwendbar).
Beachten Sie, dass auch mit diesem Hinweis keine Stammsatzänderungen (z. B. mit der Transaktion AS02) durchgeführt werden dürfen, solange Sie das Geschäftsjahr mit dem beiliegenden Programm geöffnet haben und es mehr als ein Jahr Unterschied zu den abgeschlossenen Geschäftsjahren aufweist. Falls Sie Stammsatzänderungen vornehmen möchten, müssen Sie
168
Fazit
diese vor dem Öffnen des Geschäftsjahres im Stammsatz durchführen (siehe SAP-Hinweis 646691). Buchungen mit nicht eingeschränkter Bewegungsart sind nur in den Jahren möglich, die in allen Bereichen zum Buchen geöffnet sind.
Ist die Buchungsperiode für die Anlagenbuchhaltung auch technisch geschlossen, ist sichergestellt, dass alle buchhalterischen Werte vom Nebenbuch ins Hauptbuch übertragen worden sind.
4.7
Fazit
In der Praxis führen Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse immer zu hektischer Betriebsamkeit in der Anlagenbuchhaltung. Das gilt insbesondere dann, wenn zeitlich mehrere Rechnungslegungsvorschriften (wie z. B. US-GAAP, IFRS, HGB und Steuerrecht) beachtet werden müssen. Das Nebenbuch FI-AA bietet auch hier viele Automatisierungsmöglichkeiten. Abhängig davon, wie Sie in Ihrem Unternehmen die Anlagenbuchhaltung organisieren, kann die Organisation des Anlagevermögens den Abschlussprozess beschleunigen oder auch ausbremsen. Ist die Anlagenbuchhaltung operativ den Geschäftsprozessen nachgelagert, weil Sie z. B. häufig Anlagen im Bau verwenden, ist eine Nacharbeit bezüglich Statusrückmeldung, Aufteilungsregel und Abrechnung die logische Konsequenz. Bei der Erstellung von Gebäuden lässt sich das sicherlich nicht vermeiden bzw. ist sogar sinnvoll und auch so beabsichtigt. Bei einer Vielzahl anderer Vorgänge wie etwa Teilaktivierungen sollte die Verantwortung an die Kreditorenbuchhaltung abgegeben werden, um den operativen Prozess und die Anlagenbuchhaltung synchron und nicht nachgelagert abzubilden. Organisatorisch betrachtet, benötigen Sie hier einen Wissenstransfer über die Abteilungsgrenzen hinweg. Der Kreditorenbuchhalter kann Anlagenzugänge für Computer, Software oder Büromaterial dann selbstständig und integriert mit der Lieferantenbuchung vornehmen. Auf diese Weise wird ein Verrechnungskonto bzw. eine AiB vermieden, und der Anlagenbuchhalter bekommt zusätzliche Zeit, um sich um wirklich schwierige Sachverhalte zu kümmern. Kosten für selbst erstellte immaterielle Vermögensgegenstände können über SAP-Innenaufträge möglichst effizient gehandhabt werden.
169
4.7
4
Anlagevermögen
Auch bei der Stammdatenorganisation sollte nicht der vermeintlich bequemere Weg der Sammelverwaltung eingeschlagen werden. Einzelne Anlagenstammsätze sind bei einer Anlageninventur weitaus schneller und besser nachvollziehbar als ein Anlagenstammsatz, der nur Mengenangaben enthält. Hier wirkt sich die Organisation der Anlagenbuchhaltung direkt auf den Abschlussvorgang der Anlageninventur aus. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, sollten Sie den technischen Abschreibungslauf und den anschließenden Jahreswechsel im SAP-System zügig durchführen können. Erfahrungsaustausch Wenn es zum Abschlusstermin hektischer wird, kann ein kurzer Erfahrungsaustausch zu Fachfragen oder zu technischen SAP-Einstellungen unter Umständen hilfreich sein. Das Internet bietet hier einige Möglichkeiten – z. B. im Forum www.fiaa.fico-forum.de speziell für das Anlagevermögen.
170
Bei der bilanziellen Bewertung kann eine Ab- oder Aufwertung des Umlaufvermögens einen wesentlichen Einfluss auf den Gewinnausweis nehmen. In diesem Kapitel lernen Sie die zugehörigen Stellschrauben Material- und Forderungsbewertung kennen.
5
Umlaufvermögen
Im Folgenden zeigen und erklären wir Ihnen die wichtigsten SAPgestützten Bewertungen im Umlaufvermögen. Zunächst lernen Sie sowohl die Materialbewertung für Handelsware als auch für selbst erstellte Materialien und die SAP-Systemunterstützung im Bereich des Waren- und Rechnungseingangskontos kennen. Das trifft insbesondere auf eine maschinelle Fallunterscheidung für eine bilanzielle Bewertung zu. Danach erfahren Sie, wie Sie Forderungen in Fremdwährung maschinell vom SAP-System bewerten lassen können. Abgerundet wird das Kapitel mit der Möglichkeit, Forderungen im SAP-System im Wert zu korrigieren. Wir beschreiben hier die beiden Varianten Einzel- und Pauschalwertberichtigungen anhand von Beispielen.
5.1
Materialbewertung
Zum Bewertungsstichtag wird bei einem produzierenden Unternehmen die größte Position im Umlaufvermögen bewertet: das Material. Alle Lagerbestände fließen somit unmittelbar in die Bilanz bzw. Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) mit ein. Es gilt nicht nur, korrekte Preise, sondern auch Mengen zu prüfen und bilanzwirksam zu dokumentieren. Sind die fortlaufend erfassten Bestandsmengen aus irgendeinem Grund fraglich, muss mittels des aufwendigen und kostenintensiven Verfahrens einer Inventur die korrekte Bestandsmenge neu ermittelt werden. In diesem Abschnitt wollen wir deshalb auf die Preisermittlung und die Unterstützungsmöglichkeiten durch die SAPSoftware fokussieren.
171
5
Umlaufvermögen
SAP MM
Die Vorratsbewertung findet im SAP-System in der Komponente MM (Materials Management) statt. Dort werden Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe sowie Fertigerzeugnisse als Materialstammsatz verwaltet. Technisch ist dieser in sehr viele verschiedene Sichten aufgeteilt. Zum Beispiel benötigen Sie die Einkaufssicht nur, wenn es sich auch um ein fremdbeschafftes Material handelt. Ähnlich ist es mit der Verkaufssicht, die ausschließlich für das Verkaufsmaterial gedacht ist. Haben Sie in Ihrem Geschäftsmodell mit Handelswaren zu tun, benötigen Sie sowohl eine Einkaufs- als auch eine Verkaufssicht. Aus dem SAPAnwendungsmenü rufen Sie den Materialstammsatz über den folgenden Pfad auf: Logistik 폷 Materialwirtschaft 폷 Materialstamm 폷 Material 폷 Ändern 폷 Sofort (Transaktion MM02). Anschließend gelangen Sie in eine Sichtenauswahl, die wir in Abbildung 5.1 dargestellt haben. Für die Abschlussarbeiten sollen an dieser Stelle lediglich die Buchhaltungssichten ausgewählt werden.
Abbildung 5.1 Verschiedene Sichten des Materialstammsatzes Preissteuerung
In der Buchhaltungssicht 1 werden Daten für eine permanente Wertfortschreibung hinterlegt. Der Materialpreis wird hier während des gesamten Geschäftsjahres online für die Bestandsführung fortgeschrieben. Dabei kennt der Materialstamm genau zwei Verfahren zur Preissteuerung:
172
Materialbewertung
왘
den gleitenden Durchschnittspreis (V-Preis)
왘
den Standardpreis (S-Preis)
5.1
Um den gleitenden Durchschnittspreis näher zu beschreiben, gehen wir von folgendem Beispiel aus. Nehmen wir an, Sie haben ein Material im Gesamtwert von 50.000 EUR auf Lager. Ohne etwas zu verbrauchen, erwerben Sie anschließend eine identische Menge für 55.000 EUR. Damit ergibt sich ein gleitender Durchschnitt von 52.500 EUR. Im Gegensatz dazu ist der Standardpreis fix. Dieser ändert sich lediglich durch eine neue interne Materialkalkulation. Aufgrund dieser beiden sehr unterschiedlichen Verhaltensweisen kann man die folgende Regel aus der Preissteuerung ableiten: Fremdbeschaffte Materialien werden mit dem V-Preis und selbst erstellte Materialien mit dem S-Preis verwaltet. Das in Abbildung 5.2 dargestellte Beispiel zeigt den Materialstammsatz P-100, der Pumpen repräsentiert. Aufgrund der Preissteuerung S (Standardpreis) kann man darauf schließen, dass es sich um ein überwiegend selbst erstelltes Material handeln muss. Sollte das Material in Ausnahmefällen auch fremdbeschafft werden, erfolgt hier eine statistische Fortschreibung des gleitenden Preises.
Abbildung 5.2 Bewertung in Echtzeit
173
Gleitender Durchschnittspreis
5
Umlaufvermögen
Bedingt durch die Preissteuerung, wird der damit korrespondierende Wert in die Hauptbuchhaltung übertragen. Integration in die Hauptbuchhaltung
Als Anhaltspunkt für eine Integration in die Hauptbuchhaltung dient im Materialstammsatz die Bewertungsklasse. Mit der Transaktion FBKP konfigurieren Sie die Kontenfindung für Bestandsbuchungen (BSX) und Bestandsveränderungen (BSV) (siehe Abbildung 5.3).
Abbildung 5.3 Konfiguration für automatische Buchungen Bewertungsklasse hinterlegen
Mit einem Doppelklick auf den jeweiligen Vorgang können Sie die dazu korrespondierenden Sachkonten für jede Bewertungsklasse hinterlegen. Im Beispiel der Abbildung 5.4 ist das für die im Materialstammsatz hinterlegte Bewertungsklasse 7920 ein Sachkonto für Bestandsveränderungen 792000.
Abbildung 5.4 Kontenfindung für die Bestandsbuchung
Unterschiedliche Sachkonten sorgen für mehr Transparenz und erleichtern Ihnen die generelle Abstimmung zwischen den Werten in der Materialwirtschaft und im Hauptbuch.
174
Materialbewertung
Mit der Transaktion FS00 möchten wir im nächsten Schritt das dazu ausgeprägte Sachkonto 792000 näher betrachten (siehe Abbildung 5.5). Im Buchungskreissegment ist dieses in den Steuerungsdaten nicht als Abstimmkonto ausgeprägt, da diese Auswahlmöglichkeit nicht vorgesehen ist. Bei den gespeicherten Werten in der Materialwirtschaft kann man somit nicht von einem echten Nebenbuch sprechen. Eine Verbindung wie bei der Anlagen-, Debitoren- oder Kreditorenbuchhaltung ist nicht vorhanden.
Abbildung 5.5 Sachkonto – Steuerungsdaten
Um dennoch sicherzustellen, dass die in der Materialwirtschaft ermittelten Werte nicht von der Hauptbuchhaltung abweichen, empfiehlt es sich, die Bestandskonten ausschließlich als automatisch bebuchbar zu kennzeichnen, wie in Abbildung 5.6 gezeigt wird (Transaktion FS00).
Abbildung 5.6 Sachkonto – automatische Bebuchung
175
Sachkonto
5.1
5
Umlaufvermögen
Periodische Abstimmung zwischen MM und FI
Eine periodische Abstimmung der Bestandswerte und der dazu passenden Sachkonten ist zwischen den Komponenten MM und FI ebenfalls ratsam. Im SAP-Anwendungsmenü wählen Sie den Menüpfad Logistik 폷 Materialwirtschaft 폷 Bestandsführung 폷 Periodische Arbeiten 폷 Bestandswertliste (Transaktion MB5L). Die in Abbildung 5.7 dargestellte Bestandswertliste zeigt Ihnen alle Materialstammsätze inklusive Mengen/Werte, die dazu beitragen, den Saldo des Bestandskontos zu bilden. In unserem Beispiel führen 77 Pumpen des Materialstammsatzes P-100 im Werk 1000 einen Wert von 53.160,80 EUR. Das entspricht einem Preis von 690,40 EUR pro Pumpe. Der Bestandswert von 3.664.029,15 EUR auf dem dazu zugeordneten Sachkonto 792000 setzt sich aus einer Vielzahl von Materialstammsätzen zusammen (siehe Abbildung 5.7).
Abbildung 5.7 Bestandswertliste Überprüfung mittels Saldenliste
Für die Überprüfung des Sachkontos können Sie entweder eine Saldenliste oder wie im Beispiel der Abbildung 5.8 die Transaktion FBGLB03 (Salden anzeigen) verwenden. Der Saldo wird in Echtzeit fortgeschrieben, d. h., sobald ein Wareneingang in der Materialwirtschaft gebucht wird, kommt es auch zu einer Wertfortschreibung in der Finanzbuchhaltung. Ob dieser Wert sich identisch in der späteren Bilanz zum Stichtag wiederfindet, bleibt an dieser Stelle zunächst offen. Zusammenfassend bleibt festzuhalten, dass der Materialstammsatz einen hinterlegten Preis vorhält und dieser für eine Wertfortschreibung in den Komponenten MM und FI in Echtzeit herangezogen wird. Mit einem Beispiel soll betriebswirtschaftlich verdeutlicht werden, welche Aktionen anschließend im SAP-System zum Bilanzstichtag vorzunehmen sind.
176
Materialbewertung
Abbildung 5.8 Saldenanzeige in der Hauptbuchhaltung
5.1.1
Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
Es gibt verschiedene Methoden der Wertermittlung zum Bilanzstichtag. Zu diesen zählen: 왘
Marktpreise, d. h. der aktuelle Gegenwert am externen Markt
왘
Reichweite, d. h., wie viele Monate das Material lieferbar ist
왘
Gängigkeit, d. h. eine Beurteilung, ob das Material noch nachgefragt wird
왘
verlustfreie Bewertung, d. h. der Materialpreis, der beim Verkauf erzielt werden kann
왘
mittlerer Zugangspreis, d. h. eine Preisermittlung ausschließlich auf Basis der Zugangsdaten
왘
LIFO – ein Verbrauchsfolgeverfahren nach dem Prinzip Last In – First Out
왘
FIFO – ein Verbrauchsfolgeverfahren nach dem Prinzip First In – First Out
Methoden der Wertermittlung
177
5.1
5
Umlaufvermögen
Kombination von Bewertungsverfahren
Eine Kombination verschiedener Bewertungsverfahren ist für den Abschlussstichtag üblich. Da das Umlaufvermögen bei produzierenden Unternehmen an dieser Stelle wesentlichen Einfluss auf die Bilanz und das Ergebnis hat, ergibt sich auch ein gewisser Handlungsund Ermessensspielraum, der in der Praxis auch genutzt wird. Wenn ein lokaler Abschluss als Ausgangslage für die spätere Versteuerung dient, wird ein Unternehmen versuchen, sich möglichst arm zu rechnen. Die Verbrauchsfolgeverfahren FICO und LIFO sind handelsrechtlich beide für die Bilanzierung zugelassen (§ 256 Satz 1 HGB). Da lediglich LIFO steuerrechtlich angewandt werden darf (§ 6 Abs. 1 Nr. 2a EStG), ist dieses Verfahren in der Praxis weiter verbreitet. Doch zurück zur technischen Abbildung im SAP-System: Neben der Onlinebestandsführung mittels S- oder V-Preis bietet der SAP-Materialstammsatz sechs zusätzliche Felder für eine Stichtagsbewertung. Die in Abbildung 5.9 dargestellten Informationen befinden sich auf der Registerkarte Buchhaltung 2. Die Feldbeschreibung als steuerbzw. handelsrechtlich hat keine tiefere systemtechnische Bedeutung. Die sechs Felder und Inhalte werden lediglich anhand der Textbeschreibung unterschieden.
Abbildung 5.9 Materialstammsatz – Buchhaltungssicht 2
Im SAP-Menü finden Sie unter Logistik 폷 Materialwirtschaft 폷 Bewertung 폷 Bilanzbewertung mehrere Möglichkeiten, diese sechs Informationsfelder mithilfe unterschiedlicher Bewertungsverfahren maschinell füllen zu lassen. Wir zeigen dies anhand eines Beispiels
178
Materialbewertung
für die Niederstwertermittlung nach Marktpreisen (Transaktion MRN0). Nachdem Sie die Transaktion ausgeführt haben, müssen Sie Selektionskriterien wie Buchungskreis, Stichtag oder auch Material mitgeben (siehe Abbildung 5.10). Es folgen im Anschluss drei Schritte für den Marktpreis, einen Vergleichspreis und die Fortschreibung der Werte.
Abbildung 5.10 Niederstwertermittlung: Marktpreise
Marktpreise können Sie anhand verschiedenster Kriterien auswählen. Es empfiehlt sich, eine Preisquelle auszuwählen, die auch sonst schon in Ihrem SAP-System vorhanden ist (siehe Abbildung 5.11). Wenn Sie z. B. nicht mit Kontakten oder Infosätzen arbeiten, könnten Bestellungsdaten den Indikator für den Marktpreis liefern. Sie können eine Rangfolge angeben, damit bei mehreren vorhandenen Preisquellen deutlich ist, welche Preisquelle die wichtigste ist. Auf den folgenden zusätzlich angebotenen Registerkarten können Sie darüber hinaus den Betrachtungszeitraum für einzelne Preisquellen angeben: 왘
Zugänge
왘
Bestellungen
왘
Kontrakte
왘
Lieferpläne
왘
Infosätze
179
Preisquellen
5.1
5
Umlaufvermögen
Abbildung 5.11 Preisquelle Vergleichspreis
Mit diesem ersten Schritt haben Sie eine Preisquelle definiert. Der zweite Vorgang befasst sich mit dem Vergleichspreis. In unserem Fall nehmen wir hier den aktuellen Standardpreis. Unser Material P-100 wird selbst gefertigt und gelegentlich auch fremd zugekauft. Deshalb ist es in diesem Fall sinnvoll, die externen Bestelldaten mit dem intern kalkulierten Preis zu vergleichen (siehe Abbildung 5.12). Der kleinere von beiden Werten soll in der Bilanz als Bestandswert für Pumpen ausgewiesen werden. Dies legen wir mit der Option Niederstwertvergleich fest.
Abbildung 5.12 Vergleichspreis bestimmen
180
Materialbewertung
Als dritter Schritt wird noch festgelegt, dass das Ergebnis technisch in den Materialstamm zurückgeschrieben werden soll. Abbildung 5.13 zeigt die Auswahl für das Preisfeld Steuerrechtlicher Preis 1. Damit wird das Resultat des Bewertungslaufs festgehalten und steht für eine weitere Verarbeitung wieder zur Verfügung. Geöffnet wird . diese Funktion über den Button
5.1
Bewertungspreis in Materialstamm schreiben
Abbildung 5.13 Preise fortschreiben
Nachdem Sie diese drei Schritte durchlaufen haben, kann die Bewertung gemäß den Marktpreisen beginnen. Auf Basis der hinterlegten Parameter schaut das SAP-System jetzt in den Materialstammsatz und holt sich von dort den Standardpreis von 690,40 EUR. Parallel werden die definierten Preisquellen durchsucht. Die Ergebnisliste in Abbildung 5.14 zeigt, dass dabei als Preisquelle ein Bestellpreis von 540 EUR gefunden wird.
Abbildung 5.14 Ergebnisliste
181
Bewertung gemäß Marktpreisen
5
Umlaufvermögen
Dieser neue Wert wird aufgrund der Preisfortschreibung nicht nur im Protokoll, sondern auch im Materialstammsatz in der Buchhaltungssicht 2 abgespeichert (siehe Abbildung 5.15). Natürlich können Sie fünf weitere Preise ermitteln und in den anderen noch freien Feldern hinterlegen. Diese Werte bilden die Basis für eine anschließende Bewertungsbuchung zum Bilanzstichtag.
Abbildung 5.15 Änderung im Materialstammsatz Deltabuchung
Sowohl bei der Preisberechnung als auch bei der Bewertungsbuchung kann Sie das SAP-System im Abschlussprozess effektiv unterstützen. Im Anwendungsmenü finden Sie unter Logistik 폷 Materialwirtschaft 폷 Bewertung 폷 Bilanzbewertung 폷 Ergebnisse 폷 Bilanzwert pro Konto (Transaktion MRN9) das Bewertungs- und Buchungsprogramm (RMNIWE90). Sie können je Buchungskreis und Material für einen Stichtag eine Deltabuchung ausführen lassen (siehe Abbildung 5.16). Zuerst wählen Sie mit dem Button einen gültigen der bis zu sechs hinterlegten Preise des Materialstamms aus, dann kann der Wertunterschied zum aktuellen Preis auch in die Finanzbuchhaltung fortgeschrieben werden.
Abwertung
Das anschließende Protokoll zeigt Ihnen die ausgeführte Abwertung. In Abbildung 5.17 finden Sie dazu ein Beispiel. Die vorhandenen 77 Pumpen mit einem aktuellen S-Preis von 690,40 EUR im Gesamtwert von 53.160,80 EUR werden jetzt zu einem Stichtagspreis von 540 EUR pro Stück, also 41.580 EUR, bewertet. Als Delta muss der Betrag von 11.580,80 EUR an die Hauptbuchhaltung weitergereicht werden.
182
Materialbewertung
Abbildung 5.16 Bilanzwert pro Konto
Abbildung 5.17 Abwertung
Damit das auch technisch möglich ist, muss zuerst eine Kontenfindung mit der Transaktion FBKP hinterlegt werden. Abbildung 5.18 zeigt Ihnen dazu eine Ausprägung für die Vorgänge UMD = Aufwand/Ertrag aus Umbewertung und BSD = Deltabuchung zum Bestand. Beide Vorgänge sollen auf den Kontenplan INT gebucht werden. Es sind genau diese Konten, die bei einer Überleitung aus MM nach FI angesprochen werden. Der übergeleitete Beleg in Abbildung 5.19
183
5.1
5
Umlaufvermögen
wird bei der Deltabuchung im Hintergrund direkt ausgeführt. An dieser Stelle kommt das alte Batch-Input-Verfahren glücklicherweise nicht mehr zum Einsatz.
Abbildung 5.18 Kontenfindung
Abbildung 5.19 Übergeleiteter Buchungsbeleg
Nachdem Sie jetzt einige wichtige Aspekte bezüglich der Bewertung und Buchung von gekauften Produkten kennengelernt haben, soll auf den nächsten Seiten ein detailliertes Beispiel für selbst erstellte Produkte dargestellt werden.
184
Materialbewertung
5.1.2
5.1
Fertigerzeugnisse
Im Gegensatz zu Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen werden Fertigerzeugnisse für die Onlinebestandsführung in der Regel mit dem Standardpreis abgebildet. Dieser ergibt sich aus den Einzel- und Gemeinkosten des Controllings (CO). Auf den nächsten Seiten zeigen wir Ihnen die notwendigen Einstellungen einer Inventurkalkulation für Fertigerzeugnisse. Dazu sind drei Schritte in der Konfiguration notwendig: 1. Kalkulationsschema definieren 2. Bewertungsvariante einem Kalkulationsschema zuordnen 3. Kalkulationsvariante einer Bewertungsvariante zuordnen Danach kann die Inventurkalkulation mit der Kalkulationsvariante durchgeführt werden. Das Kalkulationsschema definiert, auf Basis welcher Kostenarten und Zuschläge das selbst erstellte Produkt berechnet wird. Die dazu passenden Einstellungen finden Sie im folgenden Customizing-Pfad: Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes Produkt-Controlling 폷 Grundeinstellungen 폷 Gemeinkostenzuschläge 폷 Kalkulationsschema definieren. Abbildung 5.20 zeigt ein solches Kalkulationsschema, bestehend aus Einzelkosten, wie z. B. Rohmaterial, und Gemeinkostenzuschlägen für Material, Fertigung, Verwaltung und Vertrieb.
Abbildung 5.20 Schema anzeigen
185
Schritt 1: Kalkulationsschema definieren
5
Umlaufvermögen
Gemeinkostenzuschläge festlegen
Gemeinkostenzuschläge wie z. B. in Zeile 20 (Materialgemeinkosten) beinhalten einen definierten Prozentsatz, dessen Ergebnis sich basierend auf den in Zeile 10 hinterlegten Kostenarten berechnet. Abbildung 5.21 zeigt die Basis B100 mit den hinterlegten Kostenarten, Kostenartengruppen oder Hierarchieknotenpunkten – in unserem Beispiel alle Kostenarten im Intervall von 400000 bis 410000.
Abbildung 5.21 Basis anzeigen
Mit der Definition eines Kalkulationsschemas ist der erste Schritt in Richtung Inventurkalkulation getan. Schritt 2: Bewertungsvariante mit Kalkulationsschema verbinden
Als Nächstes wird die Bewertungsvariante definiert. Im Customizing finden Sie den ersten Schritt unter Controlling 폷 ProduktkostenControlling 폷 Produktkostenplanung 폷 Materialkalkulation mit Mengengerüst 폷 Kalkulationsvarianten Bestandteile 폷 Bewertungsvariante definieren (Transaktion OKK4). In Abbildung 5.22 können Sie erkennen, dass das zuvor definierte Kalkulationsschema COGS der Bewertungsvariante zugeordnet ist.
Abbildung 5.22 Bewertungsvariante – Kalkulationsschema
186
Materialbewertung
In Abbildung 5.23 weisen wir der Bewertungsvariante 004 (Handelsrechtliche Bewertung) die Kalkulationsvariante BW01 (Inventurkalkulation) zu. Sie finden das Customizing im Menüpfad Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Produktkostenplanung 폷 Materialkalkulation mit Mengengerüst 폷 Kalkulationsvarianten definieren (Transaktion OKKN).
Schritt 3: Kalkulationsvariante einer Bewertungsvariante zuordnen
Abbildung 5.23 Bewertungsvariante – Kalkulationsvariante
In den gerade gezeigten Abbildungen wird deutlich, dass mit den drei Schritten der Konfiguration sehr flexible und komplexe Einstellungen möglich sind. Diese sollen hier nicht weiter vertieft werden. Vielmehr geht es darum, den Bewertungsvorgang für selbst erstellte Materialien durchgängig darzustellen.
Kalkulationsvariante ausführen In den Funktionen des Controllings wirken die Customizing-Einstellungen im Hintergrund, wenn Sie die Anwendung über den Menüpfad Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 ProduktkostenControlling 폷 Produktkostenplanung 폷 Materialkalkulation 폷 Kalkulation mit Mengengerüst 폷 Anlegen (Transaktion CK11N) aufrufen. Im Selektionsbildschirm in Abbildung 5.24 sind das zu produzierende Material, die Losgröße und die Kalkulationsvariante dargestellt. In unserem Beispiel soll der Preis für das Fertigmaterial P-100
187
5.1
Losgröße für Einzel- und Gemeinkosten
5
Umlaufvermögen
(Pumpe) in einer Größenordnung von 100 Stück innerhalb der Kalkulationsvariante BW01 kalkuliert werden. Hinter der Kalkulationsvariante BW01 stecken die Bewertungsvariante 004 (Handelsrechtliche Bewertung) und das Kalkulationsschema COGS mit den Einzel- und Gemeinkosten. Die Losgröße bestimmt wesentlich mit, wie die Fixkosten auf die einzelnen Pumpen verteilt werden.
Abbildung 5.24 Selektion der Materialkalkulation mit Mengengerüst
Eine Kalkulationsstruktur der Materialkalkulation ist in Abbildung 5.25 dargestellt. Das Material Pumpe besteht in unserem Beispiel aus einzelnen Komponenten einer Stückliste, d. h. aus einem Gehäuse und Sechskantschrauben. Deren Einzel- und Gemeinkosten fließen in die Kalkulation ein und summieren sich zu einem Gesamtwert von 1.137,60 EUR pro Stück. Materialkalkulation mit Mengengerüst
Auf Basis dieser Materialkalkulation mit Mengengerüst ist eine mögliche Stichtagsbewertung gegeben, die Sie als SAP-Anwender im Materialstammsatz in der Buchhaltungssicht 2 wiederum abspeichern können. Das ermöglicht Ihnen die Transaktion CKU1. In Abbildung 5.26 sehen Sie die Definition der Preisfortschreibung. Sie bestimmen, für welches Werk und Material und mit welcher Kalkulationsvariante ein Preis kalkuliert und in eines der Preisfelder im Materialstammsatz fortgeschrieben werden soll. Entsprechende Wertberichtigungsbuchungen müssen Sie analog den Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen mit der Transaktion MRN9 vornehmen. Damit schließt sich auch hier der Kreis von einer Bewertung in der Materialwirtschaft zu einer Fortschreibung im Hauptbuch.
188
Materialbewertung
Abbildung 5.25 Ergebnis der Materialkalkulation mit Mengengerüst
Abbildung 5.26 Preisfortschreibung
Im Zusammenspiel zwischen Finanzbuchhaltung und Materialwirtschaft gibt es ein spezielles Konto, das Ihnen alle Geschäftsvorgänge zu erhaltenen Waren mit den dazu passenden Eingangsrechnungen dokumentiert: das Wareneingangs-/Rechnungseingangskonto, abgekürzt auch WE/RE-Konto.
189
5.1
5
Umlaufvermögen
5.2
Maschinelle Pflege des WE/RE-Kontos
Wenn Sie mit der Transaktion FS00 das Buchungskreissegment des WE/RE-Kontos festlegen, müssen Sie es als Sachkonto mit Einzelpostenführung und Offener-Posten-Führung dokumentieren, wie in Abbildung 5.27 gezeigt. Nur so haben Sie eine Chance, hunderte bzw. tausende von Materialbewegungen bzw. Eingangsrechnungen einzeln im Laufe eines Geschäftsjahres zu dokumentieren und abzuhaken. Haben Sie z. B. 100 Stück vom Material A bestellt und sind Ihnen gemäß der getroffenen Vereinbarung auch 100 Stück geliefert und berechnet worden, müssen Sie die zum Vorgang passenden offenen Posten miteinander ausziffern. Dabei hilft Ihnen das SAP-System mit einem Automatismus.
Abbildung 5.27 Ausprägung des Buchungskreissegments Gruppierung der Einzelposten
Eine Zuordnung der Positionen erfolgt in unserem Beispiel über das Feld SortierSchlüssel im Sachkontenstammsatz. Dieser Eintrag bestimmt in der späteren Einzelpostenliste den Feldinhalt in der Spalte Zuordnung. Hier wird die im SAP-System hinterlegte Bestellnummer abgespeichert. Eine Gruppierung der Einzelpostenliste des WE/RE-Sachkontos zeigt für einen abgeschlossenen Vorgang, dass es
190
Maschinelle Pflege des WE/RE-Kontos
hier einen Wareneingang mit der Belegart WE bzw. einen Rechnungseingang mit der Belegart RE gab (siehe Abbildung 5.28). In diesen Fällen ergibt der Saldo 0, die offenen Posten könnten ausgeziffert werden. Sie sehen, dass gelegentlich ein Saldo 0 möglich ist, die Positionen jedoch im Augenblick als offen geführt werden.
Abbildung 5.28 Einzelpostenliste
Die maschinelle Auszifferung rufen Sie über das SAP-Anwendungsmenü über folgenden Pfad auf: Rechnungswesen 폷 Finanzwesen 폷 Hauptbuch 폷 Periodische Arbeiten 폷 Maschinelles Ausgleichen 폷 Ohne Vorgabe der Ausgleichswährung. Hier haben Sie die Option, den Buchungskreis, das Geschäftsjahr und ein passendes Sachkonto auszuwählen. Für WE/RE-Konten gibt es außerdem die Alternative einer Sonderbearbeitung. Für diesen Fall wird auf den Beleg der Materialwirtschaft (Warenbewegung) zurückgegriffen. Für das in Abbildung 5.29 dargestellte Beispiel ist das nicht notwendig, weil die korrespondierende Information bereits im Sachkontenfeld Zuordnung steht. Bei dieser Selektion werden alle Belege des WE/RE-Kontos im Buchungskreis 1000 berücksichtigt.
191
Maschinelle Auszifferung
5.2
5
Umlaufvermögen
Abbildung 5.29 Selektionsbild: Maschinelles Ausgleichen Testlauf
Wie bei jedem anderen maschinellen Buchungsprogramm auch sollten Sie zunächst mit einem Testlauf starten. Hier werden über die im Customizing definierten Belegpaare mit identischen Beträgen gesucht. Sind Suche und Zuordnung von Beleginformationen erfolgreich, könnte ein Ausgleichsbeleg maschinell erzeugt werden. In Abbildung 5.30 sehen Sie die Feldinformationen von drei Kriterien: Zuordnung, Geschäftsbereich und Partnergesellschaft. Das sind in diesem Beispiel die notwendigen Kriterien für einen maschinellen Ausgleichsvorgang.
192
Maschinelle Pflege des WE/RE-Kontos
Abbildung 5.30 Testlauf und Ergebnisliste
Im Customizing können Sie diese Feineinstellungen über folgenden Menüpfad vornehmen: Finanzwesen (neu) 폷 Hauptbuch (neu) 폷 Geschäftsvorfälle 폷 Ausgleich offener Posten 폷 Maschinelles Ausgleichen vorbereiten. Sie sehen, dass in Abbildung 5.31 für Sachkonten (Kontoart S) von den maximal fünf Kriterien genau jene drei definiert sind. An dieser Stelle können Sie für einzelne Sachkontennummernbereiche auch unterschiedliche Regeln definieren – z. B. genau für unseren Fall des WE/RE-Kontos.
Weitere Einstellungen
Abbildung 5.31 Customizing-Einstellungen der Zusatzregeln
Zurück in der Applikation, führen wir jetzt einen Echtlauf durch und erhalten anschließend das Protokoll in Abbildung 5.32. Dort sind die Ausgleichsbelegnummern 1000000078, 79 und 80 gut zu erkennen.
193
Echtlauf
5.2
5
Umlaufvermögen
Erwarten Sie sich jedoch nicht zu viel, falls Sie den Beleg mit der Transaktion FB03 betrachten wollten. Dieser hat lediglich einen Belegkopf ohne Belegposition. Schließlich gibt es in diesem Fall nur eine Markierung, d. h. Auszifferung von bereits existierenden Sachkontenbelegen. Dieser maschinelle Schritt hilft Ihnen, die Übersicht beim WE/RE-Konto nicht vollständig zu verlieren, indem ausgezifferte Vorgänge bei aufgerufenen Einzelpostenlisten oder anderen Selektionen nicht mehr relevant sind.
Abbildung 5.32 Echtlauf inklusive Auszifferungsbeleg Betrachtung zum Stichtag
Betriebswirtschaftlich betrachtet, sind Sie zum Bilanzstichtag verpflichtet, sowohl eingegangene Rechnungen ohne Warenlieferung als auch eingegangene Warenlieferungen ohne Rechnungen speziell auszuweisen. Auf der Aktivseite der Bilanz gibt es dafür die Position Noch nicht erfolgte Lieferung und Leistung bzw. auf der Passivseite Noch nicht berechnete Lieferungen und Leistungen (siehe Abbildung 5.33).
Umbuchungen vornehmen
Jeder einzelne offene Geschäftsvorgang auf dem WE/RE ist hier in Betracht zu ziehen. Laut HGB besteht hier ein Verrechnungsverbot, d. h., es ist Ihnen nicht gestattet, einfach den Saldo des Kontos zu ermitteln und eine manuelle Umbuchung vorzunehmen. Vielmehr müssen Sie jeden einzelnen offenen Vorgang maschinell für Berichtszwecke vom SAP-System umbuchen lassen. Gut, dass wir an dieser Stelle bereits mit einigen offenen und erledigten Positionen das WE/RE-Konto aufgeräumt haben. Das dazu passende Standardprogramm RFWERE00 finden Sie im Anwendungsmenü unter Finanzwesen 폷 Hauptbuch 폷 Periodische Arbeiten 폷 Abschluss 폷 Umgliedern 폷 WE/RE-Verrechnung (Transaktion F.19). Auf dem Selektionsbild in Abbildung 5.34 haben wir sowohl das WE/RE-Konto 191100 als auch den Buchungskreis 1000 ausgewählt. Stichtag für die WE/RE-Verrechnung ist der 31.05., zunächst sollen keine Buchungen stattfinden.
194
Maschinelle Pflege des WE/RE-Kontos
Abbildung 5.33 Ausprägung der Bilanzstruktur
Abbildung 5.34 Selektionsbild für die WE/RE-Umgliederung
Im nächsten Schritt finden Sie in Abbildung 5.35 Buchungsvorschläge für den Vorgang BNG. Diese Abkürzung steht für Berechnet, nicht geliefert. Jeder offene Posten auf dem WE/RE-Konto spiegelt einen offenen Geschäftsvorgang wider. Entweder wurde dort die Ware berechnet und nicht geliefert, oder die Ware wurde geliefert, aber noch nicht berechnet. Jeder einzelne offene Geschäftsvorfall würde demnach eine Umbuchung auslösen.
195
Vorgänge BNG und GNB
5.2
5
Umlaufvermögen
Abbildung 5.35 Ergebnisliste der Umgliederung Buchung auf Verrechnungskonten
Abbildung 5.36 zeigt zwei Beispiele für Buchungen zum 31.05. Wie in anderen Bereichen üblich, erfolgt eine Stornierung der Buchung zum Stichtag +1. Schließlich handelt es sich lediglich um einen Buchungsvorgang, um den Bilanzausweis richtig vornehmen zu können. Außerdem finden sowohl die Rein- als auch die Rausbuchung nicht direkt auf dem WE/RE-Konto, sondern auf zwei Verrechnungskonten statt. Diese müssen Sie dann auch wieder der Bilanzposition des WE/RE-Kontos zuordnen.
Abbildung 5.36 Zwei Umgliederungsbuchungen Verrechnungskonten anpassen
Das Customizing zu den Verrechnungskonten finden Sie unter Finanzwesen (neu) 폷 Hauptbuchhaltung (neu) 폷 Periodische Arbeiten 폷 Umgliedern 폷 Korrekturkonten für WE/RE-Verrechnung hinterlegen (Transaktion FBKP), siehe Abbildung 5.37.
196
Maschinelle Pflege des WE/RE-Kontos
Abbildung 5.37 Customizing der Vorgänge
Mit einem Doppelklick auf den jeweiligen Vorgang, d. h. entweder auf Berechnet, nicht geliefert (BNG) oder auf Geliefert, nicht berechnet (GNB), können Sie passend zum WE/RE-Konto die jeweiligen Korrektur- und Zielkonten hinterlegen (siehe Abbildung 5.38).
Abbildung 5.38 Hinterlegung der Korrektur- und Zielkonten
Wenn Sie das Programm zur automatischen Umgliederungsbuchung im Echtlauf ausführen, erzeugt das SAP-System anschließend eine Batch-Input-Mappe. Diese können Sie über die Transaktion SM35 im Hintergrund abspielen. Im Beispiel in Abbildung 5.39 sehen Sie dort 62 Buchungen – 31 Buchungen zum 31.05. und die anschließende Stornobuchung zum 01.06.
Abbildung 5.39 Batch-Input-Übersicht
197
5.2
5
Umlaufvermögen
Beleginformationen
Im Gegensatz zum Ausgleichsbeleg beinhaltet der Umbuchungsbeleg neben einem Belegkopf auch Belegpositionen. Der Belegkopftext zeigt, welches SAP-Programm den Beleg generiert hat (siehe Abbildung 5.40). Ergänzend dazu wird im Feld Erfasser auch angezeigt, welcher der Sachbearbeiter die Batch-Input-Mappe für Buchungen ausgeführt hat.
Abbildung 5.40 Umgliederungsbuchung
Ähnlich komfortabel werden Sie beim Abschlussprozess auch während der Fremdwährungsbewertung vom SAP-System unterstützt.
5.3 Imparitätsprinzip
Fremdwährungsbewertung
Die Währung, in der Ihr Buchungskreis Bilanzen führt, wird im SAPSystem als Hauswährung bezeichnet. Buchungen, die davon abweichen, müssen zum jeweiligen Bilanzstichtag bewertet werden. Die dafür geltenden Vorschriften können sich je nach Land unterschei-
198
Fremdwährungsbewertung
den. Sowohl IFRS als auch US-GAAP sehen mit dem Stichtagsprinzip eine Bewertung zum aktuellen Kurs des Stichtags vor. Dem entgegen können lokale Vorschriften stehen, bei denen eine Abwertung erlaubt und eine Aufwertung verboten ist. In Deutschland wird dieses sogenannte Imparitätsprinzip z. B. auch als Vorsichtsprinzip verstanden. Diese Bewertungsgrundsätze müssen ebenso wie die dazu passende Buchungslogik zunächst in der Konfiguration für die maschinelle Fremdwährungsbewertung berücksichtigt werden. Das in den folgenden Abschnitten aufgeführte Beispiel bezieht sich auf eine Fremdwährungsbewertung einer Forderung, d. h. einen offenen Posten der Debitorenbuchhaltung. Zusätzlich ist in diesem Mandanten die neue Hauptbuchhaltung ohne Belegaufteilung aktiv.
5.3.1
Customizing
Das Customizing für die Fremdwährungsbewertung erreichen Sie über den Pfad Finanzwesen (neu) 폷 Hauptbuch (neu) 폷 Periodische Arbeiten 폷 Bewerten. Dort führen wir die folgenden fünf Schritte durch: 1. Bewertungsmethode definieren 2. Bewertungsbereiche zuordnen 3. Deltalogik aktivieren 4. Kontenfindung hinterlegen 5. Belegnummer definieren Die Bewertungsmethode bildet die gegebenen gesetzlichen Rahmenbedingungen ab. Sofern Sie eine parallele Rechnungslegung gemäß IFRS und HGB abbilden, müssen zwei unterschiedliche Bewertungsmethoden im Customizing hinterlegt werden. Die Vorschriften des HGB spiegeln sich im strengen Niederstwertprinzip für das Umlaufvermögen und damit die Kundenforderungen wider. Gemäß IFRS darf zum Bilanzstichtag grundsätzlich neu bewertet werden. Das Beispiel in Abbildung 5.41 zeigt dabei die Bewertungsmethode für IAS1 mit den Einstellungen. Das Bewertungsverfahren ist gekennzeichnet durch eine grundsätzliche Bewertung. Im Gegensatz zum Niederstwertprinzip sind damit Auf- und Abwertungen möglich. Die Kursbestimmung der Fremdwährung orientiert sich in diesem Fall am Eintrag »M« für Mittelkurs.
199
Schritt 1: Bewertungsmethode definieren
5.3
5
Umlaufvermögen
Abbildung 5.41 Bewertungsmethode definieren
Mit dem folgenden Beispiel lassen sich die jeweiligen Auswirkungen der Bewertungsverfahren transparent darstellen. Beispiel Eine gebuchte Forderung zum Wechselkurs von 1,60 EUR/USD soll zu den jeweiligen Stichtagen für die unterschiedlichen Bewertungsbereiche US = US-GAAP, IA = IFRS und LO = Local GAAP sowie die Methoden bewertet werden. Folgende Wechselkurse ergeben sich zum Stichtag: 30.09. – 1,50 EUR/USD 30.10. – 1,60 EUR/USD 30.11. – 1,70 EUR/USD Bewertungsbereich
Bewertungsmethode
30.09.
30.10.
30.11.
US
Prinzipiell bewerten
1,50
1,60
1,70
IA
Niederstwertprinzip
1,50
1,60
1,60
LO
Strenges
1,50
1,50
1,50
Niederstwertprinzip
Haben Sie im ersten Schritt die Bewertungsmethode definiert, müssen Sie im zweiten Schritt diese Bewertungsmethode einem Bewertungsbereich zuweisen.
200
Fremdwährungsbewertung
Unterschied zur Fremdwährungsbewertung im klassischen Hauptbuch Die Festlegung von Bewertungsbereichen im Customizing, die nicht vom Benutzer verändert werden kann, ist einer der wesentlichen Unterschiede zwischen dieser Bewertung und dem Fremdwährungsbewertungsprogramm in der klassischen Hauptbuchhaltung. Dort kann der Bewertungsbereich während der Programmausführung vom SAP-Benutzer, also dem Anwender im Fachbereich, selektiert werden. Vorteil der Einstellungen im Customizing ist es, dass Fehleingaben an dieser Stelle nun vermieden werden.
Das ausgewählte Beispiel in Abbildung 5.42 zeigt eine Verknüpfung der Bewertungsbereiche IA (= IFRS) und LO (= HGB) mit den Methoden IAS1 bzw. HGB.
Abbildung 5.42 Bewertungsbereiche mit Bewertungsmethode verknüpfen
Im dritten Schritt kommen wir zu Besonderheiten der Bewertung. Für IFRS wird grundsätzlich bewertet, d. h., zum Bilanzstichtag findet eine Bewertungsbuchung und zum Bilanzstichtag +1 eine Stornobuchung statt. Diese Buchungslogik entspricht dem Charakter der grundsätzlichen Bewertung. Anders ist die Sachlage, wenn man das strenge Niederstwertprinzip gemäß HGB zugrunde legt. Hier findet zum Bilanzstichtag eben keine Stornobuchung statt. Entsprechend muss der Unterschiedsbetrag (Delta) bei der nächsten Bewertung gebildet werden. Damit dies auch von SAP-Systemseite gewährleistet ist, haben wir das Programm entsprechend Abbildung 5.43 konfiguriert. In der Spalte mit der Überschrift + ist für die lokale Bewertung (= HGB) das Deltaverfahren aktiviert.
Abbildung 5.43 Strenges Niederstwertprinzip mittels Deltamethode
201
Schritt 3: Deltalogik aktivieren
5.3
5
Umlaufvermögen
Schritt 4: Kontenfindung hinterlegen
Abschließend hinterlegen wir im vierten Schritt die den Bewertungsbereichen entsprechenden Sachkonten. Neben den Aufwands- und Ertragskonten benötigen Sie auch ein Korrekturkonto. Das liegt daran, dass die eigentliche Forderung sowohl beim Debitoren im Nebenbuch als auch auf dem Abstimmkonto im Hauptbuch unberührt bleibt. Abbildung 5.44 zeigt, wie Sie passend zum Vorgang KDF zunächst den Kontenplan hinterlegen. Bei der Kontenplaneingabe auswählen, um für einen bestimmten Bewermüssen Sie das Icon tungsbereich eine Kontenfindung definieren zu können. Wählen Sie hier nichts aus, gilt die Kontenfindung ausschließlich für den Bewertungsbereich »Blank«, d. h. für alle Bereiche, für die nichts anderes definiert wurde. Sofern Sie keine parallele Rechnungslegung in Ihrem Unternehmen durchführen, ist das ausreichend, ansonsten müssen Sie an dieser Stelle zwingend einen Bewertungsbereich mitgeben.
Abbildung 5.44 Kontenfindung hinterlegen Bewertungsbereich für IFRS
Abbildung 5.45 zeigt Ihnen die hinterlegten Sachkonten für den Bewertungsbereich IA (= IFRS). Die dort vorgenommenen Einstellungen haben Gültigkeit für offene Posten, die mit dem Abstimmkonto 140000 (Forderungen aus Lieferungen und Leistungen Inland) gebucht wurden. Natürlich können Sie abweichende Konten für andere Forderungsbestände definieren, etwa für Forderungen Ausland oder Forderungen verbundener Unternehmen. Der Wechsel vom Bewertungsbereich IA zum Bewertungsbereich LO ist an dieser Stelle des Customizings über die Menüleiste und den Eintrag Bearbeiten 폷 Kontenplanwechsel 폷 Bewertungsbereich
202
Fremdwährungsbewertung
möglich. In dem gewählten Beispiel werden im Bewertungsbereich LO das strenge Niederstwertprinzip und auch die Deltatechnik angewandt. Die Kontenfindung sieht an dieser Stelle deshalb etwas anders aus (siehe Abbildung 5.46).
Abbildung 5.45 Bewertungsbereich IA für IFRS
Abbildung 5.46 Bewertungsbereich LO für Local GAAP bzw. HGB
203
5.3
5
Umlaufvermögen
Schritt 5: Belegnummer definieren
Sind diese vier Schritte durchlaufen, fehlt abschließend nur noch ein wichtiger Schritt, ohne den Sie keine Buchung bei der Fremdwährungsbewertung ausführen lassen können. Der fünfte Punkt in der Konfiguration nennt sich Nummernkreisintervall für Bewertungslauf-ID pflegen. Als Nummernkreisobjekt ist hier die Fremdwährungsbewertung bereits fest hinterlegt. Es liegt dann bei Ihnen, ein genügend großes Belegnummernintervall mit interner Nummernvergabe zu definieren (siehe Abbildung 5.47).
Abbildung 5.47 Belegnummernvergabe für die Fremdwährungsbewertung
Damit ist die Konfiguration zur Fremdwährungsbewertung abgeschlossen. Im nächsten Abschnitt zeigen wir ein Beispiel für die Funktionsweise des Bewertungsprogramms.
5.3.2
Durchführung einer Fremdwährungsbewertung
Das universelle Programm zur Fremdwährungsbewertung von Einzelposten und auch Salden – FAGL_FCV – können Sie direkt über die Menüleiste über den Pfad System 폷 Dienste 폷 Reporting aufrufen. Zusammengefasst leistet das Programm Folgendes:
Beleg in EUR und USD
왘
Ermittlung von Bewertungsdifferenzen mittels Vorschlagsliste
왘
Stichtagsbewertung und Buchung mit/ohne Stornierung
왘
Fortschreibung der Informationen im Beleg
In den nächsten Abschnitten werden anhand eines Beispiels nach und nach die einzelnen Funktionsweisen der Fremdwährungsbewertung dargestellt. Lassen Sie uns mit einem praktischen Beispiel beginnen: Verkauft ein in Euro bilanzierender Buchungskreis an eine amerikanische Firma in USD, muss diese Forderung zum aktuellen Kurs gebucht werden. In unserem Beispiel verkauft das europäische Unternehmen zum Wechselkurs von 1,25 EUR/USD. In Abbildung 5.48
204
Fremdwährungsbewertung
wird der dazugehörige Buchungssatz über 1.000 USD bzw. 800 EUR dargestellt.
Abbildung 5.48 Rechnung in Transaktionswährung USD
Auf der Registerkarte Hauswährung erscheint der aktuell im SAPSystem hinterlegte Wechselkurs. Eine Buchung des Belegs führt dazu, dass sowohl die Transaktionswährung USD als auch die Hauswährung EUR im Beleg fortgeschrieben werden. Die Belegübersicht in Abbildung 5.49 zeigt genau dies.
Wechselkurs
Abbildung 5.49 Belegübersicht
Wenn man davon ausgeht, dass Belege in Fremdwährung existieren, muss zum Stichtag eine Bewertung mit dem Programm FAGL_FCV durchgeführt werden. Im SAP-Menübaum finden Sie es unter Rechnungswesen 폷 Finanzwesen 폷 Debitoren 폷 Periodische Arbeiten 폷 Abschluss 폷 Bewerten 폷 Fremdwährungsbewertung der offenen Posten (neu). Die identischen Funktionen finden Sie ebenfalls in der Kreditoren- und Hauptbuchhaltung. Abbildung 5.50 zeigt allgemeine Kriterien für die Selektion bzw. für eine Bewertungsbuchung.
205
Bewertung
5.3
5
Umlaufvermögen
Abbildung 5.50 Fremdwährungsbewertung – Selektionsbild Zielkonten und Bewertungsmethode
Für den Buchungskreis FICO erfolgt eine Selektion für alle Belege mit Buchungsdatum einschließlich 31.12.2013. Hinter dem Bewertungsbereich – in unserem Beispiel IA – vereinen sich Bewertungsmethode und Zielkonten der Buchung. Diese haben wir zuvor im Customizing definiert. Ein Testlauf liefert das in Abbildung 5.51 dargestellte Ergebnis. Die Forderung muss um 30,77 EUR abgewertet werden.
Abbildung 5.51 Fremdwährungsbewertung – Protokoll
206
Fremdwährungsbewertung
Die Schaltfläche zeigt bereits im Protokoll an, dass der Testlauf für den Bewertungsbereich IA zwei Buchungen erzeugt. Diese Kontierungen erfolgen auf einem Aufwandskonto bzw. Korrekturkonto für Forderungen (siehe Abbildung 5.52). Dieser Umstand darauf zurückzuführen, dass Abstimmkonten nicht direkt bebucht werden können. Daher wird auf ein Korrekturkonto gebucht, das in derselben Bilanzposition wie das jeweilige Abstimmkonto ausgewiesen wird.
Abbildung 5.52 Buchungen für IFRS im Ledger L5
Die Verknüpfung von Bewertungsbereich, Methode und Zielkonto ist nur in der Konfiguration erkennbar. In der Applikation ist für den Anwender nicht zu sehen, dass hinter dem Bewertungsbereich eine Stichtagsbewertung und die Zielkonten 230010 (Aufwand aus Bewertung) bzw. 140099 (Korrekturkonto Forderungen) stecken. Unterm Strich werden zwei Buchungen erzeugt. Der zuerst gebuchte Beleg wird mit dem gleichen Buchungslauf zum Ersten des nächsten Monats automatisch wieder zurückgenommen. Die Buchung am 31.12. dient zur korrekten Darstellung der Auswertungen. Da ein tatsächlicher Verlust noch nicht entstanden ist, erfolgt ein Storno zum 01.01. Gibt es in der parallelen Rechnungslegung Bewertungsunterschiede, sind mehrere Bewertungsläufe je Bewertungsbereich notwendig. In unserem Beispiel führt eine Bewertung nach HGB lediglich zur Erstellung einer Buchung zum 31.12. Eine Stornobuchung ist aufgrund des hinterlegten strengen Niederstwertprinzips und einer Deltafortschreibung nicht gewünscht (siehe Abbildung 5.53).
207
Konfiguration
5.3
5
Umlaufvermögen
Abbildung 5.53 HGB-Buchung im Ledger L6 Fremdwährungsbetrag
Schaut man sich den daraus resultierenden Buchungsbeleg in Abbildung 5.54 an, ist die Darstellung der Belegwährung mit 0 USD etwas gewöhnungsbedürftig – leicht irritierend sogar, wenn das Betragsfeld Hauswährung in einer Belegübersicht nicht angezeigt wird. Der betriebswirtschaftliche Hintergrund ist denkbar einfach: Die tatsächliche Forderung in Belegwährung bleibt unverändert mit 1.000 USD bestehen, deshalb ist eine Wertkorrektur von 0 USD die logische Konsequenz. Lediglich die Hauswährung mit 30,77 EUR spiegelt in Abbildung 5.54 den Bewertungsunterschied wider.
Abbildung 5.54 Automatisch erzeugter Beleg
Mit welchem Wert die einzelnen Forderungen effektiv bewertet sind, können Sie sich in der Einzelpostenliste über Rechnungswesen 폷 Finanzwesen 폷 Debitoren 폷 Konto 폷 Posten anzeigen mit dem Zusatzfeld Bewertungsdaten anzeigen lassen (siehe Abbildung 5.55).
208
Fremdwährungsbewertung
Abbildung 5.55 Übersicht in der Beleganzeige
Eine Bewertung im Folgejahr berücksichtigt die bereits vorgenommenen Wertanpassungen. Im konstruierten Fall haben wir angenommen, dass sich der Wechselkurs 2014 gegenüber dem Vorjahr nicht verändert hat. Entsprechend werden für den Bewertungsbereich HGB ein Delta- und ein Buchungsbetrag von 0 EUR ausgewiesen. Im Gegensatz dazu müsste 2014 die grundsätzliche Bewertung gemäß IFRS, die auch immer einen Storno zum Stichtag +1 mit sich bringt, erneut den Wert von 30,77 EUR buchen (siehe Abbildung 5.56).
Abbildung 5.56 Bewertung im Folgejahr
Als Randerscheinung möchten wir an dieser Stelle die technischen Einstellungen hervorheben. Das Programm zur Fremdwährungs-
209
Technische Einstellungen
5.3
5
Umlaufvermögen
bewertung kann unabhängig von der neuen SAP-Datenbank HANA bereits heute beschleunigt werden. Die Laufzeit sowohl der Selektion als auch der Verarbeitung verkürzt sich teilweise massiv, wenn auf parallele Prozesse zurückgegriffen wird. Das ist dann für den Fachbereich interessant, wenn zu zeitkritischen Punkten im Jahresabschluss mal schnell ein Simulationslauf im Dialogmodus ausgeführt werden kann. Sie öffnen den Dialog in Abbildung 5.57 mit der Transaktion FAGL_FC_VAL und wechseln dann auf die Karteikarte Ausgabe/ Technische Einstellungen.
Abbildung 5.57 Beschleunigung mittels paralleler Prozesse Zahlungseingang buchen
Mit der Fremdwährungsbewertung zum Stichtag ist der Prozess jedoch noch nicht abgeschlossen. Erst zum Zeitpunkt des Zahlungseingangs steht eine definitive Auswirkung auf die Gewinn- und Verlustrechnung fest. Zum Beispiel soll am 15.01. der Zahlungseingang zur Forderung gebucht werden. Der Wechselkurs liegt in der Zwischenzeit bei 1,40 EUR/USD. Es entsteht ein Aufwand aus realisierten Kursverlusten in Höhe von 85,71 EUR (siehe Abbildung 5.58).
Abbildung 5.58 Buchung des Geldeingangs
210
Wertberichtigungen auf Forderungen
Haben Sie vorher den offenen Posten grundsätzlich bewertet, d. h. mittels Bewertung nach IFRS mit einer Rein- und Rausbuchung versehen, müssen Sie den kompletten Kursverlust im Bewertungsbereich IA mit dem damit verknüpften Ledger L5 ausweisen. Zusatzmaterial – kostenfreie Videos Um den Sachverhalt der Fremdwährungsbewertung noch lebendiger zu machen, möchten wir Ihnen zwei kostenfreie Videos zur Verfügung stellen: Fremdwährungsbewertung im neuen Hauptbuch http://fico-forum.de/demo/FW_FAGL_FC_VAL.php Fremdwährungsbewertung im klassischen Hauptbuch http://fico-forum.de/demo/FW_SAPF100.php
Neben der Fremdwährungsbewertung gibt es weitere Aktivitäten zur Bilanzvorbereitung.
5.4
Wertberichtigungen auf Forderungen
Forderungen aus Lieferungen und Leistungen lassen sich aus Sicht der Bilanzbewertung in drei Kategorien aufteilen: 왘
einwandfreie Forderungen
왘
zweifelhafte Forderungen
왘
uneinbringliche Forderungen
Einwandfreie Forderungen sind ohne Zweifel. Hier rechnen Sie als Unternehmen mit einem Zahlungseingang in voller Höhe. Gemäß HGB § 253 Abs. 1 Nr. 1 ist der Rechnungsbetrag inklusive Umsatzsteuer in der Bilanz auszuweisen. Zweifelhafte Forderungen unterliegen einem Ausfallrisiko. Der Kunde hat auf Mahnungen nicht reagiert oder vielleicht sogar Insolvenz beantragt. In diesen Fällen ist Kennzeichnung und damit Umbuchung der Forderung notwendig. In der Bilanz erfolgt ein separater Ausweis als dubiose Forderung. Hier gilt das strenge Niederstwertprinzip, was in einem zweiten Schritt neben der Umbuchung auch eine Abwertung auf einen realistisch zu erwartenden Betrag zur Folge hat. Steht zum Bilanzstichtag fest, dass ein Insolvenzverfahren mangels Masse eingestellt wird, gilt die Forderung als uneinbringlich und muss mit dem vollen Wert ausgebucht werden.
211
5.4
5
Umlaufvermögen
Bewertungsverfahren für Forderungen
Der § 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB legt fest, dass grundsätzlich drei Verfahren für die Bewertung von Forderungen erlaubt sind. 왘
Einzelbewertung (jede Forderung wird einzeln bewertet)
왘
Pauschalbewertung (ein Bestand gleichartiger Forderungen wird pauschal bewertet)
왘
gemischtes Verfahren (Kombination der ersten beiden Verfahren)
Lassen Sie uns im nächsten Abschnitt den Fall einer zweifelhaften Forderung und einer damit verbundenen Einzelwertberichtigung näher betrachten.
5.4.1
Einzelwertberichtigungen
Im SAP-System wird die Einzelwertberichtigung mittels einer manuellen Buchung durchgeführt. Dabei wird zunächst die ursprüngliche Forderung auf ein Konto für zweifelhafte Forderungen umgebucht. Zu diesem Zeitpunkt wird der komplette Betrag – inklusive Ausgangssteuer – betrachtet. Dieser Vorgang muss beim Kunden in Abbildung 5.59 noch durchgeführt werden. Zuzüglich zur Nettoforderung von 100.000 EUR finden sich auch 19 % Steuern auf der Einzelpostenliste des Debitoren.
Abbildung 5.59 Einzelpostenliste Sonderhauptbuchkennzeichen
Das Nebenbuch ist an dieser Stelle mit der Hauptbuchhaltung über das im Kundenstammsatz hinterlegte Abstimmkonto verbunden. In unserem Fall handelt es sich hier um das Sachkonto 140000, das für den Bilanzausweis als Forderung aus Lieferung und Leistung verantwortlich ist. Abweichende Abstimmkonten für Debitoren müssen Sie im Customizing mit sogenannten Sonderhauptbuchkennzeichen defi-
212
Wertberichtigungen auf Forderungen
nieren. Dazu verwenden Sie die Transaktion FBKP und wählen den Eintrag Sonderhauptbuch aus. Abbildung 5.60 zeigt einen Teil der dann erscheinenden Liste für Sonderhauptbuchkennzeichen. Im Praxisfall für Forderungen und Einzelwertberichtigungen handelt es sich um einen Eintrag mit der Kontenart D für Debitoren und in der Spalte direkt daneben mit E für Einzelwertberichtigung.
Abbildung 5.60 Customizing des SHB – Liste
Per Doppelklick gelangen Sie in das nächste in Abbildung 5.61 dargestellte Bild zur Pflege der Kontenfindung. Die Einstellungen sind wie folgt zu interpretieren: Immer, wenn ein im Debitorenstammsatz hinterlegtes Abstimmkonto 140000, 140010, 141000 oder 141010 zusammen mit dem Sonderhauptbuchkennzeichen (SHB) E in einem Buchungssatz verwendet wird, wird als Konsequenz in der Buchung nicht das Abstimmkonto, sondern das hinterlegte SHB-Konto gespeichert.
Abbildung 5.61 Customizing für die verschiedenen Abstimmkonten
213
5.4
5
Umlaufvermögen
Mit der Option Eigenschaften werden zusätzliche Funktionen des SHB-Vorgangs definiert. Wie Sie in Abbildung 5.62 sehen, handelt es sich dabei z. B. um die erlaubten Buchungsschlüssel für Soll- und Haben-Kontierungen. Außerdem gibt es andere SHB-Vorgänge, die keine echte Buchung zur Folge haben, z. B. Anzahlungsanforderungen. Diese sind in der Konfiguration lediglich als Merkposten definiert. In unserem Fall für Einzelwertberichtigungen werden echte Buchungen vorgenommen, und es gelten die Buchungsschlüssel 09 für Soll-Positionen und 19 für Haben-Positionen.
Abbildung 5.62 Eigenschaften – Buchungsschlüssel Umbuchung auf zweifelhafte Forderung
Mit der Transaktion F-30 wird unsere Forderung aus dem Beispiel auf ein Konto Zweifelhafte Forderungen umgebucht und ausgeglichen. Dabei wird der gerade betrachtete Sonderhauptbuchvorgang E verwendet (siehe Abbildung 5.63). In den Kopfdaten des Buchungsbelegs sind ebenfalls der Bewertungsstichtag 31.12.2013 und die Methode (Umbuchung mit Ausgleichen) zu erkennen. In der ersten Belegposition in Abbildung 5.64 sehen Sie auf der rechten Seite das abweichende Abstimmkonto 142000. Da zu diesem Zeitpunkt lediglich mit einem teilweisen Forderungsausfall gerechnet wird, kommt es zu einer kompletten Umbuchung der ursprünglichen Rechnung inklusive Steueranteil. Eine Verknüpfung zum passenden offenen Posten stellen Sie mit der Funktion OP Auswählen her.
214
Wertberichtigungen auf Forderungen
Abbildung 5.63 Umbuchung einer zweifelhaften Forderung (1)
Abbildung 5.64 Umbuchung einer zweifelhaften Forderung (2)
Die gerade erfasste Buchungsposition wird mit dem Originalbeleg verknüpft und gleicht den offenen Posten auf dem Debitorenkonto aus (siehe Abbildung 5.65). Im unteren rechten Bereich ergibt der nicht zugeordnete Betrag einen Saldo von 0, damit ist der Buchungssatz also vollständig.
215
5.4
5
Umlaufvermögen
Abbildung 5.65 Umbuchung einer zweifelhaften Forderung (3) Beleg simulieren
Wenn Sie den Beleg simulieren, gelangen Sie zu der in Abbildung 5.66 dargestellten Auflistung von Soll- und Haben-Positionen. Das Sachkonto für Forderungen aus Lieferungen und Leistungen wird mit der Haben-Position (Buchungsschlüssel 17) entlastet und das Sachkonto für zweifelhafte Forderungen mit der Soll-Position (Buchungsschlüssel 09) belastet. Auch ohne den Buchungsschlüssel können Sie anhand der Betragsvorzeichen auf die Soll- bzw. Haben-Position schließen. In der Regel werden Soll-Positionen positiv und HabenPositionen mit einem negativen Vorzeichen dargestellt.
Abbildung 5.66 Belegübersicht einer zweifelhaften Forderung
Eine Einzelpostenliste zum Kundenkonto macht den Gesamtvorgang ebenfalls transparent. Wichtig ist hier eine Selektion der Posten inklusive der SHB-Vorgänge. Dann ergibt sich entsprechend Abbildung 5.67 ein bereinigtes Kundenkonto mit einem Saldo von 0 EUR.
216
Wertberichtigungen auf Forderungen
5.4
Abbildung 5.67 Bereinigte Debitoren-Einzelpostenliste
Damit haben Sie den ersten Schritt erledigt und eine zweifelhafte Forderung umgebucht. Glücklicherweise endet nicht jede Insolvenz in einem kompletten Zahlungsausfall. Als Nächstes kommt es auch auf Ihre Einschätzung an, wie viel Prozent der ursprünglichen Summe realisierbar sein wird. Für unser Rechenbeispiel haben wir uns für 80 % Zahlungsausfall entschieden. Der Prozentsatz bezieht sich auf den reinen Nettobetrag der Forderung. Erst zu einem späteren Zeitpunkt, wenn die eigentliche Zahlungsquote feststeht, erfolgt eine Korrektur der Umsatzsteuer. Entsprechend der Rahmendaten werden 80.000 EUR in den Aufwand gebucht. Dazu verwenden wir ein eigenes Wertberichtigungskonto 210100 (siehe Abbildung 5.68). Damit bleibt auf dem Konto für zweifelhafte Forderungen 142000 immer der ursprünglichen Wert von 100 % der Forderung bestehen. Natürlich müssen beide Konten für einen insgesamt korrekten Ausweis in der Bilanz in einer identischen Bilanzposition ausgegeben werden. In diesem Jahr mindert die Abschreibung auf Forderungen den Gewinn des Unternehmens um 80.000 EUR.
Quote für den Zahlungsausfall
Ein Jahr später wird aus der Insolvenz des Kunden ein Konkurs. Gläubiger mit nicht gesicherten Forderungen gehen zu 100 % mit leeren Händen nach Hause. Das führt spätestens zum Bilanzstichtag zu einer vollständigen Ausbuchung der restlichen zweifelhaften Forderung, diesmal inklusive des vollständigen Umsatzsteuerbetrags. Der Vorgang führt zu zwei Effekten. Zum einen reduziert sich der Gewinn auch im Jahr 2014 um 20.000 EUR. Zum anderen hat die komplette Ausbuchung der Umsatzsteuer einen positiven Einfluss auf die Liquidität. Das Finanzamt schuldet ab diesem Moment dem Unternehmen nämlich 19.000 EUR zu viel gezahlter Umsatzsteuer (siehe Abbildung 5.69).
Auswirkungen des Konkurses
217
5
Umlaufvermögen
Abbildung 5.68 Wertberichtigung der zweifelhaften Forderung
Abbildung 5.69 Ausbuchung
Als zweite Methode gibt es neben der Einzelwertberichtigung auch eine pauschale Möglichkeit, Forderungen zu gruppieren und im Wert maschinell zu berichtigen.
5.4.2 Wertberichtigungsschlüssel
Pauschalwertberichtigung
Im Gegensatz zur Einzelwertberichtigung kann das SAP-System Ihnen sowohl die Bewertung als auch die Buchung für pauschale Wertberichtigungen abnehmen. Dazu müssen Sie zuerst Gruppen von Kunden bilden. Für das spätere SAP-Programm ist der Wertberichtigungsschlüssel im Buchungskreissegment des Stammsatzes hier wesentlich. Zum Beispiel könnten Sie Ihre Kunden mit geringem, mittlerem und hohem Forderungsausfallrisiko so kennzeichnen. Im Beispiel der Abbildung 5.70 gehört der Kunde Siebert Consulting zum Gruppierungsschlüssel AB, dahinter verbirgt sich ein geringes
218
Wertberichtigungen auf Forderungen
Risiko mit einem geringen pauschalen Wertberichtigungsbedarf. Auf Anhieb kann man das der Abkürzung AB leider nicht ansehen. Über die (F4)-Taste könnten Sie sich die Kurzbezeichnung anzeigen lassen oder alternativ in die Konfiguration schauen.
Abbildung 5.70 Wertberichtigungsschlüssel in den Stammdaten
Das Customizing für die Wertberichtigungsschlüssel erreichen Sie über den Pfad Finanzwesen 폷 Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung 폷 Geschäftsvorfälle 폷 Abschluss bewerten 폷 Diverse Bewertungen 폷 Wertberichtigungsschlüssel hinterlegen. Abbildung 5.71 zeigt den im Debitorenstammsatz gerade hinterlegten Schlüssel AB mit einem Abwertungsprozentsatz von 5 % auf den Nettowert. Die im SAP-System hinterlegte Bezeichnung Sollzins ist hingegen etwas irreführend. Haben Sie in Ihrem SAP-System das neue Hauptbuch im Einsatz, können Sie verschiedenste Bewertungen je Ledger unterscheiden. Das heißt, im Fall des lokalen Rechts (LO) wird das zugeordnete Ledger mit einer Wertkorrektur von 5 % für Posten, die älter als 30 Tage sind, bedacht. Eine andere Rechnungslegungsvorschrift (US) kann somit einem anderen Wertberichtigungsansatz folgen.
Abbildung 5.71 Wertberichtigungsschlüssel in der Konfiguration
219
5.4
5
Umlaufvermögen
Im hier aufgeführten Fall buchen wir eine Ausgangsrechnung mit 100.000 EUR Nettowert und einer Umsatzsteuer von 19 % (siehe Abbildung 5.72). Die spätere pauschale Wertberichtigung wird den Steuerbetrag außen vor lassen und den hinterlegten Wertberichtigungsbedarf mit 5 % ausschließlich auf Nettowerte anwenden.
Abbildung 5.72 Ausgangsrechnung mit 19 % Umsatzsteuer Pauschalwertberichtigung definieren
Innerhalb der Abschlussarbeiten finden Sie das Programm für eine Pauschalwertberichtigung der Forderungen im SAP-Anwendungsmenü unter Rechnungswesen 폷 Finanzwesen 폷 Debitoren 폷 Periodische Arbeiten 폷 Abschluss 폷 Bewerten 폷 Weitere Bewertungen (Transaktion F107). Ähnlich, wie Sie es vom Zahl- und Mahnlauf kennen, wird an dieser Stelle mit einem Tag der Ausführung und einer eindeutigen Identifikation gearbeitet. Das Beispiel der Abbildung 5.73 zeigt den 31.12.2013 und eine Kennung mit PWB. Zu diesen beiden Schlüsselbegriffen müssen Sie anschließend die Bewertungsparameter pflegen.
220
Wertberichtigungen auf Forderungen
Abbildung 5.73 Identifikation des Bewertungslaufs
Als Bewertungsstichtag wird im Beispiel ebenfalls der 31.12.2013 hinterlegt. Das heißt, alle Forderungen, die innerhalb dieses Buchungsdatums liegen, kommen infrage. Als Bewertungsmethode für eine Pauschalwertberichtigung wählen Sie die Methode 3 aus. Für die lokale Rechnungslegung (LO) erfolgt eine Bewertung auf der Ebene der Buchungskreiswährung, in unserem Fall EUR. Als Bewertungsergebnis wird nicht die eigentliche Forderung direkt im Wert korrigiert, sondern ein Wert auf einem Korrekturkonto zum Stichtag eingebucht und am nächsten Tag schon wieder storniert. Diese klassische Rein- und Rausbuchung kennen Sie sicher schon von anderen Bewertungsverfahren wie z. B. der Fremdwährungsbewertung. Abbildung 5.74 zeigt Ihnen die Flexibilität dieses SAP-Bewertungsprogramms.
Abbildung 5.74 Pflege der Parameter im Bewertungslauf
221
5.4
5
Umlaufvermögen
Im unteren Teil sehen Sie gegenüber früheren SAP-Versionen neue Parameter für eine Abzinsung gemäß der Laufzeit. Diese werden für den betriebswirtschaftlichen Vorgang der Rückstellungsabzinsung benötigt. Damit das SAP-Programm sehr schnell zu einem übersichtlichen Ergebnis kommt, haben wir in diesem Praxisfall die Selektionsoptionen aktiviert. In unserem Beispiel sind Einschränkungen auf den Buchungskreis und den Debitoren Siebert Consulting (22331) hinterlegt (siehe Abbildung 5.75).
Abbildung 5.75 Selektionsoptionen im Bewertungslauf
Zurück gelangen Sie über die (F8)-Taste, anschließend können Sie die Werte mit dem Icon speichern. Der Bewertungslauf wird über die Funktion Einplanen sofort gestartet (siehe Abbildung 5.76). In diesem Augenblick selektiert das Programm die Belege und prüft diese auf eine mögliche Einzelwertberechtigung.
Abbildung 5.76 Ausführung des Bewertungslaufs
222
Wertberichtigungen auf Forderungen
Es folgt eine Rückmeldung über die Fertigstellung des ersten Bewertungsschritts (siehe Abbildung 5.77). Bis zu diesem Zeitpunkt sind noch keine Buchungen vom System vorgenommen worden. Im Hintergrund hat lediglich eine Selektion auf den im Debitorenstammsatz eingetragenen Wertberichtigungsschlüssel stattgefunden. Passt dieser zur Bewertungsmethode und dem Bewertungsbereich, werden offene Posten gelesen und anschließend als Vorschlag für den nächsten Schritt präsentiert.
Wertberichtigung durchführen
Abbildung 5.77 Statusinformationen im Bewertungslauf
Über die Funktion Anzeigen wird Ihnen die Ergebnisliste angezeigt. Abbildung 5.78 zeigt den erwarteten Vorgang. Der offene Posten im Gesamtumfang von 119.000 wurde gefunden. Dieser ist bis zum Stichtag 184 Tage überfällig und muss somit im Nettowert um 5 % korrigiert werden. 5.000 EUR Bewertungsdifferenz werden dafür in einer eigenen Spalte ausgewiesen.
Abbildung 5.78 Ergebnisliste des Bewertungslaufs
So weit, so gut. Der Posten ist selektiert und würde auch korrekt berichtigt werden. Kommen wir zum nächsten Schritt, der Probebuchung. Diese Möglichkeit des Testlaufs ist in der Menüleiste etwas versteckt (siehe Abbildung 5.79).
223
5.4
Probebuchung
5
Umlaufvermögen
Abbildung 5.79 Probebuchung des Bewertungslaufs
Das SAP-System versucht jetzt, auf ein Wertberichtigungskonto zu buchen. In unserem Fall ist die neue Hauptbuchhaltung im Einsatz, und deshalb führt der Bewertungsbereich auch in ein eigenes Ledger. Abbildung 5.80 zeigt Ihnen eine nicht erfolgreiche Probebuchung. Zwei wesentliche Fehler sind aufgetreten. Zum einen fehlt die Kontenfindung für den Vorgang B03, zum anderen gibt es keine gültige Belegnummer für den Bewertungsbereich LO und damit das Ledger L6.
Abbildung 5.80 Mögliches Fehlerprotokoll
Über die Transaktion FBKP rufen Sie die Konfiguration der Kontenfindung auf und wählen dort den Eintrag HWA – Wertberichtigungen aus. Anschließend ist ein Doppelklick auf den Eintrag B03 – Pauschalierte Einzelwertberichtigung notwendig. Es erscheint ein kleines Fenster (siehe Abbildung 5.81). Obwohl es zunächst so aussieht, ist dort nicht nur der Kontenplan hinterlegt. Über das Icon
224
Wertberichtigungen auf Forderungen
haben Sie die zusätzliche Auswahlmöglichkeit, einen Bewertungsbereich zu hinterlegen – in unserem Fall LO. Erst dann folgt der eigentliche Eintrag für die Sachkonten.
Abbildung 5.81 Vorgang »Wertberichtigung«
Ihr offener Posten bleibt auf dem Debitoren- und Abstimmkonto unverändert. Außerdem benötigen Sie für das Abstimmkonto sowohl ein Forderungs-Korrekturkonto als auch ein Zielkonto für die Auswirkung auf Ihre Gewinn- und Verlustrechnung. In unserem Beispiel ist der Debitor mit dem Abstimmkonto 140000 verbunden (siehe Abbildung 5.82). Die jetzt hinterlegte Kontenfindung funktioniert, und es tritt zumindest an dieser Stelle kein weiterer Fehler auf. Beim neuen Hauptbuch müssen Belegarten für ledgerspezifische Buchungen auch einem eigenen Nummernkreis zugeordnet werden. Im Customizing finden Sie die dazu passende Einstellung über den folgenden Menüpfad: Finanzwesen (neu) 폷 Grundeinstellungen Finanzwesen (neu) 폷 Beleg 폷 Belegarten 폷 Belegarten der Erfassungssicht in einem Ledger definieren. Die in der Pauschalwertberichtigung ausgewählte Belegart SB musste an dieser Stelle neu hinzugefügt werden (siehe Abbildung 5.83).
225
5.4
5
Umlaufvermögen
Abbildung 5.82 Kontenfindung hinterlegen
Abbildung 5.83 Belegarten für Ledger definieren
Nachdem diese exemplarischen Fehleinstellungen behoben sind, steht einer erfolgreichen Probebuchung nichts mehr im Wege. Sie sehen in Abbildung 5.84 zwei Belegzeilen für die Bewertungsbuchung zum 31.12. und eine Umkehrbuchung mit ebenfalls zwei Belegzeilen zum 01.01.
Abbildung 5.84 Erfolgreiche Probebuchung
226
Fazit
Ist die Bewertung erfolgreich übergeleitet, ist der Einzelposten vom Wert her nach wie vor unberührt. Sie können sich jedoch die zugehörige Bewertung anzeigen lassen. Auch diese Funktion ist über die Menüleiste erreichbar (siehe Abbildung 5.85).
Abbildung 5.85 Bewertungsübersicht im Einzelposten
Im Abschlussprozess können Sie selbstverständlich offene Forderungen entweder pauschal oder einzeln im Wert korrigieren. Eine Abgrenzung nach Kundennummern ist in diesem Fall ratsam.
5.5
Fazit
Im Abschlussprozess unterstützt die SAP-Software die Bewertung von Materialien und Forderungen mit Programmen zur maschinellen Berechnung von Wertansätzen. Sie haben dazu die Preisfortschreibung in der Buchhaltungssicht 2 des Materialstammsatzes kennengelernt. Zusätzlich können pauschale Werte von Forderungsabwertungen über die Gruppierung von Debitoren und die Hinterlegung von Prozentsätzen je Rechnungslegungsvorschrift ermittelt werden. Eine Integration in die Hauptbuchhaltung ermöglicht effiziente und nachvollziehbare Buchungen innerhalb des Abschlussprozesses.
227
5.5
Die Passivseite der Bilanz besteht neben dem Eigenkapitel aus Rückstellungen, Verbindlichkeiten und der passiven Rechnungsabgrenzung.
6
Passiva
In diesem Kapitel lernen Sie den Sachverhalt der Rückstellungsbuchungen im Rahmen des Jahresabschlusses im SAP-System detailliert kennen – angefangen beim richtig konfigurierten Sachkonto über die Buchung im klassischen und neuen Hauptbuch bis hin zu einem selbst erstellten Rückstellungsspiegel und der Vorbereitung der E-Bilanz. Mit den sonstigen Verbindlichkeiten gibt es auf der Passivseite der Bilanz einen weiteren Geschäftsvorgang, den wir Ihnen mithilfe der Abgrenzungsbuchung in diesem Kapitel zeigen möchten. Für die Abgrenzungsbuchungen stellen wir Ihnen die SAP-Techniken Accrual Engine und Dauerbuchungsbelege vor. Hier lernen Sie insbesondere das Customizing der Accrual Engine näher kennen. Abgeschlossen wird dieses Kapitel mit der SAP-Postenverzinsung.
6.1
Rückstellungen
Zunächst einmal möchten wir zwischen den verschiedenen Arten von Rückstellungen differenzieren. Die deutschen Anforderungen an die E-Bilanz unterscheiden zwischen drei großen Kategorien mit diversen Unterpunkten: 왘
Rückstellungen für Pensionen und ähnliche Verpflichtungen gegenüber Gesellschaftern 왘
für Direktzusagen
왘
Zuschussverpflichtungen für Pensionskassen und Lebensversicherungen
왘
Pensionen und ähnliche Verpflichtungen (Inland/Ausland)
229
6
Passiva
왘
왘
Steuerrückstellungen 왘
Gewerbesteuer
왘
Körperschaftssteuer
왘
sonstige Steuern (außer latente Steuern)
왘
latente Steuern
왘
Mehrsteuern laut Finanzverwaltung
왘
Zinsen – § 233 AO auf Mehrsteuern
왘
Steuerrückstellungen für ausländische Betriebsstätten
Sonstige Rückstellungen 왘
ungewisse Verbindlichkeiten
왘
Gewährleistungen
왘
drohende Verluste aus schwebenden Geschäften
왘
Aufwandsrückstellungen
왘
Währungsrisiken
왘
Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen
왘
Sonstige (nicht zuzuordnen)
Getrennte Konten
Kommt in Ihrem Unternehmen jede dieser Rückstellungsarten vor, empfiehlt es sich, jeweils ein getrenntes Konto dafür anzulegen. Die E-Bilanz erfordert es, dass Informationen über kurzfristige (kürzer als ein Jahr) und langfristige Rückstellungen (länger als ein Jahr) verfügbar sind. Je nach verwendetem E-Bilanz-Meldeverfahren kann diese Anforderung die Anzahl der zu verwendenden Konten verdoppeln.
Schuld- und Aufwandsrückstellungen
Schuldrückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten, drohende Verluste aus schwebenden Geschäften oder Gewährleistungen, die ohne eine rechtliche Verpflichtung erbracht werden, müssen aufgrund der Rückstellungsart auf Basis lokaler und internationaler Rechnungslegungsvorschriften gebildet werden. Aufwandsrückstellungen hingegen dürfen auf Basis der Rechnungslegungsstandards International Financial Reporting Standards (IFRS) oder United States Generally Accepted Accounting Principles (US GAAP) nur bedingt erstellt werden. Zusätzlich zur Rückstellungsart müssen Eintrittswahrscheinlichkeiten angegeben werden. Gilt eine Schuldrückstellung, z. B. ein Garantiefall, als wahrscheinlich (»probable«, d. h. > 70 %), wird diese Schuldrückstellung nach US-GAAP in der Bilanz berücksichtigt. Gemäß der Rechnungslegungsvorschrift IFRS wird
230
Rückstellungen
der verwendete Begriff der Wahrscheinlichkeit als > 50 % eingestuft. Liegt die Wahrscheinlichkeit zwischen 30 und 70 %, gilt dagegen ein Rückstellungsverbot nach US-GAAP, da das Eintreten des Ereignisses nur als »möglicherweise« (»reasonably«) eingestuft wird. In einer parallelen Rechnungslegung kommt es aufgrund verschiedener Rückstellungsarten und Eintrittswahrscheinlichkeiten zu Bewertungsunterschieden. Bei Rückstellungsbuchungen liegt es in der Natur der Sache, dass maschinelle Bewertungsverfahren nicht eingesetzt werden können. Das System hat wenige bis gar keine Anhaltspunkte, um eine mathematische Berechnung vornehmen zu können. In der Praxis erfolgt eine Berechnung außerhalb des SAP-Systems, z. B. in Excel, und wird anschließend als Sachkontenbuchung am Periodenende manuell kontiert. Im nächsten Abschnitt möchten wir Ihnen die Konfiguration und Buchung gemäß Konten- und Ledgerlösung näher erläutern. Nach dem BilMoG (Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz) wird es empfohlen, einen Rückstellungsspiegel zu erstellen. Aus den IFRS lässt sich mit IAS 37.85 die Aufstellung der Rückstellungen in einzelnen Kategorien ebenfalls belegen. SAP liefert bislang keinen Standardbericht für einen Rückstellungsspiegel aus. Möchten Sie diesen auf Knopfdruck zur Verfügung haben, müssen Sie sich selbst einen passenden Bericht im SAP-System erstellen. Als Grundlage für eine Darstellung der Spalten in diesem Bericht bietet sich das Feld Bewegungsart an.
6.1.1
Bewegungsart verwenden
Sie finden die passende Ausprägung der Bewegungsart im Customizing unter Unternehmenscontrolling 폷 Konsolidierung 폷 Integration: Konsolidierungsvorbereitung 폷 Vorbereitung im Sendersystem 폷 Konsolidierungsartenübergreifende Vorbereitungen 폷 Kontierung Bewegungsart 폷 Bewegungsarten für Konsolidierung pflegen. Die in Abbildung 6.1 dargestellten Einträge repräsentieren jeweils eine Spalte in Ihrem späteren Rückstellungsspiegel. Sie befinden sich an dieser Stelle im Bereich Konsolidierungsvorbereitung, der von SAP ursprünglich nicht für Rückstellungsbuchungen konzipiert worden ist. Deshalb sollten Sie hier mit der gebotenen Vorsicht vorgehen, wenn Sie eine der SAP-Lösungen zur Konsolidierung von Einzelbilanzen einsetzen. Sie verwenden ein SAP-Standard-
231
Rückstellungsspiegel
6.1
6
Passiva
belegfeld, das in den Einzelposten und in diversen Summentabellen fortgeschrieben wird. Damit eignet sich dieser Punkt als Datengrundlage für einen Rückstellungsspiegel.
Abbildung 6.1 Bewegungsarten definieren
Wenn Sie das SAP-Konsolidierungsmodul nicht verwenden, können Sie an dieser Stelle viele Einträge aus der Standardauslieferung löschen. Im Wesentlichen benötigen wir für Rückstellungsbuchungen folgende Einträge:
Fortschreibung der Bewegungsart
왘
Zuführung
왘
Umbuchung
왘
Verbrauch
왘
Auflösung
Damit das Feld Bewegungsart auch bei jeder Rückstellungsbuchung mit fortgeschrieben wird, müssen Sie im nächsten Schritt die passenden Einstellungen in der Feldstatusgruppe hinterlegen. Um mit anderen Einstellungen nicht zu kollidieren, empfiehlt es sich, wie in Abbildung 6.2 dargestellt, zuerst eine eigene neue Feldstatusgruppe für Rückstellungen anzulegen. In unserem Fall haben wir die Feldsta-
232
Rückstellungen
tusgruppe RST im Bereich der Konsolidierung mit einer Muss-Eingabe für das Feld Bewegungsart belegt. Sie finden diese Konfigurationsmöglichkeit im SAP-Customizing über den Pfad Finanzwesen 폷 Hauptbuch 폷 Geschäftsvorfälle 폷 Sachkontenbuchung 폷 Einstellungen zum Beleg durchführen und prüfen 폷 Feldstatusvarianten definieren.
Abbildung 6.2 Feldstatusgruppe als Muss-Eingabe hinterlegen
Auf diese Weise ist beim Konto 89000 (Sonstige Rückstellungen) gewährleistet, dass bei jedem Buchungsvorgang das Feld Bewegungsart als Pflichtfeld erscheint. Das schafft die Datengrundlage für einen später zu erstellenden Rückstellungsspiegel. Wie Sie einen passenden Bericht aufbauen, erfahren Sie in Abschnitt 6.1.4, »Rückstellungsspiegel«. In den nächsten beiden Abschnitten möchten wir einige Rückstellungsbuchungen inklusive Bewegungsart vornehmen. Für eine parallele Rechnungslegung stellen wir Ihnen zunächst die Kontenlösung vor.
233
6.1
6
Passiva
6.1.2
Kontenlösung
Bei der Kontenlösung legen Sie für die unterschiedlichen Rechnungslegungsvorschriften eigene Konten jeweils mit einem eigenen Präfix an. Für manuelle Rückstellungsbuchungen empfiehlt es sich, mit sogenannten Kontierungsmustern zu arbeiten, bei denen der Vorgang bereits vordefiniert und die Belegeingabe vorbelegt ist. In Abbildung 6.3 sehen Sie den Einstieg über die Buchungstransaktion FB01, bei der das bereits existierende Kontierungsmuster GL-SL03 ausgewählt wird.
Abbildung 6.3 Kontierungsmuster bei der Kontenlösung Präfix der Kontonummer
In diesem Fall sind bis auf die Betragsfelder alle Informationen vorbelegt (siehe Abbildung 6.4). Die Spalte BWA repräsentiert das neue Pflichtfeld Bewegungsart. Bei Zuführungen wählen Sie in diesem Beispiel den Eintrag 520. Das Präfix 8 als erste Stelle in der Kontonummer steht für eine Rechnungslegung gemäß HGB, 9 für IFRS. Da bei Rückstellungsbuchungen ein Vorgang zu zwei unterschiedlichen Wertansätzen führen kann, sind beide Rechnungslegungsvorschriften bereits vorbelegt. Sie werden also direkt mit der Frage konfrontiert, ob sich die Zuführungen des Rückstellungsbetrags nach HGB bzw. IFRS voneinander unterscheiden. Mit dieser Buchungstechnik stellen Sie sicher, dass sowohl HGBals auch IFRS-Konten betrachtet und gebucht werden. In unserem Beispiel unterscheiden sich die Rückstellungshöhen: Sie betragen 20.000 EUR für das Handelsrecht und 15.000 EUR gemäß IFRS. Eine anschließende Auswertung mittels Bilanzbericht RFBILA00
234
Rückstellungen
mit einer HGB-Bilanz- und GuV-Struktur ermöglicht eine korrekte Darstellung der Zahlen im Bereich der Rückstellungen. Unterhalb der Bilanz in der Position others sind alle IFRS-relevanten Konten hinterlegt. Entsprechend Abbildung 6.5 muss sich dort ein Saldo von 0 ergeben.
Abbildung 6.4 Buchung der HGB- und IAS-Bewertung in einem Beleg
Abbildung 6.5 HGB-Bilanz
235
6.1
6
Passiva
In einer zweiten Bilanz- und GuV-Struktur werden für eine IFRS-Darstellung der Rückstellungsbuchungen die Konten mit dem Präfix 9 verwendet. Unterhalb der Bilanz befinden sich die HGB-Konten (local accounts), die auch hier einen Saldo von 0 ergeben müssen (siehe Abbildung 6.6).
Abbildung 6.6 IAS-Bilanz
Damit haben Sie anhand eines kurzen Beispiels die Kontenlösung bei den Rückstellungsbuchungen kennengelernt. Im nächsten Abschnitt werden wir Ihnen die Ledgerlösung im neuen Hauptbuch vorstellen.
6.1.3 Ledgergruppe verwenden
Ledgerlösung
Ein wesentlicher Vorteil der Lederlösung im neuen Hauptbuch liegt in der Verwendung identischer Konten bei unterschiedlichen Rechnungslegungsvorschriften. Eine Unterscheidung erfolgt hier nicht mithilfe von Präfixen in der Kontennummer, sondern über das Feld Ledgergruppe im Belegkopf. Im Beispiel der gerade gezeigten Rückstellungsbuchung können Sie mit der neuen Transaktion FB50L einen Beleg für eine Ledgergruppe erfassen. Einer der Vorteile ist, dass die Sachbearbeiter, die Bewertungsunterschiede buchen dürfen, eine
236
Rückstellungen
6.1
Berechtigung auf diese Transaktion erhalten können. Buchungen ohne Bewertungsunterschiede laufen dann nach wie vor mit der Transaktion FB50 für Sachkontenbuchungen ab. Hier ist das Feld Ledgergruppe nicht eingabefähig, weshalb alle dort erfolgenden Kontierungen per Definition für alle Rechnungslegungsvorschriften gelten. Ein Nachteil der Ledgerlösung im neuen Hauptbuch ist jedoch, dass dort eine Offene-Posten-Verwaltung (OP-Verwaltung) für Rückstellungskonten nicht möglich ist (siehe Abbildung 6.7). Gerade bei Rückstellungskonten ist die OP-Verwaltung jedoch sehr sinnvoll, denn sie ermöglicht Transparenz über die Einstellung, den Verbrauch und die Auflösung eines Rückstellungssachverhalts.
Abbildung 6.7 Buchung bei der parallelen Ledgerlösung
Seit Enhancement Package (EHP) 3 hat SAP auch deshalb die neue Funktion der ledgergruppenspezifischen Verwaltung (Ledgergruppenspezifisches Ausgleichen) eingeführt. Werden Rückstellungskon-
237
Neuerung in EHP3
6
Passiva
ten ausschließlich in Hauswährung geführt, ist es möglich, im Buchungskreissegment diese neue Auswahl der Verwaltung zu treffen (siehe Abbildung 6.8). Dabei handelt es sich um eine Kombination aus Einzelposten- und OP-Verwaltung speziell bei Bewertungsunterschieden, die in einzelnen Ledgern gespeichert werden.
Abbildung 6.8 Sachkonto als ledgergruppenspezifisch definieren Nachträgliche Umstellung
Sollten zum Umstellungszeitpunkt bereits Buchungen auf dem Sachkonto vorhanden sein, kann das Sachkonto wegen der existierenden Bewegungsdaten nicht mehr manuell verändert werden. In solchen Fällen müssen Sie mit der Transaktion FAGL_ACTIVATE_OP auch eine Änderung der existierenden Bewegungsdaten vornehmen. In Abbildung 6.9 sehen Sie die Selektionsparameter, um ein Konto auf eine ledgergruppenspezifische Verwaltung umzustellen. Im beigefügten Protokoll erkennen Sie, dass das SAP-Programm zunächst das Sachkonto für manuelle Buchungen sperrt, das Konto auf einen Saldo 0 umbucht, die Einstellung im Sachkontenstamm verändert und anschließend eine Rückbuchung ausführt. Abschließend wird die manuelle Buchungssperre entfernt. Nun erfolgt entsprechend Abbildung 6.10 eine Rückstellungsbuchung von 15.000 EUR für die Ledgergruppe L5 (IFRS). Eine zweite
238
Rückstellungen
Buchung für die Ledgergruppe L6 (HGB) über 20.000 EUR nehmen Sie anschließend analog vor. Im Hintergrund ist jeweils beim Sachkonto 89000 die ledgergruppenspezifische Verwaltung aktiv.
Abbildung 6.9 Nachträgliche Umstellung auf Offene-Posten-Verwaltung
Abbildung 6.10 Buchung je Ledger
239
6.1
6
Passiva
Ledgervergleich
Bei der Ledgerlösung im neuen Hauptbuch ist es nicht zwingend notwendig, mit zwei Bilanz- und GuV-Strukturen zu arbeiten. Vielmehr werden Auswertungen je Ledger aufgerufen. Am interessantesten ist an dieser Stelle die Möglichkeit, Abweichungen zwischen IFRS und HGB mittels Ledgervergleich automatisch ermitteln zu können. Mit der Transaktion GCAC können Sie für das Geschäftsjahr 2013 im Selektionsbild die Ledger L5 und L6 auf Basis des ausgewählten Sachkontos 89000 miteinander vergleichen (siehe Abbildung 6.11).
Abbildung 6.11 Auswertung mittels Ledgervergleich
Die Ergebnisliste in Abbildung 6.12 zeigt eine Abweichung in der Summe und je Periode. Per Doppelklick ist auch ein Rückgriff auf die jeweiligen Einzelposten möglich. Die Transaktion GCAC stammt aus dem Bereich Special Ledger (FI-SL), weshalb an dieser Stelle keine Darstellung auf Basis einer existierenden Bilanz- und GuV-Struktur möglich ist. RFBILA10
Für eine bilanzgerechte Strukturierung hat SAP das Programm RFBILA10 entwickelt. Mit diesem Programm können Sie Ledgerabweichungen auf Basis einer Bilanz- und GuV-Struktur darstellen.
240
Rückstellungen
Abbildung 6.12 Unterschiedliche Wertansätze erkennbar
Nach der ersten Veröffentlichung hat SAP das Programm leider für Ledger aus der neuen Hauptbuchhaltung ausgeschlossen. Das führt zu der in Abbildung 6.13 dargestellten Fehlermeldung.
Abbildung 6.13 Fehlermeldung beim Bilanzbericht für den Ledgervergleich
241
6.1
6
Passiva
Der SAP-Hinweis 1620177 erklärt dazu die passenden Hintergründe: »Das Programm RFBILA10 ist in erster Linie für die Verwendung im Umfeld der speziellen Ledger konzipiert. Insbesondere sind keine zusätzlichen Einschränkungen und Berechtigungsprüfungen für zusätzliche Felder der Hauptbuchhaltung (z. B. Profit Center, Segment) möglich. Falls Sie den RFBILA10 dennoch im Umfeld des Hauptbuchs einsetzen möchten, können Sie die Fehlermeldung GH807 anpassen.« Wenn sich Ihr Unternehmen für diesen SAP-Hinweis und damit eine funktionale Erweiterung entscheidet, ist lediglich eine kleinere Anpassung notwendig. Rufen Sie die Transaktion SM31 auf, und geben Sie als Tabelle T100S ein. Tragen Sie in der Zeile Arbeitsgebiet GH in der Spalte Standard den Standardwert W für Warnmeldung ein, bzw. legen Sie fest, dass die Nachricht auch abgeschaltet werden kann (Spalte Abschaltbar).
Abbildung 6.14 Systemnachrichten konfigurieren
Es folgt die Pflege der Tabelle V_T100C, ebenfalls im Arbeitsgebiet GH entsprechend Abbildung 6.15. Hier wird die Meldung 807 als eine Informationsmeldung definiert.
Abbildung 6.15 Meldung konfigurieren Konfiguration der Meldung
Mit diesen beiden kleineren Einstellungen haben Sie aus einer Fehler- eine Informationsmeldung gemacht. Das wirkt sich unmittelbar auf einen erneuten Aufruf des Programms RFBILA10 aus (siehe Abbildung 6.16). Mit dieser Konfiguration kann der Bericht erfolgreich ausgeführt werden.
242
Rückstellungen
Abbildung 6.16 Informationsmeldung anstelle einer Fehlermeldung
Als Ergebnis erhalten Sie jetzt einen Ledgervergleich, wie er in Abbildung 6.17 gezeigt wird. Die Spalte Sum.Berper zeigt die Werte des Ledgers L5 (IFRS) und die Spalte Sum.Verper direkt daneben die Werte des Ledgers L6 (HGB). In der dritten Spalte Abs. Abw. werden Abweichungen zwischen den beiden Wertansätzen dargestellt.
Abbildung 6.17 Erfolgreicher Ledgervergleich auf Basis von Bilanzpositionen
243
6.1
6
Passiva
Abweichung der Wertansätze
In der betrieblichen Praxis werden Abweichungen zwischen den Wertansätzen jedoch öfter benötigt. Dabei geht es nicht nur um die Kontrolle, ob Werte vollständig gebucht worden sind, sondern auch um praktische Überlegungen – etwa wenn HGB- oder Steuerbilanzwerte miteinander verglichen werden. Das Stichwort lautet hier Berechnung der latenten Steuer – es geht also um die verborgenen Steuerlasten oder -vorteile, die sich aufgrund von Unterschieden in der Bewertung von Vermögensgegenständen bzw. Schulden zwischen der Steuerbilanz und der Handelsbilanz ergeben. Berechnung und Buchung von Rückstellungen bilden das Fundament für eine bilanzielle Auswertung. Als Anhang zum Jahresabschluss sind Sie als Unternehmen jedoch auch verpflichtet, die Entwicklung der Geschäftsvorgänge innerhalb eines Rückstellungsspiegels darzustellen.
6.1.4
Rückstellungsspiegel
Wie bereits am Anfang dieses Kapitels beschrieben, liefert SAP keinen Standardbericht für einen Rückstellungsspiegel aus. Das Feld Bewegungsart, das eigentlich aus dem Bereich der Konsolidierung stammt, ist für eine Darstellung des Rückstellungsspiegels zu empfehlen. Nach einer Änderung der Feldstatusgruppe erfolgt in jedem einzelnen Beleg der Rückstellungskonten eine Zusatzkontierung. Diese Belegebene ist für Auswertungen jedoch nur bedingt hilfreich. Egal, ob Sie einen Bericht mit der SAP-Recherche oder dem Report Painter erstellen möchten, diese Berichtstools setzen immer zuerst auf einer Summentabelle auf. Hier haben wir in der klassischen SAPHauptbuchhaltung ein Problem. Wenn Sie mit der Transaktion SE16 die Summentabelle GLT0 der klassischen Hauptbuchhaltung entsprechend Abbildung 6.18 aufrufen, werden Sie zwar sowohl das Rückstellungskonto 80089000 als auch den gebuchten Wert von 20.000 EUR aus der Periode 12 finden, das Feld Bewegungsart existiert in dieser Tabelle jedoch nicht.
244
Rückstellungen
6.1
Abbildung 6.18 Fortschreibung im klassischen Hauptbuch – Tabelle GLT0
Dieser Nachteil der klassischen Hauptbuchhaltung lässt sich mit einer Fortschreibung in andere Tabellen wie die Tabelle GLT3 (Konsolidierungsvorbereitung) oder die Tabelle GLPCT (Profit-Center-Rechnung) ausgleichen. Auf diesen Tabellen kann man also auch im klassischen Hauptbuch mit einem Rückstellungsspiegel aufbauen. Im neuen Hauptbuch enthält die neue Summentabelle FAGLFLEXT das Feld Bewegungsart. In Abbildung 6.19 sehen Sie, wie eine Fortschreibung der gebuchten Rückstellungsbuchung dort aussieht. Neben der Bewegungsart 520 sind das Rückstellungskonto 89000 (ohne Präfix) und der Buchungsbetrag von 15.000 EUR für die Periode 12 zu sehen.
245
BWA in der ProfitCenter-Rechnung
6
Passiva
Abbildung 6.19 Fortschreibung im neuen Hauptbuch – Tabelle FAGLFLEXT Report Painter
Ist die Datengrundlage für unsere Auswertung geklärt, kann im nächsten Schritt ein dazu passender Bericht erstellt werden. Im folgenden Beispiel zeigen wir Ihnen die Berichtserstellung mit dem Report Painter. Der Vorteil ist hier die einfache Handhabung für den Fachbereich gegenüber anderen eher technisch orientierten Berichtstools wie z. B. einer SAP Query. Mit der Transaktion GR21 können Sie eine neue Bibliothek anlegen bzw. über die Transaktion GR22 verändern. Dazu müssen Sie sich für eine Reportingtabelle entscheiden, die das Feld Bewegungsart enthält. Im Beispiel aus Abbildung 6.20 ist dies die Tabelle FAGLFLEXT mit dem Selektionsmerkmal RMVCT (Bewegungsart).
246
Rückstellungen
Abbildung 6.20 Report Painter – Bibliothek
Nachdem Sie diese Einstellungen gespeichert haben, können Sie mit der Transaktion GRR1 einen Report-Painter-Bericht für diese Bibliothek anlegen. In der Zeilendefinition wird das Merkmal Konto hinterlegt. In Abbildung 6.21 wird deutlich, dass die Bewegungsart 520 als Selektionskriterium für die Spalte Zuführung verwendet wird. Ähnlich erfolgt die Realisierung für andere Spalten wie Verbrauch und Auflösung.
Abbildung 6.21 Spaltendefinition – Zuführung
247
6.1
6
Passiva
Anfangsbestand definieren
Der vom Gesetzgeber geforderte Anfangsbestand im Rückstellungsspiegel umfasst alle Rückstellungsbuchungen der Vorjahre – unabhängig davon, mit welcher Bewegungsart diese stattgefunden haben. Das ist auch der Grund, warum dort mit einem Intervall von 1 bis zur Variablen 1GJAHVJ (Vorjahr) gearbeitet wird (siehe Abbildung 6.22). Sollte aufgrund eines erhöhten Belegvolumens die Selektion zu lange dauern, könnte man auch die Periode 0 des aktuellen Geschäftsjahres verwenden. Das setzt allerdings voraus, dass ein Saldovortrag durchgeführt wird. Im neuen Hauptbuch ist das sowieso der Fall, im klassischen Hauptbuch müsste man je nach Datenquelle für die ProfitCenter-Rechnung oder Konsolidierungsvorbereitung diesen Sachverhalt berücksichtigen.
Abbildung 6.22 Spaltendefinition – Anfangsbestand
Für den Report-Painter-Bericht müssen wir noch eine allgemeine Selektion hinterlegen, dann ist der Bericht vollständig (siehe Abbildung 6.23). In diesem Beispiel werden die IFRS-Werte des Ledgers L5 für eine zu wählende Periode und einen Buchungskreis selektiert. Die Variable Geschäftsjahr ist bereits in den einzelnen Berichtsspalten
248
Rückstellungen
als Variable hinterlegt und muss an dieser Stelle nicht erneut definiert werden.
Abbildung 6.23 Allgemeine Selektion
Als Ergebnis liefert der definierte Rückstellungsspiegel die Buchung auf dem Konto 89000 in der Spalte Zuführung (Bewegungsart 520) zurück, wie Sie in Abbildung 6.24 sehen können. Bei diesem Beispiel handelt es sich nur um eine einfache Auswertung, um Ihnen die prinzipielle technische Vorgehensweise zu zeigen.
Abbildung 6.24 Ergebnis des Rückstellungsspiegels
In der betrieblichen Praxis sieht der vollständige Rückstellungsspiegel umfangreicher aus. Das Beispiel aus Abbildung 6.25 entspricht der Realisierung bei einem Unternehmen in Süddeutschland. Nachdem eine Bibliothek und ein Berichtseintrag vorhanden waren, hat der Fachbereich die Pflege des kompletten Berichts übernommen. Jetzt können etwa zehn Buchungskreisverantwortliche auf Rückstellungsdaten, die bisher mit Excel manuell berechnet worden sind, per Knopfdruck zugreifen. Nachdem die Berichtsanforderung eines Rückstellungsspiegels abgedeckt ist, möchten wir Ihnen anhand dieser Bilanzposition auch noch die Vorgehensweise bei einem relativ neuen Sachverhalt – der E Bilanz – erklären.
249
6.1
6
Passiva
Abbildung 6.25 Praxisbeispiel eines vollständigen Rückstellungsspiegels
6.1.5
E-Bilanz
Der Gesetzgeber hat bei der E-Bilanz die Berichtsanforderungen im Rahmen einer Taxonomie definiert. Sie können die im SAP-System hinterlegte aktuelle Taxonomie-Version über die Transaktion FSE2_ XBRL pflegen (siehe Abbildung 6.26). An dieser Stelle ordnen Sie den verschiedenen Berichtszeilen Konten zu. Ist eine Zuordnung zu vordefinierten Berichtszeilen für ein Konto nicht eindeutig möglich, haben Sie zwei Optionen:
Geringe Anzahl der Konten
왘
Sie gliedern das existierende Konto detaillierter auf und buchen die jeweiligen Sachverhalte um.
왘
Oder Sie nutzen die vorhandene Auffangposition der Taxonomie mit der Bezeichnung übrige sonstige Rückstellungen / nicht zuordenbare Rückstellungen.
Im Bereich der Rückstellungskonten ist die Anzahl der Sachkonten prüfen Sie, ob alle Sachkonten eines überschaubar. Mit dem Icon Buchungskreises auch vollständig zur Taxonomie zugeordnet worden sind. Anschließend können Sie mit der Transaktion FSE0_EXPORT_ DETAILS einen Export der Daten durchführen. Entsprechend Abbildung 6.27 füllen Sie das dazu passende Selektionsbild aus. In diesem Beispiel wird das Ledger L6 mit HGB-Werten exportiert. Im klassi-
250
Rückstellungen
schen Hauptbuch erfolgt ein Export vom Ledger 0 (Hauptbuch). Die Definition der zu exportierenden Wertansätze findet dann über die Zuordnung Kontonummer/Taxonomie statt.
Abbildung 6.26 Zuordnung der Rückstellungskonten zur E-Bilanz-Struktur
Abbildung 6.27 Datenexport – Selektionsbild
251
6.1
6
Passiva
Als Ergebnis erhalten Sie eine Exportdatei, die analog der Liste in Abbildung 6.28 strukturiert ist. Diese lässt sich in einigen E-BilanzSoftwarelösungen (wie z. B. www.ebilanzonline.de) als Grundlage für die nächsten Schritte verwenden. In der Praxis finden außerhalb des SAP-Systems häufig weitere Anpassungen in Form von Wertfortschreibungen bzw. Buchungen statt.
Abbildung 6.28 Datenselektion des Kontennachweises E-BilanzValidierung und -Übertragung
Nach einer Validierung mittels ERiC (Elster Rich Client) ist die Übertragung der E-Bilanz an die Finanzbehörde möglich. Wie gesagt, findet dies alles außerhalb von SAP ERP statt. Damit schließt sich der SAP-Prozess von der Rückstellungsbuchung bis hin zum Meldewesen. Ein weiteres Thema des Jahresabschlusses, das ähnlich wie Rückstellungen eine zeitgerechte Erfassung von Aufwendungen und Erträgen im Wirtschaftsjahr der Verursachung sicherstellt, ist die Rechnungsabgrenzung.
6.2
Rechnungsabgrenzungen
Zahlungen oder Einnahmen eines Wirtschaftsjahres sind nicht immer auch automatisch Aufwendungen oder Erträge für das gleiche Wirtschaftsjahr. In diesem Kontext wird von Rechnungsabgrenzungen gesprochen. Häufige Situationen, die zu Rechnungsabgrenzungsbuchungen führen, sind Versicherungsbeiträge, Kfz-Steuern, Zinsaufwand, Agio oder Disagio. Je nachdem, ob es sich um eine Eingangsoder Ausgangsrechnung handelt, wird zwischen aktiven und passiven Positionen unterschieden. Aktive Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP) sind in den folgenden Situationen zu bilden:
252
Rechnungsabgrenzungen
왘
die Ausgangszahlung erfolgt vor dem Abschlussstichtag
왘
die Erfolgswirkung tritt nach dem Abschlussstichtag ein
왘
der Aufwand steht für eine definierte bestimmte Zeit nach dem Abschlussstichtag fest
Im Umkehrschluss sind passive Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP) in den folgenden Situationen zu bilden: 왘
ein Zahlungseingang erfolgt vor dem Abschlussstichtag
왘
die Erfolgswirkung tritt nach dem Abschlussstichtag ein
왘
der Ertrag steht für eine definierte bestimmte Zeit nach dem Abschlussstichtag fest
In SAP ERP Financials gibt es zwei technische Möglichkeiten, um diese Geschäftsvorfälle abzubilden: 왘
Accrual Engine Die Accrual Engine (oder Abgrenzungsmaschine) steht ab SAP ERP zur Verfügung. Sie leistet eine automatische Berechnung der Abgrenzungen auf der Basis von mathematisch definierten Formeln. Korrigieren Sie Werte im Ursprungsbeleg, erfolgt eine automatische Korrektur über die Perioden. Für zukünftige Abgrenzungen stehen Möglichkeiten der Simulation zur Verfügung.
왘
Dauerbuchungsbeleg Beim älteren klassischen Verfahren mit einem Dauerbuchungsbeleg bleiben Buchungsschlüssel, Konto und Beträge unverändert. Diese stets gleichbleibenden Daten werden in einen Dauerbeleg eingegeben. Die Buchungsbelege werden dann periodisch maschinell generiert. Dabei wird jedoch nicht sofort gebucht, sondern es wird eine Batch-Input-Mappe erzeugt, die anschließend abgespielt werden muss.
In den folgenden Abschnitten werden wir anhand eines Beispiels beide Verfahren näher betrachten.
6.2.1
Accrual Engine
Die Accrual Engine ist ein generisches Werkzeug zur Berechnung und Erzeugung von Abgrenzungsbuchungen. Sie können sich das durchaus wörtlich als Motor einer Maschine vorstellen. Für den Endbe-
253
Verwendung
6.2
6
Passiva
nutzer ist dieser nicht sichtbar, stattdessen arbeitet der SAP-Anwender mit Anwendungskomponenten auf Basis dieses Motors. Dazu gehören: 왘
Rückstellungen für Mitarbeiterbeteiligungen
왘
Leasingbuchhaltung
왘
Customer Relationship Management (CRM)
왘
Intellectual Property Management (IS-M/IPM)
왘
manuelle Abgrenzungen in der Finanzbuchhaltung
Gerade mit dem letztgenannten Punkt möchten wir uns in diesem Buch näher beschäftigen. Anhand eines Beispiels werden wir die folgenden Hauptprozesse durchlaufen: 왘
Erzeugen der Basisdaten abhängig von den Customizing-Einstellungen
왘
periodisches Starten des Abgrenzungslaufs
Das in Abbildung 6.29 dargestellte Anwendungsbeispiel zeigt die einzelnen Buchungsvorgänge. In diesem Fall liegt eine Versicherungsrechnung über 1.200 EUR für das Gesamtjahr vor. Da die Rechnung bezahlt werden muss, findet eine Buchung direkt zwischen dem Aufwandskonto und dem Kreditorenkonto statt (Buchung 1). Für eine periodengerechte Gewinnermittlung auf Basis jedes einzelnen Monats soll eine lineare Abgrenzung mit jeweils 1/12 automatisiert gebucht werden. Um das zu gewährleisten, wird zunächst der komplette Aufwand als aktiver Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP) umgebucht (Buchung 2). Das entspricht in der Accrual Engine später dem Vorgang I (Einstellung) mit dem im Customizing hinterlegten Konto für aktive Rechnungsabgrenzungen (siehe Abbildung 6.40). Die periodische Buchung (Vorgang P) findet dann pro Periode statt. In unserem Fall handelt es sich um eine lineare Abgrenzung, bei der monatlich 100 EUR vom ARAP aufgelöst werden (Buchung 3). Als Resultat weist das Konto für ARAP einen Saldo von 0 EUR aus, und auf dem Aufwandskonto entsteht die Summe von 1.200 EUR, die dem Versicherungsbeitrag entspricht. Bevor dieser Fall mit der Accrual Engine abbildbar ist, müssen einige Einstellungen im Customizing vorgenommen werden. Deshalb steigen wir im nächsten Abschnitt zunächst mit der grundlegenden Konfiguration ein.
254
Rechnungsabgrenzungen
Kreditor 1.200 1
Aufwand
ARAP
1 1.200 1.200 2 2 1.200 3 100
100 3
Periode 1 Periode 2
3
100 3
… … …
… … … Periode 12
100
3
Saldo
… … …
… … …
100 3
100 2.400 1.200
… … …
1.200 1.200
Abbildung 6.29 Anwendungsbeispiel
Customizing Wenn Sie im Customizing den Menüpfad Finanzwesen 폷 Grundeinstellungen 폷 Accrual Engine auswählen, sind es drei Blöcke, die dort unterschieden werden: 왘
Grundeinstellungen
왘
Abgrenzungsberechnung
왘
Abgrenzungsbuchung
Eine der ersten Grundeinstellungen, die Sie vornehmen müssen, ist die Verbindung der Accrual Engine mit dem Buchungskreis (siehe Abbildung 6.30).
Abbildung 6.30 Verbindung von Accrual Engine und Buchungskreis
255
6.2
6
Passiva
Verbindung zur Komponente ACAC
In unserem Fall schaffen wir eine Verbindung zum Buchungskreis FICO für die Anwendungskomponente ACAC (Manuelle Abgrenzungen). Die Unterscheidung zwischen Test und Produktivstatus hat lediglich Auswirkungen auf den Saldovortrag, den die Accrual Engine im Produktivstatus prüfen und durchführen soll. Eine weitere Grundeinstellung liegt im Eintrag von Buchungskreis und Rechnungslegungsvorschrift vor. Entsprechend Abbildung 6.31 sind im Buchungskreis FICO drei Rechnungslegungsvorschriften möglich. Unter Umständen können also Abgrenzungsberechnungen und Buchungen auf drei unterschiedliche Arten erfolgen. So ist eine Trennung nach HGB, IFRS und Steuerrecht möglich.
Abbildung 6.31 Mögliche Rechnungslegungsvorschriften Berechnen und Buchen
Die Definition einer Abgrenzungsart wird für das Berechnen und Buchen der Abgrenzungen benötigt. Die Abgrenzungsart ist ein Merkmal, das die Abgrenzungspositionen untergliedert. Hier kann eine Unterscheidung in bis zu drei Buchungstypen vorgenommen werden: 왘
Eröffnungsbuchung Mit einer Eröffnungsbuchung wird zunächst der gesamte abzugrenzende Betrag als Bestandswert gebucht. Die Kontenfindung wird üblicherweise so eingestellt, dass der gesamte abzugrenzende Betrag auf ein Abgrenzungskonto gebucht wird. In unserem Anwendungsfall ist das die Umbuchung vom Aufwandskonto auf das aktive Rechnungsabgrenzungskonto (ARAP).
256
Rechnungsabgrenzungen
왘
Periodische Buchungen Beim Starten der periodischen Abgrenzung wird der zum Stichtag fällige Abgrenzungsbetrag berechnet und gebucht. Die Kontenfindung wird üblicherweise so eingestellt, dass die Buchung vom Abgrenzungskonto auf ein Erfolgskonto erfolgt. Im Anwendungsfall wird der ARAP aufgelöst und das Aufwandskonto monatlich mit 100 EUR belastet.
왘
Abschlussbuchung Eine Abschlussbuchung erfolgt nur dann, wenn das Abgrenzungsobjekt vorzeitig beendet (deaktiviert) wird, obwohl noch nicht alle Abgrenzungen gebucht wurden. Der zum Zeitpunkt der Deaktivierung noch nicht abgegrenzte Betrag wird als Abgangsbetrag gebucht. Diese Möglichkeit wird in unserem Anwendungsfall nicht ausgeschöpft.
Im Beispiel der Abbildung 6.32 sind bei der Abgrenzungsart INSURA alle drei Buchungstypen erlaubt. Im Gegensatz dazu gestattet die Abgrenzungsart COSTSP nur periodische Buchungen und keine Eröffnungs- oder Abschlussbuchungen.
Abbildung 6.32 Abgrenzungsart definieren
Auch die Accrual Engine verlangt einige wenige Abschlussarbeiten, die jedoch rein technischer Natur sind. Mit einer technischen Abstimmung zwischen der Hauptbuchhaltung und der Accrual Engine wird sichergestellt, dass alle Belege eines Geschäftsjahres vollständig und fehlerfrei übermittelt worden sind. Es findet zusätzlich ein technischer Saldovortrag statt. Für eine genaue Dokumentation dieser Werte enthält das Customizing in den Grundeinstellungen auch einen Eintrag für das zuletzt abgeschlossene Geschäftsjahr (siehe Abbildung 6.33).
257
Technische Abstimmung
6.2
6
Passiva
Abbildung 6.33 Geschäftsjahr ändern Abgrenzungstyp
Mithilfe eines Abgrenzungsobjekttyps können Sie verschiedene Aufwands- oder Ertragsbuchungen zusammenfassen. Im Beispiel der Abbildung 6.34 ist das mit dem Eintrag Z_INSURANC für Versicherungen der Fall. Auf SAP-Anwendungsseite können Sie sich diese Funktion ähnlich wie einen Ordner vorstellen, in dem alle gleichartigen Buchungen zusammengefasst sind.
Abbildung 6.34 Abgrenzungsobjekttypen definieren
Als eine der letzten Grundeinstellungen müssen Sie ein Nummernkreisintervall definieren. Dieses dient dazu, die späteren Abgrenzungsobjekte automatisch durchzunummerieren. Das in Abbildung 6.35 definierte Intervall 01 wird in unserem Anwendungsbeispiel zum Einsatz kommen.
Abbildung 6.35 Nummernintervalle definieren
258
Rechnungsabgrenzungen
Haben Sie diese Grundeinstellungen vorgenommen, können Sie die Einstellungen für die Abgrenzungsberechnung festlegen. Im einfachsten Fall wird linear über die Laufzeit abgegrenzt – also bei zwölf Monaten 1/12 jeden Monat. Dazu dient die im Anwendungsbeispiel verwendete Abgrenzungsmethode LINEAR (siehe Abbildung 6.36). So stellen Sie sicher, dass von 1.200 EUR monatlich genau 100 EUR gebucht werden.
Abbildung 6.36 Abgrenzungsmethode definieren
Hinter jeder Methode verbirgt sich ein Funktionsbaustein, der mithilfe von ABAP-Coding die Abrechnung für den jeweiligen Fall vornimmt. An dieser Stelle bietet das SAP-System eine extreme Flexibilität, indem nicht nur über 30 Methoden ausgeliefert werden (siehe Abbildung 6.37), sondern auch individuell erstellte eigene Berechnungslogiken einfließen können.
Abbildung 6.37 Funktionsbausteine ändern
259
Lineare Abgrenzung
6.2
6
Passiva
Rechnungslegungsvorschrift
Eine Vorbelegung der Abgrenzungsmethode kann mit einer Kombination aus Abgrenzungsart und Rechnungslegungsvorschrift festgelegt werden. In unserem Beispiel kommt für die Abgrenzungsart für Versicherungsbuchungen (INSURA) fast ausschließlich eine lineare Methode zum Einsatz. Einzige Ausnahme ist die Rechnungslegungsvorschrift 60 (IAS), bei der mit der Methode (POSTPER) tagesgenau abgegrenzt wird. Abbildung 6.38 zeigt diesen Sachverhalt.
Abbildung 6.38 Einstellungen zur Abgrenzungsart Konfigurationseinstellungen
Nach den Grundeinstellungen und der Berechnung erfolgen Konfigurationseinstellungen für die eigentliche Buchung. Dabei können Sie eine Buchungssteuerung aus der Kombination von Buchungskreis, Rechnungslegungsvorschrift und Abgrenzungsart definieren. Der hinterlegte Rhythmus legt fest, ob Kontierungen pro Buchungsperiode, quartalsmäßig, halbjährlich oder jährlich stattfinden sollen. In der zweiten Einstellungsmöglichkeit für die Buchungssteuerung definieren Sie den Grad der Verdichtung. Dazu können Sie eine dieser Einstellungen auswählen: 왘
Keine Verdichtung, d. h., für jede Abgrenzungsposition wird eine eigene Belegposition erstellt.
왘
Verdichtung auf Ebene der Abgrenzungsobjekte, d. h., pro Abgrenzungsobjekt wird eine Belegposition erstellt.
왘
Maximale Verdichtung, d. h., es wird bis auf die Ebene verschiedener Zusatzkontierungen verdichtet.
Im folgenden Anwendungsbeispiel arbeiten wir mit einer monatlichen Abgrenzungsbuchung, die nicht verdichtet wird (siehe Abbildung 6.40). Für andere Anwendungsbereiche der Leasingbuchhal-
260
Rechnungsabgrenzungen
tung oder des CRM, in denen massenhaft Buchungen erzeugt werden, bietet sich hingegen eine Verdichtungsmöglichkeit an.
Abbildung 6.39 Buchungssteuerung
Um Abgrenzungsbuchungen automatisch kontieren zu können, müssen Sie zuerst im Customizing eine Kontenfindung hinterlegen. Dies geht mit der Funktion Abgrenzungsbuchung 폷 Kontenfindung 폷 Einfache Kontenfindung 폷 Regelwerk definieren. Dort werden neben dem Soll-Konto (Zielkonto) auch das Haben-Konto (Startkonto) und die Belegart hinterlegt. Die Definition der Kontenfindung erfolgt über sogenannte Ableitungsregeln. In Abbildung 6.40 sind vier verschiedene Schritte des definierten Regelwerks dargestellt. Ist z. B. die Bedingung für Schritt 1 nicht erfüllt, wird automatisch Schritt 2 durchlaufen. Auf diese Weise ergibt sich ein Regelwerk, das mit Spezialfällen beginnt und mit allgemeingültigen Einstellungen endet.
Kontenfindung
Abbildung 6.40 Ableitungsregeln
Über das Icon gelangen Sie zu weiteren Details des Regelwerks. Im Beispiel aus Abbildung 6.41 geht es bei diesem Schritt ausschließlich um die Abgrenzungsart INSURA für Versicherungsbuchungen. Sollten hier die Vorgänge Einstellung oder auch Periodische Auflösung verwendet werden, gilt die Belegart AB für Buchungen.
261
Regelwerk
6.2
6
Passiva
Abbildung 6.41 Regeleinträge definieren I – Einstellung, P – periodische Buchung
Sind diese Ausprägungen für das Regelwerk definiert, werden die dazugehörigen Konten als Werte zum Regelwerk festgelegt (siehe Abbildung 6.42). Dabei handelt es sich um eine Kombination aus den zulässigen Rechnungslegungsvorschriften der Abgrenzungsart und dem definierten Vorgang P (Periodische Buchung) bzw. I (Einstellung). Das Zielkonto entspricht der Soll- und das Startkonto der Haben-Kontierung. Bei der Einstellung des ARAP finden eine SollBuchung auf dem Konto 98000 und eine Haben-Kontierung auf dem Aufwandskonto 466000 statt. Im Gegensatz dazu löst die umgekehrte monatliche periodische Buchung den ARAP wieder auf.
Abbildung 6.42 Konten je Rechnungslegungsvorschrift
Nachdem Sie im Customizing alle notwendigen Eintragungen für Grundeinstellungen, Abgrenzungsberechnung und Abgrenzungsbuchung vorgenommen haben, zeigen wir im nächsten Abschnitt ein Anwendungsbeispiel der Applikation der Abgrenzungsbuchung aus Ihrer Sicht als SAP-Anwender.
262
Rechnungsabgrenzungen
6.2
Anwendungsbeispiel Sie erreichen die Accrual Engine im SAP-Anwendungsmenü über den Pfad Rechnungswesen 폷 Finanzwesen 폷 Hauptbuch 폷 Periodische Arbeiten 폷 Manuelle Abgrenzungen. Entsprechend Abbildung 6.43 legen wir ein Abgrenzungsobjekt an, um den Sachverhalt eines Versicherungsvertrags zeitlich abgrenzen zu können. Hier erfolgt zunächst eine eindeutige Zuordnung zu einem Buchungskreis. Mit dem Abgrenzungstyp Z_INSURANC werden alle abzugrenzenden Versicherungsfälle der Firma zusammengefasst. Ein kurzer beschreibender Text und ein verantwortlicher Mitarbeiter vervollständigen die Referenzdaten. Bei den Positionsdaten werden für zwei Rechnungslegungsvorschriften die abzugrenzenden Beträge von 1.200 EUR und die Abgrenzungsmethode LINEAR hinterlegt.
Abgrenzungsobjekt Versicherungsvertrag
Abbildung 6.43 Abgrenzungsobjekt anlegen
Ein wesentlicher Vorteil der Accrual Engine besteht darin, noch nicht gebuchte Abgrenzungen im Vorfeld zu berechnen und damit zu simulieren. Diese Berechnung ist ebenfalls ein Bestandteil des Abgrenzungsobjekts und wird Ihnen dort transparent dargestellt (siehe Abbildung 6.44). In der Spalte Abgrenz.-Betrag (Abgrenzbarer Betrag) werden 100 EUR aufgeführt, die sich über die Monate kumulieren. Die dritte Spalte Restwert zeigt Ihnen in diesem Fall dabei den aktuellen Stand des ARAP.
263
Möglichkeit der Simulation
6
Passiva
Abbildung 6.44 Berechnete Abgrenzungen Nachvollziehbarkeit der IstBuchungen
Auf den Registerkarten Buchungen und Gebuchte Summen können Sie die bereits durchgeführten Ist-Buchungen nachvollziehen und per Doppelklick auf einen Eintrag in den Einzelbeleg verzweigen. Die Registerkarte Konten ist im Beispiel der Abbildung 6.45 leer. An dieser Stelle können Sie die im Customizing hinterlegte Kontenfindung durch manuell eingetragene Konten übersteuern. Das gilt auch für die Belegart. Das könnte bei gelegentlich auftretenden Abgrenzungsbuchungen hilfreich sein. Hier kann der SAP-Anwender dann der Applikation die Konten direkt eingeben.
Abbildung 6.45 Kontenfindung, manuelle Übersteuerungsmöglichkeit
Sind mehrere Abgrenzungsobjekte angelegt, d. h., werden mehrere Versicherungsverträge mithilfe der Accrual Engine abgegrenzt, erschließt sich der Kontext zum Abgrenzungsobjekt deutlicher. In Abbildung 6.46 sehen Sie drei unterschiedliche Versicherungsabgrenzungen, die in dem zentralen Ordner Z_INSURANC zusammengefasst werden. Darüber hinaus ist die Objektnummer zu erkennen, die auf Basis des im Customizing hinterlegten Nummernkreisintervalls intern vergeben worden ist.
264
Rechnungsabgrenzungen
6.2
Abbildung 6.46 Anzeige der definierten Abgrenzungsobjekte
Sind die Abgrenzungsobjekte definiert, können Sie im nächsten Schritt den periodischen Abgrenzungslauf mit der Transaktion ACACACT starten. In Abbildung 6.47 sehen Sie die möglichen Selektionskriterien Buchungskreis, Rechnungslegungsvorschrift, Abgrenzungsart, Abgrenzungsobjekttyp und Abgrenzungsobjektnummer. In unserem Anwendungsfall konzentrieren wir uns auf einen Versicherungsvertrag, in dem jetzt eine erste Abgrenzung ansteht. Der Abgrenzungslauf wird zunächst als Testlauf gestartet.
Abbildung 6.47 Abgrenzungslauf starten
Als Ergebnis werden Abgrenzungen in der Accrual Engine als erledigt gekennzeichnet und in der Finanzbuchhaltung als Belege gebucht.
265
Periodischer Abgrenzungslauf
6
Passiva
Das Protokoll in Abbildung 6.48 gibt darüber Auskunft. In unserem Fall wurde zum Stichtag 31.01. eine periodische Abgrenzung in Höhe von 100 EUR als FI-Referenzbeleg angelegt.
Abbildung 6.48 Gebuchte Abgrenzung
Ein Doppelklick auf den Eintrag lässt Sie zum Sachkontenbeleg verzweigen (siehe Abbildung 6.49). An dieser Stelle sehen Sie auch die im Customizing hinterlegten Konten für den Geschäftsvorgang. Zusätzlich wurde der Beleg ausschließlich in die Ledgergruppe L6 gebucht.
Abbildung 6.49 Sachkontenbeleg der periodischen Buchung
Zeitgleich mit der periodischen Abgrenzung findet im Hintergrund die Einstellung des ARAP statt. Auch hier greift die Kontenfindung für den hinterlegten Vorgang. Abbildung 6.50 zeigt den FI-Beleg, der mit dem Buchungsdatum 01.01.2013 über den Gesamtbetrag von 1.200 EUR generiert worden ist.
266
Rechnungsabgrenzungen
Abbildung 6.50 Umbuchung als aktive Rechnungsabgrenzung
Wenn Sie die Transaktion ACACACT für die Durchführung von Abgrenzungsbuchungen als periodischen Job im Hintergrund einplanen, werden alle Abgrenzungen automatisch zeit- und periodengerecht gebucht. Damit das kein Blindflug wird, bietet das Infosystem mit der Transaktion ACACPSITEMS eine Möglichkeit an, den Stand der Ist-Werte zu kontrollieren bzw. eine Simulation für einen beliebigen Stichtag in der Zukunft auszuführen. Im Beispiel aus Abbildung 6.51 haben wir für den 31.12. eine Simulation der Werte ausgeführt.
Abbildung 6.51 Selektionskriterien der Simulation
Die Ergebnisliste in Abbildung 6.52 zeigt Ihnen die Entwicklung über die Monate auf. Dabei ist es unerheblich, ob Sie wie in unserem Fall ein Abgrenzungsobjekt oder mehrere Abgrenzungsobjekte in einem Simulationslauf verwenden.
267
Einplanung als Hintergrundjob
6.2
6
Passiva
Abbildung 6.52 Ergebnisliste der Simulation
SAP-Demo Einen Beispielfilm, um ein Abgrenzungsobjekt anzulegen, einen Abgrenzungslauf zu starten und Belege zu kontieren, finden Sie kostenfrei unter http://fico-forum.de/demo/accrual_engine.php.
Damit haben Sie das Customizing und einen Anwendungsfall für die Accrual Engine kennengelernt. Eine wesentlich ältere Form der Abgrenzungsbuchung bietet sich Ihnen im SAP-System mittels Dauerbuchungstechnik an.
6.2.2
Dauerbuchungsbelege
Dauerbuchungsbelege gehören mittlerweile zu den Klassikern der SAPBuchungstechnik. Seit nunmehr 20 Jahren gibt es diese Funktion, die
268
Rechnungsabgrenzungen
noch immer häufig und gerne von SAP-Kunden verwendet wird. Sicher liegt das auch daran, dass Dauerbuchungsbelege wesentlich einfacher zu konfigurieren sind als die Accrual Engine. So kann der Fachbereich, ohne Rücksprache mit den IT-Kollegen zu halten, Abgrenzungsbelege einstellen und ausführen. Sieht man mal von diesem geringen administrativen Aufwand ab, gibt es mittlerweile jedoch auch viele Nachteile, die gegen Dauerbuchungsbelege sprechen. Dazu zählen fehlende Funktionen, wie etwa Simulationen über zukünftige Buchungen, Kontierungen je Ledger im neuen Hauptbuch und die relativ alte Buchungstechnik mittels Batch-Input-Verfahren. Wir zeigen wiederum am Beispiel der Versicherungsabgrenzung, wie Sie diesen Geschäftsvorgang mithilfe eines Dauerbuchungsbelegs abbilden können. Zunächst muss ein Dauerbuchungsurbeleg erfasst werden, der dem System als Vorlage für die späteren Buchungen dient. Auf diese Weise sind Sie in der Lage, die periodisch wiederkehrenden gleichen Beträge automatisiert buchen zu lassen. Eine Eröffnungs- oder Schlussbuchung wie bei der Accrual Engine gibt es hier nicht. Auch müssen die Beträge absolut identisch sein; eine mathematische Berechnung des Abgrenzungsbetrags ist an dieser Stelle nicht vorgesehen. Der Dauerbuchungsurbeleg selbst ist also nicht mit dem vorher genannten Abgrenzungsobjekt zu vergleichen. Hier wird nur festgelegt, wann mit diesem Beleg eine Buchung erzeugt werden soll. Die Buchungen können periodisch oder aber zu genau festgelegten Terminen vorgenommen werden. Zur Erfassung des Dauerbuchungsurbelegs gelangen Sie über den Menüpfad Rechnungswesen 폷 Finanzwesen 폷 Hauptbuch (Debitoren bzw. Kreditoren) 폷 Buchung 폷 Referenzbelege 폷 Dauerbeleg. Abbildung 6.53 zeigt die Kopfdaten des Dauerbuchungsurbelegs. In diesem Beispiel soll jeweils zum Monatsende, gültig für das Jahr 2013, eine Buchung vorgenommen werden.
Für den Fachbereich geeignet
Der Belegkopftext beschreibt die eigentliche Ursache, d. h. den Versicherungsvertrag 4711, für diese Abgrenzung. Die Soll-Kontierung ist mit dem Aufwandskonto 466000 vorbelegt. Die Fortsetzung dieser Belegposition in Abbildung 6.54 umfasst den Abgrenzungsbetrag von 100 EUR und einen flexiblen Textbaustein 0001. Dieser wird dynamisch zum Buchungszeitpunkt ersetzt und kann Variablen wie die Buchungsperiode oder das Ausführungsjahr beinhalten.
Beleginformationen
269
6.2
6
Passiva
Abbildung 6.53 Dauerbuchung – Kopfdaten
Abbildung 6.54 Dauerbuchung – Positionsdaten 1 Verwendung von Buchungsschlüsseln
Als Haben-Position mit dem Buchungsschlüssel 50 wird das Konto 98000 (ARAP) verwendet (siehe Abbildung 6.55). Im Gegensatz zur Accrual Engine benötigt diese Vorgehensweise weder Ableitungsregeln noch eine Kontenfindung. Alle Positionsdaten werden in der Applikation direkt eingegeben.
270
Rechnungsabgrenzungen
6.2
Abbildung 6.55 Dauerbuchung – Positionsdaten 2
Ist die Buchungsvorlage komplett, speichern Sie den fertigen Dauerbuchungsbeleg mit dem Icon . Auf diese Weise wird kein Kontosaldo fortgeschrieben. Sie haben lediglich die Schablone für spätere Buchungen definiert. Mit der Transaktion FD03 zeigen Sie die gespeicherten Daten an (siehe Abbildung 6.56).
Abbildung 6.56 Dauerbeleg – Übersicht
Die Belegnummer des Dauerbuchungsbelegs stammt von einem fest definierten Belegnummernintervall X1. Auf den Nummernbereich können Sie über die Transaktion FBN1 zugreifen (siehe Abbildung 6.57). Im Beispiel ist zu sehen, dass die zuletzt vergebene Belegnummer 9100000000 ist. Wie gesagt, handelt es sich hier nicht um einen Buchhaltungsbeleg im klassischen Sinne, sondern um den Dauerbuchungsurbeleg.
271
Dauerbuchungsurbeleg
6
Passiva
Abbildung 6.57 Nummernkreisintervall definieren Aussagekräftiger Belegkopftext
Eine Zusammenfassung der existierenden Dauerbuchungsurbelege können Sie im SAP-Anwendungsmenü wie folgt aufrufen: Rechnungswesen 폷 Finanzwesen 폷 Hauptbuch (Debitoren bzw. Kreditoren) 폷 Periodische Arbeiten 폷 Listen (Transaktion F.15). Ein gut gewählter Belegkopftext lässt Sie an dieser Stelle den betriebswirtschaftlichen Hintergrund einzelner Dauerbuchungsurbelege direkt erkennen (siehe Abbildung 6.58).
Abbildung 6.58 Liste der vorhandenen Dauerbuchungsurbelege Batch-InputMappe erstellen
Damit Sie Abgrenzungsbelege auch buchen können, müssen Sie ähnlich wie bei der Accrual Engine auch beim Dauerbuchungsbeleg
272
Rechnungsabgrenzungen
6.2
einen Selektionslauf durchführen. Gemäß Abbildung 6.59 müssen Sie Selektionsparameter wie Buchungskreis, Geschäftsjahr oder auch Abrechnungszeitraum hinterlegen. Eine Besonderheit des Dauerbuchungsbelegs ist die Batch-Input-Mappe, die an dieser Stelle generiert werden muss. Neben einem verantwortlichen Benutzer für die Prozessierung hinterlegen Sie den Namen der Buchungsmappe und aktivieren Sie die Option abgespielte Mappe halten, um abgespielte Mappen für eine Dokumentation zu behalten. Das Icon startet den Verarbeitungsvorgang.
Abbildung 6.59 Dauerbuchung auslösen
Mit der Transaktion SM35 gelangen Sie in die Übersicht der BatchInput-Mappen. Wie aus Abbildung 6.60 hervorgeht, ist dort die gerade generierte Mappe mit einer Dauerbuchungstransaktion dargestellt. Wählen Sie die Mappe aus, und starten Sie den Vorgang über erneut. Normalerweise findet die Buchung jetzt im Hindas Icon tergrund statt. In unserem Beispiel haben wir uns jedoch für eine Vordergrundverarbeitung entschieden, um Ihnen eine weitere Besonderheit der Dauerbuchungstechnik zeigen zu können.
273
Transaktion SM35
6
Passiva
Abbildung 6.60 Batch-Input-Mappe abspielen Datum der nächsten Ausführung
Beim Vorgang der Abgrenzungsbuchung werden auch Daten in den Dauerbuchungsurbeleg zurückgeschrieben. Dieser Bereich ist in Abbildung 6.61 mit Dauerbuchungsdaten gekennzeichnet. Dort wird nach der ersten Ausführung im Januar als Datum der nächsten Ausführung der 28.02.2013 gespeichert. Diese Information wird im Dauerbuchungsurbeleg 9100000000 nach einer erfolgreichen Abgrenzungsbuchung hinterlegt.
Abbildung 6.61 Datum für die nächste Buchung festlegen
274
Rechnungsabgrenzungen
Nicht immer werden periodische Buchungen benötigt, um den buchhalterischen Sachverhalt abzubilden. In einigen Fällen reichen eine Buchung zum 31.12. und ein Storno zum 01.01. völlig aus. Das SAPSystem bietet für diese Abgrenzungsbelege eine eigene Buchungstechnik an.
6.2.3
Abgrenzungsbelege
Positionen, die noch ins alte Wirtschaftsjahr gehören, für die jedoch noch keine Zahlung geleistet worden ist, gelten als sonstige Forderungen bzw. sonstige Verbindlichkeiten. Dabei wird unterstellt, dass es sich um einen sicheren Sachverhalt handelt. Zum Beispiel zählt dazu ein Mietaufwand, der im alten Jahr anfällt, für den die Zahlung jedoch erst im neuen Jahr ausgeführt wird. Für eine solche Bildung und anschließende Auflösung des Abgrenzungsvorgangs hat SAP zwei eigene Transaktionen programmiert. Sie finden diese im Anwendungsmenü unter Rechnungswesen 폷 Finanzwesen 폷 Hauptbuch 폷 Periodische Arbeiten 폷 Abschluss 폷 Bewerten 폷 Abgrenzungsbeleg erfassen (Transaktion FBS1) und Abgrenzungsbeleg umkehren (Transaktion F.81). Wir greifen das Beispiel Mietaufwand wieder auf und buchen zunächst mit der Transaktion FBS1 einen Abgrenzungsbeleg. Als Buchungssatz müssen Sie also Mietaufwand an sonstige Verbindlichkeit hinterlegen. In Abbildung 6.62 werden in den Kopfdaten des Abgrenzungsbelegs beide Buchungen bereits im SAP-System fest definiert – das Buchungsdatum 31.12. für die erste Kontierung und Bildung der Abgrenzung und der 01.01. als Datum für die Umkehrbuchung und damit Auflösung der Abgrenzung. Auf diese Weise können Sie nicht vergessen, einen Vorgang nach dem Jahreswechsel wieder aufzulösen, und es entsteht ein konsistentes Gesamtbild. Wie Sie es von der üblichen Belegerfassung gewohnt sind, beginnt die erste Belegposition an dieser Stelle und setzt sich auf der zweiten Seite fort (siehe Abbildung 6.63). In der Summe werden 5.000 EUR im Soll auf das Mietaufwandskonto 471000 gebucht.
275
6.2
6
Passiva
Abbildung 6.62 Abgrenzungsbeleg der Kopfdaten
Abbildung 6.63 Abgrenzungsbeleg für Positionsdaten 1 Gegenposition definieren
Als Gegenposition dient das Konto 179100 für sonstige Verbindlichkeiten. Entsprechend Abbildung 6.64 werden auf der Haben-Seite ebenfalls 5.000 EUR hinterlegt. An dieser Stelle ist das Valutadatum zu beachten. Die Information 15.01.2014 ist für das Cash-Management von Relevanz. Zu diesem Zeitpunkt wird mit dem tatsächlichen Mittelabfluss gerechnet.
276
Rechnungsabgrenzungen
Abbildung 6.64 Abgrenzungsbeleg für Positionsdaten 2
Ist der Abgrenzungsbeleg vollständig, wird dieser zum 31.12. gebucht – wesentliche Informationen für die Auflösung zu einem späteren Zeitpunkt inklusive. Im zweiten Schritt wird der Abgrenzungsbeleg mit der Transaktion F.81 umgekehrt. Verschiedene Selektionsparameter inklusive eines Testlaufs können hier ausgewählt werden (siehe Abbildung 6.65).
Abbildung 6.65 Selektionsbild – Umkehrbuchung
277
Zeitpunkt der Auflösung
6.2
6
Passiva
In unserem Beispiel erfolgt eine Eingrenzung auf den Buchungskreis FICO und die zum 31.12. erzeugten Abgrenzungsbelege. Stornobuchung
In Abbildung 6.66 wird in der Überschrift zwar von einer Umkehrbuchung gesprochen, technisch betrachtet, handelt es sich jedoch um einen Storno auf Basis des Ursprungsbelegs. Das hat den Vorteil, dass anschließend der Originalbeleg und der Stornobeleg mit dem Icon verbunden sind (siehe auch Abbildung 6.67).
Abbildung 6.66 Ergebnisliste der Umkehrbuchung
Die ausgeführte Umkehrbuchung bzw. der Storno ist als Beleg in Abbildung 6.67 dargestellt. Die sonstige Verbindlichkeit wird hier mit einem Saldo von 0 aufgelöst. Das Belegdatum orientiert sich zwar am Vorgang aus dem Vorjahr, das für die Gewinnermittlung maßgebliche Buchungsdatum fällt wie gewünscht jedoch bereits ins neue Jahr.
Abbildung 6.67 Ausgeführte Umkehrbuchung
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen viele sonstige Forderungen und sonstige Verbindlichkeiten zum Jahreswechsel zu buchen haben, bie-
278
Verzinsung
ten die beiden SAP-Transaktionen sinnvolle Hilfestellungen, um das effektiv und sicher erledigen zu können. Eine weitere Arbeitserleichterung bietet das SAP-Standardprogramm zur Verzinsung einzelner Posten oder auch Salden.
6.3
Verzinsung
Im SAP-System können Konten entweder auf Basis von Salden oder auch Einzelposten verzinst werden. Während Saldenverzinsungen hauptsächlich dazu verwendet werden, die Zinsrechnung der Banken nachvollziehen zu können, werden Einzelpostenverzinsungen dazu genutzt, z. B. Mitarbeiterdarlehenskonten zu führen. Diese Kredite werden auch als Arbeitgeberdarlehen bezeichnet und sind zumeist zu günstigeren Konditionen als bei Banken erhältlich. Die dafür notwendigen Einstellungen im SAP-System sind überschaubar. Zunächst müssen Sie im Buchungskreissegment des Kundenstammsatzes das Zinskennzeichen und einen Zinsrhythmus pflegen (siehe Abbildung 6.68). Mit dem Zinskennzeichen legen Sie einen einheitlichen Zinssatz für diese Gruppe der Kunden fest. Der Rhythmus definiert die Häufigkeit der Berechnung, in diesem Fall monatlich.
Abbildung 6.68 Zinskennzeichen im Debitorenstammsatz
Das passende Customizing der Verzinsung finden Sie im Menüpfad Finanzwesen 폷 Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung 폷 Geschäftsvorfälle 폷 Verzinsung. Dort hinterlegen Sie passend zum ge-
279
Einzelpostenverzinsung
6.3
6
Passiva
rade verwendeten Zinskennzeichen 01 die Eigenschaft der Postenverzinsung (siehe Abbildung 6.69). Sollte es neben den Mitarbeiterdarlehen noch andere Gruppierungen innerhalb der Personenkonten für Verzinsungen geben, können Sie an dieser Stelle weitere Einträge vornehmen.
Abbildung 6.69 Zinskennzeichen definieren Referenzzinssatz
Beim eigentlichen Zinssatz handelt es sich um eine laufende Einstellung innerhalb des SAP-Anwendungsmenüs. Zu finden ist diese unter Rechnungswesen 폷 Finanzwesen 폷 Debitoren 폷 Umfeld 폷 Laufende Einstellungen 폷 Zeitabhängige Zinskonditionen eingeben. Im Beispiel in Abbildung 6.70 wird das im Debitorenstammsatz hinterlegte Zinskennzeichen mit einem Zinssatz für Soll- und Haben-Zinsen verknüpft. Die jeweilige Ausprägung könnte auch gestaffelt pro Betrag erfolgen, d. h. z. B. ab 1.000 EUR 1 %, ab 10.000 EUR 2 % und ab 100.000 EUR 3 %. Zusätzlich ist es möglich, auch mit einem Referenzzinssatz wie LIBOR (Referenzzinssatz im Interbankengeschäft) zu arbeiten und darauf basierend x Prozent hinzuzurechnen. In unserem sehr einfach gehaltenen Beispiel gibt es weder einen Referenzzinssatz noch eine Betragsstaffelung. Um Ihnen ein anschauliches Beispiel zu zeigen, wird im nächsten Schritt die Darlehensvergabe mittels Debitorenbuchung dokumentiert (siehe Abbildung 6.71). Der offene Posten auf dem Debitorenkonto bekommt zwar die Zahlungsbedingung Sofort fällig, eine zusätzliche Mahnsperre verhindert jedoch, dass in diesem Kontext überhaupt gemahnt wird. Damit ist die Darlehenssumme von 100.000 EUR gebucht und kann als Einzelposten beginnend ab dem 01.01. verzinst werden.
280
Verzinsung
6.3
Abbildung 6.70 Zinssatz festlegen
Abbildung 6.71 Buchung eines Darlehens
Die Transaktion FINT für eine Postenverzinsung erreichen Sie im SAP-Anwendungsmenü über den Pfad Rechnungswesen 폷 Finanz-
281
Postenverzinsung
6
Passiva
wesen 폷 Debitoren 폷 Periodische Arbeiten 폷 Verzinsung 폷 Postenverzinsung. Auch an dieser Stelle ist das Beispiel einfach gewählt, um Ihnen die strukturelle Funktionsweise des Programms zu erläutern. Zusätzliche Parameter für die Buchungslogik, der mögliche Formulardruck oder diverse andere Erweiterungen bleiben an dieser Stelle außen vor. Selektiert werden ein Buchungskreis und ein Debitorenkonto (siehe Abbildung 6.72). Als Stichtag für die Postenverzinsung dient der 01.04. Damit umfasst die Zeitspanne von der Buchung bis zum Stichtag also drei Monate. Je nachdem, wie das Zinskennzeichen an dieser Stelle konfiguriert ist, wird mit den tatsächlichen Tagen oder Monaten oder mit einer Vereinfachung, d. h. 30 Tage pauschal pro Monat, kalkuliert.
Abbildung 6.72 Postenverzinsung ausführen
In einem Protokoll wird der zu buchende Betrag detailliert aufgeführt (siehe Abbildung 6.73). In einer kleinen Nebenrechnung lassen sich die 750 EUR nachvollziehen. Die Verzinsung beginnt am 02.01. und endet am 01.04., dauert also 90 Tage: 100.000 EUR Darlehensbetrag, multipliziert mit 3 %, dividiert durch 360 Tage des Jahres und multipliziert mit 90 Tagen. Im Ergebnis bucht das Programm für die Postenverzinsung einen weiteren offenen Posten auf die Soll-Seite des Debitorenkontos. Dieser hat in der Regel keine Mahnsperre und soll vom Kunden (Mitarbeiter) auch unmittelbar bezahlt werden. Den entsprechenden Zinsertrag finden Sie auf der Haben-Seite eines Erfolgskontos (siehe Abbildung 6.74).
282
Verzinsung
Abbildung 6.73 Ergebnisliste
Abbildung 6.74 Buchung des Zinsertrags
Ein letzter Blick mit der Transaktion OBV1 ins Customizing zeigt die hinterlegte Kontenfindung für das Zinsertragskonto. In der für die Verzinsung definierten Debitorenfälligkeitsverzinsung (Anwendung 0002) ist das Kontensymbol 0001 für Zinserträge definiert. Eine Kombination aus Kontensymbol und Währung ermittelt das Sachkonto 273100 (siehe Abbildung 6.75). Auch hier orientiert sich der Nutzen des Programms an der Anzahl der Sachverhalte in Ihrem Unternehmen. Wenn lediglich zwei bis drei Mitarbeiterdarlehen gewährt werden und auch sonst auf eine Nachrechnung der Bankkontenverzinsung eher verzichtet wird, dann ist ein Einsatz wenig sinnvoll. Im Umkehrschluss erhöht sich ihr Nutzen bei Massensachverhalten.
283
6.3
6
Passiva
Abbildung 6.75 Kontenfindung für die Postenverzinsung
6.4
Fazit
SAP-Standardprogramme unterstützen Sie bei Rückstellungsbuchungen, Abgrenzungsbuchungen und Postenverzinsungen. Häufig ist das in den Fachabteilungen nicht bekannt, oder es fehlen kleinere Customizing-Einstellungen. Auch muss die Bereitschaft vorhanden sein, bestehende manuelle Prozesse zu verändern – entweder durch die Ersetzung des in Excel generierten Rückstellungsspiegels oder die manuell berechnete Verzinsung. Viele kleine Schritte in der Optimierung tun an dieser Stelle nicht weh, nutzen die bereits vorhandenen Möglichkeiten der SAP-Software und unterstützen so einen effektiven Abschlussprozess.
284
Mit der Fertigstellung der Einzelabschlüsse beginnt der Konzernabschluss. Eine gut vorbereitete Zusammenfassung vieler einzelner Informationsquellen zu einem kompakten Ganzen spart Zeit und steigert die Qualität des Gesamtergebnisses.
7
Vorbereitung für den Konzernabschluss
Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie wichtig vollständige Meldedaten bereits im Einzelabschluss sind. Anschließend vermitteln wir Ihnen umfangreiches Wissen zu der auf SAP ERP Financials basierenden Intercompany-Abstimmung. Dazu zählt neben einer Prozessbeschreibung auch die passende Konfiguration. Ein Ausblick auf die mögliche Weiterentwicklung, basierend auf der neuen Datenbanktechnologie SAP HANA, schließt dieses Kapitel ab.
7.1
Meldedaten
Steigt die Frequenz im Konsolidierungsprozess von quartalsweise auf monatlich, erhöht sich damit auch der Aufwand, Einzelabschlussdaten in einer ausreichenden Qualität für den Konzernabschluss zur Verfügung zu stellen. Um diesen Aufwand zu begrenzen, müssen die sogenannten Meldedaten quasi auf Knopfdruck vorhanden sein. Ein zeitaufwendiges Verfahren der Datenanreicherung z. B. mit Excel für eine zwölfmalige Verwendung im Jahr ist dann nicht mehr verhältnismäßig. Um dies sicherzustellen, müssen in der operativen Buchhaltung permanent Zusatzinformationen für den Konzernabschluss mitgeführt werden. Dazu zählen: 왘
Gesellschaft
왘
Partnergesellschaft
왘
Konzernkontonummer
285
Anreicherung der Daten
7
Vorbereitung für den Konzernabschluss
왘
Konzernwährung
왘
Datenextrakte der verschiedenen Buchhaltungssysteme
Wir möchten Ihnen in den nächsten Abschnitten die Bedeutung dieser Zusatzinformationen anhand von Beispielen näherbringen.
7.1.1
Gesellschaft
Neben dem Buchungskreis als Begriff für die operative Buchhaltung gibt es für den Konzern den Begriff der Gesellschaft. Im SAP-Customizing müssen die einzelnen Gesellschaften im folgenden Pfad hinterlegt werden: Unternehmensstruktur 폷 Definition 폷 Finanzwesen 폷 Gesellschaft definieren. Abbildung 7.1 zeigt Ihnen eine Auflistung der im System definierten Gesellschaften für den Konzernabschluss.
Abbildung 7.1 Gesellschaft definieren Zuordnung von Buchungskreis und Gesellschaft
Erst nach der jeweiligen Zuordnung zum Buchungskreis unter Unternehmensstruktur 폷 Zuordnung 폷 Finanzwesen 폷 Buchungskreis 폷 Gesellschaft zuordnen bestimmen Sie die eigentliche Relation dieser beiden SAP-Begriffe. So lassen sich mehrere Buchungskreise zu einer Gesellschaft zusammenfassen. Das ist immer dann sinnvoll, wenn die Addition von mehreren Buchungskreisen eine bilanzierende Einheit ergibt. Alternativ handelt es sich um eine 1:1-Beziehung, in der ein Buchungskreis einer Gesellschaft entspricht. In diesen Fällen ist die jeweilige Bezeichnung zumeist identisch. Abbildung 7.2 zeigt Ihnen dazu die beiden genannten Fallbeispiele. Ist die Konfiguration hinterlegt, wird bei jeder operativen Buchung die Gesellschaftsnummer im Einzelbeleg fortgeschrieben. Als Summentabelle wird im klassischen Hauptbuch die Tabelle GLT3 und im neuen Hauptbuch die Tabelle FAGLFLEXT mit dieser Zusatzinformation angereichert. In der Regel sind es diese Tabellen, die als Quellinformation später von der Konsolidierungssoftware verwendet werden.
286
Meldedaten
Abbildung 7.2 Zuordnung Buchungskreis/Gesellschaft
7.1.2
Partnergesellschaft
Bereits ab zwei Buchungskreisen kann es Geschäftsvorfälle geben, die firmeninterner Natur sind. Zum Beispiel verkauft die Firma A Leistungen an eine Firma B. Beide Unternehmen gehören zur Unternehmensgruppe AB. Diese sogenannten Intercompany-Umsätze wollen wir identifizieren. Damit die firmeninternen Umsätze automatisch erkannt werden können, müssen im SAP-System Stammdateninformationen zur Partnergesellschaft gepflegt sein. Sie hinterlegen diese: 왘
im Buchungskreissegment der Sachkonten
왘
im allgemeinen Segment der Personenkonten
Exemplarisch haben wir in Abbildung 7.3 einen Kreditor der Partnergesellschaft FICO aufgeführt. Das Kennzeichen bewirkt, dass der Lieferant als verbundenes Unternehmen mit dem Ursprung in der Gesellschaft FICO definiert ist. Jeglicher Umsatz wird bei der Buchung als firmeninterner Umsatz abgespeichert, indem das Kennzeichen Partnergesellschaft automatisch in den Einzelbeleg fortgeschrieben wird.
Abbildung 7.3 Kennzeichnung als Partnergesellschaft
287
IntercompanyUmsätze identifizieren
7.1
7
Vorbereitung für den Konzernabschluss
Abbildung 7.4 zeigt Ihnen die Belegdaten für eine gebuchte Verbindlichkeit inklusive Partnergesellschaft. Ist die dazu passende Forderung ebenfalls mit der Partnergesellschaft gebucht worden, dann kann eine Konsolidierungssoftware die Intercompany-Umsätze einfach identifizieren, zuordnen und eliminieren. Sie sehen, dass als Vorarbeit für den Konzernabschluss an dieser Stelle bereits ein Fundament in der operativen Buchhaltung gelegt wird.
Abbildung 7.4 Belegfortschreibung
In diesem Beispiel ist ebenfalls eine weitere wichtige Kontierung für den Konzernabschluss erkennbar: die Konzernkontonummer.
7.1.3 Einheitlicher Kontenplan
Konzernkontonummer
Nicht immer arbeiten alle beteiligten Unternehmen in einem Firmenverbund/Konzern mit einem einheitlichen Kontenplan. Das kann die unterschiedlichsten Ursachen haben – etwa wenn Unternehmensteile auf eine Akquisition zurückgehen. Für den Konzernabschluss benötigen Sie jedoch ein einheitliches Gerüst für die Meldedaten. Es gibt in der Praxis zwei Möglichkeiten, wie Sie mit solchen Gegebenheiten umgehen können: 왘
Viele Firmen nutzen den Datenexport aus dem operativen Buchhaltungssystem dazu, die Daten mittels Programmierung anschließend umzuschlüsseln. Im Hintergrund gibt es eine kundenspezifische Umschlüsselungstabelle, in der die operativen Kontonummern den zu meldenden Positionen zugewiesen sind. Nach der erfolgten Transformation steht die Übertragung ins Konsolidierungssystem an. Ein Nachteil dieser Methode ist ihre Fehleranfälligkeit. Sind z. B. neue Konten im Laufe eines Jahres dazugekommen und nicht in der Umsetzungstabelle gepflegt, fällt das unter Umständen erst bei diesem Prozessschritt auf.
왘
Alternativ bietet die SAP-Software die Funktion der Konzernkontonummer an. Mit dieser Technik sind Sie in der Lage, unterschiedlichste Kontenpläne einem einheitlichen Konzernkonten-
288
Meldedaten
plan zuzuordnen. Vorteile dieser Methode sind sicherlich sowohl die Notwendigkeit, operative Kontonummer und Konzernkonto zum selben Zeitpunkt pflegen zu müssen, als auch die Fortschreibung der Konzernkontonummer in den Einzelbeleg. Entsprechend können die Daten dann auf Knopfdruck vollständig an ein Konsolidierungssystem übertragen werden. Das Beispiel in Abbildung 7.5 zeigt Ihnen über die Transaktion FS00 eine Zuordnung der operativen Kontonummer 194002 zur Konzernkontonummer 130500. Auch die im vorangegangenen Abschnitt angesprochene Partnergesellschaft finden Sie hier wieder.
Abbildung 7.5 Konzernkontonummer im Sachkonto
Technisch betrachtet, finden Sie beide Werte bei der Belegfortschreibung in der Einzelpostentabelle BSEG in den Feldern HKONT (operative Kontonummer) und ALTKT (Konzernkontonummer) wieder (siehe Abbildung 7.6). Weder im klassischen Hauptbuch (GLT0) noch im neuen Hauptbuch (FAGLFLEXT) finden Sie jedoch die Konzernkontonummer in den jeweiligen Summentabellen. Erst der SAPReport RFBILA00 fügt die Informationen dynamisch in den Bilanzbericht ein. Als nächste Zusatzinformation im Konzernabschluss werden wir uns nun die Währung näher anschauen.
289
Belegfortschreibung
7.1
7
Vorbereitung für den Konzernabschluss
Abbildung 7.6 Belegfortschreibung
7.1.4
Konzernwährung
Buchungskreise in Deutschland werden in der Regel in Euro, in Amerika in USD und in Japan in Yen geführt. Alle diese Firmen haben im SAP-System also eine definierte Buchungskreiswährung, die den lokalen Anforderungen entspricht. Im Customizing legen Sie die Einstellung in den globalen Parametern des jeweiligen Buchungskreises fest. Für einen Konzernabschluss ist zusätzlich eine global festgelegte Konzernwährung erforderlich. Auch hier gibt es wieder zwei unterschiedliche Vorgehensweisen in der betrieblichen Praxis: 왘
Es erfolgt eine Umrechnung von der Buchungskreiswährung in die Konzernwährung zum Zeitpunkt der Konsolidierung. Auf diese Weise wird ein eigener Arbeitsschritt im Konzernabschluss eingeplant, um die verschiedensten Währungen der Einzelabschlüsse zu harmonisieren. Ein wesentlicher Vorteil liegt in einer einheitlichen Umrechnung an zentraler Stelle. Insbesondere, wenn die Daten in den unterschiedlichsten SAP- und Nicht-SAP-Systemen vorliegen, ist das ein wichtiger Aspekt.
왘
Die Umrechnung erfolgt im SAP-System bei jedem einzelnen Vorgang in Echtzeit. Sofern sich alle beteiligten Buchungskreise innerhalb eines SAP-Systems und Mandanten befinden, ist auch so eine zentrale einheitliche Umrechnung gewährleistet.
Die Möglichkeit, eine Konzernwährung festzulegen, bietet das SAPSystem an folgender Stelle im Anwendungsmenü an: Werkzeuge 폷 Administration 폷 Verwaltung 폷 Mandantenverwaltung 폷 Mandantenpflege (siehe Abbildung 7.7).
290
Meldedaten
7.1
Abbildung 7.7 Mandantenpflege
In diesem Fall ist die Standardwährung innerhalb des Mandanten auf Euro eingestellt. Eine eventuelle Umrechnung von Fremdwährung in Euro und die Fortschreibung erfolgen in Echtzeit in der Summentabelle des Hauptbuchs (siehe Abbildung 7.8).
Abbildung 7.8 Fortschreibung der Konzernwährung
Sind alle Zusatzinformationen für den Konzernabschluss vorhanden, kommt es im nächsten Schritt darauf an, möglichst eine einzige Datenquelle für den Konzernabschluss verwenden zu können.
7.1.5
Datenextrakte
Meldedaten können über unterschiedliche Wege in die Software für den Konzernabschluss übertragen werden. Aus IT-Sicht am einfachsten ist sicherlich die manuelle Erfassung der Bilanzinformationen im Konsolidierungssystem. Alternativ kann auch eine Datei im Sendersystem erzeugt werden (Extrakt), die dann an eine Konsolidierungs-
291
Lösungen der SAP
7
Vorbereitung für den Konzernabschluss
lösung weitergereicht wird. Seit der Übernahme einiger Softwareanbietern hat SAP mittlerweile vier Lösungen als Software für den Konsolidierungsprozess im Angebot: 왘
EC-CS (Enterprise Controlling – Consolidation System)
왘
SAP SEM-BCS (Strategic Enterprise Management – Business Consolidation System)
왘
SAP BPC (Business Planning and Consolidation)
왘
SAP FC (Financial Consolidation)
Haben Sie EC-CS im Einsatz, ist es sicherlich am einfachsten, mit dem Bilanzreport RFBILA00 als Sonderauswertung einen Extrakt zu erzeugen. Sowohl SAP BPC als auch SAP FC verwenden das Dateiformat CSV, also flache Tabellen. Bei SEM-BCS gibt es die Möglichkeit einer direkten Quellanbindung mittels Business Warehouse und definierter Extraktoren bzw. Speicherorte (Cubes). Konsolidierungstools von SAP im Überblick Weiterführende Informationen zu den verschiedenen SAP-Konsolidierungslösungen finden Sie kostenfrei im Internet unter: http://Konsolidie rung.fico-forum.de/
Unabhängig davon, welches Tool Sie einsetzen, liegen die Daten inklusive Zusatzinformationen für den Konzernabschluss in einer hohen Qualität vor. Einem monatlichen Konsolidierungsprozess steht also zumindest aus dieser Sicht nichts mehr im Wege.
7.2
Intercompany-Buchungen
Firmeninterne Forderungen und Verbindlichkeiten sollten in einem Konzernabschluss den Gesamtsaldo von 0 erreichen. An dieser Stelle zeigt sich damit auch die Qualität der Einzelabschlussdaten.
7.2.1
Organisatorische und technische Rahmenbedingungen
Im Konzernabschluss müssen Innenumsätze als eigener Prozessschritt eliminiert werden. Weil das in der Praxis nicht sofort möglich ist, gibt es hier in der Regel einen Abstimmungsbedarf. Um diesen so gering wie möglich zu halten, stehen Ihnen im SAP-System verschie-
292
Intercompany-Buchungen
dene technische Unterstützungen zur Verfügung, um bei den folgenden betriebswirtschaftlichen Vorgängen einen Schiefstand aus Konzernsicht bereits im Vorfeld zu vermeiden: 왘
zentraler Geldeingang
왘
zentrale externe Rechnung mit Leistungen für mehrere Firmen
왘
interne Ein- und Ausgangsrechnungen
Die SAP-Buchungstechnik, die hier zum Einsatz kommt, nennt sich buchungskreisübergreifende Buchung. Dabei werden zwei Buchungsbelege gleichzeitig erstellt. So haben Sie sowohl die Forderung als auch die Verbindlichkeit ohne Zeitverzug in beiden Buchungskreisen fortgeschrieben. Eine übergreifende Belegnummer bildet zusätzlich die Klammer für die Vorgänge. Vonseiten der Systemeinstellung steigen Sie über den folgenden Menüpfad im Customizing ein: Finanzwesen 폷 Hauptbuch 폷 Geschäftsvorfälle 폷 Buchungskreisübergreifende Vorgänge vorbereiten. Abbildung 7.9 zeigt, dass automatisch bebuchte Verrechnungskonten verwendet werden, um buchungskreisübergreifende Belege zu erzeugen. In dem Beispiel geht es um alle Vorgänge zwischen den Buchungskreisen FICO und FIIC.
Abbildung 7.9 Verrechnungskonten hinterlegen
293
7.2
7
Vorbereitung für den Konzernabschluss
Maschinelle Verwendung von Verrechnungskonten
Die in der Konfiguration hinterlegten Verrechnungskonten sollten prinzipiell nur maschinell verwendbar sein. Sofern die Technik der buchungskreisübergreifenden Belege zum Einsatz kommt, werden die Buchungszeilen vom SAP-System automatisch erzeugt. Um manuelle Fehlkontierungen zu vermeiden, bedarf es hier lediglich einer kleinen Einstellung im Buchungskreissegment des Sachkontos (siehe Abbildung 7.10).
Abbildung 7.10 Automatische Buchung
Der wesentliche Vorteil der Buchungstechnik besteht darin, dass immer gleichzeitig in beiden Buchungskreisen gebucht wird. Differenzen können mit dieser Methode nicht auftreten. In der betrieblichen Praxis ist das leider nicht so einfach. In größeren Unternehmensgruppen sind zumeist nicht alle Firmen Teil eines SAP-Systems bzw. nutzen eventuell auch andere Softwarelösungen. Dann ist dieser Mechanismus für buchungskreisübergreifende Belegzeilen nur bedingt sinnvoll. Vielmehr muss vor dem Konzernabschluss eine Abstimmung der Innenumsätze vorgenommen werden.
7.2.2 Gesamtprozess mit fünf Schritten
Intercompany-Abstimmungsprozess
Mit SAP ERP ist es möglich, einen einzelpostenbasierten Abstimmungsprozess im Unternehmen zu etablieren. In einem eigenen flexiblen Arbeitsbereich werden die Posten geladen, bearbeitet, Differenzen gefunden und anschließend im jeweiligen Einzelabschluss korrigiert. Ziel ist es, die Qualität der Intercompany-Zahlen zu erhöhen und damit aufwendige Rückfragen per Telefon/E-Mail zu
294
Intercompany-Buchungen
vermeiden. Abbildung 7.11 zeigt den Gesamtprozess, der sich in fünf Schritte aufteilen lässt: 1. Datenselektion 2. Datenablage 3. Datenanzeige 4. Kommunikation 5. Buchung der Korrekturbelege
1. Datenselektion
2. Datenablage
5. Korrekturbelege buchen
3. Datenanzeige
4. Kommunikation
Abbildung 7.11 Intercompany-Abstimmungsprozess
Intercompany-Buchungen müssen bei den beiden Partnerfirmen jeweils in gleicher Betragshöhe vorliegen. Mit der SAP-Intercompany-Abstimmung können Sachkontenbuchungen im Soll der Firma A mit einer oder mehreren Sachkontenbuchungen der Firma B im Haben automatisiert verglichen werden. Eine eindeutige Zuordnung ist möglich, wenn neben dem Betrag auch z. B. die identische Vorgangsnummer im Feld Belegtext hinterlegt ist. Wichtig ist, dass diese Technik in einem eigenen Arbeitsbereich für Abstimmungszwecke angewandt wird. Der Vorgang hat keine Auswirkungen auf die operative Buchhaltung. Nachdem Sie zunächst die Belege in den Arbeitsbereich geladen haben und danach der automatisierte Abstimmungs-
295
Zuordnung der Vorgänge
7.2
7
Vorbereitung für den Konzernabschluss
prozess gelaufen ist, nehmen Sie mit der Transaktion Belege manuell abstimmen die Abstimmung zunächst für jede Gesellschaft vor. Lassen Sie uns die einzelnen Stationen anhand eines Beispiels näher betrachten.
Schritt 1: Datenselektion In einem ersten Schritt sollen die Belege der Intercompany-Firmen in einen zentralen Datenspeicher geladen werden. Die folgenden Verfahren sind möglich: 왘
Datenübernahme innerhalb eines SAP-Systems
왘
Anbindung anderer SAP-Systeme mittels RFC oder SAP NetWeaver PI
왘
Anbindung von Nicht-SAP-Systemen mittels Flat File Upload oder BAdI
Abhängig von der Art der Kontenabstimmung finden Sie die Programme in den jeweiligen Ordnern im SAP-Anwendungsmenü (Kreditoren, Debitoren oder auch Hauptbuch). Im SAP-Anwendungsmenü rufen Sie diesen Schritt für Sachkonten wie folgt auf: Rechnungswesen 폷 Finanzwesen 폷 Hauptbuch 폷 Periodische Arbeiten 폷 Abschluss 폷 Prüfen/Zählen 폷 Intercompany-Abstimmung 폷 Offene Posten 폷 Systemübergreifende Intercompany-Abstimmung (Transaktion FBICS1). Dabei wird schon offensichtlich, dass die SAPLösung zwischen drei verschiedenen Szenarien unterscheidet: 왘
001 – Konten mit offenen Posten
왘
002 – Konten ohne Offene-Posten-Verwaltung
왘
003 – Debitoren/Kreditoren mit offenen Posten
Abbildung 7.12 zeigt ein generelles Beispiel für offenen Posten, also Szenario 001. Mit diesem Selektionsprogramm (Transaktion FBICS1) werden Intercompany-Positionen in der Belegdatenbank gesucht und in einen eigenen Intercompany-Speicherbereich fortgeschrieben. Positionen identifizieren
Das Protokoll in Abbildung 7.13 zeigt, dass jeweils fünf Posten für die Geschäftsbeziehung FICO/FIIC identifiziert werden konnten. Dies lässt sich auf die im jeweiligen Stammsatz hinterlegte Partnergesellschaft und eine anschließende Kontierung mit dieser Zusatzinformation zurückführen. Mit jeweils fünf gebuchten Forderungen und fünf
296
Intercompany-Buchungen
Verbindlichkeiten wurde zumindest auf Basis der reinen Anzahl eine gute Ausgangslage für den nächsten Schritt im Abstimmungsprozess geschaffen.
Abbildung 7.12 Belege selektieren
Abbildung 7.13 Protokoll der übernommenen Daten
Schritt 2: Datenablage Lassen Sie uns im nächsten Schritt den Speicherort der Intercompany-Abstimmung näher untersuchen. Ähnlich, wie Sie es aus anderen SAP-Bereichen bereits kennen, werden für die Datenablage eigene Summen- und Einzelpostentabellen hinterlegt. Ausgeliefert werden die folgenden FI-SL-Tabellengruppen: 왘
FBICRC00xA für Einzelposten
왘
FBICRC00xT für Summen
297
7.2
7
Vorbereitung für den Konzernabschluss
FI-SL-Technik
Das Zeichen X muss dabei durch das jeweilige Szenario ersetzt werden, also durch 1, 2 oder 3. An dieser Stelle greift die SAP-Architektur auf die robuste FI-SL-Technologie zurück, die es Ihnen ermöglicht, hunderttausende von Belegen innerhalb einer Periode zu speichern und zu prozessieren. Zusätzlich ist dieser Tabellenwert flexibel im Hinblick auf eine eigene Erweiterung mit kundeneigenen Feldern. Über die Transaktion FBIC017 können Sie die bisher übertragenen Summenwerte anzeigen. In Abbildung 7.14 sehen Sie die Zweierbeziehung der Firmen für die Periode 7/2013. In der Spalte rechts außen ist bereits eine Abweichung der Summenwerte zu erkennen.
Abbildung 7.14 Ansicht der Summentabelle Feld Referenznummer
Sind die Summen von Forderungen und Verbindlichkeiten nicht identisch, müssen Einzelposten näher betrachtet werden. Die Transaktion FBIC016 visualisiert für den IT-Berater die fortgeschriebenen Einzelinformationen der Tabelle FBICRC001A (siehe Abbildung 7.15). Blenden Sie das Feld Referenznummer ein, erhalten Sie einen Anhaltspunkt, welche Geschäftsvorfälle zusammengehören. Zum Beispiel könnte es sich hier um eine Vertragsnummer handeln, die bei jeder Belegbuchung an dieser Stelle mitgegeben wird. Zumindest in den Fällen 444, 222 und 111 stimmen sowohl Referenznummer als auch Forderung/Verbindlichkeit überein.
Abbildung 7.15 Ansicht der Einzelpostentabelle
298
Intercompany-Buchungen
Die Intercompany-Daten können jetzt maschinell miteinander abgeglichen werden. Mit der Transaktion Belege zuordnen wird dazu ein maschinelles Auszifferungsprogramm gestartet. Voraussetzungen dazu sind etwa Kriterien wie identische Beträge oder Feldinhalte in Feldern wie Referenz oder Zuordnung. Welche Bedingungen für eine erfolgreiche Auszifferung im Hintergrund erforderlich sind, können Sie im Vorfeld festlegen. Diese Einstellungen sind für den Anwender an dieser Stelle nicht ersichtlich. Um den Zuordnungsprozess zu starten, wählen Sie als SAP-Anwender die Transaktion FBICA1 (siehe Abbildung 7.16). Sechs Datensätze konnten aufgrund übereinstimmender Kriterien maschinell ausgeziffert werden. Um diese Positionen müssen Sie sich im Abstimmungsprozess also nicht mehr kümmern. In unserem Beispiel handelt es sich hier um drei identische Referenznummern mit einem Saldo von 0. Aus drei Belegen à zwei Datensätzen ergeben sich die im Protokoll ausgewiesenen sechs Datensätze. Vier Datensätze konnten nicht maschinell ausgeziffert werden. Wie Sie damit weiterverfahren, erläutern wir in Schritt 4.
Abbildung 7.16 Maschinelle Zuordnung
Da die Tabellenansicht lediglich für IT-Fachleute von Interesse sein dürfte, wurde für den SAP-Endanwender eine eigene Transaktion zur Übersicht der Intercompany-Vorgänge erstellt.
299
7.2
Belege zuordnen
7
Vorbereitung für den Konzernabschluss
Schritt 3: Datenanzeige Die Datenanzeige gliedert sich in drei Teilbereiche, die Sie in Abbildung 7.17 sehen. Auf der linken Seite werden die jeweiligen Geschäftsbeziehungen angezeigt, also FICO/FIIC und FIIC/FICO. Beginnen Sie mit der Sicht, die zu den von Ihnen verantworteten Gesellschaften passt. In diesem Beispiel können Sie sich die Differenzen aus der Sicht der Firma FICO oder auch FIIC anzeigen lassen. Im unteren Bereich sind die gerade maschinell ausgezifferten Vorgänge für FIIC aufgeführt. Sollten Sie eine Auszifferung wieder löschen wollen, ist das über das Icon möglich.
Abbildung 7.17 Manuelle Abstimmung Gründe für Differenzen
Im oberen Bereich erscheinen die nicht maschinell ausgezifferten Einzelbelege. Die Gründe dafür können vielfältig sein: 왘
Es hat keine Buchung im Rechnungswesen der Tochtergesellschaft stattgefunden.
왘
Die Buchung erfolgte nicht periodengerecht.
왘
Eine Buchung hat stattgefunden, jedoch aufgrund schlecht gepflegter Stammdaten ohne den Vermerk einer Partnergesellschaft.
왘
Aktuelle Einzelposten der Intercompany-Belege wurden von der Tochtergesellschaft für das zentrale Abstimmungstool nur unvollständig oder überhaupt nicht geliefert.
300
Intercompany-Buchungen
7.2
Auch hier können Sie mittels Icon eine manuelle Entscheidung für eine Auszifferung treffen. Das bietet sich in unserem Beispiel für den Betrag von 7.000 EUR an. Dieser ist sowohl als Forderung als auch als Verbindlichkeit vorhanden. Es scheint sich um einen identischen Vorgang zu handeln, bei dem lediglich in der Partnergesellschaft mit unterschiedlichen Referenznummern (### und 333) gearbeitet wurde. Anders sieht es bei der Referenznummer 555 aus. Hier sind unterschiedliche Beträge in den Gesellschaften gebucht.
Schritt 4: Kommunikation Noch zu klärende Positionen können Sie direkt per E-Mail an die zuständigen Sachbearbeiter der einzelnen Gesellschaften senden. Dazu markieren Sie zunächst die zu klärenden Positionen am Bildschirm. Nach einem Klick auf das Icon müssen Sie zunächst ein Formular, d. h. ein Musterschreiben inklusive Sprachversion, auswählen (siehe Abbildung 7.18). Natürlich können Sie die jeweiligen Schreiben bezogen auf die unterschiedlichen Fälle für Differenzen selbst konfigurieren.
Abbildung 7.18 Formular und Sprache auswählen
Im Anschluss gelangen Sie zur Auswahl Ihrer hinterlegten Ansprechpartner. Die Informationen dazu sind beim ersten Einstieg etwas
301
Ansprechpartner pflegen
7
Vorbereitung für den Konzernabschluss
knapp gehalten: Es werden nur die Personen- und Adressnummer angezeigt. Abhilfe schafft hier das Icon . Damit ist ersichtlich, wer Ihre Korrespondenz erhält und ob Sie die richtige Sprache in der Formatvorlage ausgewählt haben (siehe Abbildung 7.19). Wenn Sie die Eingabe bestätigen, wird eine E-Mail zur Klärung des Vorgangs versendet.
Abbildung 7.19 Hinterlegten Empfänger auswählen Fortschreibung des Status
In Abbildung 7.20 sehen Sie, dass die gesendete Korrespondenz im System dokumentiert ist. Zur besseren Nachvollziehbarkeit sind jene Posten, die bereits in einer Korrespondenz als Differenz gemeldet worden sind, mit dem Statuskennzeichen versehen. Im beigefügten Musterschreiben werden alle vorher markierten Posten automatisch eingefügt – ein praktischer Weg, der viel Zeit im Abschlussprozess sparen kann. Sie können die Vorbereitungen für den Konzernabschluss nach diesem Schritt beenden oder den fünften, optionalen Schritt der Korrekturbuchungen anschließen.
302
Intercompany-Buchungen
7.2
Abbildung 7.20 E-Mail versenden
Schritt 5: Korrekturbuchungen Die Korrekturbuchungen sind in der betrieblichen Praxis höchst umstritten. Es steht die Frage im Raum, wie man vorgeht, wenn der Bilanzstichtag erreicht ist, eine Konzernbilanz erstellt werden soll und die Intercompany-Umsätze einfach nicht aufgehen wollen. Mit dem gerade gezeigten Tool haben Sie die Differenzen identifiziert, aber Ihr Gegenüber meldet sich nicht bzw. hat kein Einsehen, die Belege doch noch zu buchen. Eventuell streitet man auch über die Höhe der Forderung/Verbindlichkeit und die Richtigkeit der erbrachten Lieferung bzw. Leistung. Damit diese Situationen im Abschlussprozess schnell geklärt werden können, brauchen Sie in Ihrem Unternehmen ein klares Regelwerk. Es gibt zwei unterschiedliche Philosophien: 왘
Dispute First – Post Later (erst diskutieren und danach buchen)
왘
Post First – Dispute Later (erst buchen und danach diskutieren)
Sollten sich Unternehmen für den zweiten Fall entscheiden, dann kann man sich über maschinell erzeugte Korrekturbuchungen Gedanken machen, etwa nach dem Regelwerk einer zunächst zu erfolgenden Korrespondenz im Hinblick auf Differenzen. Reagiert die andere Seite nicht, ist das eine Rechtfertigung, um maschinell die Lücke mit
303
Zwei Philosophien, um Differenzen zu klären
7
Vorbereitung für den Konzernabschluss
einem erzeugten Beleg zu schließen. Reagiert das Tochterunternehmen, gibt es einen definierten Zeitraum von z. B. zwei Tagen, um eine Lösung zu finden. Ansonsten wird auch hier die Differenz maschinell gebucht. Mit dieser Vorgehensweise ändert man nichts an der Tatsache, dass es Bedarf nach einer Klärung gibt, die nur Menschen herbeiführen können. Auf der anderen Seite wird jedoch Druck bei den Intercompany-Vorgängen aufgebaut, um diese fristgerecht liefern zu können. Praktisch nicht durchsetzbar ist das Verfahren bei Tochterunternehmen, bei denen keine Mehrheitsbeteiligung gehalten wird bzw. der beherrschende Einfluss fehlt. Nachdem Sie den vollständigen Intercompany-Prozess kennengelernt haben, werden wir im nächsten Abschnitt einen Blick hinter die Kulissen des Customizings der Schnittstelle werfen.
7.2.3 Kurzmenü aufrufen
Intercompany-Customizing
Mit der Transaktion FBICIMG gelangen Sie zu einem Kurzmenü, das alle notwendigen Customizing-Aktivitäten für die Intercompany-Abstimmung in komprimierter Form darstellt (siehe Abbildung 7.21).
Abbildung 7.21 Konfigurationsmenü
Den Konfigurationspunkt Standard-Customizing generieren wählen Sie aus, um Standardeinträge wie Feldkataloge, Belegnummern oder Vorlagen für Mitteilungen automatisch generieren zu lassen. In
304
Intercompany-Buchungen
unserem Beispielfall handelt es sich hier um den Abstimmungsprozess 001 (für Geschäftsvorgänge mit offenen Posten). Das Programm erzeugt ein Protokoll, dem Sie entnehmen können, welche Aktivitäten abgeschlossen wurden (siehe Abbildung 7.22). Übersetzungsrelevante Objekte werden ausschließlich in der aktuellen Anmeldesprache angelegt. Die Option Nur Texte anlegen ermöglicht Ihnen eine Anmeldung in einer anderen Sprache und die wiederholte automatische Generierung der dazu passenden Texte. Eine Verwendung ist insbesondere im internationalen Umfeld mit mehreren Sprachen sinnvoll.
Abbildung 7.22 Customizing generieren
Anschließend aktivieren wir die Bewegungsdatentabellen für die Buchungsmodule (siehe Abbildung 7.23). Dies ermöglicht die Buchung
305
Aktivierung der Bewegungsdatentabelle
7.2
7
Vorbereitung für den Konzernabschluss
von Daten durch das Intercompany-Abstimmungsprogramm. Zum Zeitpunkt der Generierung der Bewegungsdatentabelle dürfen in keinem Mandanten des Systems Buchungen vorgenommen werden, ansonsten drohen Datenschiefstände.
Abbildung 7.23 Bewegungsdatentabelle aktivieren
Nach der Aktivierung der Bewegungsdatentabelle wird ein Protokoll angezeigt (siehe Abbildung 7.24).
Abbildung 7.24 Protokoll der Aktivierung
In den Attributen für den Abstimmungsprozess (Transaktion FBIC010) hinterlegen Sie z. B. das sendende und das empfangende Ledger. Im Beispiel aus Abbildung 7.25 erkennen Sie das Ledger 0L (führendes Ledger im neuen Hauptbuch) als Sender und das Ledger I1 als Empfänger. Hinter diesem empfangenden Ledger stecken die bereits erwähnte Summen- und Einzelpostentabellen. Externe Belegnummer als Referenz
Über die Transaktion FBIC032 sind Sie in der Lage, Attribute für jede Gesellschaft zu definieren. Da das Intercompany-Tool sehr flexibel bezüglich der Quellsysteme ist, können Sie bei Bedarf an dieser Stelle RFC-Verbindungen oder logische Dateinamen für einen Upload von Informationen hinterlegen. Im Beispiel aus Abbildung 7.26 ist weder eine RFC noch eine logische Datei angegeben. In solchen Fällen geht das System davon aus, dass die Daten im gleichen Mandanten liegen. Das Referenzfeld für die maschinelle Zuordnung von Forderungen und Verbindlichkeiten kann an dieser Stelle ebenfalls flexibel hinterlegt werden. XBLNR als externe Referenznummer dient als Vorschlagswert in der Standardauslieferung.
306
Intercompany-Buchungen
Abbildung 7.25 Attribute definieren
Für eine möglichst hohe Auszifferquote ist der nächste Konfigurationsschritt verantwortlich. Hier werden Feldinformationen der Forderungen und Verbindlichkeiten miteinander verglichen. Trifft die komplette Regel zu, können zwei Datensätze miteinander ausgeglichen werden. Abbildung 7.27 zeigt, dass genau drei Bedingungen für einen Belegausgleich erfüllt sein müssen. Im ersten Schritt müssen die Referenznummern identisch sein. Das Programm vergleicht technische Feldinhalte, die absolut identisch sein müssen – ein zusätzliches Leerzeichen oder ein hinzugefügter Bindestrich in einem Datensatz, und die Prüfung findet keine Übereinstimmung, da die Felder nicht zu 100 % identisch sind. Im zweiten Schritt müssen die Transaktionswährungen übereinstimmen. Damit wird vermieden, dass EUR und USD miteinander verglichen werden. Abschließend werden die Betragsfelder miteinander abgeglichen. Zusätzlich muss die negativ dargestellte Verbindlichkeit mit –1 multipliziert werden, dann ist ein 1:1-Feldvergleich mit dem Forderungsbetrag möglich. Dies wird mit dem Eintrag –1 Gegensätzlicher Betrag festgelegt.
307
Datensätze miteinander vergleichen
7.2
7
Vorbereitung für den Konzernabschluss
Abbildung 7.26 Attribute je Gesellschaft
Abbildung 7.27 Regelwerk für automatische Belegzuordnung definieren
Neben diesen Pflichteinstellungen können Sie für Ihren Abstimmungsprozess weitere Statusinformationen in der Konfiguration über die Transaktion FBRC006 pflegen. In Abbildung 7.28 sehen Sie einige Standardauslieferungen und den neu angelegten Status Klärung nach dem Monatsabschluss.
308
Intercompany-Buchungen
Abbildung 7.28 Belegstatus
Für einen funktionierenden Prozessschritt der Kommunikation ist es notwendig, die für die Buchungskreise verantwortlichen Sachbearbeiter mit der Transaktion FBRC010 zu hinterlegen (siehe Abbildung 7.29). Wird durch die Applikation eine Korrespondenz ausgelöst, erscheinen die in der Konfiguration gespeicherten Ansprechpartner als Vorschlagswerte.
Abbildung 7.29 Ansprechpartner für die Buchungskreise hinterlegen
309
7.2
7
Vorbereitung für den Konzernabschluss
Nach diesen wenigen Einstellungen Sie können Sie jetzt die in SAP ERP Financials ausgelieferte Intercompany-Abstimmung in Betrieb nehmen. Die von SAP ausgelieferte Datenbanktechnik HANA wird die Applikation und den Prozess der Intercompany-Abstimmung zukünftig verändern.
7.2.4
Einfluss von SAP HANA auf die IntercompanyAbstimmung
Das Ziel, die Qualität der Intercompany-Zahlen zu erhöhen und damit aufwendige Arbeiten und Rückfragen in der Konsolidierung zu vermeiden, haben bis heute viele Unternehmen erreicht. Als neuralgische Punkte im laufenden Betrieb wurden von den Kunden bisher immer die folgenden beiden Themenbereiche genannt: die Laufzeit, die das Programm für eine Abstimmung auf Basis von Einzelposten benötigt, und die Notwendigkeit, mit einem eigenen Arbeitsbereich auf Basis der FI-SL-Technik zu arbeiten. Gerade dieser zweite Punkt war bei reinen SAP-Systemlandschaften nur bedingt nachvollziehbar. Genau bei diesen Kritikpunkten setzt die Intercompany-Abstimmung auf Basis der neuen Datenbank SAP HANA an. Ein eigener Arbeitsbereich ist für eine rein SAP-interne Abstimmung nicht mehr notwendig. Sowohl das FI-SL als auch eine Replikation der Daten entfallen in diesem Szenario. Damit findet eine Intercompany-Abstimmung auf Basis der Hauptbuchhaltung statt und ist in Echtzeit möglich. Einfluss von SAP HANA
Sollten Fremdsysteme anzuschließen sein, wird wiederum die Konfiguration eines optionalen Intercompany-Bereichs möglich sein. Neben dieser neuen grundsätzlichen Architektur gibt es auch Bewegung bei der Benutzeroberfläche. In Abbildung 7.30 sehen Sie, wie eine solche Benutzeroberfläche für Transaktionen in Kombination mit dem Berichtswesen aussehen könnte. Insbesondere für Nicht-SAP-Anwender, die in diesem Prozessschritt berücksichtigt werden müssen, ist eine browserbasierte Darstellung praktisch.
310
Intercompany-Buchungen
Abbildung 7.30 Beispiel für eine neue Benutzeroberfläche für die IntercompanyAbstimmung im SAP NetWeaver Business Client
7.2.5
Fazit
Als Vorbereitung auf den Konzernabschluss benötigen Sie Meldedaten, die bereits im Einzelabschluss mit wesentlichen Elementen der Konsolidierung wie z. B. Gesellschaft, Partnergesellschaft, Konzernkontonummer und Konzernwährung angereichert werden. Mit der Intercompany-Abstimmung gibt Ihnen SAP ein solides und einfach zu bedienendes Werkzeug an die Hand, mit dem Sie einen speziell auf Ihr Unternehmen abgestimmten Prozess für den Abschluss konfigurieren können. Mit der Möglichkeit einer Echtzeitabstimmung auf Originaldaten mit SAP Hana eröffnen sich auch zukünftig weitere Optionen, um den Abschlussprozess weiter zu verkürzen bzw. die Qualität des Zahlenwerks weiter zu verbessern.
311
7.2
Anhang A
Abschlussplan mit vorbereitenden Aktivitäten ............... 315
B
Transaktionscodes und Reports ...................................... 319
C
Menüpfade ...................................................................... 323
D
Der Autor ......................................................................... 327
A
Abschlussplan mit vorbereitenden Aktivitäten
lfd. Nr.
Tätigkeit
1
AiBs auf fertige Anlagen umbuchen
2
Aufträge technisch schließen für: Anlagen fertig/betriebsbereit bis 31.10.20XX
3
Workflow bereinigen: Rechnungen, die sich länger als 2 Wochen im Workflow befinden, zum 30.11.20XX klären
4
5
Kreditorenkonten zum 30.11.20XX sichten und ggf. bereinigen: 왘
Doppelbuchungen bereinigen
왘
fehlende Ausgleiche setzen
왘
Gutschriften anfordern, wenn zeitnah kein weiterer Leistungsausgleich stattfindet
왘
debitorische Kreditoren umbuchen
왘
hinsichtlich besonderer Sachverhalte untersuchen
왘
etc.
Debitorenkonten zum 30.11.20XX bereinigen: 왘
Doppelbuchungen
왘
fehlende Ausgleiche setzen
왘
prüfen, ob alle Fakturierungen stattgefunden haben
왘
kreditorische Debitoren umbuchen
왘
etc.
6
Besprechung der bevorstehenden »Ermittlung des Rückstellungsbedarfs 20XX«
7
Anschreiben für Intercompany-Abstimmung zum 30.11.20XX vorbereiten und an Gesellschaften versenden
8
Verrechnungskonten zum 30.11.20XX abstimmen und räumen
9
Einzelwertberichtigungsbedarf der Debitoren ermitteln sowie eventuelle Ausbuchungen überprüfen und durchführen.
10
Besprechung der bevorstehenden Inventur »Sachanlagen 20XX«: Einweisung zur Bestandsaufnahme, Verteilung der Inventarlisten, Klärung offener Fragen
315
A
Abschlussplan mit vorbereitenden Aktivitäten
lfd. Nr.
Tätigkeit
11
Versicherungsmathematische Gutachten für Altersteilzeit und Jubiläen zum 31.12.20XX bei Gutachter anfordern
12
Einzelwertberichtigungsbedarf der Debitoren ermitteln sowie eventuelle Ausbuchungen überprüfen und durchführen
13
Anschreiben an Konzerngesellschaften zwecks benötigter Daten für Erstellung des Konzernabschlusses versenden
14
Vorprüfung »Jahresabschluss 20XX«
15
Inventur »Sachanlagevermögen« durchführen inkl. Bestandsfortschreibung bis zum 31.12.20XX
16
Sonderposten für Zuschüsse auflösen und Dokumentation zzgl. Nachweisen erstellen
17
ARAP und PRAP auflösen und Dokumentation zzgl. Nachweisen erstellen
18
Aufträge technisch schließen für: Anlagen fertig/betriebsbereit bis 30.11.20XX
19
Anfrage versenden, inwieweit außerplanmäßige Abschreibungen durchzuführen sind
20
Jahresabschlussberichte aller Beteiligungen anfordern
21
Außerplanmäßig durchzuführende Abschreibungen melden
22
Intercompany-Abstimmung zum 30.11.20XX durchführen
23
Außerplanmäßig durchzuführende Abschreibungen plausibilisieren und buchen
24
Aufstellung der noch im Workflow befindlichen Rechnungen zwecks Rückstellungsbildung erstellen
25
Anschreiben für Intercompany-Abstimmung zum 31.12.20XX vorbereiten und an Gesellschaften versenden
26
Aufträge technisch schließen für »Anlagen fertig/betriebsbereit« bis 15.12.20XX
27
Inventar »Sachanlagen« auf Basis des Rücklaufs der Inventurlisten prüfen und Anlagenveränderungen buchen
28
Letzten Zahllauf für 20XX durchführen
29
Lohn & Gehalt für Dezember 20XX buchen
30
Kreditoren- und Debitoren-OP-Liste für Saldenbestätigungen erstellen
31
Kontoauszüge per 31.12.20XX buchen
32
Zinsen bzw. Zinsabgrenzung buchen
316
Abschlussplan mit vorbereitenden Aktivitäten
lfd. Nr.
Tätigkeit
33
Aufträge technisch schließen für: Anlagen fertig/betriebsbereit bis 31.12.20XX
34
Letzter Tag der Meldung von nachträglichen Lagereinund Ausgängen
35
Alle Bürgschaften aufstellen inkl. Dokumentation
36
Dokumentation/Nachweise für erhaltene Anzahlungen erstellen
37
Scheckbestand aufstellen
317
A
B
Transaktionscodes und Reports
B.1
Transaktionscodes
Transaktion
Bezeichnung
SCMA
Schedule Manager: Scheduler
SCMACUS
Aufgabenpläne pflegen
SCMAPROG_CUST
SchedMan: Programme registrieren
SCMATP
SchedMan: Aufgabenplan-Pflege
SCMATRANS_CUST
SchedMan: Transaktionen registrieren
SCMA_PROG_CUST
SCMA: Registrieren Kundenprogramme
SCMC
SAP Central Monitoring Console
CLOCO
Closing Cockpit – Ausführung
CLOCOC
Closing Cockpit – Customizing
CLOCOS
Closing Cockpit – Aggregierte Sicht
CLOCOT
Closing Cockpit: Vorbereitung
CLOCO_ACE
Closing Cockpit – Accrual Engine
CLOCO_MIG
Closing Cockpit – Migration
FV60
Rechnung vorerfassen
FBV0
Vorerfassten Beleg buchen
SNRO
Nummernkreisobjekte
FBKP
Konfiguration Buchhaltung pflegen
FOTV
Verwaltungsreport Datenübermittlung
F101
Verwaltungsreport Datenübermittlung
FAGLF101
ABAP/4 Reporting: Bilanzkorrektur
FBICIMG
Systemübergreifende IC-Abstimmung
FBIC001
Kontenzuordnung prüfen
FBIC002
Konten automatisch zuordnen
FBIC003
Zusätzliche Felder anlegen
FBIC004
Bewegungsdatentabellen aktivieren
FBIC005
Zusätzliche Felder anlegen
FBIC006
Zusätzliche Felder anlegen
FBIC008
Abzustimmende Gesellschaften
FBIC009
Abzustimmende Gesellschaften
319
B
Transaktionscodes und Reports
Transaktion
Bezeichnung
FBIC010
Abstimmungsprozessattribute
FBIC011
Hilfsprogramme
FBIC012
Abstimmung: Daten löschen
FBIC013
Abstimmung: Summen neu berechnen
FBIC014
Abstimmung: Daten löschen
FBIC015
Abstimmung: Summen neu berechnen
FBIC016
Abstimmung: Belege
FBIC017
Abstimmung: Summensätze
FBIC018
Abstimmung: Summensätze
FBIC019
Abstimmung: Belege
FBIC020
Abstimmung: Status
FBIC021
Abstimmung: Status
FBIC022
Abstimmung: Status
FBIC023
Abstimmung: Daten löschen
FBIC024
Abstimmung: Summen neu berechnen
FBIC025
Abstimmung: Belege
FBIC026
Abstimmung: Summensätze
FBIC027
Prozesstabellen aktivieren
FBIC028
Prozesstabellen aktivieren
FBIC029
Prozesstabellen aktivieren
FBIC030
Prozesstabellen aktivieren
FBIC031
Prozesstabellen aktivieren
FBIC032
Abzustimmende Gesellschaften
FBIC033
Ansprechpartnerdaten herunterladen
FBIC034
Ansprechpartnerdaten hochladen
FBIC035
Gesellschaften definieren
FBICA1
O. Posten Hauptbuch: Belege zuordnen
FBICA2
Hauptbuchkonten: Belege zuordnen
FBICA3
Debitor/Kreditor: Belegzuordnung
FBICC ICR
Standard-Customizing generieren
FBICD1
Off. Posten: Entwicklung Differenzen
FBICD2
Sachkonten: Entwicklung Differenzen
FBICD3
Off. Posten: Entwicklung Differenzen
FBICIMG3
Systemübergreifende IC-Abstimmung
320
Transaktionscodes
Transaktion
Bezeichnung
FBICR1
O. Posten Hauptb.: Belege abstimmen
FBICR2
Hauptbuchkonten: Belege abstimmen
FBICR3
Debitor/Kreditor: Belege abstimmen
FBICR3L
Intercompany-Abstimmung (lokal)
FBICRC_SNRO
Nummernkreispflege: FBICRC_REF
FBICS1
O. Posten Hauptb.: Belege auswählen
FBICS2
Hauptbuchkonten: Belege auswählen
FBICS3
Deb./Kred.: Belege auswählen
FBIC_SNRO_DOC
Nummernkreispflege: FBICRC_DOC
ACACACT
Abgrenzungen berechnen und buchen
ACACAD
Kontenfindung ACE
ACACADCONT01
Accrual Ktofdg: Eintr. pfl. Area 01
ACACADCONT02
Kontenfindung: Einträge pfl. Area 02
ACACADMETA01
Kontenfindung: Def. Regel Area01
ACACADMETA02
Kontenfindung: Def. Regel Area 02
ACACADMETASGL
Kontenfindung: Def. Regelwerk einfach
ACACAD_MAIN
Kontenfindung: Einträge pflegen
ACACAD_META
Kontenfindung: Def. Regelwerk
ACACARCHPREP
Vorbereitung des Archivierungslaufs
ACACCARRYFORWARD
Saldovortrag
ACACDATADEL
Löschen von Daten in Accrual Engine
ACACDATATRANS
Beispiel: Datenübernahme in die ACE
ACACDSITEMS
Reporting Abgrenzungsobjekte ACAC
ACACDSPARAMS
Reporting ACE-Objektparameter ACAC
ACACFIRECON
Abstimmung Accrual Engine mit FI
ACACFISCYEAR
Geschäftsjahre in ACE öffnen/sperren
ACACIMG
IMG des Accrual Accounting
ACACPPLOG
Periodische Buchungsläufe anzeigen
ACACPSDOCITEMS
Einzelposten in ACAC anzeigen
ACACPSITEMS
Summenwerte in ACAC anzeigen
ACACREVERS
Storno von per. Abgrenzungsläufen
ACACTRANSFER
Überleitung ACE-Belege in RechgWesen
ACACTRANSFERCUST
Einstellungen zur Datenübernahme
321
B.1
B
Transaktionscodes und Reports
Transaktion
Bezeichnung
ACACTREE01
Abgrenzungsobjekte anlegen
ACACTREE02
Abgrenzungsobjekte bearbeiten
B.2
Reports
Report
Bezeichnung
RFBNUM00N
Lücken in der Belegnummernvergabe
RFUMSV00
Umsatzsteuer-Voranmeldung
RFAWVZ40
Meldung Außenwirtschaftsverordnung Z4
RFAWVZ40N
Z4 Meldung AWV auf Basis von Ford./Verb.
RFASLM00
Zusammenfassende Meldung
RFBILA00
Bilanz/GuV
322
C
Menüpfade
C.1
Controlling
Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes Produkt-Controlling 폷 Grundeinstellungen 폷 Gemeinkostenzuschläge 폷 Kalkulationsschema definieren Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Produktkostenplanung 폷 Materialkalkulation mit Mengengerüst 폷 Kalkulationsvarianten Bestandteile 폷 Bewertungsvariante definieren Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Produktkostenplanung 폷 Materialkalkulation mit Mengengerüst 폷 Kalkulationsvarianten definieren
C.2
Customizing im Finanzwesen
Finanzwesen (neu) 폷 Hauptbuch (neu) 폷 Geschäftsvorfälle 폷 Ausgleich offener Posten 폷 Maschinelles Ausgleichen vorbereiten Finanzwesen 폷 Hauptbuch 폷 Periodische Arbeiten 폷 Abschluss 폷 Umgliedern 폷 WE/RE-Verrechnung Finanzwesen (neu) 폷 Hauptbuchhaltung (neu) 폷 Periodische Arbeiten 폷 Umgliedern 폷 Korrekturkonten für WE/RE-Verrechnung hinterlegen Finanzwesen (neu) 폷 Hauptbuch (neu) 폷 Periodische Arbeiten 폷 Bewerten Finanzwesen 폷 Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung 폷 Geschäftsvorfälle 폷 Abschluss bewerten 폷 Diverse Bewertungen 폷 Wertberichtigungsschlüssel hinterlegen Finanzwesen (neu) 폷 Grundeinstellungen Finanzwesen (neu) 폷 Beleg 폷 Belegarten 폷 Belegarten der Erfassungssicht in einem Ledger definieren Finanzwesen 폷 Hauptbuch 폷 Periodische Arbeiten 폷 Abschluss 폷 Prüfen/ Zählen 폷 Abstimmung Finanzwesen 폷 Hauptbuch 폷 Periodische Arbeiten 폷 Abschluss 폷 Vortragen 폷 Saldovortrag
323
C
Menüpfade
Finanzwesen 폷 Hauptbuchhaltung 폷 Sachkonten 폷 Stammdaten 폷 Vorarbeiten 폷 Ergebnisvortragskonto festlegen
C.3
Logistik
Logistik 폷 Materialwirtschaft 폷 Bestandsführung 폷 Periodische Arbeiten 폷 Bestandswertliste Logistik 폷 Materialwirtschaft 폷 Bewertung 폷 Bilanzbewertung 폷 Ergebnisse 폷 Bilanzwert pro Konto Logistik 폷 Materialwirtschaft 폷 Einkauf 폷 Stammdaten 폷 Nachtr. Abrechnung 폷 Lief Absprachen 폷 Umfeld 폷 Material 폷 Sonstige 폷 Periode Verschieben
C.4
Rechnungswesen
Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Produktkostenplanung 폷 Materialkalkulation 폷 Kalkulation mit Mengengerüst 폷 Anlegen Rechnungswesen 폷 Finanzwesen 폷 Hauptbuch 폷 Periodische Arbeiten 폷 Maschinelles Ausgleichen 폷 Ohne Vorgabe der Ausgleichswährung Rechnungswesen 폷 Finanzwesen 폷 Debitoren 폷 Periodische Arbeiten 폷 Abschluss 폷 Bewerten 폷 Fremdwährungsbewertung der offenen Posten (neu) Rechnungswesen 폷 Finanzwesen 폷 Debitoren 폷 Periodische Arbeiten 폷 Abschluss 폷 Bewerten 폷 Weitere Bewertungen Rechnungswesen 폷 Finanzwesen 폷 Debitoren 폷 Periodische Arbeiten 폷 Korrespondenz drucken 폷 Saldenbestätigungen 폷 Briefe drucken Rechnungswesen 폷 Finanzwesen 폷 Hauptbuchhaltung 폷 Geschäftsvorfälle 폷 Abschluss 폷 Dokumentieren 폷 Bilanz-/GuV-Struktur definieren Rechnungswesen 폷 Finanzwesen 폷 Kreditoren 폷 Periodische Arbeiten 폷 Abschluss 폷 Umgliedern
324
Unternehmenscontrolling
Rechnungswesen 폷 Finanzwesen 폷 Hauptbuch 폷 Umfeld 폷 Laufende Einstellungen 폷 Buchungsperioden öffnen und schließen Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Umfeld 폷 Periodensperre 폷 Ändern
C.5
Unternehmenscontrolling
Unternehmenscontrolling 폷 Konsolidierung 폷 Integration: Konsolidierungsvorbereitung 폷 Vorbereitung im Sendersystem 폷 Konsolidierungsartenübergreifende Vorbereitungen 폷 Kontierung Bewegungsart 폷 Bewegungsarten für Konsolidierung pflegen
325
C.5
D
Der Autor Jörg Siebert arbeitet seit 1996 im Bereich Rechnungswesen bzw. SAP ERP Financials als Consultant, Trainer, im Vertrieb und Produktmanagement. Davon war er die letzten 10 Jahre bei SAP in Walldorf tätig. Neben der Zertifizierung SAP ERP 6.0 EHP4 sowie SAP SEM bildet ein Studium der Wirtschaftsinformatik mit anschließender Spezialisierung zum Bilanzbuchhalter seinen fachlichen Hintergrund.
327
Index A ABAP 259 Abbruchpunkt 101 Abgrenzung 15 automatisch buchen 267 berechnen 256 buchen 256 lineare 259 periodische 46 simulieren 263 Abgrenzungsbeleg 275 buchen 277 Abgrenzungsbuchung 253, 274 Beispiel 262 Konfiguration 260 periodische 257 Abgrenzungslauf, periodischer 265 Abgrenzungsmethode 260 Abgrenzungsobjekt 263 Abgrenzungsschlüssel 130 Abgrenzungstyp 258 Ablaufdefinition 99 erstellen 99 Ablaufplan aktivieren 102 Abrechnung 124 Abrechnungsvorschrift 124 Abschlussaktivitäten 119 Abschlussarbeiten 108 Abschlussbuchung 257 Abschlussprozess 15, 93, 227 auswerten 115 Abschreibung 92, 119 außerplanmäßige 151 buchen 152 Abschreibungsbeginn 124 Abschreibungsbuchung 165 Abschreibungslauf 119 Abschreibungszeitraum 119 Absetzung für Abnutzung 151 Abstimmkonto 212 Abwertung 182 ACAC 256
Accrual Engine 253 Customizing 255 AfA 씮 Absetzung für Abnutzung AiB 씮 Anlagen im Bau AiB-Konfiguration 126 aktiver Rechnungsabgrenzungsposten 254, 262 Aktivierungsschlüssel 137 Aktivierungsversion 138 Anfangsbestand 248 Anlage anlegen 141 unbebuchte 158 Anlagen im Bau 119 Anlagenbuchhaltung 119 Aktivitäten 46 schließen 92 Anlagengitter 140, 162 Anlageninventur 91, 139 durchführen 147 periodische 148 Anlagen-Jahreswechsel 166 Anlagenklasse 127 Anlagenstammsatz 46, 121 Anlagevermögen 119, 139 Anschaffungswert, unterschiedlicher 134 Ansprechpartner pflegen 301 Anzahlungsbuchung 120 ARAP 씮 aktiver Rechnungsabgrenzungsposten Arbeitgeberdarlehen 279 Asset Explorer 125 Aufgabenplan 96 ausführen 112 Ausbuchung 217 Ausgleichsbeleg 192 Außenwirtschaftsverordnung 52 Auszifferung 194 manuelle 301 Auszifferungsbeleg 194 automatische Belegzuordnung 308
329
Index
B Batch-Input-Mappe 31, 51, 197, 273 Beleg aktualisieren 51 gesperrt 35 löschen 37 simulieren 216 überleiten 183 vorerfasster 35 Belegfortschreibung 289 Belegkopftext 272 Belegnummer definieren 204 Belegnummernintervall 40, 271 Belegnummernpufferung 41 deaktivieren 41 Belegnummernvergabe 39 interne 41 Lücken 39 Berechnung der latenten Steuer 244 Berechtigungsobjekt F_BKPF_BUP 73 Bericht 164 Berichtswesen 158 Betrachtung zum Stichtag 194 betriebswirtschaftliche Grundlagen 15 Bewegungsart 231 fortschreiben 232 verwenden 231 Bewegungsdatentabelle 305 Bewertung gemäß Marktpreis 181 Bewertungsklasse 174 hinterlegen 174 Bewertungsunterschied 208 Bewertungsvariante 187 definieren 186 Bilanz 171 Bilanzabschluss 93 Bilanzausweis 43, 123, 196 Bilanzbericht 70, 241 Bilanzerstellung 18 Bilanzkonto 85 Bilanzpolitik 20 Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz 24, 231 Bilanzsstruktur 240 Bilanzstichtag 17, 198 BilMoG 씮 Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz
330
Buchung auf Verrechnungskonten 196 automatische 69 ins Vorjahr 84 ledgerspezifische 225 periodengerechte 29 periodische 254 Buchungsdifferenz 304 Buchungskreis 107 Buchungskreissegment 190 buchungskreisübergreifende Buchung 293 Buchungskreiswährung 290 Buchungsperiode 29 öffnen 21, 72 schließen 21, 72 zentrale Steuerung 76 Buchungsschlüssel 214, 270
C Cash Flow 씮 Kapitalflussrechnung Closing Cockpit 91, 105 Controlling 75
D Darlehensvergabe 280 Dashboard Monitor 117 Datenablage 297 Datenanzeige 300 Datenbankfehler 82 Datenextrakte 291 Datensätze vergleichen 307 Dauerbuchung, Beleginformationen 270 Dauerbuchungsbeleg 113, 253, 268 Selektion 272 Dauerbuchungsurbeleg 269 Debitorenbuchhaltung 57 Delta 201 Deltabuchung 182
E E-Bilanz 24, 157, 167, 230, 250 Übertragung 252 Validierung 252
Index
EC-CS 292 Echtzeit-Abstimmung 310 EHP 3 237 Eigentumsnachweis 146 Eingangsrechnung 30 Einzelabschluss 285 Einzelbeleg 36 Einzelpostentabellen 297 Einzelpostenverwaltung 123 Einzelpostenverzinsung 279 Einzelprüfung 154 Einzelverwaltung 141 Einzelwertberichtigung 171, 212 Elektronische Behördenkommunikation 49 Elster Rich Client 252 Ergebnisvortragskonto 86 ERiC 씮 Elster Rich Client Eröffnungsbuchung 256
F F101 65 Fabrikkalender 97 FAGLF101 65 FAGLFLEXT 88 Fast Close 21, 93, 141 Feiertagskalender 97 Fertigerzeugnisse 185 Festwerte 139 FIFO 씮 First In – First Out First In – First Out 177 FI-SL-Technik 298 Forderung Bewertungsverfahren 212 einwandfreie 211 uneinbringliche 211 Wertberichtigung 211 zweifelhafte 211 Forderungsausfallrisiko 218 Fremdwährungsbewertung 47, 198, 206 Customizing 199 durchführen 204 Frozen Zone 116
G Gegenposition 276 Gehaltszahlung 45 Gemeinkostenverrechnung 75 Gemeinkostenzuschläge 186 Geschäftsbeziehungen 300 Geschäftsjahr 16 öffnen 167 schließen 166 sperren 167 Sperrung aufheben 167 Geschäftsjahresvariante 17 Gesellschaft 286 Attribute 306 Gewinn- und Verlustrechnung 44, 171, 210, 225 Gewinnermittlung, periodengerechte 15 gleitender Durchschnittspreis 173 GoB 씮 Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung Grundbuch 146 Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung 37, 39 grundsätzliche Bewertung 201 GuV 씮 Gewinn- und Verlustrechnung GuV-Konto 86 GuV-Struktur 240
H Handelsgesetzbuch 씮 HGB Handelsrecht 234 Hauptbuch 24, 135, 188, 225, 236, 248, 289 Hauptbuchhaltung 68, 165, 224 Hauswährung 198, 238 HCM 씮 Human Capital Management HGB 16, 23, 65, 134, 201, 234 Human Capital Management 44
I IAS 10.20 19 IAS 10.8 19 IAS1 199 IDoc 32
331
Index
IFRS 19, 23, 134, 199, 201, 211, 230, 234 Bewertungsbereich 202 Imparitätsprinzip 199 Intercompany-Abstimmung 48, 304, 310 Intercompany-Abstimmungsprogramm 306 Intercompany-Abstimmungsprozess 294 Intercompany-Buchung 292 Intercompany-Customizing 304 Intercompany-Umsatz 287, 303 Intercompany-Umsätze identifizieren 287 Intercompany-Vorgang 74 Intermediate Document 씮 IDoc International Financial Reporting Standards 씮 IFRS Inventurkalkulation, Fertigerzeugnisse 185 Inventurpflicht 140 Investitionsmanagement 131
J Jahresabschluss 16, 29, 165 Jahresabschlussplan generieren 111 Jahreswechsel 164 Joblog 105 Jobmonitor 103 Jobverwaltung 105
K Kalenderjahr 16 Kalkulationsschema 185 definieren 185 Kalkulationsstruktur 188 Kalkulationsvariante 187 ausführen 187 definieren 187 Kapitalflussrechnung 48 Konkurs 217 Konten gruppieren 66 Kontenfindung 43, 69, 183, 225, 261 hinterlegen 202 übersteuern 264 Kontenlösung 234
332
Kontenplan 23, 288 Kontenschichtung 23 Kontierungsmuster 234 Kontonummer, Präfix 234 Konzernabschluss 285 Konzernbilanz 303 Konzernkontonummer 288 Konzernwährung 290 Korrekturbuchung 303 Korrekturkonto 44, 221 Kostenrechnungskreis 107 Kostenstelle ändern 151
L Last In – First Out 177 Laufzeit 310 Lederlösung 236 Ledger 24, 84, 225, 306 Ledgergruppe 24, 135, 236 verwenden 236 ledgergruppenspezifische Verwaltung 237 Ledgerlösung 135, 231 Ledgervergleich 240, 243 LIFO 씮 Last In – First Out logistische Rechnungsprüfung 78 Lohnzahlung 45 Losgröße 187
M Marktpreis 177 maschinelle Auszifferung 191 Massenpflege 142 Massenverarbeitung 35 Materialbewertung 171 Materialkalkulation 188 Materialstammsatz 172 Meldedaten 285 Meldewesen 48 Mitarbeiterdarlehenskonto 279 Monatsabschluss 21, 29, 94 Vorlage 107
N Nachbewertung 76 Nebenbuch schließen 22
Index
Nebenbuchhaltung, Wertermittlung 24 Niederstwertermittlung 179 Niederstwertprinzip 199 Nummernkreisintervall 204, 258
O Offene-Posten-Verwaltung 237 OP-Verwaltung 씮 Offene-PostenVerwaltung Organisationsstruktur 108
P parallele Rechnungslegung 23, 130, 199, 207, 233 Partnergesellschaft 287 Passiva 229 Pauschalwertberichtigung 171, 218 definieren 220 periodengerechte Gewinnermittlung 15, 254 Periodensperre 78 Periodensteuerung 72, 73, 77, 78 periodische Abstimmung 176 periodische Bestandsbuchung 165 Personalabrechnung 45 Positionen identifizieren 296 Postenverzinsung 282 Kontenfindung 284 Preisermittlung 171 Preisfortschreibung 182, 188 Preisquelle 179 Preissteuerung 172 Probebuchung 223 Profit-Center-Rechnung 245 Prozessvorlage erstellen 107
Q Quartalsabschluss 19, 29, 94 Quartalsbericht 19
R Rasterung 70 Rechnungsabgrenzung 252 Buchung 252
Rechnungsabgrenzung (Forts.) Posten 252 Rechnungseingang 43 Rechnungslegungsvorschrift 19, 260 Referenznummer 298 Referenzzinssatz 280 Report Painter 244 Berichtserstellung 246 Report RFVBER00 33 Reportingstichtag 43 RFASLM00 53 RFAWVZ40 52 RFAWVZ40N 52 RFBILA00 70, 289, 292 RFBILA10 240, 242 RFUMSV00 50 RFWERE00 194 RMNIWE90 182 Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe 177 Rückstellung 45, 229 Art 230 kurzfristige 230 langfristige 230 sonstige 230 Rückstellungsbuchung 229 Fortschreibung 245 Rückstellungsspiegel 231, 244
S Sachbearbeiter definieren 309 Sachkontenbeleg 266 Sachkontenstammsatz 190 Sachkonto 63 Saldenanzeige 88 Saldenbestätigung 57 Saldenliste 176 Saldenverzinsung 279 Saldo 63 Saldobestätigungsschreiben 57 Saldovortrag 83 Sammelverwaltung 144 SAP BPC 292 SAP Business Connector 49 SAP FC 292 SAP FI-AA 46 SAP FI-CA 32 SAP HANA 210, 310 SAP Materials Management 78, 172
333
Index
SAP MM 씮 SAP Materials Management SAP NetWeaver Business Client 311 SAP NetWeaver PI 49 SAP SEM-BCS 292 SAPF120 115 SAP-Hinweis 1082841 79 SAP-Hinweis 1620177 242 SAP-Hinweis 1663976 168 SAP-Intercompany-Abstimmung 295 SAP-Recherche 244 Schedule Manager 91, 96 Schuldrückstellung 230 Selektionsvariante erstellen 108 Sonderbearbeitung 191 Sonderhauptbuchkennzeichen 212 Sonderperiode 73 Spoolverwaltung 105 S-Preis 씮 Standardpreis Standardpreis 173, 185 Statusanzeige 117 Statusrückmeldung 98 Statusübersicht 35 Steuerbilanz 25 Steuerkonto 23 Steuerrecht 134 Steuerrückstellung 230 Stichprobenkontrolle 57 Stichprobenumfang 57 Stichtag 15 Stichtagsbewertung 178, 188 Storno 209 Stornobuchung 278 Summenpostentabellen 297
T Tabelle BKPF 39 Tabelle FAGLFLEXT 246 Tabelle FBICRC001A 298 Tabelle GLPCT 245 Tabelle GLT3 245 Taxonomie 250 technischer Geschäftsjahresabschluss 165 technischer Jahresabschluss 165 Teillieferung 120 Terminplanung 92
334
Transaktion ACACACT 267 ACACPSITEMS 267 AJAB 165 AJRW 166 AS01 141, 144 AW01N 125, 133 CK11N 187 CKU1 188 F.03 81 F.16 84 F.17 57 F.81 275, 277 F101 71 F107 220 FAGL_ACTIVATE_OP 238 FAGL_EHP4_T001B_COFI 73 FAGL_FC_VAL 210 FAGLB03 87 FAGLF101 71 FB01 234 FB03 39, 40, 194 FB50 237 FBGLB03 176 FBIC010 306 FBIC016 298 FBIC017 298 FBIC032 306 FBICA1 299 FBICIMG 304 FBICS1 296 FBKP 43, 51, 69, 174, 183, 213, 224 FBN1 271 FBRC006 308 FBRC010 309 FBS1 275 FBV0 35 FCLOCO 106, 112, 115 FCLOCOC 106, 110 FCLOCOT 106, 111 FD02 55 FD03 271 FINT 281 FOTV 49 FS00 86, 175, 289 FSE0_EXPORT_DETAILS 250 FSE2_XBRL 250 FV60 35
Index
Transaktion (Forts.) GCAC 240 GR21 246 GR22 246 GRR1 247 KO88 131 KO8G 131 MB5L 176 MIRO 79 MMPV 79 MRN0 179 MRN9 182, 188 OAAQ 167 OAAR 167 OKKN 187 OKP1 76 S_ALR_87012004 160 SCMA 96 SCMO 103 SE16 244 SE38 105, 113 SM13 34 SM31 242 SM35 31, 68, 197, 273 SM37 105 SP01 105 WE10 32 Transaktionen im Closing Cockpit 106 Transaktionswährung 205, 307 Translation von Salden 66
U Umbuchung 64, 71, 119, 194 Umbuchung auf zweifelhafte Forderung 214 Umgliederung 62 Umgliederungsbuchung 65, 197 Umlaufvermögen 171 Umsatzsteuer 50 Umsatzsteuerbetrug 55 Umsatzsteuer-ID, fehlende Einträge 55 Umsatzsteuerjahresmeldung 30 Umsatzsteuervoranmeldung 30, 50 unterjähriger Abschluss 21, 94 US-GAAP 23, 134, 199, 230
V Variante 22 bearbeiten 101 definieren 100 Verbuchung, Warteschlange 34 Verbuchungsauftrag, Probleme bei der Verarbeitung 33 Verbuchungssystem 34 Vergleichspreis 180 Verkehrszahlen, Abstimmung 81 Verlust 45 Vermögensgegenstand kennzeichnen 148 Verrechnungskonto 46, 196, 294 Customizing 196 Verrechnungsverbot 65 Verzinsung 48, 279 Customizing 279 Vorlage speichern 107 Vorschlagswert 129 V-Preis 씮 gleitender Durchschnittspreis
W Ware in Arbeit 76 Warenbewegung 191 Wareneingang 43 Wareneingangs-/Rechnungseingangskonto 씮 WE/RE-Konto WE/RE-Konto 42, 190, 194 Webzugriff 106 Wechselkurs 205 Wertanpassung 209 Wertansatz Abweichungen 244 steuerlicher 23 Wertaufhellungsprinzip 18 Wertberichtigung 47 Wertberichtigungsschlüssel 218, 223 Wertermittlung, Bilanzstichtag 177 Wertfortschreibung 130 im Hauptbuch 135 Wertminderung 151 WIP 76 Wirtschaftsgut 91 immaterielles 129 Wert 160
335
Index
Wirtschaftsjahr 16 Work in Progress 씮 WIP
Z Zahllastkonto 51 Zahlsperre 37 Zahlungsausfall 217 Quote 217
336
Zahlungseingang buchen 210 Zielkonto, Bewertungsmethode 206 Zinsertrag 282 Zinskennzeichen 279 Zinsrhythmus 279 ZM-Jahresmeldung 53 Zugangsbuchung 143
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